大数据环境下高校数字档案馆建设实践研究.pdf
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1、SCIENCE&TECHNOLOGY INFORMATION科技资讯探 索 与 争 鸣 2023 NO.20 SCIENCE&TECHNOLOGY INFORMATION科技资讯大数据环境下高校数字档案馆建设实践研究钟之华(广西大学档案馆 广西南宁 530004)摘要:该文在简要介绍大数据、数字档案馆基本内涵的基础上,分析了基于大数据环境下加强高校数字档案馆建设的重要意义,提出从加强高校数字档案馆建设与大数据等相关内容的宣传、加强数字档案馆基础设施建设、加强档案馆人才队伍建设、加强档案信息资源的整合利用、加强数字档案馆服务中心建设以及完善数字档案馆安全防护体系等建议,推进大数据环境下高校数字档
2、案馆的建设进程,促进高校档案管理工作提质升级。关键词:高校 数字档案馆 大数据 档案馆建设中图分类号:G250文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2023)20-0248-04Practical Research on the Construction of Digital Archives in Colleges and Universities under the Big Data EnvironmentZHONG Zhihua(Archives of Guangxi University,Nanning,Guangxi Zhuang Autonomous Region,5300
3、04 China)Abstract:Based on a brief introduction of the basic connotation of big data and digital archives,this article analyzes the important significance of strengthening the construction of digital archives in colleges and universities based on the big data environment,and proposes suggestions suc
4、h as strengthening the publicity of digital archive construction in colleges and universities,big data and other related content,strengthening the construction of digital archive infrastructure,strengthening the construction of archive talent teams,strengthening the integration and utilization of ar
5、chival information resources,strengthening the construction of digital archive service centers and improving the security protection system of digital archives,so as to promote the construction process of digital archives in colleges and universities under the big data environment and promote the qu
6、ality improvement and upgrading of archive management in colleges and universities.Key Words:Colleges and universities;Digital archive;Big data;Archive construction随着现代科学技术的进步,以大数据技术为代表的新一代信息技术在档案管理领域得到广泛推广与应用,有效推进了档案管理水平和质量的显著提升。大数据在高校数字档案馆建设中发挥着重要作用,直接关系着数字档案馆建设质量,更关系到能够为高校师生群体提供优质的档案服务。大数据环境下,高校应
7、给予数字档案馆建设以高度重视,准确认识大数据技术的优势与在数字档案管理领域的应用价值,形成现代化的数字档案馆建设理念,打破传统的档案馆建设模式,依托大数据技术完善数字档案馆的建设方式,全面地提升高校数字档案馆的整体建设水平。1 大数据与数字档案馆建设的内涵大数据是信息技术领域的研究焦点,选择的视角不同,其定义也有差异。麦肯锡全球研究所指出,大数据就是大规模数据采集、存储、处理、管理技术,其能力范围显著超出传统数据库软件,数量体量大、流转速度快、类型丰富,能创造较高的应用价值,是新一代信息技术服务业态1。IBM公司把大数据概括成“3V”,即Volume(数量大)、Velocity(实时性)和 V
8、ariety(多样化)。数字档案馆有别于传统实体档案馆,是基于网络DOI:10.16661/ki.1672-3791.2303-5042-2526作者简介:钟之华(1984),女,硕士,助理研究员,研究方向为电子档案管理。248SCIENCE&TECHNOLOGY INFORMATION科技资讯 2023 NO.20 探 索 与 争 鸣科技资讯SCIENCE&TECHNOLOGY INFORMATION技术将分布在不同档案机构的数字化档案信息予以整合,并实现基于网络的共享与利用。数字档案馆为用户提供了承载档案信息的空间和实现档案资源共享的环境。数字档案馆可以通过网络化的方式采集档案信息资源,以
9、数据化的方式进行存储,编目与标引具有一体化的特征,在多个方面打破了传统档案馆的局限,拓宽服务范围,为信息检索与查找提供方便。通过数字档案馆可以提供一站式的档案服务,实现高校办事效率的不断提升,更好地顺应现代化发展趋势,助力高校高质量发展。2 大数据环境下加强高校数字档案馆建设的重要意义数字档案馆离不开前沿信息技术的支撑。通过数字化技术、大数据技术等技术的应用,可以实现对档案信息资源进行综合处理,实现档案信息资源处理能力的不断提升。2.1 实现高校档案信息资源的集成化、数字化存储传统档案管理中,高校档案管理具有实体化的特征,档案资源表现形式单一,无法全面保障数据信息的安全,不能为师生提供多样化高
10、品质的档案服务。数字档案馆在建设过程中,把大量传统档案资料转化为数字资源,以文字、图片、音频、视频等方式存储信息,尤其是当下数字扫描、压缩、数据库等技术飞速发展,能轻松自如地对海量数据进行合并与集成,完善数字化信息资源库。不仅能增进档案资源的安全性,也能促进服务形式的升级与服务范围的扩大,能更加充分地体现出信息数据的价值,为教学与科研工作的开展带来便利。2.2 提升高校档案管理工作的自动化水平高校在传统档案管理中,档案管理人员的工作面比较广,需要完成繁重的任务,不仅要全面采集档案信息,也要及时进行收集整理,对档案资源进行鉴定分析,承担数据存储与管理的责任,为此,高校耗费了大量人力、物力资源,但
11、档案馆的运营管理质效依然得不到保证。数字档案馆有着鲜明的时代特色,注重对数字化与信息化技术的引入与规范使用,档案管理中重复与交叉的环节被合并,工作任务量大幅缩减,档案管理能力持续增强。数字档案馆通过自动化的方式完成资源获取与整理、存储与管理等工作,档案管理效率显著提升,成本缩减幅度比较大,档案管理人员能把更多时间用于业务学习中,不断提升职业素养,促进档案管理内涵式发展。2.3 为高校师生群体提供多样化服务在数字档案馆建设与管理中,所有参与人员都要具备强烈的服务意识,时时处处为用户提供良好的服务。引入信息化技术后,档案管理人员能便捷地与用户进行互动沟通,用户可以把新产生的需求、对档案馆提出的意见
12、反馈给管理人员,有的放矢地对档案服务形式与内容进行调整,突破服务被动的弊端,实现个性化服务。与此同时,档案馆用户可以利用多样化的移动终端进入学校档案网站,按需获取信息资源。如此一来,时间与空间不会对用户造成制约,档案信息获取便捷化程度不断提高,教学与科研均从中受益。3 大数据环境加强高校数字档案馆建设的具体建议高校数字档案馆建设的最终目标是实现档案资源数字化、档案馆工作自动化、档案信息传输网络化、档案服务个性化以及档案信息资源共享化等目标。在大数据环境下,高校遵循以人为本、循序渐进、资源共享、安全第一等原则的基础上加强高校数字档案馆建设2。3.1 加大数字档案馆建设宣传力度新形势下,高校应加强
13、数字档案馆建设、大数据等相关内容的宣传,引导档案管理者形成对大数据技术、数字档案馆、档案信息化建设等的正确认识。通过宣传大数据时代档案收集范围、先进的管理思路与方法,让档案管理者与使用者都能形成大档案的意识。例如:围绕大数据、数字档案馆建设等相关主题,组织开展线上线下各种形式的讲座,增强档案管理队伍对大数据、数字档案馆建设的必要性和建设路径的认识;也可以组织档案管理人员前往数字档案馆建设比较成功的院校进行参观学习。总之,通过各种方式引导档案管理人员树立先进的档案管理理念,立足市场发展要求,摸清新时代下高校档案管理工作的实际需要和档案使用者的真实诉求,正确把握大数据技术等新一代信息技术与高校数字
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