xxx分公司会议室使用管理办法.doc

xxx分公司会议室使用管理办法
<2011版>

一、目的
为了充分利用会议室的功能，给员工创造一个良好的办公环境，使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，以确保公司各类会议的正常召开，现结合本公司的实际情况，制定本制度。
二、适用范围
1、本制度适用于分公司全体员工（含劳务工）。
2、会议室类型：
会议室名称
地 点
使用范围
容纳人数
备注
多功能厅
新大楼九层
公司级会议
160人左右

智真会议室
新大楼八层
公司级（超高清视频）会议
10人左右

301小型会议室
新大楼三层
公司级会议、部门会议、
临时会议、紧急会议
24人左右

302高清会场
新大楼三层
公司级（高清投影）会议、经理办公会、公司月会、例会、培训
30人左右

303小型会议室
新大楼三层
公司级会议、部门会议、
临时会议、紧急会议
14人左右

304标清会场
新大楼三层
公司级（视频电视电话）会议、经理办公会、公司月会、例会、培训
100人左右

305中型会议室
新大楼三层
公司级（投影）会议、经理办公会、公司月会、例会
46人左右

306贵宾室
新大楼三层
公司级领导接待、座谈
11人左右
沙发
七楼会议室
新大楼七层
部门会议、临时会议、紧急会议
30人左右

六楼会议室
新大楼六层
部门会议、临时会议、紧急会议
30人左右

五楼会议室
新大楼五层
部门会议、临时会议、紧急会议
30人左右

一楼会议室
新大楼一层
部门会议、临时会议、紧急会议
30人左右

三、会议室的使用规定：
1、会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方，未经允许，不得挪借他用。
2、公司会议室的管理由分公司综合部统一负责。会议涉及使用的设备及设施由指定专人负责保管、管理与调试。
3、非参加会议及培训的人员，未经允许不得随意进入会议室。
4、为了避免会议发生冲突，各部门如需使用三层各会议室、八层智真会议室、九层多功能厅，需提前1天向综合部提出申请并填写《会议室使用申请表》，以便统一安排；各部门如需使用一层、五层、六层、七层、八层会议室，需在各会议室管理人员处填写《xxx分公司会议室申请使用情况登记表》后，方可使用。临时召开的紧急会议需要占用会议室时，需提前2小时向综合部提出申请并登记。任何部门或个人使用公司各会议室都必须在会议室管理人员处填写《xxx分公司会议室申请使用情况登记表》后，方可使用。
5、各部门申请使用会议室时，需明确使用时间、参加人员、使用设备等，以便提前准备，确保会议顺利进行，如有需要其他部门协办的事项需提前注明，以便根据实际情况做好相关服务工作。
6、如遇到会议之间发生冲突，要坚持局部服从整体的原则，公司会议优先于部门会议，部门会议之间由部门之间本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。
7、 任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱惜会议室的设备及物品，如视频设备、投影仪、背投电视、音响麦克、桌椅、地毯等，贵重物品由专人负责操作，其他人不得擅自使用和操作。如因个人原因造成设备设施的损坏，须照价赔偿。
8、 会议结束后，相关人员应及时整理会议场地，关闭各种电器，如发现设备故障和公物损坏应及时报综合部，以便及时修理，保证其他会议的准时进行。
四、相关管理部门职责：
1、综合部管理职责：
综合部负责通知会议室使用时间及使用要求，做好各部门之间在会议室使用上的协调工作，并负责监督、考核物业公司的会场管理及服务工作。
2、网络部职责：
网络部负责对各会议室视频系统维护、管理和检修，系统维护人员要定期对物业服务人员进行会议系统使用、管理的培训。
3、物业公司管理职责：
（1）物业公司对各会议室应安排专人进行管理；
（2）各会议室管理人员应熟练掌握各会场会议系统的各项功能；
（3）各会议室管理人员负责会议室使用的登记、会务服务和桌签的使用；
（4）会议室地毯、桌椅等的管理维护以及空调、灯光、音响、话筒、显示屏、茶叶、烟灰缸、投影仪等会务用具的使用管理；
（5）会议室内的所有物品未经综合部批准，不得私自转借他人或挪借他用。若要借用会议室内的物品，需经综合部批准，并填写物品借用申请表，并要及时归还原处。
（6）物业公司人员及时做好会议室的卫生保洁工作。
五、会议室服务要求
1、会议室物业服务人员必须热情主动、文明礼貌、仪表端庄，工作期间必须统一着装，必须服从综合部统一安排。
2、各会议室管理人员必须自觉接受网络部系统维护人员的定期培训，要主动熟悉会务服务相关业务知识和技能，加强会务服务水平，提高应变能力。
3、各会议室管理人员按照《会议室使用申请表》上注明的时间，必须提前15分钟做好相关准备工作，并按照使用要求提供相关会务服务，如：空调、灯光、音响、话筒、投影仪、显示屏、茶叶、烟灰缸、会标、桌签、会议用具、果盘、鲜花摆台等是否到位，并逐一对照落实。
4、会议期间，会议室物业服务人员应每隔20分钟倒一次水。
5、物业公司必须定期对会议室设备、设施进行定期检修，发现问题要及时修复，落实解决。
6、会议结束后，物业服务人员应及时清理会场，离开会议室前必须关掉空调、灯光、门窗，并请会议室使用单位填写《会议室物业服务情况考核表》，主动征询参会人员意见。
六、本办法最终解释权归分公司综合部。
附件一：会议室使用申请表
附件二：xxx分公司会议室申请使用情况登记表