内河船员教育和培训管理体系编写指南.doc

内河船员教育和培训质量管理体系编写指南目 录1. 目的和依据22. 适用范围23. 质量管理体系文件的编制原则23.1 系统协调的原则23.2 科学合理的原则23.3 符合性和可操作性原则33.4 有效性原则33.5 可持续性改进原则34 质量管理体系文件的编写方法34.1 培训学习阶段34.2 调查策划阶段44.3 质量管理体系文件编写阶段45. 质量管理体系文件的构成和编制45.1 质量手册45.2 程序文件65.3 支持性文件76. 质量管理体系的基本要求96.1 质量方针和质量目标96.2 职责、权限和沟通106.3 教学和培训计划116.4 招生与学员管理136.5教学与管理人员146.6场地、设施和设备156.7 教学和训练的实施166.8 教学和训练的检查与评估176.9质量记录控制176.10 纠正和预防措施186.11 文件控制196.12 内部审核和管理评审201.目的和依据1.1本指南为内河船舶船员教育和培训机构实施中华人民共和国船员培训管理规则第十二条和中华人民共和国船员教育和培训质量管理规则，建立并保持内河船员教育和培训质量管理体系，提供指导意见。1.2本指南依据中华人民共和国船员教育和培训质量管理规则和国内有关法律、法规和规章的规定而制定。2.适用范围2.1本指南适用于在中华人民共和国境内为船员或学员按照中华人民共和国内河船舶船员适任考试和发证规则和中华人民共和国船员培训管理规则的规定而开展的相关内河船舶船员教育和培训，以及从事上述船员教育或培训的机构。2.2从事上述船员教育或培训的机构建立的船员教育和培训质量管理体系,应覆盖涉及中华人民共和国船员教育和培训质量管理规则第二章基本要求的有关部门和岗位。3.质量管理体系文件的编制原则3.1 系统协调的原则 质量管理体系各层文件之间具有一定的相互依赖、相互配合、相互促进和相互制约的关系，形成了具有一定活动规律的有机整体。在编写质量管理体系文件时必须树立系统的观念，应从本机构的整体出发进行设计、编排。对影响教育和培训质量的主要活动进行有效的控制，接口要严密、相互协调、构成一个有机的整体。要充分考虑文件本身及相互之间的内在联系，各程序、各活动之间均应有序衔接，相辅相成，不能相互脱节或相互矛盾。3.2 科学合理的原则 各类文件的地位、作用是不同的，处于不同的层次上。每类文件除了重视各层次间的衔接，主要是解决本层次的问题。比如，质量手册是处于最高层次的纲领性文件，不涉及纯技术性的细节；支持性文件则是最基础的操作性文件，要求对各项作业给予尽可能详细的指导，而不需要原则性、概括性的阐述。 3.3 符合性和可操作性原则质量管理体系的要素应至少应包括中华人民共和国船员教育和培训质量管理规则第二章所规定的12个基本要求。编写质量管理体系文件，不仅要考虑这些基本要求，更要考虑机构的实际情况，所写的文件一定是机构能够做到和行之有效的。编写时，要考虑到可操作性，便于实施、检查、记录和追溯。3.4 有效性原则体系文件应能保证体系运行的连续性和有效性，使受控的活动和相应的部门、人员均能在体系的控制下实现既定的目标。各类文件的发放、修改、作废等均要履行严格的手续，保证现场使用的都是现行有效的文件。3.5 可持续性改进原则质量管理体系文件具有相对稳定性，但不是一成不变的。随着机构外部环境及内部条件的变化，质量管理体系文件应有一定的适应能力，因而具有一定的动态性。处理好稳定性和动态性的关系，保证适宜性，是确保质量管理体系有效性的关键。例如，质量手册要采用活页装订，制定文件修改程序，注明版本号等，主是为了便于修改；通过定期内部审核等，找出现行文件的不足，不断以体系文件进行改进，保证其先进性和适用性。4.质量管理体系文件的编写方法 质量管理体系文件的编写的具体过程一般分三个阶段：培训学习阶段、调查策划阶段、质量管理体系文件编写阶段 4.1 培训学习阶段首先要组织机构的全体人员反复学习中华人民共和国船员教育和培训质量管理规则和国家有关内河船员教育培训考试和发证的法律法规，使他们了解建立质量管理体系的重要性，很好的理解中华人民共和国船员教育和培训质量管理规则的内容和要求，了解自己的参与职责。同时要进行编写方法的培训。4.2 调查策划阶段按中华人民共和国船员教育和培训质量管理规则进行分析比较，主要包括：分析培训机构现状、各部门职能权限的现状、各部门提出需解决的接口问题、现有的管理制度及执行情况、现有的各项标准、仪器设备等情况。这个阶段的主要工作是按中华人民共和国船员教育和培训质量管理规则的规定研究执行落实的办法和措施。4.3 质量管理体系文件编写阶段这个阶段的主要工作是：（一）制定编写管理质量管理体系文件的格式、大纲、目录；（二）制定编写计划分步实施；（三）编写按照中华人民共和国船员教育和培训质量管理规则和工作实际情况分工合作进行编写；（四）质量管理体系文件的研讨、协调；（五）质量管理体系文件的批准、发布。5.质量管理体系文件的构成和编制质量管理体系文件由质量手册、程序文件和支持性文件组成。质量管理体系文件可采用与纸质文件等效的电子媒介形式。5.1 质量手册5.1.1质量手册的构成5.1.1.1 船员教育和培训机构须建立文件化的质量手册。用于阐明船员教育和培训机构的质量方针和质量目标，介绍质量管理体系的范围和结构，概述实现质量管理体系基本要求的途径或方法。5.1.1.2 质量手册一般应包括以下内容：单位概况、质量方针和目标、船员教育和培训的专业、类型和项目、质量管理组织机构、部门职责，简述实现质量管理体系质量基本要求的途径或方法。途径和方法的描述，可参考质量管理规则第二章的表述，但应根据本机构的实际情况，明确和细化相关的控制内容，并应与下一层次相应的程序文件和支持性文件关联起来，不应复制程序文件，也不应变成单纯职责的描述。5.1.2 质量手册的编制在编写前必须认真学习和充分理解中华人民共和国船员教育和培训质量管理规则的规定内涵，在此基础上，理清质量手册在体系文件中的地位以及与其它体系文件之间的关系，了解质量手册的内容框架和结构层次，再结合各个部门的特点进行编写。5.1.2.1 确定质量手册的编制格式和目录；5.1.2.2 确定质量管理体系文件的编号格式；5.1.2.3 确定质量方针和质量目标；5.1.2.4 在符合中华人民共和国船员教育和培训质量管理规则第二章规定的基本要求的基础上，确定本单位质量管理体系的要素；5.1.2.5 质量手册一般由概述和正文两部分构成。各构成部分包含的内容：（一）概述1)封面：包括文件编号、手册名称、机构名称、发布实施日期等；2)批准页：最高管理者签字发布，包括质量手册的重要性和各部门实施要求，以及何年何月何日起实施；3)目录：各章节的题目和页码；4)前言：机构基本情况；5)船员教育和培训的专业：包括获得主管机关许可开展的船员培训项目；6)术语和缩写：关于质量管理方面的术语。（二）正文1)组织机构明确机构设置及各部门的职责、职权，确保将各质量管理体系要求分配到各个部门。可根据实际情况通过组织结构图进行表达。2)实现质量管理体系要求的途径这是正文中主要的部分。要对所依据的基本要求，就如何实现这些基本要求一一予以阐述，手册中各项内容的先后顺序尽可能与基本要求内容顺序一致，以便对照。5.2 程序文件5.2.1 程序文件的构成5.2.1.1 船员教育和培训机构须建立文件化的程序文件。用于描述规则第二章基本要求所涉及的过程，并规定实施这些过程的程序或方法。5.2.1.2 程序文件至少应包括以下内容：目的、适用范围、该程序相关的部门或岗位的相关职责、工作流程、依据的规范性文件、需要的质量记录。有规定格式的质量记录应做出规范的格式。5.2.1.3 可根据机构自身的情况编写程序文件，程序文件的数量不限。5.2.2程序文件的编制5.2.2.1 程序文件将机构内部各种质量活动和质量工作的内容、顺序、方法及要求作出具体明确规定，要求员工按此文件执行。5.2.2.2 程序文件对涉及各个部门的接口问题，应作出明确规定，使各部门能够相互配合，促进工作顺利进行。5.2.2.3 程序文件是对质量手册的展开，它规定了实施质量活动的具体内容、方法和步骤，即对应该做什么，由谁去做和怎样做提出了要求。至于某个具体工作、某项作业如何能够达到标准的要求，即具体做法的指导则是支持性文件的内容。因此，程序文件相对于质量手册和支持性文件起着承上启下的作用。5.2.2.4 程序文件格式为了便于编制和协调，同时也便于实施和管理，所编制的所有的质量管理体系程序文件都应按统一的表达形式进行陈述。建议程序文件包含以下内容：（一）目的，说明该程序的控制目的、控制要求；（二）适用范围，应指出该程序所控制活动范围；（三）术语（如需要），给出与该程序有关的术语及其定义（特别是专用术语）；（四）职责，应规定实施该程序相关部门/人员的职责；（五）工作程序，主要应规定以下方面内容：1)确定需开展的各项活动及实施步骤；2)确定所涉及的人员；3)确定具体的控制要求和控制方法；4)确定开展各项活动的时机；5)给出所需的设备、设施及要求；6)规定例外情况的处理方法；7)引出所涉及的相关支持性文件；（六）列出本程序相关活动的质量记录名称及编号；（七）相关/支持性文件，应列出与本程序有关的相关文件/支持性文件；（八）质量记录表格，附上本程序所列表格形式质量记录的空白表格。5.3 支持性文件5.3.1 支持性文件的构成5.3.1.1 支持性文件主要用于明确具体的工作规范或标准。对于其他质量管理体系文件没有规定或规定不够具体的情况，可在相关体系文件中引入法规、规范、标准、管理规定等。作为质量手册或程序文件的补充或细化。5.3.1.2 支持性文件至少应包括：（一）与船员教育和培训相关的法律、法规、规章等外来文件；（二）本机构的岗位职责、业务指导、操作规范、规章制度等内部文件。5.3.1.3 质量管理体系运行过程中形成的质量记录，是一种特殊的文件。例如，在程序文件中明确的记录表格，在未被使用前是体系文件的一部分，要按照文件控制要求进行控制；在使用时，其就是质量记录了，应按照质量记录的控制要求进行控制。5.3.2支持性文件的编制5.3.2.1 业务指导书5.3.2.1.1 业务指导书是针对某一具体工作做的详细规定，并提出允许做和不允许做等注意事项。5.3.2.1.2 业务指导书应详细而准确地描述工作或作业，规定作业目的、作业前的准备工作、需确认的事项、作业的顺序、作业时应注意的事项等方面，使工作人员对作业有清楚而准确的了解。目的就是为了给操作者足够的指导，帮助他们完成工作，应具有很强的可操作性。5.3.2.1.3 业务指导书基本内容及格式（一）作业目的。指完成工作应达到的目标和结果，也就是为什么要进行此项工作，完成此作业要达到的技术指标等。（二）作业前的准备和确认事项。（三）作业流程，是指导完成作业的顺序及步骤，规定每一个步骤的具体操作要求和操作内容等。（四）作业注意事项。（五）其他注意事项及特殊事项。主要是处理异常的程序以及对于关键问题、特殊需求确认的规定。（六）工作流程图，如有必要可以附上工作流程图。5.3.2.2 岗位指导书5.3.2.2.1 岗位指导书是针对个人、岗位或工序具体环节规定的具体操作步骤、内容和方法的文件。只针对某一具体岗位而制定，目的是给该岗位工作人员以足够的指导，帮助他们完成工作，应具有很强的可操作性。5.3.2.2.2 岗位指导书基本内容及格式（一）岗位职责：表述该岗位的工作职责及所承担的责任。（二）任职条件：表述本岗位人员应具备的基本素质。例如受教育程度、工作经验、专业培训、技能要求都应达到什么条件和水平，是否有特殊要求。（三）工作内容：表述该岗位涉及的工作范围、活动目的和工作流程。5.3.2.3 质量记录5.3.2.3.1 质量记录就是体系运行的客观证据，应能真实地反映体系文件（主要是程序文件）中规定的各个工作环节和要求得到执行。即体系文件中说到的，在实际执行中是否做到的证明文件。5.3.2.3.2 记录设计原则（一）必要性。编制时对各项记录进行重要性、必要性，并不是说质量记录越多越好，但应能表明所支持的程序中相应的工作已按要求得到实现。（二）规范化。要尽量采取统一的格式和内容使之规范化。（三）实用性。要考虑本部门、本部分的具体情况，注意实用有效。6. 质量管理体系的基本要求6.1 质量方针和质量目标6.1.1 船员教育和培训机构编制质量方针和目标时，应满足中华人民共和国船员教育和培训质量管理规则第五条中的各项要求。6.1.2 编制说明6.1.2.1 校（院）长/培训机构最高管理者组织制定质量方针和质量目标并形成文件。6.1.2.2 船员教育和培训的机构应根据自身船员教育和培训的规模、师资和设备状况、教学环境、教学质量、管理水平、发展目标等情况制定质量方针和质量目标。6.1.2.3 质量方针是船员教育和培训的机构船员教育和培训质量管理的质量宗旨和方向，质量方针应能体现被服务单位的期望和需求。6.1.2.4 质量目标是船员教育和培训机构质量管理的具体目标，应与质量方针相适应，并具有可测性，质量目标可以是量化的目标也可以不是量化的，但无论如何，质量目标应该具有可以测量的特性。质量目标是可实现的，有能力实施的，并且有评价标准，和实现的措施和方法。6.1.2.5 质量方针、目标应符合国内相关规定和行业的要求。 6.2 职责、权限和沟通6.2.1 船员教育和培训机构应根据中华人民共和国船员教育和培训质量管理规则第六条的要求确保组织内的职责、权限和相互关系得到规定和沟通。6.2.2 编制说明6.2.2.1 建立合理而有效的内部管理机构以满足各要素所涉及程序和质量活动的正常运行。对所有与教育培训质量有关的部门和人员，明确职责与权限，可以以组织机构图的形式表述部门与部门之间的相互关系，并形成文件。6.2.2.2 机构内各部门有明确的职责、权限和相互关系，并进行有效地沟通。部门间的职责接口和关系需合理、明确。可在第一层质量手册中明确最高管理层及各部门职责。6.2.2.3 体系内各岗位人员有明确的职责、权限和相互关系。可在第三层支持性文件中以岗位指导书的形式表现出来。相互关系包括上下监控关系、岗位替代关系、岗位间衔接关系以及岗位和部门之间的整体关系等。岗位指导书的格式，应包含岗位职责、任职条件等。6.2.2.4 应在教学和管理各个过程控制文件中，建立适当的信息交流过程，明确适当的途径，确保对质量管理体系的有效性进行沟通，可分为内部沟通和外部沟通。（一）内部沟通。应结合实际建立适当的沟通过程，确保与体系有关的信息在各单位、部门和人员间实现有效沟通，提高体系运行有效性。沟通的方式可以包括：会议、报表、通报、业务信息共享平台、内部刊物、信息动态、通知公告、电子邮件及内部网站报道和简报等。（二）外部沟通。应确定体系对外沟通事项和对象，并通过适当的过程保证沟通有效。沟通途径可以包括：文件、会议、访问、信函、电话、传真、电子邮件、网上信息平台等。6.2.2.5 最高管理者是指在最高管理层指挥和控制船员教育和培训机构的一个人或一组人。为了便于质量管理体系文件的编写和提高文件的可操作性，船员教育和培训机构最高管理者一般为行政最高领导。6.2.2.6 最高管理者应指定管理者代表，管理者代表负责管理体系建立、实施和持续改进，并在管理手册或职责手册中明确其体系管理职责。管理者代表应具备丰富的教育培训管理经验，并熟悉本单位管理工作。管理者代表有权从资源保障、工作程序和过程方面，对各个层级的质量活动进行监控。最高管理者从资源保障等方面给予管理者代表足够的支持。6.3 教学和培训计划6.3.1 船员教育和培训机构应根据中华人民共和国船员教育和培训质量管理规则第七条的要求建立文件化程序，对教学和培训计划进行控制，以使其符合主管机关的强制性要求和机构自身的实际情况。6.3.2 编制说明6.3.2.1 本条所指教学和培训计划包括院校进行航海（学历）教育的人才培养计划（方案）、课程教学大纲（标准），也包括院校和各培训机构为开展航海教育和船员专业和岗位培训活动而编制的教学实施计划或培训实施计划。6.3.2.2 针对学历教育的教学和培训计划的文件化程序应包括：（一）部门/人员职责，包括专业人才培养计划（方案）、课程教学大纲（标准）编制、评审人员的资格要求。编制、评审人员应包括具有管理级船员经历的人员；编制和评审活动应由不同人员进行。（二）编制的输入，包括：1)教育与培训相关法规和规章的强制性要求；2)适用对象、教育手段、师资力量、教学设备等因素；3)委托方要求（如有）；4)以往教学和培训计划执行的效果；5)船员市场需求等；6)教育与培训主管部门的其他要求。（三）人才培养计划（方案）、课程大纲的内容要求，包括标明符合性、适用性及理论和实践课程的比例、教学时数、达到的目标、教学对象，实验（践）要求、课时等；教学和培训实施计划的内容要求，包括教学内容、教学进度等。（四）人才培养计划（方案）、课程大纲编制、评审、审批和发布、修改的过程控制要求。教学和培训实施计划的编制、审批和发布过程控制要求。6.3.2.3 针对没有开展航海类专业学历教育而只开展船员专业和岗位培训的机构而言，如果直接采用主管机关制定的培训纲要，则只需要对培训实施计划的编制、审批和发布进行控制。（一）部门/人员职责，包括培训实施计划编制人员的资格要求。编制人员应为熟悉培训纲要的教学管理人员，包括具有管理级船员经历的人员；（二）编制的输入，包括：1)主管机关制定的培训纲要的强制性要求；2)适用对象、培训手段、师资力量、教学设备等因素；3)培训内容、培训进度；4)教育与培训主管部门的其他要求。（三）教学和培训实施计划的编制、审批和发布过程控制要求。6.4 招生与学员管理6.4.1 船员教育和培训机构应根据中华人民共和国船员教育和培训质量管理规则第八条的要求建立文件化程序，对招生和学员管理全过程进行控制，以使其符合主管机关的强制性要求和机构自身的质量目标。6.4.2 编制说明6.4.2.1 本条所指学员包括航海教育的学生和各类船员培训的学员。如果机构既有航海教育的学生又有船员培训学员，则应分别对其招生与学员管理的过程控制进行规定。6.4.2.2 针对学历教育的招生和学员管理的文件化程序应包括：（一）招生文件化程序应包括：1)部门/人员职责；2)招生计划的编制、审批、上报及更改；3)招生计划实施（含发布招生简章、招生录取工作）；4)复审，应包括学员健康状况、学员资格、报名资料等的复审；5)招生相关活动的记录及保存。（二）学员管理文件化程序应包括：1)部门/人员职责；2)学员（生）报到与注册，注册主要针对学历教育的学生；3)学员（生）标识及名单产生与传递，应包括学员名单报相关管理机构的规定；4)学员（生）档案存档范围、传递过程、保管与利用；5)学员（生）学籍管理和日常管理；6)证书的发放与管理。机构可根据自身情况对以上控制过程单独或相对合并建立文件化程序。6.4.2.3 针对各类船员岗位和专业培训的学员的招生和学员管理的文件化程序应包括：（一）招生文件化程序应包括：1)部门/人员职责；2)招生计划的编制、审批、上报及更改；3)招生计划实施（含发布招生简章、招生报名工作）；4)船员培训的学员复查，应包括学员健康状况、学员资格、报名资料等的复审； 5)招生相关活动的记录及保存。（二）学员管理文件化程序应包括：1)部门/人员职责；2)学员报到；3)学员标识及名单产生与传递，应包括学员名单报相关管理机构的规定；4)学员档案存档范围、传递过程、保管与利用；5)学员日常管理；6)证书的发放与管理。6.5 教学与管理人员6.5.1 船员教育和培训机构应按照中华人民共和国船员教育和培训质量管理规则第九条的要求，建立文件化程序，对教学与管理人员的配备、培训和考核过程进行控制。6.5.2 编制说明6.5.2.1 配备（一）详细列明各教学岗位和管理岗位的配备条件和数量，且配备条件和数量满足主管机关法规的要求，并按照条件配备合格人员；（二）设置教学人员配备一览表，内容包括教学人员的专业、船上任职资历、教学经历以及所负责的教学科目； （三）设置管理人员配备一览表，内容包括管理人员的专业、工作经历、职务分工等。6.5.2.2 培训（一）按照各教学岗位和管理岗位的条件要求，结合相关岗位人员的知识结构，制定详细的人员培训计划，有针对性的开展业务培训；（二）教学人员的培训应侧重专业理论知识、实践能力以及教学法等内容，并保持持续更新；（三）管理人员的培训应侧重教务管理、教学管理等内容，并保持持续更新。6.5.2.3 考核（一）应建立起由机构考核和学员评价两方面的考核体系；（二）应将教学质量列为教学人员的考核重点，考核应细化到每一期培训班的每一个科目和教学人员；（三）对管理人员的考核，应侧重对培训班的组织和控制，以及安全管理要求。6.5.2.4 记录（一）按照一人一档的要求，详细记录教学人员情况，内容包括个人基本信息、教育经历、培训经历、船上任职资历、专业教学经历、教学人员考核情况、学员评价等；（二）按照一人一档的要求，详细记录管理人员情况，内容包括个人基本信息、任职经历、管理经验、人员考核情况等。6.6 场地、设施和设备6.6.1 船员教育和培训机构应按照中华人民共和国船员教育和培训质量管理规则第十条的要求，建立文件化程序，对教学和培训所需的场地、设施和设备、模拟器（如适合）以及教材和图书资料进行控制，使其符合规定要求。6.6.2 编制说明6.6.2.1 场地、设施和设备的配置、维护保养、使用和管理（一）应明确场地、设施和设备的管理部门（人员）和使用部门（人员）的职责；（二）应建立设备维护、定期保养、安全使用和防污染等方面的规章制度；（三）对大型或精密设备应制定详细的操作规程，并在设备处张贴；规程纳入体系支持性文件中受控；（四）场地、设施和设备的控制过程应明确记录并予以保持。6.6.2.2 消耗品的使用与补充（一）消耗品的补充工作应明确到具体人员；（二）应确保消耗品的数量能随时满足培训的需要；（三）应对消耗品的使用进行详细的记录。6.6.2.3 租用场地、设施和设备的评估与使用（一）对于租用的场地、设施和设备，在使用前应进行详细的评估，评估的内容应包括符合性、安全保障等；（二）租用场地、设施和设备应签订合同，明确各方的权利义务，以保证场地、设施和设备的持续可用。6.6.2.4 教材和图书资料的计划、选用和管理（一）编制、审核和购置教材和图书资料选编/购置计划；（二）明确教材和图书资料管理部门（人员）的职责；（三）制定图书资料及教材的保管、领用发放和流通办法；（四）书籍保管储存的环境应符合要求；（五）详细记录教材和图书资料的购置、领用以及库存情况。6.7 教学和训练的实施6.7.1 船员教育和培训机构应根据中华人民共和国船员教育和培训质量管理规则第十一条的要求建立文件化程序，对教学和训练活动进行控制，以保证教学和训练活动符合要求。6.7.2 编制说明6.7.2.1 教学和训练活动包括在机构内进行的理论教学和实践教学，也包括在航运单位进行的实习环节，文件化程序应包括以下内容：（一）教师的确定，包括理论和实践教师资格与资历要求、授课教师的确定等。（二）教学和训练相关部门与教师的教学准备，包括教学和训练的管理部门的准备、教学和训练的场地、设施和设备、教师的授课准备等。（三）教学和训练的实施，主要指教师为主导的教学和训练活动，包括教师教学和训练的要求。（四）教学和训练进度与调课控制，包括教师进行调课的审批程序、调课频次要求、补课等环节。（五）学员训练教学的安全保障与节能保护，应对教学训练中的安全保障、节能与环保和应急处置作出规定。主要针对操作环节的安全保障、节能保护和应急处置进行规定。可以根据机构自身情况，与场地、设施和设备有关安全保障、节能环保和应急处置的规定一并制定。6.8 教学和训练的检查与评估6.8.1 船员教育和培训机构应根据中华人民共和国船员教育和培训质量管理规则第十二条的要求建立文件化程序，对教学和训练的检查和评估进行控制，以保证教学和训练的秩序和效果。6.8.2 编制说明6.8.2.1 文件化程序应包括以下内容：（一）部门/人员职责。（二）对教学和训练环节的检查，包括对教学和训练的准备、实施各环节进行检查，以及检查结果如何处置的规定。（三）教学和训练质量的评估，包括对教学和训练的质量或效果进行评估，以及检查结果如何处置的规定。6.9质量记录控制6.9.1船员教育和培训机构应建立质量记录控制程序，以便对质量管理体系运行过程中所产生的质量记录进行控制和管理。质量记录应予以保存，以作为质量管理体系有效运行的证据。6.9.2编制说明6.9.2.1 质量记录控制文件化程序包括所有要素对应的程序运行过程中产生的质量记录，有关各种质量记录的内容和形式应在所有程序中详细规定。6.9.2.2 质量记录控制文件化程序并非对某一质量记录做出规定，而是对质量管理体系有效运行的所有质量记录的控制做出普适性的规定，应包括对质量记录的形式、标识、记载、保存、检索和归档等做出规定。其中：形式可以是表格，也可以是报告；标识是指给出统一唯一的检索方法，如：表格编号；记载包括填写规范和流程；保存包括：地点、期限、部门（人员）、存储介质；检索和归档主要规定质量记录的利用过程控制，包括相应的流程、相应的管理制度等。6.9.2.3 质量记录不仅包括各文件化程序中列明的质量记录，也包括在规范性文件中列明的质量记录。6.9.2.4 质量记录的形式可以是纸质、电子等媒介形式，质量记录可以是固定的表格，也可以是非表格形式的文件。电子媒介的质量记录的控制应在质量管理体系文件中明确规定其电子媒介的控制程序、方法,以保证质量记录控制的有效性。6.9.2.5 应对质量记录的保存地点和期限做出规定。6.10 纠正和预防措施6.10.1 船员教育和培训机构应根据中华人民共和国船员教育和培训质量管理规则第十四条的要求建立纠正和预防措施的文件化程序。6.10.2 编写说明6.10.2.1 对不符合要求情况的采集进行规定，规定不符合要求情况的采集部门和人员的职责，明确不符合要求情况采集的途径、确定的方法和处理的程序。不符合要求的信息来源包括：教学管理和检查中发现的、内审外审中发现的、管理评审、外部及内部投诉、用人单位或其他途径反馈的等等。6.10.2.2 不符合要求情况确定后，应进行原因分析，在此基础上制定纠正措施并有效实施。6.10.2.3 应对不符合规定情况纠正措施的实施效果进行验证，以确定不符合规定情况得到有效实施，不符合规定情况得到纠正。纠正、验证为不同人员。还要对验证结果的处理进行规定，主要是针对验证后发现没有得到纠正的不符合情况，应作出处理规定直至其完全纠正为止。6.10.2.4 应对潜在不符合规定情况应进行界定，对于潜在不符合规定情况的确定、预防措施的制定与实施也应进行规定。6.11 文件控制6.11.1 船员教育和培训机构应根据中华人民共和国船员教育和培训质量管理规则第十五条的要求建立文件控制的文件化程序。6.11.2 编写说明6.11.2.1 船员教育和培训机构应对质量管理体系相关文件进行控制，保证在所有相关的工作地点都能得到相应的文件的有效版本，保证需要了解文件内容的有关人员能及时方便地查阅，从而使得船员教育和培训活动开展符合各级主管机关和法律、法规的要求，符合机构自身管理规定的要求。6.11.2.2 应对文件控制的范围进行界定，范围应至少包括以下内容：（一）质量管理体系文件；（二）教学和培训计划/课程教学大纲/训练指导书、实习大纲；（三）教学和训练的规范、考核标准；（四）航海类教学、训练设备使用指南、说明书或操作规程；（五）船员教育与培训方面的国内有关法规、各级海事管理机构、上级部门有关船员教育与培训教学与管理的外来文件；（六）机构自己内部制定的管理规章制度；（七）其他与船员教育和培训活动有关的规范性文件。6.11.2.3 外来文件的控制，至少应包括文件的来源、受控文件的分类、登录、标识、使用、保存和更新；内部文件的控制，应包括文件的拟定、审批、发布、分类、标识、流转、使用、保管、更新、作废和归档。6.11.2.4 要建立分类文件的控制清单，对文件进行控制。6.11.2.5 要从所有使用场所及时撤消失效或作废文件/资料，对有参考价值需保留的文件加注作废标识，防止误用。6.12 内部审核和管理评审6.12.1 船员教育和培训机构应根据中华人民共和国船员教育和培训质量管理规则第十六条的要求建立内部审核和管理评审的文件化程序。6.12.2 编写说明6.12.2.1 内部审核的文件化程序应包括：（一）部门/人员职责；（二）审核的频次与准备，至少一年一次，可集中一次对全部受控范围进行审核；也可分批进行，但各批次的总和应覆盖全部受控范围；（三）参加人员及要求，审核员要有资格和回避要求，一般规定为不能审核自己的工作或与自己有直接责任的工作；（四）审核实施程序；（五）纠正要求；（六）审核员应对内审不符合项的纠正情况进行验证；（七）内部审核结果及纠正预防措施结果应为书面的，并在规定的时间内报审核机构。6.12.2.2 管理评审的文件化程序应包括：（一）部门/人员职责；（二）评审的频次与准备，至少一年一次；（三）参加人员及要求，管理评审由最高管理者组织实施；（四）评审实施程序；（五）纠正要求；（六）管理评审结果及纠正预防措施结果应为书面的，并在规定的时间内报审核机构。