10采购控制程序.doc

Quality management systems DY/QP-10 Edition：A/0

采购控制程序
1 目的
对采购过程进行控制和对供方进行评定控制,以确保采购的物资符合规定要求。
2 适用范围
本程序适用于本公司生产所需原辅材料、外购件、外协件及生产设备的采购。
3 职责
3.1采购部是原辅材料、外购件、外协件采购的归口负责部门；负责产品的采购，对采购产品的质量负责。
3.2品质部负责确定原辅材料采购的技术要求；
3.3品质部负责对原辅材料进行检验和试验,并对其质量具有否决权；
3.4采购部负责所有供方的评定考核。
4 工作程序
4.1 采购产品的分类
采购部根据《特殊特性重要度分级表》及采购产品对产品质量的影响程度，将采购产品分为A（构成总成产品实体的采购产品）、B（其它采购物资）两类，编制《采购产品分类明细表》提供给采购部，对不同级别的采购产品实施不同的控制。
4.2 对供方的选择和评价
4.2.1供方（A类产品）应具备的基本条件
a) 提供的产品符合适用的法律法规、质量标准和规定的要求；
b) 应能遵守合同，信誉可靠，保证百分之百交付合格产品；
c) 已建立有效的质量管理体系，并通过ISO9001:2008标准的第三方认证要优先考虑；
d) 供方价格合理，有完善的技术服务体系，能及时提供优质服务；
e) 有较强可靠性试验能力。
由采购部负责组织供方填写《供方能力调查表》，并提供资质证明及相应资料，如：企业简介、营业执照、产品目录、产品检测报告及产品测试鉴定资料、质量管理体系认证证书等复印件。
4.2.2对B类采购产品新供方，由采购部选择，品质部认可产品，采购部对其供货资格予以确认。
4.2.3 对A类供方的生产件批准
经采购部初选的新供方需经样品及小批试制合格后才能正式批量供货。
a)样品试制由技术部与供方签订《外购件技术协议》，对样品进行检验/验证，出具相应的检验/验证报告，并填写《供方评定表》中相关栏目；
b)样品试制通过，由采购部与新供方签订《采购协议》。
c)新供方应按规定向采购部提交PPAP文件和试制产品；采购部收到PPAP文件及试制产品后，负责传递给以下部门进行批准：
提供的资料
审批部门
审批时间
保存部门
产品图纸、产品标准

技术部
2个工作日内
采购部
产品更改文件（如果有）
顾客工程批准（如果被要求）
具有资格的实验室文件
过程流程图
检查辅具（放置在使用场所）
产品质量证明书
品质部
2个工作日内
采购部
全尺寸检验报告
试制件样品
外观批准报告（如果适用）
材料、性能试验报告
文件批准后由采购部负责通知供方，纳入供方管理档案中保存。
d)小批试制产品通过后，采购部负责组织相关部门会签《供方评定表》，并经管理者代表批准后，将其列入《合格供方名单》，采购部负责通知供方批量供货。小批试制产品经验证不合格，则取消其供货资格。
如果合同（如顾客工程图样、规范等）中有规定，采购部应从顾客批准的供货来源采购产品。采用顾客指定的供方，包括工具和量具的供方，不能免除本公司确保采购的产品质量的责任。对供方的生产件批准也应符合顾客的要求。
4.2.4 对现有供方的评价和重新评价
a)评价现有供方采用会签方式，由采购部组织相关部门对供方的质量管理、技术能力、供货质量进行综合评价确认，明确对供方实施控制的方式和程度，在《供方评定表》上填写评审意见，并由管理者代表批准。
b)采购部每年12月份对合格供方进行一次复评，依据供方提供物资的使用情况、供货及时性、供货质量、售后用户意见等方面的表现，填写《供方年度业绩评价表》对供方进行年度综合评价。评价结果分为A（良好）B（合格）C（需整顿）D（不合格）四级。对被评为C级的调整下半年供货份额，要求其限期整改，否则取消供货资格；对被评为D级的供方取消其合格供方资格。由采购部下发通知，停止供货。
c)供方产品出现顾客严重投诉或出现批量性质量问题时，引进新供方或供方提供了新产品，公司管理层认为有审核必要时，由技术部组织质量管理人员按ISO/ISO16949:2009标准对供方进行审核，并出具《供方审核报告》。对审核中发现的问题，由品质部通知供方限期整改或暂停供货，待整改结果符合要求后，方可继续供货。如经整改，供方不能满足本公司的要求时，取消其合格供方资格。
4.3供方质量管理体系开发
采购部负责制定并实施《供方质量管理体系开发计划》, 以供方符合ISO/TS16949：2009标准为目标,以供方符合ISO9001：2008作为达到这一目标的第一步；除非顾客另有规定，所有供方必须通过ISO9001：2008第三方认证。质量管理体系开发的优先顺序按照供方的质量业绩和所提供产品的重要程度来决定。
4.4采购文件
4.4.1采购资料的收集
采购部采购产品前须收集产品图纸、顾客要求、技术协议、技术标准、工艺文件等。
4.4.2采购计划
a) 采购部依据生产部下发的生产作业计划编制《采购计划》；
b) 采购计划至少应包括:采购产品的名称、规格、需求量、交付日期、保险储备量和当期供货数量；
c) 采购计划分为年度计划、月度计划和临时计划；
d) 采购部在收到生产作业计划或临时生产需求申请后两日内完成采购计划编制工作；
e) 年度采购计划由采购部经理审核报主管副总经理批准，其它采购计划由采购部经理批准。
4.4.3年度采购合同/订单的签订
a) 采购合同由采购部依据会签后的条款，使用公司规定的合同/订单范本，与合格供方签订；
b) 采购合同/订单的签订、执行须经财务部门审核认可并接受其检查监督；
c) 采购合同签订后业务员应建立合同台帐，合同文本（原件）统一集中保存。
4.4.4技术协议和质量保证协议
必要时，样品试制由技术部与供方签订《外购件技术协议》，小批试制由采购部与供方签订《采购协议》，批量供货由品质部与供方签订《质量保证协议》。
4.4.5 采购文件内容
采购文件应清楚地说明订购产品的要求，包括：
a)产品名称、材料牌号、规格、执行标准；
b)单台套定额数量、重要度；
c)对非标产品或特殊材料应标明相关的技术要求和资料；
d)对供应商质量管理体系的要求；
e)对供方生产件批准的要求，包括对过程的批准等。
采购文件在发放前必须经过批准。
4.5 采购的实施
4.5.1采购部授权分管的采购人员依据月度或临时采购计划编制《月采购计划》，经部门负责人批准后传真至供方。
4.5.2采购部授权分管的采购人员应随时与供方进行信息交流，掌握供方的生产信息，督促供方按要求交付。
4.5.3因特殊原因（合格供方无法正常供货、新产品试制所需少量零部件等）临时采购物资由采购部填写《临时采购审批表》，并经采购部经理审核、总经理批准。
4.5.4采购产品必须满足国家安全和环保等法规的规定，并考虑最终产品销售、使用等国家法规的规定。
4.6 采购进度的追踪监视
4.6.1采购部必须要求供方具有对提交给公司的采购产品100%的按时交付能力，并建立供应商产品交付监控管理体系；公司在要求供方提交采购产品时，采购部必须及时将公司相关的采购策划资料（如：采购计划、后续预计采购数量等）提供给供方，以便让供方提前准备公司所要采购的产品和/或材料，使供方能满足公司对采购产品的要求。
4.6.2 供方产品交付监控管理的内容包括：
a)每批产品交付时，产品从供应商处发出运抵公司内预计所需要的时间、运输路线、运输方式、包装方式等；
b)产品在交付过程中如发生突发性事件时的应急计划；
c)供方未能100%按时交付对顾客所造成的干扰和影响；
d)供方交付的状况和绩效统计（包括：100%按时交付的统计状况和未能100%按时交付的统计状况以及发生附加运费的统计状况等）。
4.6.3 如因供方提供产品的交付进度等特殊状况使本公司无法向顾客按时交付时，生产部应及时通知业务部，由业务部通知顾客，并与顾客进行沟通取得顾客的理解。
4.6.4 供方产品交付监控管理由采购部进行统计监控。
4.6.5依顾客对产品交付的需求状况和公司生产作业计划的安排，采购部主管应随时对所采购的产品进行供应商交付时间的进度追踪，并将追踪的结果和状况记录，对供方逾期未按时交付的采购产品，由采购部主管按《纠正和预防措施及持续改进程序》填写《纠正/预防措施处理单》，经采购部经理审查后以传真方式通知供方，要求其提出纠正与预防措施。
4.7 产品的验收
4.7.1采购产品到货后由采购部采购员负责报检。
4.7.2 公司或顾客如要求到供方处进行采购产品验证时，采购部应在采购合同上明确规定验证的安排和产品放行的方式，并在采购产品交付前由采购人员提出申请，经采购部经理批准后，派人前往供方进行采购产品验证。验证人员应携带相关检验标准和相关进货检验表单前往供方进行产品验证，并将验证的结果和数据记录于《进货检验记录》中。
4.8 采购产品入库、标识、贮存、发放按《库房管理制度》执行。
4.9 采购部采购员把采购产品的发票及时报财务部，财务部可适时监控。
4.10 统计监控
4.10.1 对采购全过程及采购产生的有效数据，由采购部利用统计报表进行统计监控。
4.10.2 品质部每月提供《供货质量统计表》，对供方的供货质量业绩进行监控。
4.10.3 采购部经理对采购活动实施监督，对业务人员提供的报表进行审查。
4.10.4 采购部对供方监视的指标包括:
a) 采购产品合格率；
b) 采购产品准时交货率；
c) 交付表现，包括供方附加运费情况；
d) 对顾客造成的中断干扰，包括市场退货；
e) 与质量和交付问题有关的顾客通知。
4.11 采购过程产生的记录，包括供方评价结果及评价所引起的任何措施的记录由采购部负责保存。
5 相关/支持性文件
5.1 纠正和预防措施及持续改进程序
5.2 库房管理制度
6 记录
6.1 特殊特性重要度分级表
6.2 采购产品分类明细表
6.3 供方能力调查表
6.4供方评定表
6.5 合格供方名单
6.6 供方年度业绩评价表
6.7 供方审核报告
6.8 供方质量管理体系开发计划
6.9供货质量统计表
6.10临时采购审批表
6.11年度采购计划
6.12月采购计划
6.13进货检验记录

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