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公文写作与处理公文写作与处理一、公文写作基础知识一、公文写作基础知识1.1.公文的含义。公文的含义。2.2.公文处理工作的目标，基本原则公文处理工作的目标，基本原则.3.3.公文的组成部分及各要素。公文的组成部分及各要素。4.4.常用公文的种类。常用公文的种类。5.5.怎样选择和使用公文种类。怎样选择和使用公文种类。6.6.公文的语言要求有何特点。公文的语言要求有何特点。7.7.公文使用数字应注意什么？公文使用数字应注意什么？8.8.公文的行文规则。公文的行文规则。1.1.公文的含义公文的含义 公文是党政机关、人民团体和企事业单位在实公文是党政机关、人民团体和企事业单位在实施管理、处理公务过程中形成的具有特定或法定效施管理、处理公务过程中形成的具有特定或法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，沟策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，沟通信息，交流经验和记录情况的重要工具。通信息，交流经验和记录情况的重要工具。2.2.公文处理工作的目标公文处理工作的目标 公文处理工作的目标是实现规范化、制度化、公文处理工作的目标是实现规范化、制度化、科学化。公文处理的每项程序、操作都要遵循一定科学化。公文处理的每项程序、操作都要遵循一定的规则、方式和要求，并以规章制度的形式固定下的规则、方式和要求，并以规章制度的形式固定下来，加以贯彻执行。来，加以贯彻执行。公文处理工作的基本原则是实事求是、精简高效、公文处理工作的基本原则是实事求是、精简高效、集中统一；基本要求是及时、准确、安全、规范。集中统一；基本要求是及时、准确、安全、规范。3.3.公文的组成部分及各要素公文的组成部分及各要素 公司内部各单位报公司及车间报公司各部门的公司内部各单位报公司及车间报公司各部门的上行文和各单位相互发送的平行文，一般包括眉首、上行文和各单位相互发送的平行文，一般包括眉首、主体、版记三部分，由主体、版记三部分，由8要素组成，根据不同文种和要素组成，根据不同文种和实际实际 际情况，有的要素可以省略。际情况，有的要素可以省略。8有素如下：有素如下：5文文头头/眉眉首首正正文文/主主体体文文尾尾/版版记记正文/主体体红色反线公文的组成部分：眉首、主体、版记3.3.公文组成的公文组成的8 8要素要素u标题：一般由发文单位、内容和文种组成。标题：一般由发文单位、内容和文种组成。u主送单位：公文的受理、办理单位，应使用全称或规范主送单位：公文的受理、办理单位，应使用全称或规范 化简称。如化简称。如 “公司各相关单位公司各相关单位”，主送只是部分单位，主送只是部分单位 “公司所属各单位公司所属各单位”，主送全部单位。，主送全部单位。“请示请示”的主送单位只有一个，即的主送单位只有一个，即“一文一请示一文一请示”。u正文：公文的主体部分，用来表达公文的内容。正文：公文的主体部分，用来表达公文的内容。u附件：公文如有附件应在正文之后，成文之前注明附件的顺序和名称。附件：公文如有附件应在正文之后，成文之前注明附件的顺序和名称。u成文日期：以负责人签发日期为准，发文日期以中文数字标在正文右下方。成文日期：以负责人签发日期为准，发文日期以中文数字标在正文右下方。u印章：公文除会议纪要外，必须加盖发文印章。印章：公文除会议纪要外，必须加盖发文印章。u抄送单位：除主送单位外，其它需要了解公文内容的上级、同级和不相隶属的抄送单位：除主送单位外，其它需要了解公文内容的上级、同级和不相隶属的单位用抄送。单位用抄送。u签发人：公司内部上行公文（请示、报告）和平行文应在盖章页由单位拟文人签发人：公司内部上行公文（请示、报告）和平行文应在盖章页由单位拟文人签名，负责人签发，必要时由公司分管领导签发签名，负责人签发，必要时由公司分管领导签发。正文正文正文正文要素要素公文标题、公文公文标题、公文正文、附件、成正文、附件、成文时间、公文生文时间、公文生效标识、附注等。效标识、附注等。公文标题公文标题组成：发文机关组成：发文机关+事由事由+文种文种位置：间隔线下方适中位置位置：间隔线下方适中位置一般不用标点符号一般不用标点符号！主送单位主送单位上行文只写一个主上行文只写一个主送机关；送机关；请示、批请示、批复、函复、函只能有一个只能有一个主主送机关；送机关；公布性公公布性公文常常文常常不写不写主送机关。主送机关。标题字数一般标题字数一般不超过不超过5050字字8附件：附件：是公文正文是公文正文补充，与正补充，与正文具有同等文具有同等效力。效力。附件附件位置：位置：正文下空正文下空1行，行，左空左空2字字 标识标识“附件附件”附件写法：附件写法：附件：附件：1.1.附件：附件：2.2.名称后不加标点名称后不加标点附件附件名称在名称在日期之上，日期之上，内容在日期内容在日期之下。之下。成文时间：成文时间：指公文生效的法定时间。公文成文日指公文生效的法定时间。公文成文日期为负责人签发的日期为准；经会议期为负责人签发的日期为准；经会议讨论通过的公文，以通过日期为准；讨论通过的公文，以通过日期为准；联合行文，以最后签收机关负责人的联合行文，以最后签收机关负责人的签发日期为准；电报以发出日期为准。签发日期为准；电报以发出日期为准。盖章要求：盖章要求：上不压正文，骑年盖月，不上不压正文，骑年盖月，不得出现空白印章。得出现空白印章。落款：落款：单一机关制发的公文在落单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称的，只标款处不署发文机关名称的，只标识成文日期。联合行文要标注。识成文日期。联合行文要标注。印章9抄送单位：抄送单位：指需要了解公文指需要了解公文内容但不负责处内容但不负责处理和执行的机关。理和执行的机关。抄送单位位置抄送单位位置：主题词下主题词下1行，行，左空左空1字字 标识标识“抄送抄送”。最后一。最后一个用句号。个用句号。版记包括：版记包括：主题词、抄送、主题词、抄送、印发单位和印发印发单位和印发时间、版记中的时间、版记中的反线、版记的位反线、版记的位置等要素置等要素主题词主题词主题词主题词指经过规范处理的用来指经过规范处理的用来标引中心内容的词语。标引中心内容的词语。位置：抄送机关上方。位置：抄送机关上方。要求：要求：3-53-5个，不超过个，不超过7 7个。个。顺序：先标类别词，再标类顺序：先标类别词，再标类属词，然后是文种。属词，然后是文种。主题词下，主题词下，“抄送抄送”机关之机关之上可以标注上可以标注“主送单位主送单位”印发单位印发单位一般是一般是机关的中枢办公机关的中枢办公部门。部门。印发时间印发时间后者指该公文送后者指该公文送印或发出时间。印或发出时间。4.4.公文的分类公文的分类通用公文通用公文和和专用公文专用公文两类；两类；对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密；对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密；上行文上行文、下行文下行文、平行文平行文三类；三类；规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性文件等规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性文件等;平件、急件、特急件三类；平件、急件、特急件三类；收文、发文。收文、发文。如照会、备忘录、条如照会、备忘录、条约；起诉书、判决书、约；起诉书、判决书、调解书等调解书等 指指最重要最重要的国家秘密，的国家秘密，泄露会使国家的安全泄露会使国家的安全和利益遭受和利益遭受特别严重特别严重的损害。的损害。3030年认定年认定指重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害。20年左右认定。指指一般一般的国家秘密，的国家秘密，泄露会使国家的安全泄露会使国家的安全和利益遭受损害。和利益遭受损害。1010年左右认定。年左右认定。请示、请示、报告报告批复、批复、指示指示如：函如：函4.4.常用公文的种类常用公文的种类u 企事业单位常用公文的种类有：决定、通知、企事业单位常用公文的种类有：决定、通知、通报、报告、申请、批复、函、意见、会议纪要等通报、报告、申请、批复、函、意见、会议纪要等 平行文有：函平行文有：函 、工作联络票、工作联络票 上行文有：报告、请示上行文有：报告、请示 下行文有：决定、批复下行文有：决定、批复u 报告与请示的区别报告与请示的区别 ：行文功能不同行文功能不同-报告主要是汇报情况、反映问题；请示则报告主要是汇报情况、反映问题；请示则 主要是请求批示、指示和解决问题。处理主要是请求批示、指示和解决问题。处理 方式不同。方式不同。报告属阅件，可不回复；请报告属阅件，可不回复；请 示则属办件，需要办理、批复。示则属办件，需要办理、批复。时间要求不同时间要求不同-请示应在事前行文，即所谓事前请示；报请示应在事前行文，即所谓事前请示；报 告一般是报告办理结果或有关情况，即所告一般是报告办理结果或有关情况，即所 谓事后报告。谓事后报告。“通知通知”大都要求贯彻执行，适用范围广于大都要求贯彻执行，适用范围广于“通报通报”，周的事项是具体的，具有一定的约束，周的事项是具体的，具有一定的约束l l力力；“通报通报”重在对重要精神、重要情况、表彰先进和重在对重要精神、重要情况、表彰先进和批评错误等情况的传达，以使有关单位和人员知晓，批评错误等情况的传达，以使有关单位和人员知晓，一般起到引导、警戒、启发教育和沟通情况的作用，一般起到引导、警戒、启发教育和沟通情况的作用，有表彰通报、批评通报、等种类有表彰通报、批评通报、等种类u“通知通知”和和“通报通报”的区别：的区别：u会议纪要。会议纪要。主要适用于记载和传达会议情况。主要适用于记载和传达会议情况。5.5.怎样选择和使用公文种类怎样选择和使用公文种类（1 1）.根据行文目的确定公文种类。根据行文目的确定公文种类。（2 2）.根据行文关系确定公文种类。根据行文关系确定公文种类。受文单位是上级的，应选用请示、报告等上行文种；受文单位是上级的，应选用请示、报告等上行文种；受文单位是下级的，应选用通知、批复等下行文种；受文单位是下级的，应选用通知、批复等下行文种；向不相隶属单位行文应使用函等平行文种。向不相隶属单位行文应使用函等平行文种。会议纪要和意见在上行、下行和平行文种中皆可使用。会议纪要和意见在上行、下行和平行文种中皆可使用。(3(3）.根据行文单位的职权确定公文种类。根据行文单位的职权确定公文种类。6.6.公文的语言要求有何特点公文的语言要求有何特点（1 1）.表述明确。用词准确、造句合乎语言规范表述明确。用词准确、造句合乎语言规范（2 2）.表意准确。根据不同的语言环境，正确使用词语，表意准确。根据不同的语言环境，正确使用词语，是表述恰当准确。是表述恰当准确。精确词语：同意、不同意、不得；模糊词语：近期、大多数、原则同意（3 3）.语言平实。在表达上多用叙述、说明等方式，语言平实。在表达上多用叙述、说明等方式，一般不采用描写、抒情，语言要浅显易懂一般不采用描写、抒情，语言要浅显易懂（4 4）.用语得体。根据行文关系和文体特点把握好分寸。用语得体。根据行文关系和文体特点把握好分寸。行文关系：上行文用语-尊重 平行文用语-谦和 下行文用语-明确、严格 文体特点：报告一般用叙述性文体 请示一般用说明性文体（5 5）.用词庄重。要使用规范化的书面语。用词庄重。要使用规范化的书面语。7.7.公文中使用数字应注意什么公文中使用数字应注意什么?（1 1）.公文中使用数字，要实事求是，准确无误；公文中使用数字，要实事求是，准确无误；数字来源应可靠、权威；统计口径应统一，具有数字来源应可靠、权威；统计口径应统一，具有可比性。可比性。（2 2）.公文中的数字除按要求必须使用汉字外，其余用公文中的数字除按要求必须使用汉字外，其余用阿拉伯数字，书写要得体，准确。阿拉伯数字，书写要得体，准确。（3 3）.公文中使用汉字的情况有：公文中使用汉字的情况有：成文日期（行政单位公文）成文日期（行政单位公文）部分结构层次序数，如第一层为一、第二层为。部分结构层次序数，如第一层为一、第二层为。数字作为词素构成定型的词、词组等，以及邻近两个数字作为词素构成定型的词、词组等，以及邻近两个数字并列连用用以表示概数。如三四天，十之八九。数字并列连用用以表示概数。如三四天，十之八九。整数一到十，如果不是计量和统计数字，在文字中表整数一到十，如果不是计量和统计数字，在文字中表达常用汉字。如：一文一事。达常用汉字。如：一文一事。（4 4）公文中使用阿拉伯数字的情况）公文中使用阿拉伯数字的情况有：有：党机关公文的成文日期。党机关公文的成文日期。印发日期、附件说明的附件序号。印发日期、附件说明的附件序号。计量和统计数字。计量和统计数字。表示时间，如年份、时间等。表示时间，如年份、时间等。8.8.公文的行文规则公文的行文规则 公司文件的发文办理流程：公司文件的发文办理流程：注意事项：正文结构层次序数注意事项：正文结构层次序数第一层为第一层为“一一”，第二层为，第二层为“”第三层为第三层为“1 1”，第四层为，第四层为“”文件起草文件起草领导签批领导签批校对校对归档备案归档备案打印打印正式文件打印正式文件打印登记签发登记签发公司文件的收文办理流程：公司文件的收文办理流程：外来文件综合办公室收文登记填写文件处理单拟办领导签批交综合办公室拟办填写文件处理单呈报内部文件各单位文件传递领导签批二、公文写作的常见问题二、公文写作的常见问题1.1.语言文字应用不规范。语言文字应用不规范。2.2.标点符号使用不规范。标点符号使用不规范。3.3.标题拟写不规范。标题拟写不规范。4.4.引文不规范。引文不规范。5.5.表述不规范。表述不规范。三、常用公文模板参考及分析三、常用公文模板参考及分析1.1.通知参考模板。通知参考模板。2.2.通报参考模板。通报参考模板。3.3.报告参考模板。报告参考模板。四、新闻写作知识四、新闻写作知识新闻结构标题、导语、主体、背景、结语新闻六要素：时间、地点、人物、(事件的)起因、经过、结果。换一种说法就是人物、时间、地点、经过、原因、结果。如果把这六要素串起来，概括成一句话，就是一句通俗易懂的句子：某人某时在某地做了某事出现了某种结果。一篇新闻报道，无论是消息，还是通讯、特写，一般都包含这些因素。1.1.消息。消息。2.2.通讯（新闻通讯、人物通讯）。通讯（新闻通讯、人物通讯）。消息的特点消息的特点 、短小精练：短小精练：这是新闻写作的基本要求。便于迅速 及时的报道新闻事实，也便于阅读。、语言生动简洁：、语言生动简洁：消息的语言只有生动、简洁，才能吸引者。、“倒金字塔倒金字塔”结构：结构：消息的写作是将最重要、最新鲜的事实写在新闻的最前面，按事实重要性程度和读者关注的程度先主后次的安排，内容越是重要的，读者越是感兴趣的，越要往前安排，然后依次递减。这在新闻写作中称为“倒金字塔”结构。常见通讯简介常见通讯简介（1 1）人物通讯）人物通讯（2 2）事件通讯）事件通讯：事件通讯，就是报道典型的、有普遍教育作用的新闻事件。写事当然离不开事件有关的人，但它不像人物通讯那样着力刻划人，而是以事件为中心，在事件的总画面中，为了写好事来写人（3）工作通讯）工作通讯：工作通讯，就是反映总结实际工作中的经验和教训，或者探讨有争议的亟待解决的问题的报道。它的主要特点有：一是把介绍工作经验和分析问题作为主旨；二是凭借事实，深入分析。谢谢！谢谢！THANK YOUTHANK YOU