备件管理制度.doc

备件管理制度（案）

第一章 总则

第一条 为规范公司备件属性管理、采购、入库、出库及返修的管理和控制，明确各相关审批流程及管理责任，制订本制度。
第二条 备件的定义是在修理设备时用来更换磨损和老化零件的物料及为了缩短设备修理停歇时间，在备件仓库内保存一定数量的物料。
第三条 本制度主要适用于美芝合资公司。

第二章 备件属性管理

第一条 备件属性是指为描述备件特征而设定的指标，如名称、型号规格、制造商、价格及其它项目的指标。
1，备件属性变更电子程序：
流程
工作要求
相关文件、记录

开始

经办人

备件主管

供应链担当

结束

★ 经办人（设备主管）根据所获信息及相关需求，提出对制造商、使用部门、安全库存、最高库存的更改请求。(供应商及价格由供应链负责采集)
★ 备件主管根据制度及准则对经办人提出的更改请求进行审核、确认，情况属实、可行的情况下，可以按照提出的请求进行更改，然后通知供应链担当。

★备件的价格属性管理责任为供应链管理，备件的其余属性管理责任为设备管理。
★ 备件的管理平台为SCM系统中的附属资材管理模块。
★ 备品备件每月月计划采购订单价格由供应商价目表默认。并且由供应链担当负责调整、优化。供应商价目表由供应链更改、维护。

2，备件新增电子程序：
流程
工作要求
相关文件、记录

开始

经办人

备件主管

设备经理

供应链担当

结束

★ 备件物料编码申请一般由设备主管提出，标准备件按价格管理办法实施后，起动备件物料新增流程审批；非标件制作申请必须将电子版本图纸作为附件放在备件物料新增流程审批，供应链负责统一报价。
★ 非标件图纸编号规则：□□□□＋设备编号＋□□□
1 2 3 4 5 6 7
其中第一和第二为厂名，原厂为CC；新厂为PC
第三位和第四位为车间名，装配为：ZP；卷线为：JX；部品为：BP；板金为：BJ后面接设备编号（设备编号的CM和PM省略）
第五至第七为顺序编号，从001依此递升。
例如：CC装配车间CMD-01-005-1这台设备申请的第一个非标件则编号为：CCZPD-01-005-1-001
★ PC部品车间PMX-04-005这台设备申请的第N个非标件则编号为：PCBPX-04-005-00N。
★ 临时制作或者以我们的水平没法测绘的零部件，在临时加工后一个月内应补齐图纸。

★ 备件物料新增流程是为对应原备件仓库中无设定属性的备件而需增加的物料申请。
★ 图纸归档管理：所有申请的非标件必须有纸面和电子同时归档，图纸没图号亦不予归档。
电子归档：必须将图纸附在备件物料新增流程中，方便其他人查询、同时在设备管理建立一个文档，分车间由设备主管将图纸统一归档在文档中。
纸面归档：绘制的图纸需要经过设计、审核、批准三个步骤。审核为设备管理五金主管，批准为设备经理，批准后原图纸设备管理备件主管归档，复印件给五金加工外协厂。
★ 处理好与供应商的关系，对供应商提出问题作出快速反应，并将联系资料（EMAIL、FAX、文本等）保存，避免出现错误采购的情况发生。
★ 由备件主管做好采购相关文档的存档、备份工作及备件属性维护的工作。

第三章 备件采购管理

第一条 加强采购的事前管理，建立完善的备件价格信息档案，以有效的控制和降低采购成本并保证采购质量。
1，月计划采购程序：
流程
工作要求
相关文件、记录
开始

月采购初稿生成

生产或使用部门根据需要提出备件需求计划

设备主管负责主管车间月计划整理、汇总

备件主管汇总、整理月计划

设备经理审核

部门总监审批

供应链担当

★ 正常备件需求计划每月一日提出初稿，生产或使用部门根据需要整理、汇总月计划初稿，确认后、分报各车间设备主管审核，然后设备主管每月六日前提出备件需求计划给备件主管；备件主管重新汇总、整理后，八日前提交给设备经理审核；设备经理审核完成后、十日前提交给部门总监审批。部门总监审批完成后，转交到供应链担当负责采购。
★ 大修计划于每年五月份提出，根据年度淡季变化可以适当调整，需保证在设备大修前三个月完成备件在月计划中的采购订单。

★ 备件费用原则上不允许超出额定范围（每年年初时由部门及供应链共同制定定额）。

2，备件紧急采购程序：
流程
工作要求
相关文件、记录
开始

设备经理授权

非
工 工
作 作
时 时
间 间

设备主管联络供应商、紧急送货

设备主管
电子流申请

设备经理审核

部门总监审批

供应链担当联络供应商、紧急送货

供应链担当反馈联络信息

★工作时间内，因对应紧急设备维修的临时需求计划由设备主管电子流程申请（无料号备件则先申请料号），设备经理审核完成后、提交给部门总监审批。部门总监审批完成后，转交到供应链担当负责采购，并及时反馈联络信息。
★ 非工作时间，因对应紧急设备维修的临时需求计划由设备主管紧急对应，经设备经理授权后，联系供应商紧急供货，所发生的紧急采购备件在下个工作日第一时间补电子流程。

第四章 备件入库管理

1，正常备件入库程序：
流程
工作要求
相关文件、记录
开始

供应商送货

仓库工作人员确认

Y
N

正品入库

设备主管

备件主管

仓库工作人员

结束

★ 供应商送货到我公司仓库时，由仓库工作人员根据采购订单进行核对，一切正常情况下办理入库手续。

★ 在办理入库出现异常情况时，请马上通知设备主管，主管应科学、客观、认真的进行收货质量检查。
★ 原则上对与采购订单型号不同的备件不予办理入库，若由于型号升级或我公司提供型号有误所导致，由设备主管进行型号确认，报备件主管更正备件属性后方能进行入库管理。

2，非标件入库程序：
流程
工作要求
相关文件、记录
开始

非标件供应商送货到我公司

仓库相关人员

五金加工主管或指定人员

Y

N
仓库相关人员

供应链采购主管

非标件供应商

★ 非标件供应商送货到我公司仓库后，仓库相关人员马上通知五金加工主管或指定人员进行质量（基本尺寸、使用材料及相关特性）检查。如果发现与图纸要求不相符时，请通过供应链采购主管联络供应商，尽快解决发现的问题，然后再办理入库手续。

第五章 备件出库管理

1，正常备件领取程序：
流程
工作要求
相关文件、记录
开始

领料人员

仓库相关人员

★领料人员必须先填写《物料请领权限审请表》，经设备担当审核、(设备)设备主管审批后向(物管)发行《物料请领权限资格表》,(物)辅助材料仓库存档，根据《物料请领权限资格表》确认领料资格后才予以发料。如需人员变更时, 《物料请领权限资格表》需及时更新。

★领料人员领取备件时必须提供正确的维修单号，要求向（物管）辅助材料仓库还回旧件，不能做到的例外情况，辅助材料仓库进行记录。领料人员必须在48H内向辅助材料仓库还回旧件，否则按处罚标准进行处罚。在返回旧件时，对旧件做好挂牌标识，包括：物料编码、规格型号、物料名称、领料人、故障原因、部门以及日期，同时要求对还回旧件进行清洁。

★ 非标件在领取、投入使用后，由设备主管跟踪使用情况。使用中如果发现问题，及时与五金加工主管联络，通知供应商处理。

★ 因项目（改善，改造等）需领用备件又无旧件可退的必须持有（车间）设备担当或部门主管签字的相关项目书面材料（交给仓库），属于替代品返回的向仓库人员说明（或在标示牌中注明所替代物料编码）即可。

★《物料请领权限资格表》由设备科审核确认后提供给(物管)。

★ 处罚标准：未在规定时间还回旧件，对领料人员按照50元/件进行处罚，旧件遗失，对领料人员按照备件价值的20%进行处罚；领料时提供设备编码不正确按照10元/单处罚。处罚单由（物管）辅助材料仓库作成发出。

2，回收旧件移交程序：
流程
工作要求
相关文件、记录

开始

辅助材料仓库

设备管理旧件维修组

N
无法修复、申请报废

Y

可维修的、进行维修

备件主管审核

设备经理审批

辅助材料仓库相关人员

★ 辅助材料仓库每天回收的旧件在次日下午15：30向设备管理旧件维修组移交。对于搬动困难的旧件，放置于车间内规定的区域（台车）或设备维修间，具体由（制管）确定，（物管）辅助材料仓库人员每天移交旧件时进行确认。
★ 旧件维修组对所有旧件进行整理归类，并建立对应台帐，同时安排可维修旧件的维修进程。
★ 旧件无法修复需要废弃，由设备管理旧件维修组每周五下午集中、分类处理，填写《报废审批表》，由备件主管审核及设备经理审批后，凭《报废审批表》交（物管）材料仓库进行废料处理。

旧件回收台帐及处理情况查询路径:协同工作平台——我的文件——GMCC旧件返修（谭叶枝）——旧件回收及处理情况。

3，PC旧件返CC维修程序：
流程
工作要求
相关文件、记录
开始

PC （PM）将旧件发往CC旧件维修组

CC旧件维修组判定

N
无法修复、申请报废

Y

PC（PM）

PC（物管）

使用部门

Y N
PC（PM）处理
结束
结束

★ 针对精度高、维修难度大的备件，PC（PM）可发往CC旧件维修组，同时将发往CC的旧件建立共享台帐。
★ CC旧件维修组判定后，不可维修的，申请报废；可维修的，维修完成后安排测试（具备测试条件的情况下），若测试OK，返修品上线使用即是，原使用品送返PC（PM），并将维修情况反馈至共享台帐。
★ PC（PM）及时将CC旧件维修组送返的返修品入库。
★使用部门在后期的使用过程中发现的问题，由PC（PM）跟踪处理（可要求CC协助）。
★返修旧件出入厂时只须填写(行政)保安室提供的《两厂物资往返登记表》，无需开放行条。

两厂旧件返修台帐查询路径：协同管理——科室管理——旧件维修跟踪——旧件返修跟踪——旧件返旧厂维修表。

第六章 返修备件管理

1，返修备件程序：
流程
工作要求
相关文件、记录
设备管理
旧件维修组
按计划维修

修复备件的
整理、汇总

备件主管审核

设备经理审批

设备管理旧件维修组办理入库

辅助材料仓库

结束

★ 接收入库：已办理入库(旧品仓库)的物料应分类定位放置，排列合理，堆放整齐、稳固。物品的堆放应上轻下重，上小下大，高度适当（不上架物料堆放不超过2米，上架的物料一般不准露出架外），便于搬运，并留有通道。仓库应保持通风良好，库容整齐，定期做好5S工作，防火防潮，以免造成在库材料报废。
★ 日常维修：设备管理旧件维修组对日常返回的旧备件进行日常维修，在尽量短的时间内判断修复。
★ 认真研究返修备件标示牌中所述的故障内容，确定备件修理所需要的工具，资料以及其它安全保障工具。确定维修方案后，实施对返修备件的维修，必要时请相关人员协助。若因维修设施不全或其它客观原因导致无法修复,由设备管理旧件维修组填写委外维修申请表, 由设备经理审核及批准后,委外维修。若是因无备件或其它原因导致滞留，则标明原因。
★ 备件维修过程中，严格按照维修工艺进行维修，并保持维修现场整齐、清洁。备件修理完成，确认人员处于安全位置后方可进行备件相关测试。返修备件经过修理，测试达标后，方可入库保存。
★ 关键维修：由各设备主管亲自指定（亲自送交维修组）的旧备件，由双方共同协商解决方案，用最短的时间修复。设备维修主管与返修品维修人员一起研究返修备件的故障内容，确定维修方案，所需要的工具，资料以及其它安全保障工具后，按照维修方案对关键备件实施维修。
★ 关键备件维修过程中，严格按照维修方案进行，并保持维修现场整齐，清洁。维修完成后，立即通知相关设备维修主管，拿到车间使用现场进行测试。达标后，方可入库保存。
★ 返修品入库：由旧件维修组填写旧件入库申请表，交备件主管及设备经理进行审核、批准后，交（物管）辅助材料仓库人员办理入库手续。
★ 所有返修备件的接收、入库(辅助仓库)、领用、报废都必须建立相应的台帐，并在每月月末进行盘点（旧件维修组无人值班时，领取备件需在旧品仓〈旧件领用记录〉本上登记，后由旧件维修组成员在第二个工作日完成电子版台帐对应）。

《旧件修复及入库清单》查询路径：协同工作平台——我的文件——GMCC旧件返修（谭叶枝）——旧件回收及入库清单。

《旧品备件台帐》查询路径：协同工作平台——我的文件——GMCC旧件返修（谭叶枝）——旧品备件台帐。

第七章 附则

第一条 设备主管及备件主管需认真分析采购工作，改进流程、规范和采购标准，提出有助改进公司和供应商服务水平的建议。
第二条 本制度由设备管理负责制（修）订并解释。

11