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第一节   会计档案概述
一、会计档案的概念
会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计核算专业材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。
二、会计档案的内容
会计档案的基本内容具体包括以下四大类：
   （一）会计凭证类，包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。
   （二）会计账簿类，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡、辅助账簿、以及其他会计账簿。
   （三）财务会计报告类，包括月度、季度、年度财务会计报告和其他财务会计报告。
（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料（如存贮在磁性介质上的会计数据和财务数据统计资料等）、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。
三、会计档案的种类及分类方法
    1、会计档案的种类
    （1）按会计工作性质可分为公司、企业会计档案、预算会计档案和银行会计档案。
    （2）按管理期限可分为永久会计档案和定期会计档案。
    2、会计档案的分类方法
    会计档案的分类要遵循会计档案的形成规律和本身固有的特点，从本单位会计档案的实际出发，可选择以下分类方法：
    （1）年度-形成分类法。即把一个年度内形成的会计档案分为凭证、账簿、财务报告和其他四大类，然后分别组成若干保管单位（卷）。这一方法适用于企业、事业单位。
    （2）年度-机构分类法。即把一个年度内形成的会计档案按机构分开，然后在机构内再按凭证、账簿、财务报告和其他四类分别组成保管单位。这种方法一般适用于各级财政、税务等部门和所属单位多的大型企业。
第二节  会计档案保管
一、会计档案的归档
（一）会计档案的归档和保管要求
1、各单位每年形成的会计档案，都应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
    2、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位会计机构保管1年。期满之后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位的档案机构统一保管。
    3、移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，不得随意拆封。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
    4、交接会计档案时交接双方应当办理交接手续：
    （1）移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册。
    （2）交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人监交。
    （3）交接完毕后，交接双方经办人员和监交人员应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
    5、未设立档案机构的单位，会计档案应当在会计机构内部指定专人保管，但出纳人员不得兼任会计档案的保管工作。
6、对会计档案应当科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便，同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。
    7、采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印的纸质会计档案。
    8、单位变更以后的会计档案应视不同情况进行归档保管：
    （1）单位终止：由终止单位的业务主管部门或者财产所有者代管或者移交有关档案馆代管。
    （2）单位分立：①单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。②单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或者移交档案馆代管，各方可以查阅、复制与其相关的会计档案。③单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存。④单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按照规定办理交接手续。
    （3）单位合并：①单位合并后原单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位（存续方）统一保管。②单位合并后原各单位仍然存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。
（二）会计档案的归档程序
  1、对会计档案进行整理立卷。各单位每年形成的会计资料，年度终了，应由会计人员按不同要求对其进行整理并装订立卷。
    2、对会计档案进行编制卷号。会计档案整理立卷后，会计机构首先要按不同要求对各类会计档案编制卷号。
    3、编制保管清册。对会计档案编制卷号后，会计机构应当编制会计档案保管清册，将会计档案的名称、种类、卷号、数量、起止日期、应保管期限等一一登记入册，并一式二份。
二、会计档案的保管期限
不同的会计档案发挥作用的时期不同，各种会计档案的保管期限也就不相同。
 定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的具体保管期限按照《会计档案管理办法》的规定执行，各单位不得擅自变更。
   企业和其他组织会计档案保管期限表
序号
档案名称
保管期限
备 注
一
会计凭证类

1
原始凭证
15年

2
记账凭证
15年

3
汇总凭证
15年

二
会计账簿类

4
总账
15年
包括日记总账。
5
明细账
15年

6
日记账
15年
现金和银行存款日记账保管25年。
7
固定资产卡片

固定资产报废清理后保管5年。
8
辅助账簿
15年

三
财务报告类

包括各级主管部门汇总财务报告。
9
月、季度财务报告
3年
包括文字分析
10
年度财务报告（决算）
永久
包括文字分析
四
其他类

11
会计移交清册
15年

12
会计档案保管清册
永久

13
会计档案销毁清册
永久

14
银行余额调节表
5年

15
银行对账单
5年

财政总预算、行政单位、事业单位和税收
会计档案保管期限表
序号
档案名称
保管期限
备 注
财政
总预算
行政单位
事业单位
税收会计

一
会计凭证类

1
国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证
10年

10年

2
各收入机关编送的报表
10年

3
行政单位和事业单位的各种会计凭证

15年

包括：原始凭证、记账凭证和传票汇总表。
4
各种完税凭证和缴、退库凭证

15年
缴款书存根联在销号后保管2年。
5
财政总预算拨款凭证及其他会计凭证
15年

6
农牧业税结算凭证

15年

二
会计账簿类

7
日记账

15年
15年

8
总账
15年
15年
15年

9
税收日记账（总账）和税收票证分类出纳账

25年

10
明细分类、分户账或登记簿
15年
15年
15年

11
现金出纳账、银行存款账

25年
25年

12
行政单位和事业单位固定资产明细账（卡片）

行政单位和事业单位固定资产报废清理后保管5年
三
财务报告类

13
财政总预算
永久

14
行政单位和事业单位决算
10年
永久

15
税收年报（决算〕
10年

永久

16
国家金库年报（决算）
10年

17
基本建设拨、贷款年报（决算）
10年

18
财政总预算会计旬报
3年

所属单位报送的保管2年。
19
财政总预算会计月、季度报表
5年

所属单位报送的保管2年。
20
行政单位和事业单位会计月、季度报表

5年

所属单位报送的保管2年。
21
税收会计报表（包括票证报表）

10年
电报保管1年，所属税务机关报送的保管3年。
四
其他类

22
会计移交清册
15年
15年
15年

23
会计档案保管清册
永久
永久
永久

24
会计档案销毁清册
永久
永久
永久

三、会计档案的查阅和复制
各单位应建立健全会计档案查阅、复制登记制度。具体应做到：
    （一）各单位保存的会计档案为本单位提供查阅利用，不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。
    （二）外部人员查阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经本单位负责人批准后，方可办理查阅手续；单位内部人员查阅会计档案时，应经会计主管人员或单位负责人批准后，办理查阅手续。
    （三）办理查阅手续时，查阅人应认真填写档案查阅登记簿，将查阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归档等情况登记清楚。
    （四）查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、标记、拆散原卷册，也不得抽换。
四、会计档案的销毁
会计档案销毁是会计档案管理的重要内容，必须严格规范，有序进行。
    （一）保管期满的会计档案销毁
    1、由本单位档案机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册。
    2、将已编制好的销毁清册及销毁意见报本单位负责人，单位负责人审核后，应在销毁清册上签署意见。
    3、会计档案销毁前，监销人员要按照清册所列的内容，对要销毁的会计档案进行清点校对、检查会计档案是否已保管期满、内容和卷号是否相符、编号是否连续等。
    4、会计档案销毁时，应按规定指派人员监销。
    （1）一般企事业单位的会计档案：由单位档案机构和会计机构共同派员监销；
    （2）国家机关的会计档案：应由同级财政、审计部门派员参加监销；
    （3）财政部门的会计档案：应由同级审计部门派员监销。
    5、会计档案销毁后，监销人员应当在销毁清册上签名或盖章，并及时将监销情况向本单位负责人报告。

（二）会计档案销毁应注意的其他事项
    1、对于保管期满但未结清的债权债务的原始凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
    2、正在建设期间的建设单位的会计档案，不论是否已满保管期限，一律不得销毁，必须妥善保管，待项目办理竣工决算后，按规定的交接手续交给接受单位。
    3、会计档案销毁册，应由单位档案部门永久保存。