分公司印章管理规定全解.doc

建设集团新业务板块分公司印章管理规定

一、总则
1.1 为规范建设集团区域分公司印章的制发和使用，特制订本管理办法。
1.2 本规定是为对建设集团区域分公司印章刻制、保管、使用、收回、销毁进行规范管理，从源头上规避印章保管、使用不当引起的经济和法律风险。
二、印章名称管理
2.1 分公司印章的名称为公司法人机构+分公司的名称，如江苏翔森建设工程有限公司XX区域分公司。
2.2 印章命名后，不得随意更改，若有特殊情况应另行文报控股集团董事会办公室批准。
三、印章刻制和保管
3.1 印章刻制
3.1.1 印章刻制由控股集团董事会办公室具体承办，并留取印模、登记、备案；
3.1.2 建设集团区域分公司成立后，由建设集团办公室按区域分公司单次向董办递交申请报告，刻制区域分公司印章；
3.1.3 未经控股集团董事长批准而擅自刻制印章的单位或个人，承担其擅自刻制印章和用印章而导致的经济责任和法律责任。
3.2 印章保管
3.2.1 区域分公司印章存放于分公司主要办事机构所在地，由区域分公司指定行政专员保管并报建设集团办公室备案；区域分公司总经理是印章使用管理的第一责任人。
3.2.3 印章保管人由于工作变动或岗位调整时，必须将印章和印章使用记录如实移交接岗人，同时上报建设集团办公室备案。
3.3 印章管理责任部门（单位）
3.3.1 建设集团办公室是所有印章保管和使用的管理部门，每月要收集并上报总裁班子本集团印章使用情况汇总，办公室负责人是第一责任人；
3.3.2 用印申请未办理会签审批程序而擅自使用印章，一经发现，将严厉追究行政专员的责任，对企业造成损失者，由行政专员承担其经济和法律责任。
3.3.3 印章使用过程中，若损坏或丢失，印章保管人须及时报告建设集团办公室，由办公室牵头查明情况，及时处理。如印章遗失，须于发现之日起3日内在公众媒体上发布遗失印章作废声明；如印章损毁，报经控股集团董事会办公室同意后予以更换；
3.3.4 建设集团办公室每年定期四次检查各区域分公司印章的管理、登记及使用情况，因印章管理不善给公司造成经济损失或损害公司信誉的，对印章保管人及负责人予以行政和经济处罚，情节严重的将移交司法机关处理。
四、印章领取
4.1 印章刻制申请及领取审批流程见《区域分公司印章刻制、
申请、交接实施细则》
。
五、印章使用审批管理
5.1 江苏翔森建设工程有限公司区域分公司印章
5.1.1 使用范围
5.1.1.1 以分公司名义发布的内部文件或上报给上级单位的各类报表；
5.1.1.2 监理或政府行业监管部门等第三方单位文件往来；
5.1.1.3 与现场业主签署往来文件；
5.1.1.4 与分包方的现场业务往来文件；
5.1.1.5 公司授权下的分供方经济合同
5.2 审批流程：
5.2. 1 分公司发文、与第三方文件往来、与业主文件往来的用印流程：
a）用印申请人填写用印审批单；
b）部门领导签署初审意见；
c）分管项目经理签署复核意见；
d）分公司经理签字批准；
e）用印申请人填写用印登记表，留存审批资料，用印。
5.2.2 与分包方的现场变更（不含经济类）签证用印流程：
a）用印申请人填写用印审批单；
b）部门领导签署初审意见；
c）分管项目经理签署复核意见；
d）分公司经理签字批准；
e）用印申请人填写用印登记表，留存审批资料，用印。
5.2.3 公司授权下的分供方经济合同（协议）或经济类文件用印流程：
a）严格执行控股集团和建设集团有关规定，用印前的所有资料（文件）齐全；
b）用印申请人填写用印审批表，并附评审汇签表，程序手续齐全；
c）分管项目经理签署复核意见；
d）分公司经理签署复核意见；
e）报建设集团合约商务部（物资部）、办公室法务处评审汇签；
f） 建设集团分管副总裁或总裁助理复核；
g）建设集团总裁审批；
h）用印申请人填写用印登记表，留存审批资料，用印。

5.3 严厉禁止以下行为用印：
5.3.1 用印保管人作为用印发起的用印申请人；
5.3.2 在空白页面用印；
5.3.3 分公司经理以任何胁迫的口气或手段要求用印；
5.3.4 用印会签流程未完成，即要求用印；
5.3.5 委托他人用印或委托他人将印章带出。
六、印章收回与销毁
6.1 分公司的印章须在各项目竣工验收后的一个月内交还控股集团董事会办公室，逾期不交的，公司将登报声明作废并追究分公司经理和专管员责任；
6.2 某种原因导致工程中途停工达三个月或以上的，须停止使用印章，分公司应配合办公室书面正式通知有关单位、控股集团、建设集团等有关部门。印章停用后，上交并由控股集团董事会办公室进行封存，项目重新启动后，再办理重新使用印章相关手续。6.3 所有回收的旧印章，由控股集团董事会办公室统一封存或销毁；
七、行为准则规定
有下列情形之一者，公司将予以收回分公司印章，追究当事人和分管领导的责任，构成违法犯罪的报请公安部门处理：
7.1 区域分公司印章用于非本区域内项目工程资料的；
7.2 利用区域分公司印章从事诈骗等非法经营活动的；
7.3 擅自作主，违反公司授权范围外的用印规定
7.4 未经批准擅自刻制区域分公司印章并启用的。
八、分公司对所辖各项目部印章的管理
8.1 区域分公司需对所辖各项目部印章的使用进行严格管理：
a) 区域分公司应当指派专人，每月定期收集所辖各项目部本月印章使用存档文件，包括用印审批表扫描件、用印登记表电子版、用印登记表扫描件以及相应的用印文件扫描件，并同时抄送建设集团办公室。
b) 区域分公司应当指派专人定期现场检查所辖项目部使用印章的各种纸质文件，并将检查情况及时报送建设集团办公室。
九、法律责任
9.1 印章申请人、印章会签人员、行政专员应严格执行本实施细则，任何违反本规定的人员和事项将按奖惩规定给予行政人事处罚。情节严重或后果严重的，公司将追究经济和法律责任；
9.2 印章保管人须与公司签订印章保管法律责任书；
十、附则
10.1 本规定由建设集团办公室负责解释和修订。
10.2 本规定自印发之日起开始实施。
十一、附件
1、 分公司领印申请书
2、 印章保管（管理）交接单
3、印章使用审批表
4、分公司印章使用审批表
5、 领印委托书
6、用印登记表
7、行政专员印章保管责任书
8、关于公司停用有关____专用章的通知

附件1 分公司领印申请书
控股集团档案馆：
本人为建设集团新业务板块 ，因建设集团新业务板块负责保管和管理印章的专管员尚未到位，建设集团总裁特安排我前来领取“江苏翔森建设工程有限公司xx区域分公司印章，待建设集团新业务板块负责保管和管理印章的专管员到位后，再移交给专员保管和管理。

领印人：
领印日期： 年 月 日
建设集团人事部意见：
建设集团新业务板块分管总裁意见：

建设集团总裁意见：

附件2 印章保管（管理）交接单

印章类别

合同专用章（ ）

分公司章（ ）

分公司技术专用章（ ）
印章名称

（印模样式）

事由：

建设集团人事部意见：
建设集团新业务板块分管总裁意见：

建设集团总裁意见：
控股集团档案馆意见：

移交人

接收人

监交人

交接日期： 年 月 日

附件3 印章使用审批表
年 月 日：
申请印章名称：
申请事由：
用印经办人：

用印单位（部门）负责人（签名）：
建设集团办公室负责人意见：
建设集团分管总裁意见：
建设集团总裁意见：
注：该“移交单”由控股集团档案馆归档。

附件4 区域分公司印章使用审批表
年 月 日：
申请印章名称：
申请事由：
用印经办人：
用印部门负责人（签名）：
项目部分管经理意见：
区域分公司经理意见：
建设集团总部部门会签：

建设集团分管总裁或总裁助理审批：

建设集团总裁批示：

附件5
领印委托书

集团档案馆：
因工作原因，本人无法前来领取区域分公司印章，特委托
前来领取印章，所有一切后果本人均已知晓并承担由此带来的一切经济和法律责任。
委托人：
委托日期： 年 月 日
建设集团新业务板块办公室意见：

区域分公司经理意见：
建设集团分管总裁意见：
建设集团总裁意见：

附件6 用 印 登 记 表
日期
使用部门
申请人
申 请 事 由
部门负责人
领导签字

备注：1、凡使用公司印章须填写此表；
2、申请事由一栏应将用印的文本名称及文本内容填写清楚；如文本是合同的应填写涉及金额数及签订合同的对方单位名称。

附件7
行政专员印章保管及使用责任书

为了加强对印章的管理，公司授权 部门 负责保管 江苏翔森 印章，并负责该印章的施印工作。
遵照公司印章管理规定的有关要求，特签订本责任书。
一、行政专员禁止从事以下行为：
1、损坏、遗失印章。
2、未按照用印审批程序和领导审批权限私自用印。
3、委托他人代盖印章，随意将印章带出办公室或将印章借用他人使用。
4、在空白的函件、信签纸等空白纸张上施印。
5、不按照印章使用范围使用。
6、不按规定对用印事项进行记录。
二、行政专员的权利
1、在施印时有权对所印文字的内容认真审阅；
2、对不符合审批程序或超越审批权限的用印需要，有权要求用印人重新办理有关审批手续，否决拒绝施印；
3、在施印过程中有不清楚的问题和特殊情况可及时向公司办公室请示；
4、特殊情况下可直接报告总裁。
三、行政专员承担的责任
1、因自身管理原因遗失、损坏印章应承担行政责任和相应的经济赔偿。
2、未经权限领导或不按权限领导批示擅自用印，一经发现立即进行行政处罚，给企业造成经济和社会信誉损失的，应承担相应的经济和法律责任。
四、本责任书一式三份，集团公司办公室、财务部、行政专员责任人各执一份，签字后生效。
五、郑重承诺：本人已全面知晓本责任书的全部内容，本人将严格按照本责任书的上述要求保管、使用印章。坚决杜绝从事包括但不限于责任书规定的以上各种不合规行为。一旦违反，本人将承担由此一切经济、法律责任，并赔偿因此而造成的一切损失！

承诺人（行政专员）： （签名、按手印）
保管印章印模样式

公司（盖章）： 印章使用部门负责人（签字）：

公司主要领导（签字）： 行政专员（签字）：

日期： 日期：

附件8
关于建设集团停用有关____专用章的通知
__________各部门及分子公司：
根据_____集团《印章管理规定》第____条的规定，由于___________________，现集团公司决定作废停用原由分公司专管人员_____ 管理的“___________专用章”。
____年___月___日前加盖该印章的全部公司文件仍然有效。
特此函告。
附件：停用印章样式
_____年___月___日
停用印章样式

主题词：印章 停用 通知
抄送：______________，______________，___________，______________。
________公司办公室 _____年___月___日印发