费用管理制度第1版.doc

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广州***贸易有限公司管理文件
文件编号： 　 第1版 　　 签发：

费用管理制度
1 目的和适用范围
1.1目的
为加强广州***贸易有限公司（以下简称公司）的财务管理工作，统一各部门的报销程序及规定，提高公司管理水平，有效控制职能缺失或交叉、运行效率低下等风险，同时依据《企业会计制度》、《企业会计准则》以及相关财税法规规定，结合公司的实际情况，制定本制度。
1.2 适用范围
适用于需向员工、公众性企业、机构支付的各项经济业务。经济业务的形式包括广义采购结算业务（含服务、修理、规费等）和员工个人报销业务，以及由结算业务所引起的借款及其核销业务。
本制度适用于公司各部门、分公司（以下简称各部门）。
2 定义
2.1 费用报支是指公司各项经济业务由具体发生费用的各部门按照费用种类于一体化报支系统进行录入、审核后将生成的报支清单及原始凭证移交财务部门进行报支的过程。
2011年9月20日发布 2011年9月 30日实施
3职责分工
3.1费用归口责任部门和审批部门见附件1：费用管理审批流程表。
3.2 报支管理职责分工
3.2.1 财务部是报支业务的直接管理部门。
3.2.1.1 负责本制度的制定与修订。
3.2.1.2 负责报支清单的财务审核、会计核算及相关处理。
3.2.1.3复核报支单据的正确性、合规性。具体包括报销单的领导审批情况，发票抬头及其他相关信息，报销项目与原始凭证所体现的实际业务是否相符等。
3.2.2 管理部是报支业务的综合管理部门。
3.2.2.1负责对报支系统中的报支小类、报支预算额度进行维护和控制。
3.2.2.2严格按照公司相关管理文件审核费用发生的合理性、合规性。具体包括报销单的领导审批情况，发票抬头及其他相关信息是否正确，报销项目与原始凭证所体现的实际业务是否相符，是否缺失必要单据如购物的清单，报销金额是否超出相关制度规定额度等。
3.2.2.3负责人力资源信息维护，确保员工信息、部门信息及时准确地提供给报支系统。
3.2.2.4 负责提供可享受手机费报销的人员、私车公用报销的人员信息及报销额度，确保信息及时准确地提供给报支系统。
3.2.3各部门是本部门费用和归口承担费用的管理部门。
3.2.3.1 负责对本部门费用和归口承担费用进行控制，并对报销业务的真实性负责。
3.2.3.2 员工负责在报支系统中正确录入报支清单信息并确保原
始凭证的真实有效，各部门经理负责审批报支相关内容。
4 工作程序
4.1 费用报支管理要求
4.1.1 报支清单填写的要求
4.1.1.1报支清单的报销事由须填写齐全，清晰反映报支事项内容。
4.1.1.2报支清单所填报销金额须与原始凭证金额保持一致。若实际报销金额小于原始凭证金额，应于报支清单摘要处注明并由经办人签字确认。
4.1.1.3报支清单附件张数应列示所附原始凭证的实际张数。
4.1.2 报支清单所附原始凭证的要求
4.1.2.1报支清单所附原始凭证应取得印有税务监制章的规范发票或由政府相关部门监制的行政事业单位收据。除手机费、私车公用费、个人培训费外，发票抬头必须填写公司全称或规范简称（除定额发票外），如“广州***贸易有限公司”或“广州***”；发票日期必须填写完整，除符合***国际《职工教育经费使用管理细则》规定的个人培训费，和《员工自备车公用管理规定》私车公用费的车辆维修费外，其余费用报支期限为自开票日起3个月以内（含）；如有特殊情况则需书面说明并经公司领导同意。发票内容要完整，大小写金额要一致，不得涂改、刮擦、挖补。发票有错误的，应当由开票方重开；机制发票除票面有专门注明手工填列处，一律不得手工填写或修改，且必须加盖开票方的发票专用章（财务专用章）。
4.1.2.3 涉及抵扣进项税的增值税发票按公司《发票管理办法》执行。
4.1.2.4 发票遗失不予报销，涉及增值税专用发票遗失的，按照公司《发票管理办法》规定进行处理。
4.1.2.5 公司办公用品费用报支参照《***公司办公用品降本实施细则》、礼品费用报支参照《***公司礼品管理办法》、业务招待费报支参照《南方公司业务招待费使用相关规定》、私车公用报支参照《员工自备车公用管理规定》、差旅及探亲费报支参照《差旅费、调遣费及探亲费管理细则》执行。
4.1.2.6 公共关系费报支附件的要求
（1）在部门预算额度内的500元以下单笔业务招待费须经部门经理同意后使用，超过500元的单笔业务招待费须经总经理同意后使用。
（2）会议费必须在发生前作书面报告并经总经理审批同意，作为报支附件。实际报支必须有说明及费用明细；参加外部会议，支付会务费必须将会议通知等相关证明材料作为报支附件。
4.1.2.7 原始凭证为自制报销表单的（如职教费报销单等）须符合本公司费用专业归口相关管理制度规定，并由经办人、相关负责人或被授权人签字审批。
4.1.2.8 原始凭证应统一使用胶水粘贴，不得使用订书钉、大头针等固定。原始凭证应贴于报支清单背面右上角约两公分处，粘贴时应注意保留原始凭证上抬头、金额、日期、印章等与报销相关内容。对不符合规定要求的报销单据，管理部验收人予以退回，要求报销人重新整理。
4.2费用报支流程
4.2.1 员工报支
4.2.1.1 员工应根据实际发生的费用项目和金额，在公司一体化报支系统中录入报支清单，报支清单须按费用的类别选择报支大类。
4.2.1.2 员工应自行打印报支系统中录入的报支清单，并附相关原始凭证，经部门经理签字后递交管理部，总经理签字后财务部相关人员予以报销。
4.2.2 财务审核
4.2.2.1财务报支核算人员收到员工报支清单后，对其报支清单和原始凭证有效性、金额及列支渠道等予以审核。对不符合报支条件的报支清单将在系统中退回，待员工更正并重新提交后交财务报支核算人员；对审核无误的报支清单作账务处理生成会计凭证，将报支清单作为凭证附件一并交财务报支复核人员。
4.2.3 财务复核
4.2.3.1财务报支复核人员对会计凭证、报支清单和原始凭证有效性、金额及列支渠道等进行复核。对复核无误的会计凭证，连同附件一并交财务付款人员进行财务付款。
4.2.4 财务付款及复核
4.2.4.1财务付款人员根据有效会计凭证金额，通过银行转账方式经审核后支付报支款项。
4.2.4.2大额报支费用，必须采用银行转账方式支付，如有特殊情况则需书面说明经公司领导同意后方能支付。
4.2.5 费用报支周期：对审批手续齐全、原始单据正确完整的报销单据，在三天内完成费用支工作。
5 相关文件
5.1《发票管理控制程序》 BGMGZCW05
6 相关记录
无
7其它
7.1附件1 费用审批流程表

制订：陈森锋 日期：2011年9月16日
审核：葛文明 日期：2011年9月16日

第 12 页 共 12 页
附件1:费用审批流程表：
序
流程名称
审核人1
审核人2
审核3
可使用部门
控制属性
关键控制点描述
是否需签约
1
业务招待费报销
证明人
部门经理
总经理
各部门
重点可控
1、应遵循一事一申请原则，报销时需在报销单注明每一笔费用发生的日期、时间（如用餐注明中餐还是晚餐）、参加人员。同一件事情招待、同一次招待（用餐、礼品等）不可分批申请。
2、凡是发票写了礼品，必须按照公司礼品管理办法填写外采购申请单及礼品领用单。
3、发票必须盖章。
4、不可将停车票放入业务费内。
5、额度内礼品营销部门可临时自行购买，并报管理部备案。
无
2
手机费报销
系统设定额度控制

各部门
重点可控
1、按照年额度标准控制。
2、不可报销定额发票。
3、手机号、及用户名必须与系统信息一致。
4、三个月之内须报销完毕，（对应《通讯管理办法》）。
无
3
私车公用费用报销
车辆管理员

参加私车人员
重点可控
1、按照年度额度预算控制。
2、因公出差补贴调整至0.75/公里，（对应《私车公用办法》）。
无
4
电话费报销---公司转帐

管理部经理

管理部
重点可控
1、按照每月实际发生费用，做好明细台帐。（电话号码、发生金额）。
2、每月与财务对帐，跟踪未办发票。
3、对帐单须有对方盖章。
需
5
公车费用报销(划帐油费）
车辆管理员
管理部经理

管理部
重点可控
1、责任人在加油时必须保留小票，并在小票上签字确认，交回车辆管理员。（划账：管理部、财务部审核。个人报销：超额时需总经理审核）
2、费用报销系统根据划帐及个人报销两个字段产生不同的审核表。
3、对帐单须有对方加盖公章。
需
6
公车费用报销/油费(个人）
车辆管理员
管理部经理
总经理
（超额）
管理部
重点可控

无
7
公车费用报销/路桥费(划帐）
车辆管理员
管理部经理

管理部
重点可控
国道所发生的过路费需备注：事由、日期、地点，并附派车申请单（划账：管理部、财务部审核。个人报销：超额时需总经理审核）。
无
8
公车费用报销/路桥费(个人）
车辆管理员
管理部经理
总经理
（超额）
管理部
重点可控

无
9
公车费用报销/停车费)
车辆管理员
管理部经理

管理部
重点可控
事由、日期、地点，并附派车申请单（按月报销）。
无
10
公车费用报销(保险费）
车辆管理员
管理部经理

管理部
重点可控
总经理审核合同，并将复印件附财务凭证后。
需
11
公车费用报销（车船使用税）
车辆管理员
管理部经理

管理部
重点可控
按照广州市规定。
无
12
公车费用报销（养路费）
车辆管理员
管理部经理

管理部
重点可控
按照广州市规定。
无
13
公车费用报销（租赁费）
车辆管理员
管理部经理

管理部
重点可控
总经理审核租赁协议。（对于临时性的租车费需附派车申请单，申请单须公司领导签字）
需
14
公车费用报销（维修费）
车辆管理员
管理部经理
总经理
管理部
重点可控
1、事前报管理部经理同意后方可维修保养。
2、由保险公司赔付的只需管理部经理审核。
无
15
管理费用--办公费--资料宣教费--订报费
部门经理
管理部经理
总经理
（超额）
管理部
重点可控
1、根据年度计划，订制相关的报刊，超出3万元须有报告或审批表总经理审批。
无
16
管理费用--办公费--资料宣教费--其他
部门经理
管理部经理
总经理
（超额）
管理部
重点可控
1、附有计划报告及明细单，超出3万元须有报告或审批表总经理审批。
需
17
管理费用--办公费--印刷费
部门经理
管理部经理
总经理
（超额）
管理部
重点可控
1、附明细清单，超出3万元须有报告或审批表总经理审批。
2、需做供方评价。
需
18
管理费用--办公费--办公用品
部门经理
管理部经理
总经理
（超额）
管理部
厦门分公司
上海联络处
重点可控
1、附明细清单，超出3万元须有报告或审批表总经理审批。
2、需做供方评价。
需
19
管理费用--办公费--邮电通讯费--邮递费
部门经理
管理部经理

管理部
厦门分公司
上海联络处
重点可控
1、附明细清单，对帐单须有对方盖章。
需
20
管理费用--差旅费--本地差旅费
部门经理
验收人
总经理
各部门
重点可控
1、需明细单上或在小票填写出发地及目的地。
无
21
管理费用--差旅费--外埠差旅费
部门经理
验收人
总经理
各部门
重点可控
1、按照差旅费管理规定控制费用。如对于费用住宿费超标，需在备注栏上填写原因（系统）。
需
22
管理费用--差旅费--出国人员费用

总经理
管理部
国际专控
1、附***国际出国批复报告。
无
23
管理费用--差旅费--探亲路费
部门经理
管理部经理

各部门
一般可控
1、建立员工探亲费用台帐。

无
24
管理费用--能源设施费--外购能源费
部门经理
管理部经理

管理部
厦门分公司
上海联络处
一般可控
1、附使用单元明细,并由专人做好台帐。
2、每月与财务做对帐，跟踪未到发票。
无
25
管理费用--后勤服务费--岗位餐费
部门经理
管理部经理

管理部
厦门分公司
上海联络处
一般可控
1、附明细,并由专人做好台帐（对帐单须有对方盖章）。
需
26
管理费用--后勤服务费- -物业管理费
部门经理
管理部经理

管理部
厦门分公司
上海联络处
一般可控
1、相应的协议需有总经理授权；
2、附使用单元明细,并由专人做好台帐。
需
27
管理费用--后勤服务费-- 环卫绿化费
部门经理
管理部经理

管理部
厦门分公司
一般可控
1、按照年度协议控制费用额度。
需
28
管理费用--后勤服务费--服务管理费
部门经理
管理部经理

管理部
厦门分公司
一般可控
1、按照协议控制费用额度。
需
29
管理费用--后勤服务费--洗衣费
部门经理
管理部经理

管理部
厦门分公司
一般可控
1、驻外员工按照每月/人/300元额度控制。
无
30
管理费用--董事会费
部门经理

总经理
各部门
一般可控
1、根据年度计划执行，附会议申请报告。
无
31
管理费用--租赁费--房屋租赁费
部门经理
管理部经理

管理部
一般可控
1、根据房屋租赁合同支付（协议需报总经理审核）
2、每季度跟踪房屋押金情况，退租及时到财务办理押金退还手续。
3、管理部备案相关合同。
需
32
管理费用--租赁费--办公设施租赁费
部门经理
管理部经理

管理部
一般可控
1、附租赁办公设施明细表，超出3万元须有报告或审批表总经理审批。
2、管理部备案相关合同。
需
33
管理费用--劳动保护费--劳防用品费
部门经理
管理部经理

管理部
一般可控
1、员工制服制定费，需申请报告，并做好领用记录。
需
34
管理费用--劳动保护费--防暑防寒费
部门经理
管理部经理

管理部
一般可控
1、按照上级规定额度，及人数控制。
无
35
管理费--劳动保护费-卫生用品费
部门经理
管理部经理
总经理
管理部
一般可控
1、按照年度预算额度定期发放，附明细清单，并做好领用记录。
无
36
管理费用--法律事务费
部门经理
管理部经理
总经理
管理部
一般可控
1、附当月咨询申请表（凡需通过公司常年法律顾问进行咨询的，需填写“法律事务咨询申请表”，由部门经理审核通过后，将申请表提交管理部备案）。
需
37
管理费用--专业服务费--学会网络费
部门经理

总经理
进出口部
一般可控
1、协议须总经理审批。
需
38
管理费用--专业服务费--招聘费
部门经理
管理部经理
总经理
管理部
一般可控
1、协议须总经理审批。
需
39
管理费用--专业服务费--其他
部门经理
管理部经理
总经理
管理部
一般可控
1、外包协议须总经理审批。
需
40
管理费用-检修费用-资材备件耗用
部门经理
管理部经理
总经理
（超额）
一般可控
1、超出3万元须有报告或总经理审批。
无
41
应付职工薪酬--工会经费
工会验收人
管理部经理
工会主席
工会指定人

1、按照工会新会计制度执行。
无
42
应付职工薪酬--职工福利--其他
部门经理
管理部经理

管理部
厦门分公司
上海联络处
一般可控
1、根据***国际规定科目支出。
需
43
应付职工薪酬--职工教育经费--培训费
管理部经理

总经理
管理部
一般可控
1、根据公司《职工培训经费使用管理细则》审批。
需
44
应付职工薪酬--职工教育经费--业余学历进修费
管理部经理
管理部经理
总经理
管理部
一般可控
1、根据公司《人力资源发展金使用管理细》、《职工培训经费使用管理细则》审批。
无
45
应付职工薪酬--职工教育经费--岗位技能培训费
管理部经理
管理部经理
总经理
管理部
一般可控
根据公司《人力资源发展金使用管理细》、《职工培训经费使用管理细则》审批。
无
46
管理费用--公共关系费--会议费
部门经理

总经理
各部门
重点可控
1、内部组织会议需有会议审批表格及会议费明细。
2、外部组织的会议需有会议邀请函及会议明细。
需
47
管理费用--办公费--邮电通信费--网络使用费用
业务部经理
管理部经理

管理部
厦门分公司
上海联络处
重点可控
1、协议由总经理审批。
需
48
管理费用--警卫消防费
区域安全员
管理部经理

管理部
一般可控
1、协议由总经理审批。
需
49
管理费用－差旅及通勤费－通勤车费用
管理部经理

管理部
一般可控
1、根据年度计划，支付费用，协议由总经理审批。
需
50
管理费用-保险费-其他保险费
管理部经理

管理部
一般可控
1、协议由总经理审批。
需
51
销售费用-广告费-广告费
管理部经理

总经理
管理部
国际专控
1、根据年度计划，支付费用，协议由总经理审批。
需

未纳入系统的费用科目（除固定资产清理:房屋建筑物/运输设施/办公设施3项费用不纳入费用系统，其余的费用将纳入费用管理系统，保证管理费用报销数据的完整性。

序号
流程名称
审核人1
审核人2
公司领导
可使用部门

关键控制点描述
是否需签约
1
管理费用--咨询费
部门经理

总经理
管理部
国际专控
1、协议由总经理审批。
需
2
管理费用--审计费
部门经理

总经理
财务部
国际专控
1、按***国际管理规定。
无
3
固定资产清理-房屋建筑物
部门经理

总经理
管理部

1、不纳入费用系统，按照固定资产处理办法执行。
需
4
固定资产清理-运输设施
部门经理

总经理
管理部

1、不纳入费用系统，按照固定资产处理办法执行。
无
5
固定资产清理-办公设施
部门经理
管理部经理

管理部

1、不纳入费用系统，按照固定资产处理办法执行。
无
6
应付职工薪酬--外协薪酬--劳务外聘
管理部经理

管理部

1、按照外协管理规定。
需
7
管理费用--系统维护费--维护费
业务部经理

总经理
业务部
一般可控
1、协议由总经理审批。
需
8
管理费用--系统维护费--软件费
业务部经理

总经理
业务部
一般可控
1、协议由总经理审批。
需
9
应付职工薪酬--住房公积金
管理部经理

管理部

1、按照广州市规定。
无
10
应付职工薪酬--社会保险--伤残就业金
管理部经理

管理部

1、按照广州市规定。
无
11
应付职工薪酬--外协薪酬--工资
管理部经理
管理部验收人
总经理
管理部
不可控
管理部负责各项薪酬明细表留存，在***国际专项预算内列支

12
技术开发经费
业务部经理
管理部验收人
总经理
业务部
国际专控
技术开发合同，以运管部下发的项目和额度核算。