浅析施工过程管理中的变更与索赔.doc

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浅析施工过程管理中的变更与索赔
目录
前言
一、工程变更与索赔的重要性
二、引起变更与索赔的原因分析
三、索赔的具体操作步骤
四、完善有序的文档管理是实现成功索赔的关键
五、变更索赔管理贯穿于工程建设的全过程
六、索赔工作应注意事项
七、结束语

正文
在当今竞争十分激烈的建筑承包市场上，施工企业要想以高价中标非常困难，“低中标，高索赔”是许多施工企业采取的办法，但现在的建设项目业主变得越来越专业，对变更与索赔工作的管理程序更加严格细致，施工企业需要高度重视这一变化，施工过程中不断加强这方面的工作。变更与索赔是承包商在建筑市场上保护自身权益、弥补损失、提高经济效益的重要和有效手段，以其本身花费较少、经济效果明显而受到施工企业的高度重视。施工企业变更索赔的成效如何，是与施工企业的变更索赔策略、计划技术管理人员的专业经验等诸多因素密切相关的。
一、工程变更与索赔的重要性
工程变更与索赔是施工企业减少风险损失的有效途径。
工程项目的实施过程中会隐含着各种各样的风险，如政治风险、经济风险、合同风险、自然条件的风险以及施工本身的风险等。工程变更索赔与风险有着密切的联系，对利润极低或负利润的项目进行有利的变更，增加造价，从而降低施工企业亏损风险；对承担了本不应由自己承担的风险损失而向业主索赔，是充分利用合同条款，通过工程索赔的途径将损失尽可能多地从业主方补偿回来。因此，工程变更与索赔是施工企业减少风险损失、获取经济收益的重要手段和有效途径。如果施工企业在施工过程中缺乏变更与索赔意识，对变更及造成索赔的事件反应迟钝，那么就等于主动放弃了应该得到的利益。
工程变更与索赔是施工企业经营管理水平的体现。
　 承揽工程项目的主要目的是获取经济收益，项目的经营管理自然也就围绕这一中心展开。任何一个有实力的施工企业不仅应具备施工技术和施工能力上的优势，还应该具备很强的合同管理和工程变更索赔的能力。只有既能优化内部施工管理以降低施工成本，又善于运用工程变更索赔的手段减少损失的施工企业，才能使自身的竞争力不断发展强大，企业效益提高。
工程索赔是施工企业维护其合同权益的重要手段。
　 合同条款是规定业主和施工企业双方权益以及应承担义务的关键性文件，它阐明了业主及施工企业之间风险的划分。施工企业只有提高灵活运用合同条款的能力，通过工程变更索赔来减少经济上的损失，才能维护其合理的合同权益。因此，工程变更索赔实际上是施工企业维护其合同权益的最基本的管理行为。
二、 引起变更与索赔的原因分析
在竞争激烈的建筑工程市场，要想中标，首先要有一个极具竞争力的商务报价。如果不敢承担任何风险，则在招投标过程中难以中标。不能设想在报价时把各种因素、各类系数都考虑得足足的，按自身条件要求去获得项目。因此，所报价格，一般都有一定的风险。在合同的谈判过程中，一要把好合同谈判和签订关，对未确定因素保持协商调整的弹性，避免合同中写进不公平或不利于自己的争端解决条款；二要靠项目执行过程中的管理，其中变更索赔就是一项极为重要的管理。没有哪个项目业主或施工企业能完完全全按合同条款全部执行的，总会有不可预见的情况发生，给项目的执行带来条件的变化，使得一方受到利益损害，这就存在索赔问题。具体到变更与索赔的关系，是同一体中的两个方面，又存在不可割裂的相互联系，在工程施工中，二者的结果均表现为对工程进度、费用的要求。并不是有变更就有索赔，例如工程某个部分的删减或对项目有利的变更，即不存在索赔；业主对质量要求提高或工期加快，就存在索赔。
在工程项目中，能够引起变更与索赔的原因很多， FIDIC合同条款和国家《建设工程项目管理规范》（GB/T 50326-2001），对引起变更、索赔的事项做了归纳，可操作性比较强。现对引起变更与索赔的主要原因做以下提纲式的归纳：（一） 引起变更的主要原因
从对合同的改变程度上来看，变更可分为：工程范围变更和工程量变更两大类，具体归纳如下：
—— 额外工程
—— 附加工程
—— 工程某个部分的删减
—— 配套的公用设施、道路连接和场地平整的执行方与范围、内容等的改变
—— 工程量增加
—— 技术条件（如：工程设计、地质情况、基础数据、工程标高、基线、尺寸 等）改变
—— 质量要求（含技术标准、规范或施工技术规程）改变
—— 施工顺序的改变
—— 设备和材料供货范围、地点、标准的改
—— 服务范围和内容的改变
—— 加快/减缓进度
（二） 引起索赔的主要原因
引起索赔的原因可以归纳为以下方面：
——对方违反合同规定
——变更
——不可抗力事件
——不可预见的风险
——工地条件改变
——地下隐藏的自然条件与招标文件中所注明的存在很大的差别
——法律的修改
——暂停部分工作、停工（全面暂停）、终止合同
——合同缺陷或对合同文件的歧义解释并造成损失
——行使权利过当、增加特殊要求（如：增加检验项目且检验合格）而造成的损 失
——对方原因导致项目缺陷（包括对未最终移交的工程不恰当使用）而发生损失
——支付延误造成的损失
——物价上涨
——汇率变化
对于工程量清单中分项工程单价极低或利润为负的，从一开始进入施工现场，在项目经理牵头下，项目总工程师和计划合同工程师就要积极想办法，主动寻求变更此分项过程的结构形式或施工工艺，然后通过“公关”活动确保变更成功并商定有利润的新单价。对业主变更项目“业主给出的单价是否合理”、“该不该提出索赔要求”和“索赔费用金额是否合理”，这就需要计划合同人员与技术人员密切协作，深刻理解签订的合同文件各项条款，充分利用有利的条款来争取最大的项目利润。
三、 索赔的具体操作步骤
1、当索赔事件发生后，及时在合同规定的时限内（一般规定的时限为28天）向监理工程师提出索赔意向书，意向书应根据合同要求抄送、抄报相关单位。索赔报告的内容至少应包括索赔事项和要求、支持其索赔要求的合同条款和附带证据材料等主要方面。关于时效性问题，有一个极特殊的情况需要提出：如果在提出索赔要求时，已经超出合同规定的时效，但是没有超过法律规定的时效（一般事件法律时效2年，机械租赁事件时效1年），则由于索赔事件本身的事实依然存在，因此要求索赔方依然可以继续提出索赔要求，但是要承担未按时提交索赔报告的责任，例如有些工程项目合同条款规定，超出合同规定时效的索赔，业主只赔偿该索赔事件中监理工程师签证部分的直接损失，间接损失等不赔偿。
一般索赔项目种类及起止日期计算方法：
①业主延期发出图纸引起的索赔：当接到中标通知书后28天之内，施工单位有权得到免费由业主或其委托的设计单位提供的全部图纸、技术规范和其他技术资料，并且向施工单位进行技术交底。如果在28天之内未收到监理工程师送达的图纸及其相关资料，也未对施工单位进行技术交底，作为施工单位应依照合同提出索赔申请，接中标通知书后的第29天为索赔起算日，收到图纸及相关资料的日期为索赔结束日。由于为施工前准备阶段，该类项目一般只进行工期索赔，相应施工机械进场，达到施工程度因未有详细图纸不能进行施工时应进行机械停滞费用索赔[通常情况，机械台班停滞费＝（机械折旧费+经常维修费）×50％，但如果投标书的机械设备投入表中，注明有租赁机械的，则按市场机械台班费用计算。这个区别在编制投标书时应根据具体工程有所考虑]。
②恶劣的气候条件导致的索赔：分为工程损失索赔及工期索赔；业主一般对在建项目进行投保，故由恶劣天气影响造成的工程损失可向保险机构申请损失费用，在建项目未投保时，应根据合同条款及时进行索赔；该类索赔计算方法：在恶劣气候条件开始影响的第一天为起算日，恶劣气候条件终止日为索赔结束日。
③工程变更导致的索赔：分为工程项目施工中又进行变更的、工程项目增加或局部尺寸、数量变化等；计算方法：施工单位收到监理工程师书面工程变更指令或业主下达的变更图纸日期为起算日，变更工程完成日为索赔结束日。
④以承包商之能力不可预见引起的索赔：由于在工程投标时业主提供的招标图纸或其他技术资料不全，有些项目施工单位无法作正确计算，如地质情况，地基处理等，该类项目一般索赔工程数量增加或需重新投入新工艺、新设备等。计算方法：在施工单位未预见的情况开始出现的第一天为起算日，终止日为索赔结束日。
⑤由外部环境而引起的索赔：属业主原因，由于外部环境影响（如征地拆迁、施工条件、用地的出入权和使用权等）而引起的索赔。根据监理工程师批准的施工计划影响的第一天为起算日。经业主协调或外部环境影响自行消失日为索赔事件结束日。该类项目一般进行工期及工程机械停滞费用索赔。
⑥监理工程师指令导致的索赔：以收到监理工程师书面指令时为起算日，按其指令完成某项工作的日期为索赔事件结束日。
⑦其他原因导致施工单位的索赔，视具体情况确定起算和结束日期。
2、同期记录：
①索赔意向书提交后，就应从索赔事件起算日起至索赔事件结束日止，要认真做好同期记录，每天均应有记录，又有现场监理工程人员的签字；索赔事件造成现场损失时，还应做好现场照片、录象资料的完整性，且粘贴打印说明后请监理工程师签字。否则在理赔时难以成为有利证据。注明：现场照片法律上以带底片的普通照片为有效证据，而数码相片、录像片段则印证起来相对麻烦，需要法律重新鉴定。
②同期记录的内容有：事件发生时及过程中现场实际状况、导致现场人员、机械设备的闲置清单；对工期的延误；对工程的损害程度；导致费用增加的项目及所用的人员、机械、材料数量、有效票据等都必须详细记录，这些都是组成索赔证据的基础资料，严禁事后补资料、做回忆录。
3、详细情况报告：
在索赔事件的进行过程中（每隔一星期，或更长时间，或视具体情况由监理工程师而定），施工单位应向监理工程师提交索赔事件的阶段性详细情况报告，说明索赔事件目前的损失款额影响程度及费用索赔的依据。同时将详细情况报告抄送、抄报相关单位。
4， 最终索赔报告：
①当索赔事件所造成的影响结束后，施工单位应在合同规定的时间内向监理工程师提交最终索赔详细报告，并同时抄送、抄报相关单位。
②最终报告应包括以下内容：
a、施工单位的正规性文件。
b、索赔申请表：填写索赔项目、依据、证明文件、索赔金额和日期。
索赔项目一般包括工程变更引起费用、工期增加、由于地方关系影响造成局部或部分地段停工等引起的机械、人员停滞，相应工期及费用增加等。
索赔依据一般包括在建工程技术规范、施工图纸、施工单位与业主签订的合同书、业主对施工单位施工进度计划的批复、业主下达的变更图纸、变更令及大型工程项目技术方案的修改等。
索赔证明文件包括业主下达的各项往来文件及施工单位在施工过程中收集到的各项有利证据。
索赔金额及工期的计算一般参照施工单位与业主签订合同中包含的工程量清单、工程概预算定额、定额编制办法、机械台班单价，地方下达的定额补充编制办法及业主、总监下达的有关文件。
c、批复的索赔意向书。
d、编制说明：索赔事件的起因、经过和结束的详细描述。
e、附件：与本项费用或工期索赔有关的各种往来文件，包括业主发出的与工期和费用索赔有关的证明材料及详细计算资料。
5、编写索赔报告注意事项：
①要做到索赔事件真实，计算索赔值合理、准确，责任分析清楚，重点强调事件的不可预见性和突发性，明确阐述是由于非施工方原因造成的干扰事件的出现，使施工企业的工作受到严重影响，并为此增加了费用支出，拖延了工期。
②索赔报告要文字简练，资料充足，条理清楚，要让监理工程师提不出什么疑问，也不要求再补充任何证明材料和数据，只有这样才能使索赔顺利进行。
③索赔报告的书写用语应尽量婉转，避免使用强硬、不客气的语言。否则，将会给索赔带来不利影响。
四、完善有序的文档管理是实现成功索赔的关键
索赔是业务性很强、基础工作很细的工作，必须认真研究合同，了解合同约定的赔偿范围、条件和方法，严格进行合同管理，为索赔提供充分的依据、论据和数据。这是决定索赔是否成功的关键因素。索赔的依据一般包括以下体系:
合同文件 合同的原始文件是承包商投标报价的基础，是施工索赔的主要依据，包括招投标文件、施工合同文件及附件。同时，承包商提出施工索赔时，必须明确说明所依据的具体合同条款。
后续合同 即监理工程师在施工过程中会根据具体情况随时发布一些书面或口头指示。承包商必须执行监理工程师的指示，同时也有权获得执行该指示而发生的额外费用。另外，合同实施期间，参与项目各方会有大量的涉及工程技术问题的往来函件，以及商讨解决合同实施中的有关问题的会议记录，由于多方的核签，这些也是文档管理的重要组成部分。
施工过程记录 包括会议纪要、施工现场有关文件、工程检查验收表和各种技术鉴定报告、施工技术纪录、工程财务记录、材料进场凭据、现场气象与环境变化记录等，在施工过程中，对有索赔的项目，从一开始施工就要收集各项基础资料，并有预谋的提交一些对我方有力的报告。例如业主的征地拆迁工作滞后，我们就可以多提一些影响施工进度的相关报告。
财务收支记录 如施工进度款支付记录，工人工资表，月报表等。
其他相关市场信息资料与国家政策法令文件。
收发文登记本 与监理、业主的所有往来文件，必须通过收发文登记本做备案，对涉及索赔方面的文件，即使监理、业主暂时不认可，但从法律角度讲，收发文登记本的签字人及签字时间是可以作为以后索赔的有力证据。
　　以上资料都必须认真系统地收集积累，任何由于信息管理不善，都会错失有效的索赔，完善有序的文档管理是实现成功索赔的关键。文档管理最好实行专人管理。
五、变更索赔管理贯穿于工程建设的全过程
工程变更索赔是集合工程技术、施工经验、合同知识、法律经济基础等多方面知识的综合应用，因此工程变更索赔是一种高智力、高水平的经营管理活动。对于大多工程项目，变更索赔的出现在所难免，它是合同双方合理申张自身权益的手段。但是想要做好合同变更索赔工作，必须在整个工程全过程中树立起变更索赔意识，建立变更索赔管理体系。
①在项目前期，就树立起变更索赔意识。
在投标前对合同文件条款充分研究，对施工现场条件方面仔细勘查，在编制工程量清单报价时搞清工程量的虚实以备索赔事件发生时及时合理的应对。
②在施工阶段，要做好索赔工作并注重索赔技巧。
建设过程中，变更索赔工作的安排要有一个总的时间安排。每个工程项目可能有很多具体的索赔事项，它们发生的时间有先有后，但应随着整个工程的建设进度，合理安排索赔事件发现、申报、论证、讨论及解决的时间。根据以往工程的承包实践，承包商的索赔要求应及早提出，抓住紧要的方面来解决，避免合理的索赔被无限期地拖下去。因此在工程建设过程中，承包商要掌握索赔的有利时机，争取在工程建成以前完成主要的索赔谈判和付款。一般来说。发现索赔的阶段从投标时就开始了。可以延续至工程建成一半的时期；晚于这个时期提出的具体索赔事项，往往来不及得到彻底的处理。工程建成四分之一至四分之三这个阶段，应该是大量地、有效地处理索赔事项的时期，承包商应抓紧时间让索赔争端在这一段时间解决。
③在竣工阶段，合同双方应就工程中未达成一致的争端进行协商谈判，力争友好协商的解决，避免将争端推向仲裁或诉讼。
六、索赔工作应注意事项
①预防"反索赔"，
采取措施防止业主提出索赔；反驳业主的索赔要求，即对对方索赔的客观性、合法性和合理性进行反驳；分析对方在合同实施过程中的失误和违约行为，以此为据反向对方提出索赔。承包商应对业主一切可能的索赔项目进行预测和评估，并与自己的索赔要求进行比较分析，列出分析比较表，找出双方要求的差异和利益平衡点。分析对方在索赔谈判过程中可能采取的立场和策略，并对可能的谈判过程及其结果进行预测和分析。我们要充分收集可供对方审核并防止对方反索赔的有关证明文件和材料，认真编写索赔报告，做到真实、全面、准确、及时、有效，令人信服，经得起推敲。
②索赔与业主合作关系
虽然索赔是合同方尤其是承包商合理申张自身权益的手段，但同时它也是一把双刃剑。有时，索赔会因激怒对方而带来报复性伤害，尤其是一些强势业主。因此这就要求索赔方柔中有刚、委婉巧妙，恰到好处地激发对方认同感，赢得对方的同情与重视。对于每一项索赔工作，承包商和业主都应力争通过友好协商的方式解决，不要轻易付诸仲裁或诉讼。因为后者不仅需要花费巨额的仲裁或诉讼费用，而且往往时间也会拖得很久。
③避免索赔存在的误区
a、当索赔事件发生时，有些承包商由于受我国传统工程管理模式的影响，考虑与业主、监理方面的关系，而没有把索赔认真对待。
b、项目经理和总工程师对索赔工作意识不到位，没有深刻认识索赔工作管理程序，对可提可不提的索赔事项往往无法把握。
c、计划合同工程师对技术规范文件及业主、监理、承包商往来文件理解不深刻，对实际存在的索赔项目没有充分理由。
d、只注重索赔意向的提出，不重视索赔过程中的证据收集和时间准确性，没有及时作最终索赔报告。
e、很多项目管理成员认为只有承包商向业主索赔，没有考虑对方的索赔和反索赔。
f、有些索赔项目，只有现场监理签字，总监、设计、业主代表用各种原因拒签，这时承包商往往放弃索赔。但从法律角度讲，现场监理签字就是代表了业主签字，有法律效力。
七、结束语
工程变更与索赔工作是项目管理的重要内容，也是合同管理的重要环节，是施工企业赢取利润的重要手段，必须给予高度重视。其中索赔又是一项复杂的、系统性很强的工作，我们必须在项目施工过程中依合同、重证据、讲技巧、树信誉，踏踏实实的做好变更与索赔管理基础工作，严格按程序办事，才能真正把索赔工作处理好，切实维护自己的正当权益，创造项目最大效益。

撰写人：吴军林

一公司云南金沙江阿海水电站项目部
二00八年二月十一日

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