合同管理制度及流程.doc

天水嘉讯网络科技有限公司
合同管理制度及流程
<第一版>

天水生活网
二〇一四年一月二十四日
目录
第一节 目 的 1
第二节 适用范围 1
第三节  合同管理部门及职责 1
第四节  合同时间流程具体规定 2
第五节  合同具体要求 3
第六节 合同的变更、解除合同（产品的下线） 5
第七节 无效合同 6

第一节 目 的
第一条 为规范公司合同管理、防范与控制合同信息正确性，将有效团购信息全面的展示给消费者，明确自己的岗位职责，特制定本规范。
第二节 适用范围
第二条 本规范适用于天水嘉讯网络科技有限公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等；包括团购合同、口碑合同、广告合同、建站合同等。
第三节  合同管理部门及职责
第三条 总经理负责法定代表人授权委托书的签署，资产转让合同、借款合同、房产租赁合同、对外担保合同；以及涉及资产、大额借贷经营合同、财产处理等合同的审批。市场部经理负责团购合同、口碑合同、广告合同、建站合同等经济合同的审批，出现特殊情况合同可向总经理请示；编辑部负责合同信息的编辑审核上线； 行政部负责合同发放、盖章、归档、备案和管理，监督检查合同履行执行情况，对履行中出现的重要问题进行分析，提出修改意见。
第四条  相关部门的主要职责：
（一） 业务员负责合同洽谈协商起草签订工作。
（二）业务员签订好正式合同后和商家约定拍照时间，应告知商家拍照基本内容，友好提醒商家安排好拍照所准备的物品。
（三）市场部经理负责合同的答疑、审核工作。
（四）编辑部负责合同信息的编辑（拍照、图片处理、文字编辑）审核上线工作；
（五）编辑部在产品上线前一天为市场部提供产品菜单、商家账号和兑换密码；
（六）业务员在产品上线前一天负责将菜单、账号、密码提供给商家，并教会兑换流程；
（七）财务部门负责按期给商家打款工作，及时报送合同打款情况报表及有关资料提供给市场部；
（八）行政部负责合同的归档管理工作。
第四节  合同时间流程具体规定
第五条 合同正式签订交至行政部起为合同开始流通时间，合同流通时间为2天。编辑部自接到合同起在流通时间范围内合理安排工作流程（拍照时间、图片处理、上线审核）按时将产品上线，不得随意延期。
第六条 如出现产品需及时上线的特殊情况（即加急上线合同），需业务员向部门经理请示，部门经理审批，市场部必须提前一小时以书面形式告知行政部，行政审核，编辑部接到行政部加急书面通知，编辑部领导安排加急工作。每月除特殊加急合同（例如：3D画展，活动期限特殊的团购）外，市场部每月不得多于3个加急合同。
第七条 财务部在规定时间内给商家打款，无特殊情况不得随意延迟打款日期。
第八条 关于团购合同拍照问题，业务员在与商家协商后，告知商家应基本准备的东西。
第五节  合同具体要求
第九条 合同的主体
（一）订立合同的主体必须是公司及签订专属人员，其他部门不得擅自更改合同。
（二）签订合同的内容（从市场部出来的合同必须符合以下要求）：
（1）明确商家的名称、法人代表、地址、合同抬头、落款、公章、乘车路线、营业时间、固定电话、QQ号码、套餐名称。要求字迹清晰，语句通顺，书面书写规范，杜绝乱写乱画、随意勾勒、字迹潦草禁止错别字出现。
（2）合同应约定详细的服务内容及要求，避免出现歧义语句，导致出现消费纠纷，给公司带来损失
（3）合同应写明所有套餐中出现的产品的名称及价格、数量、种类、合计金额。
（4）汇款方式应在合同中明确，写清付款方式如转账、现金等应予以明确；明确户主姓名、账号、开户行（异地账号应提供详细开户行信息）、支付期限。
（5）保密条款：对其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。
第十条 合同应按下列程序办理签订、审批手续：
（一）草拟会签：市场部业务员根据洽谈合约将有效信息全面的书写到合同内容当中，仔细检查措词，避免出现歧义语句，导致日后发生经济纠纷。（合同书写规范严格按照本规程第九条书写）
（二）审查修改：就合同文本的合法性、有效性，市场部副经理会同部门相关人员提出审查意见进行修改，部门副经理与业务员对合同内容有异议的，由市场部经理进行协调定稿。
（三）最后签订：经会签的合同文本定稿后，由市场部领导或法定代表人签批后，由行政部加盖合同专用章。
第十一条  合同书写、审查、编辑、存档过程中相关部门的注意事项及责任：
（一）市场部对合同的业务条约、提示条款、菜单详情进行审查，并对之负责； 若相关部门发现缺少条款、错字、实际价格总和与合同中原价不相符考核市场部相关领导一个错字﹙ ﹚元/次，缺少一条条款﹙ ﹚元/次，日期不对一次﹙ ﹚元/次，填写不规范﹙ ﹚元/次。
（二）编辑部未按时给市场部提供（编辑部在产品上线前一天为市场部提供产品菜单、商家账号和兑换密码）产品菜单、商家账号和兑换密码，考核编辑部负责人﹙ ﹚元/次；
（三）技术部未及时解决编辑部提出的技术顾问，由总经理进行考核。
（四）除合同原件书写本身出现问题以外，编辑部在编辑过程中人为出现问题，考核编辑部负责人﹙ ﹚元/次。
（五）财务部门必须按时给商家打款，以维护公司的诚信形象；按时给市场部提供打款明细，若不能按时打款，考核责任人﹙ ﹚元/次；
（六）业务员为及时给商家提供账号和兑换密码，出现经济纠纷，考核市场部负责人﹙ ﹚元/次；
（七）任何部门任何人员不得无故拖延产品上线时间，若产品不能如期上线，相关部门领导负主要责任。
第六节 合同的变更、解除合同（产品的下线）
第十二条 在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经市场部领导同意，重新达成书面协议，新协议未达成前，编辑部视原合同仍然有效。直到编辑部接到《合同变更通知书》后，应当在 规定的期限内更改正在编辑的合同信息或上线后产品信息。
第十三条 合同变更后在改动地方需加盖公司合同公章。
第十四条 合同不能随意添加更改，存在下列情形之一的，方可更改合同：
（一）因产品在实际销售过程中遇到未考虑到的问题致使合同需要更改的；（商家主动提出条约，需及时添加的条款）
第九节 合同的履行
第十五条 公司相关部门应当按照合同流程全面履行自己的义务，并随时督促下一部门及时履行其义务。
第十六条 在合同流通过程中，行政部对本公司的履行情况应及时做好督查。
（一） 每个人员做好自己的分内工作，认真仔细有高度的责任心。
（二）在工作中出现问题，员工先应及时将问题反馈给部门领导，先完成手头工作，在不影响工作的前提（按时完成工作）下，与部门领导进行沟通反映问题，提出方案，由部门领导和相关部门进行沟通解决，不能存有抱怨、消极的思想。
第七节 无效合同 
第十七条 有下列情形之一的，合同无效：
（一）一方以欺诈、胁迫的手段订立合同，损害国家利益；
（二）恶意串通，损害国家、集体或者第三人利益；
（三）以合法形式掩盖非法目的；
（四）损害社会公共利益；
（五）违反法律、行政法规的强制性规定。
第十二节 合同纠纷的调解、仲裁和诉讼
第十八条 合同双方（商家与公司）在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事 求是的原则，平等协商解决。
第十九条 合同双方（商家与公司）在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致处理意见或对方当事人无意协商解决的，经办人员应 及时书面报告部门经理，并拟定处理意见，报总经理决定。对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告总经理及法律顾问，会商处理。
第二十条 公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报总经理。
第二十一条 合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：
（一）因工作过失致使公司被诈骗；
（二）公司履行合同未经对方当事人确认；
（三）遗失重要证据；
（四）发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；
（五）合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未 及时报案和报告；
（六）其他违反公司相关制度的。公司职员在签订、履行合同过 程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。
第二十二 附则 （团购合同流程）
第二十三条 本制度由公司行政解释。
第二十四条 本制度自二〇一四年一月二十六日开始执行。

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