工程档案管理办法2007717.doc

重庆高速公路发展有限公司
工程档案管理办法

一、总则
1、为规范重庆高速公路发展有限公司（以下简称高发司）工程档案管理工作，保证档案的合理利用，特制定本办法。
2、本办法适用于高发司各建设项目的工程档案管理。

二、工程档案管理流程图
项目建设公司收集整理资料
施工、监理单位收集整理资料

工程档案的自检
项目建设公司组织勘测、设计、施工、监理、质检等相关单位和项目负责人参加自检

市档案局主持，项目建设公司组织，并会同各参建单位和档案接收方组成档案验收组
工程档案的初步验收 (工程交工验收前)

市档案局主持，项目建设公司组织，并会同各参建单位和档案接收方组成档案验收组
工程档案的自检

工程档案的综合验收 (工程竣工验收前)

高发司

营运公司
工程档案的移交

城建档案馆

三、工程档案归档责任部门
1、高发司归档职责：高发司工程部及相关部门协助项目建设公司收集前期文件、概预算文件、地质勘察文件、测绘文件、初步设计文件、施工图设计文件等资料。
2、项目建设公司归档职责：
（1）项目建设公司各相关部门须定员负责收集相关资料，收集齐全后及时向本公司档案管理人员移交。如：征地拆迁文件由项目建设公司征地拆迁部门定员整理归档，再向本公司档案管理人员进行移交。
（2）项目建设公司须负责整个项目档案资料的收集、整理归档，并指导、监督和督促各施工单位、监理单位做好相关资料的整理归档。
（3）项目建设公司档案管理部门须对整个项目的资料做最终的整理归档，即整理出三套达到移交标准的档案：高发司、营运公司、城建档案馆各一套，其中高发司保存每个建设项目一套完整的竣工档案（原件）；营运公司保存每个建设项目一套完整的竣工档案（复印件）；城建档案馆保存一套包括前期文件、地质勘察文件、征地文件、房建文件、土建工程文件、监理文件、竣工文件的档案（若有多余原件采用原件归档；若无，则用复印件即可），如有改动将另行通知。
3、施工单位归档职责：
（1）各施工单位应根据项目建设公司下发的《竣工文件编制办法》的要求收集竣工资料并整理归档，并在各分项、分部工程交工之后两个月内将该分项、分部工程竣工资料收集齐全并整理归档。
（2） 土建、房建施工单位在工程交工验收时一并提交三套完整的、符合验收要求的竣工档案。其中，房建施工单位提交的三套档案中至少要保证两套资料为原件，所提交档案的其中一套原件由房建施工单位直接与城建档案馆办理移交，并把移交手续放入其余两套中归档。
（3） 其他施工单位须在工程交工验收时一并提交两套完整的、符合验收要求的竣工档案。
4、监理单位归档职责：监理单位应根据项目建设公司下发的《竣工文件编制办法》的要求收集相关资料并整理归档，在工程交工验收时一并提交三套完整的、符合验收要求的竣工档案。
5、高发司将根据项目建设公司各部门的工作进度检查各项资料归档情况，发现逾期未归档者，计入当年目标责任考核处罚内容；对于资料遗失者，建立责任追究制，按违反《中华人民共和国档案法》中规定的相关条款追究相关人员的法律责任。

四、工程档案归档的相关文件依据：
1、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）；
2、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）；
3、《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）；
4、《关于印发<公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法>的通知》（交办发[2001]390号）；
5、《公路工程竣（交）工验收办法》（交通部2004年3号令）；
6、《关于执行高速公路竣工档案编制规定的通知》（渝高发司[2004]154号）。

五、各建设项目公路代码
渝长路01 渝合路02 童雷路03 长涪路04 成渝路05 长梁路06 梁万路07 渝邻路08 綦万路09 万开路10 上界路11 武合路12 雷崇路13 渝遂路14 水界路15 绕城西段16 绕城南段17 余家湾立交连接线18 垫忠路19 水武路20 石忠路21 江合路22 南山立交23 绕城东段24 绕城北段25 洪上路26 上酉路27 万云路28 奉云路29 奉巫路30 彭武路31 彭黔路32 酉大路33 大黔路34
万盛连接线35 奉溪路36 箭沱湾立交37 内环加铺沥青路面项目38

六、工程档案分类目录及分类代码
（1）前期文件（QJ）。包括：
1) 项目建议书及批准文件
2) 工程可行性研究报告及批准文件
3) 初步设计批准文件
4) 施工图设计批准文件
5) 技术设计批准文件
6) 水土保持批准文件
7) 环境影响评价批准文件
8) 文物调查、保护等批准文件
9) 地质灾害评估
10) 矿产压履评估
（2）概预算文件（YS）。
（3）地质勘察文件（DK）。包括：
1) 初勘报告及审查文件
2) 详勘报告及审查文件
（4）测绘文件（CH）。包括：
1) 初测验收文件
2) 定测验收文件
（5）初步设计文件（CS）。
（6）施工图设计文件（SS）。
（7）征地拆迁文件（ZD）。包括：
1) 征用土地批准文件及红线图
2) 征地拆迁合同协议
3) 征用土地数量一览表
4) 占地图及土地使用证
5) 拆迁数量一览表
6) 土地勘界报告
7) 土地调规图
8) 征地拆迁审计报告
（8）合同协议文件（HX）。包括：
1) 资格预审公告
2) 资格预审文件
3) 资格预审结果请示及批复
4) 招标文件审查意见及批复
5) 招标文件
6) 投标文件
7) 评标报告
8) 合同书、协议书
9) 技术文件及补充文件
（9）土建工程文件（TJ）。
（10）线外工程文件（XW）。
（11）房建工程文件（FJ）。
（12）机电工程文件（JD）。
（13）交通安全设施文件（AQ）。
（14）质量检验评定文件（ZJ）。
（15）绿化工程文件（LH），包括绿化、景观工程文件。
（16）环保文件（HB）。
（17）水土保持设施文件（SB）。
（18）监理文件（JL）。
（19）科研资料（KY）。
（20）决算文件（JS）。包括：
1) 支付报表
2) 财务决算文件
3) 工程决算文件
（21）竣工验收文件（JG）。包括：
1) 项目竣工验收文件
2) 项目交工验收文件
3) 各参建单位总结报告
4) 机电工程验收文件
5) 房建工程验收文件
6) 交通安全设施验收文件
7) 绿化工程验收文件
8) 环保工程验收文件
9) 水土保持设施验收文件
10) 档案验收文件
（22）审计文件（SJ）。包括：
1) 审计报告
2) 审计决定书
3) 审计批复（财政局、交委）
4) 业主对于审计报告的回复意见
（23）后评价文件（PJ）。包括：
1) 后评价合同
2) 后评价报告
（24）照片文件（ZP）。
1) 施工照片（由施工单位提供）
2) 监理照片（由监理单位提供）
（25）电子文件（DZ）。施工图、竣工图的电子文件的案卷目录须在备注中标注其对应的纸质图纸文件的档号。包括：
1) 施工图电子光盘（由设计单位提供，用CAD格式）
2) 竣工图电子光盘（由施工单位提供，用CAD格式）
3) 照片底片电子光盘（由施工单位、监理单位等提供）
4) 声像档案电子光盘（重点控制工程需要制作声像档案，由施工单位提供）
5) 竣工决算资料（由施工单位提供）
6) 工程档案案卷目录、卷内目录（由施工单位、监理单位提供，用EXCELL格式）

七、工程图纸档案管理
1、设计单位提交施工图设计文件时须同时提交施工图电子光盘，光盘内图纸应与纸质文件的内容一一对应，并进入图档管理系统保存。
2、变更图纸在图档系统中直接对施工图进行更改并保存，应与纸质文件内容一一对应。
3、施工单位提交竣工图文件时须同时提交竣工图电子光盘，光盘内图纸内容应与纸质文件内容一一对应，并进入图档管理系统保存。
4、各档案编制单位进行图纸电子文件归档的相关文件依据：
（1）《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）；
（2）《CAD文件管理》（GB/T17825.1-1999）。

八、工程档案档号的编制
1、土建工程文件、监理工程文件的档号由“公路代码+分类代码+合同段号+案卷号”组成。公路代码与分类代码之间用实心圆点分隔，分类代码与合同段号之间用实心圆点分隔，合同段号与案卷号之间用“—”连接。案卷号按流水号排列，不设虚号，即“1”不能写成“01”。
如“20.TJ.A1—1”的含义为水武路A1段土建工程文件第一卷，其中“20”代表水武路公路代码，“TJ”代表土建工程文件分类代码，“A1”代表合同段号，“1”代表第一卷。
如“20.JL.A1—1”的含义为水武路A1段监理文件第一卷，其中“20”代表水武路公路代码，“JL”代表监理文件分类代码，“A1”代表合同段号，“1”代表第一卷。
2、其他工程档案（不含土建工程文件、监理文件）档号由公路代码+分类代码+案卷号组成。公路代码与分类代码之间用实心圆点分隔，分类代码与案卷号之间用“—”连接。案卷号按流水号排列，不设虚号，即“1”不能写成“01”。
如“20.QJ—1”的含义为水武路前期文件第一卷，其中“20”代表水武路公路代码，“QJ”代表前期文件分类代码，“1”代表第一卷。

九、工程档案验收与移交
1、工程档案验收工作由项目建设公司组织，重庆市档案局主持，档案验收组负责验收。档案验收组（人数为不少于5人的单数）由重庆市档案局、重庆市城建档案馆、质监站、高发司等有关单位组成，验收组组长由档案局相关人员担任。
2、工程档案验收分为初步验收（即工程交工验收前档案的专项验收）和综合验收（即工程竣工验收前档案的专项验收）。初步验收工作必须在工程交工验收前完成，综合验收工作必须在工程竣工验收前完成。
（1）工程档案初步验收前，项目建设单位先组织设计、施工、监理等有关单位及负责人依照《重大建设项目档案验收内容及要求》（渝档发[2006]33号附件2）的要求对工程档案进行自检，并形成自检报告。
（2）项目建设单位自检后,可向高发司和重庆市档案局提出进行工程档案的初步验收，并组织档案初步验收的相关工作。档案验收组对档案进行初步验收后，由重庆市档案局汇总各方提出的意见后形成档案的初步验收意见，对存在不合要求的须在初步验收意见中提出整改意见，并要求限期整改。该验收意见须纳入工程交工验收报告中。项目建设单位应根据档案初步验收意见督促相关单位进行整改，并在两个月内完成整改。
（3）工程档案综合验收前，项目建设单位再次对工程档案进行自检，再向高发司和重庆市档案局报送档案验收申请报告，填写《重大建设项目档案验收申请表》（渝档发[2006]33号附件1），并组织档案综合验收的相关工作。
（4）档案验收组对工程档案进行综合验收后，由重庆市档案局汇总各方提出的意见后形成档案的综合验收意见，该验收意见须纳入工程竣工验收报告。项目建设单位须组织档案验收组填写《重庆市重点建设项目（工程）档案资料验收登记表》。
3、工程交工验收报告中须包括项目（工程）档案专项验收（初验）报告（内容详见《重庆市重点建设项目（工程）档案验收办法》的通知（渝档发[2000]50号）第九条），该验收报告须附上工程档案（初步验收）专项验收会参会人员签到表、工程档案（初验）验收评分表、档案初步验收意见。
4、工程竣工验收报告中须包括项目（工程）档案专项验收（综验）报告（内容详见《重庆市重点建设项目（工程）档案验收办法》的通知（渝档发[2000]50号）第九条），该验收报告须附上工程档案（综合验收）专项验收会参会人员签到表、《重庆市重点建设项目（工程）档案资料验收登记表》、档案综合验收意见。
5、工程竣工验收后三个月之内，建设项目公司应将验收合格的两套竣工档案分别向高发司、营运公司完成移交；工程竣工验收后六个月之内，建设项目公司应将验收合格的竣工档案向城建档案馆完成移交。移交时须填写《重点建设项目（工程）档案移交书》并办理相关移交手续。
6、工程档案验收工作应参照《重庆市档案局、重庆市计委关于印发<重庆市重点建设项目（工程）档案验收办法>的通知》（渝档发[2000]50号），重庆市档案局、重庆市发展和改革委员会关于转发《国家档案局 国家发展和改革委员会关于印发<重大建设项目档案验收办法>的通知》的通知（渝档发[2006]33号）予以贯彻执行。

附件：1、工程档案目录
2、案卷目录格式
3、案卷封面格式
4、卷内目录格式
5、照片卷内目录格式
6、照片格式
7、备考表格式
8、竣工图章格式