内业资料和竣工文件管理办法.doc

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竣工文件管理办法

第一章 总 则
第一条 竣工文件包括：内业资料和声像资料。内业资料包括施工技术文件和施工过程记录，是编制竣工文件、施工技术总结、进行质量事故分析、工程成本分析等工作的基本依据。认真收集、妥善管理内业资料是施工技术管理的重要基础工作。声像资料包括施工过程中照片及录像。
第二条 内业资料实行分级管理，公司工程管理部/工程项目技术室分别负责管理。各单位必须建立内业资料管理责任制，健全各类资料的分类登记、保管和借阅等制度，并责任到人。
第三条 竣工文件是工程验收、质量评定的主要依据，是办理工程结算的重要组成部分。编制竣工文件要贯彻“谁施工谁编制”的原则，做到领导重视、责任到人、随完随编、分口编写、集中文整，保证全部竣工文件规格统一，资料齐全。
竣工文件应根据建设单位、接管使用单位档案管理部门的具体要求进行编制。
第四条 本办法适用于中铁上海工程局华海工程有限公司各分公司及项目部。

第二章 内业资料管理
第五条 内业资料范围：
1 合同文件及招、投标书；
2 施工设计文件（含变更设计文件），施工技术（设计交底）会议记要、协议，建设单位、监理单位、地方政府主管部门、上级单位的有关文件及对内业资料管理的有关规定；
3 国家、行业及地方发布的工程建设标准、规范、细则、规定、标准设计图纸、手册、科技情报资料；
4 施工调查资料及总结；
5 施工组织设计（项目质量计划），专项施工技术方案，施工计划；
6 开（复）工报告，各种检验批、工程检查证、材料合格证、试验报告单、成品及半成品质量合格证、原始检查试验资料；
7 各种施工记录、施工测量资料、工程日志、各层次技术交底资料和工程创优规划；
8 保证工程质量、安全和环境保护措施、管理方案、应急预案、水保措施、施工操作技术细则及要求，推行新技术、新工艺、新材料、新设备的技术措施；
9 项目工程施工技术总结，竣工文件、相关资料，施工过程验收及竣工验收记录，竣工验收报告；
10 其它技术资料（含文字、图纸、照片、录音、录像及电子版技术资料）；
11 工程所在地档案管理部门、行业、业主要求的其他内业资料。
第六条 内业资料的收集整理
资料的收集应真实及时记录施工全过程，可按施工专业分类分阶段收集，资料的整理可按单位工程分类分项组卷。
施工技术室专业技术人员负责工序性资料的编制整理，对劳务分包、专业分包方提供的施工技术资料质量负责；测量人员负责测量记录的编制整理；试验人员负责原材检验、工程试验资料的编制收集；经营部门负责合同文件的收集；质检人员负责分部分项单位工程的质量评定资料的编制整理和创优规划编制；物资部门负责原材质保书、合格证等质量证明文件的收集整理；技术室主任负责施工组织设计及方案、技术交底资料、工程日志、设计变更、变更设计、施工图纸、技术总结、声像资料的编制收集；资料员负责规范、外来文件收集。
内业资料必须与工作进度同步，每项工序、工作结束后立即编制、收集、整理，任何情况下不得晚于7个工作日。
内业资料的收集整理实行单位技术负责人总负责制度，总工要每月检查内业资料的编制、收集、整理情况，对未按期完成的予以指导督促。
第七条 内业资料的管理
1 设计文件
施工技术部门负责与业主、设计单位的联系，负责设计文件的索取、分发和管理，重大设计变更确认后一周内由技术负责人上报工程管理部，工程管理部转发公司有关部门。
2 施工调查资料
工程管理部负责各项目施工调查资料的公司管理。
施工技术部门负责管理本项目的施工调查资料以及公司下发的有关施工调查资料。
3 开（复）工报告资料
工程管理部负责各项目开（复）工报告的公司管理，项目技术负责人要及时将建设单位或监理单位批复的开（复）工报告原件一份上报工程管理部并转发项目相关部门，工程管理部负责转发相关部门。
4 变更设计资料
各单位项目施工技术部门负责管理变更设计有关资料，并及时将建设单位批复的变更设计资料转发有关科室和班组，重大变更设计确认后需通知公司工程管理部。
6 技术交底资料
施工技术部门负责管理公司、建设单位、设计单位及自行组织的全部技术交底资料，公司施工生产交底时移交项目的资料由相关职责部门管理。
7 测量资料
测量人员管理本项目的测量交接桩记录、贯通复测、竣工测量资料及重点工程测量方案。交接桩记录由技术负责人报送公司工程管理部。
8 计量、试验资料按规定由建立部门分别负责保管。
9 竣工文件所需有关资料签证、验收资料、施工记录和其它竣工资料，由技术室负责管理，工程竣工后按建设单位要求分类组卷。
第八条 施工技术标准规范管理。
1 施工现场所使用的各种工程建设标准、规范，可先与工程管理部联系取得并办理借阅手续，工程管理部暂缺的规范，由各单位自行购买。
2 公司工程管理部及时掌握与工程建设有关的国家、行业的工程建设标准、规范的动态，以文件、电报或网络等形式向公司所属各单位通报标准、规范的颁发、修改和作废情况。
3 接到公司工程管理部的通报后，施工技术部门按公司《程序文件》要求，及时更新修订本单位所使用规范清单。
4 公司工程管理部定期检查各单位项目的工程建设标准、规范使用情况。同时定期将本项目所使用的工程建设标准、规范目录上报公司工程管理部核查。
第九条 施工技术资料的保管和管理
1 施工技术资料应由专人管理，各单位管理人员应熟悉和掌握本单位技术资料情况，各类技术资料均应按专业分类立卷，并编制卷内目录，收发、借阅应履行签字手续。
2 施工图纸应分类存放，定期清理，及时补充新图，更换修改图纸和剔除旧图，需保存作为参考的旧图应有作废标识，并注明修改、作废的日期和依据。
第十条 工程技术资料的收集和保管应作为基层技术人员岗位责任制的一项重要内容，并应建立管理工作制度，明确管理责任，认真贯彻执行。
第三章 声像资料管理
第十一条 声像资料收集的内容
1．施工前条件：原始地形、地貌，场地条件，构筑物、建筑物分布情况，河流、管线的分布，交通运输条件，住地、场区布置，建设后的道路、便桥等照片
2．施工过程： 每一道工序验收后转序前的照片，施工全过程的摄像，工程机械作业过程，设备安装过程，试验检测测量过程，关键环节、部位、技术要点细节照片。
过程要记录一个结构物或段落的全过程；每个分部分项或单位工程通过几个结构物或段落的过程来记录；过程的记录要体现良好、正常、非正常三种状态，尤其对出现的质量问题及处理的过程要详细记录。原则上每个结构或段落都要有声像记录资料。
3．工程实体：结构物结束后的全貌照片。
第十二条 声像资料管理
1.工程声像资料原则上使用数码设备采集，使用电子记录，使用非数码设备采集的照片要经过数码翻拍、扫描形式转化为电子记录，录像转化为DVD格式。
2.要随着工程的进展及时记录声像资料，声像资料必须反映施工的全过程。
3.施工阶段声像资料按分项、分部、单位工程分别采集整理，对采集的声像进行甄选，选择能反映实际情况的声像，分别建立目录保存。图片不得经过软件处理，保留原始信息。图片文件名反映其记录的主要内容。按分项、分部、单位工程整理完毕的声像资料配备电子目录文档和简要说明文档，另附主要的工艺流程，施工技术总结，总结中要反映施工问题的处理过程及结果。
4.竣工阶段在分项、分部、单位工程整理的基础上按施工时间和顺序进行再次挑选整理，配备说明和目录，数码照片经过洗印装入要求的像册或光盘作为竣工资料。某些竣工文件要求提交底片，可以用数码照片加工底片提交。
第十三条 提交时限
1.分项、分部、单位工程声像资料必须在结束后20天内提交工程管理部。
2.竣工声像资料在所有合同内工程结束后2个月内提交工程管理部。

第四章 竣工文件管理
第十四条 竣工文件编制由分公司（项目部）总工程师组织，组成竣工文件编制机构，并保持编制人员的相对稳定，现场施工技术管理的主要人员必须参加竣工文件的编制。在整个施工过程中，各单位应按专业和工点建立单位工程的施工技术档案，确定收集的内容，竣工文件的编制应具有可追溯性。做到一项工程竣工，即完成竣工文件的编制。
第十五条 竣工文件编制的分工
1各单位项目负责本单位的单位工程竣工文件编制工作，技术室是主责部门，计划、统计、预算、地亩、试验、安质、机物、财务等相关业务人员负责提供资料。
2工程管理部负责组织、指导全公司各单位按照业主具体要求编制，组卷。
第十六条 竣工文件的编制要求
1 竣工文件应真实地反映工程结构技术状况,文件、资料必须齐全、完善、准确、清楚，与工程竣工实际情况相符。
2 竣工文件要坚持专人复核制度，对所有竣工图、表、资料均应指定专人进行复核，确保准确无误。
3 竣工文件签署应齐全，法律手续应完备，竣工图应有正规的图标。
4 竣工文件的编制工作要随时接受档案接管单位的监督指导。
第十七条 竣工文件移交归档
1、竣工文件实行与工程同步移交制度，在工程移交接管单位一个月内竣工文件必须移交档案接收部门和公司。
2 各单位项目负责组织向档案接管单位移交工程竣工文件。在将竣工文件移交接管单位或建设单位以及城建档案馆后30天内将按接管单位要求的相同一套竣工文件，统一向公司工程管理部报送。

第五章 竣工文件的管理考核
第十八条 根据公司《施工技术管理考核办法》，公司每年度对各单位项目施工技术管理进行两次考核，考核结果的处理执行办法规定。考核内容以内业资料的编制、收集整理、管理及竣工文件的编制整理为主，以资料和记录体现各单位、项目的施工技术管理成效。
第十九条 竣工文件的管理考核
公司实行竣工文件预验收制度，工程主体施工结束后，竣工初验前，工程管理部对竣工文件进行预验收，检查竣工文件的编制整理情况，形成书面报告汇报公司主管领导，下达书面通知规定竣工文件完成限期，超期不能完成的、逾期不向公司移交竣工文件的，当年度施工技术管理考核考评为不达标。

第六章 附 则
第二十条 本办法自发布之日起施行，解释权归公司工程管理部。

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