RPA技术在财务工作中的应用研究:现实与未来展望.pdf
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1、Finance and Accounting Research|财会研究MODERN BUSINESS现代商业167RPA技术在财务工作中的应用研究:现实与未来展望万依云1许竞文21.琼台师范学院海南海口5711272.山西财经大学山西太原030012基金项目:琼台师范学院“自贸港智能财务教育研究中心”(QTPT21-1)研究成果。摘要:机器人流程自动化(RPA)技术在财务工作中的规模应用,通过替代无须人工决策的固定性流程化操作,减少主观错误,可有效提升工作效率。随着人工智能技术的发展,结合目前凭证制单与审核、支付、合同与发票的审核、市场预测与分析、财务共享服务中心及电子档案和数据处理、语言及
2、图像识别等不断增加的应用场景,具有智能化特点的认知 RPA 已成为智能财务的热点领域,其规模化运用也会带来更大的影响和挑战。关键词:RPA 技术;财务机器人;智能财务中图分类号:F616.6文献识别码:A文章编号:1673-5889(2023)19-0167-06一、引言随着信息数字化的高速发展,智能财务在 RPA、AI 等技术的加持下,在诸多应用场景中重新构建了管理会计的核心技能,在数据处理与分析技术越来越成熟、数据采集成本大幅降低和业务数据化程度越来越高的发展过程中,财务人员和机器共同协作能力将得到高速发展。RPA(Robotic Process Automation,即机器人流程自动化)
3、的发展初期是帮助员工去完成一系列通过点击就可以完成的操作。德勤会计师事务所推出财务机器人,依据预先设定的操作行为和业务处理规则,模拟用户与计算机系统的复制、粘贴、点击、输入等交互过程并增强这一过程后自动完成特定的系列流程和预期任务,有效实现信息系统与人工集成的智能化。德勤在“估值挖掘”领域也进行了测试,未来还可将 RPA 技术应用于反舞弊调查、IPO 审查、尽职调查等方面。RPA 在各行业中得到广泛应用,成为构建业务财务流程自动化的重要引擎之一,助力组织向“智能财务自动化转型”。以数字化和智能化新技术为引导的数智经济变革正在全世界范围内推动,给全球的生产、投资及贸易格局带来了深刻调整。IMA2
4、020 年举办了一场 RPA 网络研讨会,在 1500 名全球与会者中,34%的与会者表示 RPA 将是未来三年内对财会行业影响最大的新兴技术。超过 75%的与会者认为,其所在组织的财会流程会在一定程度或很大程度上从 RPA 中受益。表1对财会行业影响最大的新兴技术你认为未来三年内对财会行业影响最大的新兴技术是什么?a.机器人流程自动化(RPA)34.4%b.数据科学14.1%c.人工智能22.7%d.数据可视化5.8%e.区块链6.6%f.预算、规划和预测工具12.1%g.其他0.9%h.不确定3.5%数据来源:IMA美国管理会计师协会。云平台的融合,建立完善的企业管理能力评价指标体系和动态
5、的企业管理能力评价反馈机制,切实有效地推动企业管理能力评价的信息化和智能化转型。其次,还需要优化企业管理能力评价程序和业务流程,基于云模式特征创新管理体系,应用评价信息优化企业管理能力,不断调整企业的管理工作框架和业务流程,从而为云模式下企业管理能力的创新奠定坚实基础。参考文献:1 王伟宁.企业财务风险防控能力评价指标体系研究J.当代会计,2020(7):53-55.2 陆蔚.云技术在企业创新管理中的推进作用分析J.企业改革与管理,2020(2):69-70.3 卿玲丽,屈静晓,文春晖.“大智移云”技术驱动下涉农企业的管理会计智能化构建J.科技和产业,2022,22(2):119-125.4
6、黄春燕.“大智移云”背景下企业管理会计人才职业能力研究J.时代经贸,2022,19(3):80-83.5 杨佩.基于大智移云的住友集团预算管理优化研究D.长沙:湖南大学,2020.6 孔赟.基于云技术的会计信息化管理系统的设计与实现D.长沙:湖南大学,2020.7 徐勇辉.基于大智移云技术的A企业集团全面预算管理优化研究D.南昌:华东交通大学,2021.8 闵雨晴,戴昕.SaaS模式下中小企业云会计安全性评价J.合作经济与科技,2020(16):159-161.作者简介:1.付东红,供职于中汽创智科技有限公司。2.李易,供职于中汽创智科技有限公司。3.高奔,供职于中汽创智科技有限公司。Fina
7、nce and Accounting Research|财会研究MODERN BUSINESS现代商业168此外,麦肯锡咨询公司对财会流程和自动化软件能力详细分析后的结果表明,自动化工具可以“将 42%的财务活动完全自动化,19%的财务活动基本自动化”。随着人工智能技术的发展和数据处理、语言及图像识别等应用场景的增加,具有智能化特点的认知 RPA 财务机器人将成为智能财务的热点领域,但它只是一种在特定软件开发环境下编写的控制程序,虽然具有高度适用性,真正走向市场之后,RPA 财务机器人能否取代传统财务?其规模运用给财务行业带来更大的影响和挑战有哪些?RPA 技术的发展前景如何?如何在人和机器人
8、之间寻找一个最佳平衡点?智能审核与 RPA 财务机器人的价值贡献有何不同?这些都是需要进一步去思考和探讨的问题。二、RPA技术在财务工作中的应用现状作为一种软件自动化技术,RPA 具有灵活配置和非侵入性这两个特点,可以支持开箱即用,协同多个系统,协助财务人员完成一些重复性高、低附加值、规则固定的标准化工作。比如说 RPA 银企对账机器人,核对日记账和对账单以识别未达账项,自动填入银行存款余额调节表;RPA 往来对账机器人自动获取邮件,24 小时无人值守地完成对账并发送回函;RPA 网银付款机器人自动读取付款清单完成量大且重复性高的付款业务操作;RPA 发票填开机器人通过读取开票清单,批量开票;
9、RPA发票认证机器人通过读取备查账,自动到发票平台查询和勾选;RPA 仓储物料开单机器人自动读取出入库明细并自动批量开单;RPA 税务申报机器人通过设置规则,在读取纳税申报表后自动完成各主、附表的填写。目前,RPA 财务机器人在数据频繁录入和迁移、操作重复繁琐的应用场景中可以有效帮助解决效率和正确率等问题。财务领域HR领域IT领域银行回单下载银企对账纳税申报发票填开财务报表编制自动搜寻简历简历跟踪归档工资单管理招聘流程教育培训账号和权限开通数据备份与恢复密码重置邮件处理FIP下载、上传图1RPA机器人应用的职能领域陈虎等(2019)认为,RPA 技术得到规模运用并对财务工作产生了极大影响,进而
10、推动财务转型,促进财务人员为组织提供更多的增值服务。职能转型是将财务人员职业发展需要与岗位需求良好匹配的实现路径。(一)工作原理在技术推动下,财务领域经历过四次革命。第一次是单体计算机的发展推动的会计电算化;第二次是 ERP 促进的业财一体化;第三次是“互联网+”和云计算发展促生的财务共享服务和财务云系统平台;第四次则是由 RPA 技术“大智移云物”推动的财务自动化和数字化的多维应用场景。RPA 财务机器人是以 RPA 技术为主,以认知技术为辅,从基础层、数据层、服务层、平台层和应用层五个层次进行框架设计,具有自我管理、调节、配置、诊断和康复的独特功能。它集合了 AI 技术的人脸、文字和语音语
11、义识别,已应用于网站爬虫(如爬取外汇、中标、客户信息)、系统内部操作自动化(如批量审批、入账和退回)、邮件、OA 工单处理(如根据主题收取附件并合并附件完成转录、报备)、跨系统对接(如日终清算、跨系统报表、网银对账)、盯盘盯市(如账户余额、交易量监控)、外部系统读取(如发票防伪查询、人行征信检查)、外部系统报备(如报税、房贷网或机构异动报备)等功能项目。程平等(2021)在现有业务流程的基础上设计了基于 RPA 技术的审计机器人模型,阐述了 RPA 审计机器人的运行机理、技术路径和构建模型。RPA 财务机器人通过再造财务人员的工作流程,运用数据采集-数据清洗-数据分析-数据可视化-预测建模等数
12、据分析核心方法与技能,搭建数据与决策基础,实现数据采集与处理自动化、数据分析与展现自动化、数据分析报告自动化,完成传统人工财务数字化的技术应用。图2RPA财务机器人数据整理流程(二)应用价值RPA 财务机器人不再依赖代码进行屏幕抓取,其流程自动化可以通过拖拽来设置多功能组件,模拟大部分人工操作,完成诸如登录程序、选取浏览器、复制粘贴、处理 Excel 和邮件、填写表单、从文档里提取结构化和半结构化数据等自动化流程。这种方式无需专业编码知识即可迅速获取数据与搭建流程,对使用者的要求较低,使人力得到解放,这也是 RPA 的价值所在。RPA 技术在财务领域的应用发展较为丰富,其规模应用将会给从事简单
13、重复、标准化程度高的低附加值工作的岗位人员带来危机,使现有财务人员大量转岗,从基础常规的高度结构化工作中解放出来,参与到组织政策、规则遵守、员工绩效、人力资源的监督与评价过程,从事更高端咨询服务、风险管理和领导等增值服务工作,加速财务工作从基本职能向拓展职能升级转化,但财务职能创造性、智慧性的转型方向将是财务机器人无法替代的领域。国内外学者对 RPA 技术的发展带来的财务职能转型的研究主要从三个层面展开,包括个人、组织和行业。第一,RPA 技术促进个人复合型职业胜任力的转型。数智经济时代要求新型商科人才具备三个层次的数字化能力,包括:数字化领导力、数字化运营能力和数字化发展潜力,同时还包含大数
14、据分析决策、共享服务中心运营、数字化意识等子能力。RPA 技术让财务岗位对精通数据分析、统计和预测有了更迫切的需求。“数据、技术、流程、治理、人才”将成为数智化转型的核心要素。第二,RPA 技术提升组织可持续发展的高定位价值。财务部门的职能转向组织战略支持和提升为实现组织目标保驾护航等高级管理活动,通过从低附加值的工作中解放出来,更好地关注于业财融合的高位增值价值,服务于整体组织管理、价值创造和可持续发展。财务学科的全面综合性、全量覆盖性和高定位得到了强化,为进一步实现财务组织顶层设计的目标提供助力。第三,Finance and Accounting Research|财会研究MODERN B
15、USINESS现代商业169RPA 技术推动行业的迭代升级。RPA 技术为财务职能重心由事后向事前延伸提供了可能,以职业道德、职业敏感度和价值观为支撑,推动财务行业在迭代中的职业升级。何瑛等(2020)对逐步层级递进实现“知识技能-行为技能-战略及视野-领导及影响力”这四项能力提出设想,意在逐步实现行业数字化管理。综上,RPA 技术降低了用户的使用门槛,有效优化了组织的运营,促进了应用模型的多样化,利用大数据相关算法帮助单位进行精准预测和决策的需求,对智能财务应用场景下的员工“数商”提出了更高的要求。(三)带来的问题RPA 财务机器人是 RPA 技术在财务领域中的应用,其实质是一段程序,并非我
16、们传统印象中那种实体拟人形机器人,其作用是替代人工完成大量流程中设计好的任务。以虚拟软件形式出现的机器,与常规的操作软件存在较大差异,它只是一种数字化辅助技术,虽然具有高度适用性,真正走向市场之后,也出现了一些待关注的问题,需要从全局的角度考虑财务机器人的科学部署问题。1.受开发环境的限制多RPA 是一种部署在其他操作软件之上的技术,需要依据其他操作软件的升级改版或前端界面改变而进行常规的重调整和重设计维护,因此其稳定性会受到一定的影响,对于不熟悉维护业务的用户来说,用户体验和实施商利益会受到损害。流程基于固定规则完成处理,当出现规则以外的事件时,需要人工进行干预。2.初始化设置工作量大在机器
17、流程自动化中,初始化设置较为繁琐,如预设数据格式范围、重要性水平认定等通用性指标的设定等。如何进一步提升可靠性、通用性和适应性?这些问题有待更深入的研究。为了保障财务机器人有序正常地运行,快速、高效地响应业务需求,设计完整和详细的跟踪优化机制也是一个大的工作量。3.实现高阶功能要求高要完成一个业务流程的自动化设计,会涉及到一些较复杂的情况,比如,某些前端藏得很深的控件录制,除了通过拖拽,不得不使用代码设计的方式去实现一些高阶功能,在提取某些数据中的关键信息时,需要使用表达式,这是由于设计时缺乏从用户视角考虑实际的业务环境,从而增加了设计人员的沟通成本和用户的学习成本。4.多款软件融通难度大RP
18、A 支持 Windows 环境下自动化,为了快速开发,用.NET环境的标准框架或通过 JAVA、QT 来设计。一些有实力的开发者,愿意用自定义的独立设计框架和自渲染的界面来开发。RPA 技术要去自动化这么多款软件,会碰到一些难题,例如无法准确录制到那些自定义开发、远程桌面或 FLASH,因为通过图像识别技术来进行初步识别的准确率并不高。5.机器人风险不可避免第一,机器人自身可能存在逻辑问题导致运行不稳定或大面积出错风险;第二,机器人可能受到停电、零件损坏等不可抗力影响导致失灵风险;第三,可能存在人为篡改机器人运行过程的风险。这些都需要使用者提前准备预案,设立监察机制,防止这类风险爆发影响财务工
19、作的开展。这些风险提示需要将机器人的全部执行过程体现到运行日志中,以便后期审查机器人自身的漏洞,以权衡执行结果的正确性。6.人力资源管理风险增加机器流程自动化实施过程中,可能会出现人员激增及锐减的现象,刚引入 RPA 时,由于调试、适应和磨合,员工人数会大幅增加,人员结构也会发生相应的调整,会增加大量技术维护人员,终端操作人员也会增加,而当系统完成调试,RPA 就会取代一些低附加值员工的工作,让部分学习能力不强,知识复合适度不高的人失业,员工锐减的现象就会出现。多数员工需要投入更多精力在业务监控、流程优化和数据分析上。这些可能或多或少都会造成人力资源管理的难度,同时增加 RPA 融入市场的阻力
20、。不过,任何技术革命都是一个创造新职业和摈弃旧职业的过程,对 RPA 技术的信任会越来越多。三、RPA技术应用在财务对账工作中的实例分析单位之间的对账是内控的一项经常性工作,审计人员函证中也涉及大量对账业务。在实际工作中,财务人员大量的手工逐个对账会造成对账不及时、资金回收困难等问题,如何提高对账单处理的效率和正确率已成为单位财务人员及管理层关注的重点问题。高效快速的对账可以保证各单位资金的安全性,贯彻财务核算的规范性,提高工作效率,避免和纠正因账务不一致而引发的一系列风险隐患。(一)实例描述某单位财务人员每日需要填制往来账,并于月末汇总计算往来单位余额及计提信用减值损失和相关折扣条款涉及的理
21、财费用。由于往来账户之间需要按规定的时间来回传递对账数据,明细多且周期长,工作量大,经常因为传递不及时导致对账滞后,影响结算的及时性,人工登记也容易发生错误。针对这样的工作痛点,单位希望开发 RPA 财务对账机器人以代替人工完成此项工作。(二)流程设计在实际业务操作中,财务人员会在规定时间接收对账信息并根据余额表进行对账,同时将对账结果回函。因此,可以将RPA 财务对账机器人的流程设计为:输入账号及授权码信息保存对账相关附件对账日期对账金额对账不符类型=账期有误对账不符类型=金额有误是否完成对账=对账不符原因说明写入经办人发送对账回函TRUETRUEFALSEFALSE是否完成对账=获取收到的
22、数据图3RPA财务对账机器人的流程设计Finance and Accounting Research|财会研究MODERN BUSINESS现代商业170在 SMTP 和 POP3 相关活动中需要调转主机服务器地址。为了不重复对账,还需要设置获取信息后删除消息,同时通过设置延迟活动,达到 24 小时无人值守、定时获取数据自动对账并回函的目的。整个 RPA 财务对账机器人的核心流程是对账过程这一子流程。(三)数据处理在机器流程自动化开发设计过程中,作为比 Python、WebDriver、宏、AutoIT 更简单的自动技术,RPA 需要结合 AI、区块链、XBRL 等技术完善数据的处理。1.需考
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- RPA 技术 财务 工作 中的 应用 研究 现实 未来 展望
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