传统档案管理与电子档案管理的实践应用.pdf

中文科技期刊数据库（全文版）社会科学 17 传统档案管理与电子档案管理的实践应用 范瀚宇 巴彦淖尔市医疗保障基金监测中心，内蒙古 巴彦淖尔 015100 摘要：摘要：在目前信息化社会中，电子档案管理已经成为与纸质档案并存的信息记录物，被广泛应用于国家机关、社会组织以及会议活动等，具备着档案的共性，能够直观地反映出人们社会生活的真实面貌。通过在档案管理工作中融入信息技术不仅能够进一步提升管理水平，而且还可最大程度节约资源，促使档案管理更加便利且高效。以往传统的档案管理模式较为单一且陈旧，各组硬件设备也较为落后，无法有效提高档案管理效率与质量，且还存在着一定的安全隐患，很难与现代化的信息管理进行结合。电子档案管理的不断发展与进步，完全突破了传统管理的禁锢，弥补了管理缺陷与不足，促使社会各项管理工作均得到有效提升，为社会的持续稳定发展起到了巨大的推动作用。关键词：关键词：传统档案管理；电子档案管理；实践应用 中图分类号：中图分类号：G270.7 在传统的档案管理工作中，纸质档案管理是应用居多，形式多种多样，经过社会技术的发展与沉淀具有较高的保存价值。传统档案管理与电子档案管理的基本共性为原始性，对于纸质文件而言，一旦形成原件其中的格式、内容以及形式等就已经确定，修改之后必定会留下痕迹；而对于电子文件而言，修改十分容易且不留痕迹，且还可实施压缩处理，进而导致“原件”识别困难，通过这些能够曲儿文件的原始性。电子图表与电子信件是电子档案管理的主要形式，旨在利用信息化技术与计算机技术将重要的信息进行储存，能够实现档案资料的共享1。现阶段中，信息化技术已经逐渐在人们的日常工作与生活中得到广泛应用，电子档案管理社会信息发展的主要趋势在于信息化档案管理与多元化档案管理，通过不断发展与进步能够极大提高档案管理的效率与质量，但同时也对相关管理人员也提出了更高的要求。电子档案管理具备诸多优势，操作快捷且形式多样，具有实时记录功能，可有效弥补传统档案管理的弊端，与当前社会的发展密切相关，是其未来重要的发展方向与趋势。1 电子档案管理与传统档案管理的共同点阐述 1.1 档案管理的管理原则相辅相成 从工作原理方面来看，电子档案管理与传统档案管理几乎一致，随着社会的不断进步与时间的推移电子档案管理可以说是传统档案管理的产物，是在其基础上的延伸与进展，在目前的社会发展中能够充分体现出信息化技术的优势。就工作效率而言，电子档案管理远远超过传统档案管理，二者之间具备着十分紧密的联系。电子档案管理主要是通过利用电子技术与信息化技术的快捷性与多元性，可有效且完整地储存与管理各项资料，但考虑到在管理期间会受到一些其他信息隐患的影响，信息保管的有效性、真实性与完整性还需依靠传统档案管理的支撑。传统档案管理的缺陷在于储存方式较为复杂且繁琐，易耗费较大的人力、物力与财力，且储存量也十分有限，但电子档案管理则能够很好地规避这些风险，在社会工作与综合管理中占据着举足轻重的地位2。1.2 档案管理的基本原则协调一致 电子档案的出现离不开传统档案管理，是传统档案管理经过长期沉淀创新所得，通过社会时代的进步与背景的不断改革能够促使整体管理效率与水平得以大幅提升；电子档案管理无论是在管理质量或是综合水平方面均有着明显的提高，完全顺应信息化时代的发展节奏，十分符合现代化社会的需求，能够为档案管理范围的拓展与增强起到一定的推动。在电子档案管理的发展历程中，传统档案管理发挥着至关重要的作用，是创新管理模式的核心与关键；同时技术支撑是电子档案管理得以广泛应用的有效保障，也是传统档案管理不断朝着信息化社会发展的重要标志。1.3 电子档案管理的创新基于传统档案管理 中文科技期刊数据库（全文版）社会科学 18 随着经济水平的蓬勃发展，社会也不断得到进步与创新，二者之间相辅相成，信息化档案管理工作已经成为目前事业单位、公司企业以及社会机构的重要工作内容。电子档案管理优势颇多，信息存储量十分广泛，虽然并非是一个独立存在的主体，但能够有效与其他部门的管理工作进行结合，进而实现资源的综合管理与共享。同时针对传统档案管理而言，不仅能够促使管理方式得到革新，将管理内容进行有效整合与归档，而且还可及时保管与储存重要的档案资源3。对档案部门的采集与归档是传统的纸质档案管理的主要管理模式，而电子档案管理的创新则是在传统档案管理的基础上所得，通过延伸与结合进而得到更具科学性、规范性与时效性的档案管理方式。2 传统档案管理与电子档案管理的区别分析 2.1 具有不同的档案资料保管方式 在传统的档案管理模式中，通常档案资料均以纸质为主，故而在储存期间需具备十分严格的储存条件与储存环境，并且在储存过程中还需重点保护档案资料，防止出现损坏或是丢失等现象，最大程度确保管理的完整性。但经过长期实践发现，在日常管理中，传统的档案管理方式根本无法规避档案资料的丢失或是损坏等问题。电子档案管理可利用数字化的快捷方式进而促使在查阅或是储存档案资料过程中降低引发上述现象的风险，加上通过电子档案管理能够进一步提高资源保管与储存的安全性，促使得到有效保障，因此无论是从何种角度来看，电子档案管理均具备着较多的便捷性与安全性。2.2 具有不同的档案资料归档时限 针对传统档案管理来说，纸质的档案资料在归档过程中首先是需进行统计采集和收集，随后再由专业的管理人员进行集中分配、保管与储存，而这些环节均较为繁琐，在保管期间具有一定的困难；但若是借助数字化进行档案资料管理则能够促使档案管理更加方便且快捷，并且还能够根据档案资料的特性结合内容进行合理分类4。采用不同的档案管理方式将会对档案资料的储存效率与综合服务范围产生直接影响，选择更加科学有效的管理模式至关重要。2.3 具有不同的档案资料归档方式 通常情况下，基于传统档案管理模式下，纸质的档案资料在进行归档期间需高度重视其完整性与综合性，当档案资料采集与收集结束后需及时按照类型结合性质进行合理分类，并做好调整工作，随后依据实际情况与需求实施综合分析。通过应用电子档案管理则主要是运用信息化的管理方式，待需要进行储存的档案资料经过集中分配后再利用电子编码依次进行管理，这种档案归档管理方式不仅可促使管理工作效率与质量得到提升，而且还能够最大程度节约管理资源。2.4 档案管理人员的综合技术要求具有差异 电子档案管理主要是依靠信息化技术与计算机技术，在管理过程中更加重视技术性，负责档案管理的相关人员不仅需具备专业且全面的计算机知识，可熟练操作计算机，而且针对相关平台的使用方式与流程需准确掌握并运用。而传统档案管理则重在关注相关管理人员的细心程度与谨慎程度，在保管和储存档案资料期间需秉持认真、严谨且仔细的态度，严格遵循相关规定与标准5。值得注意的是，在实际的档案管理期间，两种管理方式虽然对管理人员的综合技术要求存在一定的差异，但都需要高度重视对管理人员定期开展相关培训，提升管理技能，学习先进的管理方式，培养综合型的档案管理人才，从根源上为档案管理工作的进步奠定坚实的基础。2.5 具有不同的档案管理查询模式 传统的档案管理与电子档案管理中查询模式具有较为显著的差距，其中传统档案管理期间若是有查询需求则能够直接对信息资源或是档案资料等进行查询，但总体来说查询的流程较为复杂，环节较多，且查询速度较为缓慢，需耗费较长的时间。针对电子档案管理来说，查询模式离不开信息技术支撑，首先查询者需进行注册与登陆后才可获取想要查询的信息，其优势在于能够随时随地地查询需要的各种信息或资料，且查询十分快速、便捷且高效，但查询者在使用期间需严格遵守电子档案管理平台的相关规定与要求，缴纳查询费用后方可进行信息与资料查询6。3 传统档案管理与电子档案管理的利弊分析 3.1 档案信息的真实性 传统档案管理模式中的纸质档案具有十分严格的鉴别与审核环节，其内容与形式一旦形成后无法更改，能够有效保障原始性与真实性。电子档案管理则需借中文科技期刊数据库（全文版）社会科学 19 助信息化技术，很容易对档案资料进行删改，加上其载体十分多样，仅仅从形式与内容方面就很难确保其真实性与原始性。另外电子档案在形成转化期间若是出现失误则会增加档案信息失真的风险，其出错率远远高于传统档案管理。3.2 档案管理的操作性 在传统档案管理中，档案资料的整理、归档以及应用等均为人工操作，其工作量极大，而电子档案管理则无需人工，通过信息技术即可批量处理，在同等任务的情况下能够大幅减少工作负担。同时电子档案管理模式更加专业且科学，为进一步提高管理操作的精准性，管理人员在操作过程中需具备综合性的职业素养，拥有全面的专业管理技能，并熟练掌握计算机及相关软件的操作方式。3.3 档案管理的安全性 传统档案管理的材料与资料大多均为纸质，为保障其完整性，在储存与保管期间需防水、防火与防虫，避免纸质文件受到损坏。电子档案管理是数字化信息，没有其他外在因素的隐患，但考虑到其数据程序较为复杂，载体较多，任一环节或程序出现差错则会造成干扰，严重情况下还会导致整个档案信息库均受到影响。此外，病毒或是网络攻击是电子档案管理的重要计算机安全隐患，故而在实际应用期间需加强防护，提高安全管理意识，为档案的安全管理提供可靠保障7。4 电子档案管理实际应用期间规避风险的重要措施 4.1 细致处理归档电子文件 在应用电子档案管理过程中，针对档案技术处理需实施统一的管理与归档工作，对电子文件予以高度重视，做好复制与防伪处理，避免在日后查询过程中出现文件重复的现象，进而影响到查阅进度。同时在技术细节方面相关管理人员需具备高超的综合技能，注重专业度，在实施细节处理过程中选择专业技术较强的人员，全面完善并细致处理细节问题，在技术处理期间最大程度达到最佳。4.2 高度重视文件的保存工作 基于目前信息化技术的背景下，电子档案管理作为传统档案管理的新兴产物，是档案管理形式进行创新的重要基础。在实际应用过程中，需在管理期间高度重视管理的全面性与安全性，促使相关文件资料的保存工作更加规范，避免出现档案资料的缺失或遗漏。同时在落实具体操作过程中可通过有效归纳与分类不同的档案资料进而提高文件保存的完整性，不仅能够加强档案管理工作的严谨度，而且还能够为后续进行档案查阅奠定良好的基础。4.3 加强提高与培养档案管理人员的综合职业素养 近年来，随着信息化技术与社会水平的不断进步，档案管理也随之逐渐融入信息化管理中，极大地提高了工作效率；但同时，相关管理人员也面临着不同以往的挑战，增加了工作负担。从管理层面来看，管理人员的专业技能与综合职业素养需得到高度关注，若是管理人员未具备较强的专业能力则势必会影响到日常工作，导致档案管理期间出现问题，造成干扰。因此，档案管理部门应当结合现状选择具备高超技能与专业知识的人才肩负管理职责，并加大培养力度，提高综合能力与职业素养，为电子档案管理的顺利实施做好铺垫。同时，针对管理人员的思想意识也需予以高度重视，及时教育并纠正不良的认知，使其意识到档案管理工作的重要性，提高识别管理风险的意识，帮助积极主动参与到管理工作中，进而为档案管理的稳定发展做出贡献。4.4 进一步完善并优化档案管理制度 对于档案管理工作而言，构建完善且全面的电子档案管理制度至关重要，这是保障管理工作正常运行的基础与前提，同时也是提高档案管理工作质量与水平的关键。在信息化的档案管理工作中，为进一步加强档案事业的发展与进步，首选需根据管理现状结合传统档案管理模式建立一套合理且科学的管理方案8。电子档案管理与传统档案管理息息相关，二者之间具有密切的联系，在电子档案管理发展过程中应当明确两种管理模式的本质区别，并采取有效的方式将其进行结合，取长补短；依据实际情况建立并完善档案管理制度，同时在实践期间不断进行优化，力求档案管理制度更加贴切实际。另外，在管理制度中需对档案的归档与采集工作予以重视，结合管理情况合理对其实施调整与改进，帮助最大程度减少管理人员的工作负担，拓展档案管理部门的服务范围，这对电子档案管理的发展具有十分积极的意义。中文科技期刊数据库（全文版）社会科学 20 5 结语 电子档案管理作为传统档案管理的创新产物，无论是在管理工作效率或是在服务水平方面均有着明显提升。现阶段中，虽然科学技术与信息化技术得到迅猛发展，传统档案管理尽管从服务方式、服务范围以及服务质量方面均比不上电子档案管理，但其仍然占据着重要的地位。数字化的电子档案管理为社会的进步做出了一定的贡献，在未来的事业中传统档案与电子档案共存将会是档案发展的重要趋势。通过二者的相辅相成能够充分发挥优势，进一步提高档案工作的效率与质量，在实践过程中不断进步与创新以及积极创造条件应是致力于传统档案与电子档案共同发展重要方向。参考文献 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