1山西中南部铁路铁道工程物资设备管理办法.doc

山西中南部铁路通道工程物资设备管理办法（试行）第一章 总则第一条 为规范山西中南部铁路通道建设项目（以下简称建设项目）物资设备采购、供应、管理，满足工程安全、质量、环境保护、工期和投资控制要求，根据工程建设项目货物招标投标办法（国家七部委200527号令）、铁路建设项目物资设备管理办法（铁建设200683号）、铁路建设项目甲供物资设备采购供应暂行办法（铁建设2006217号）、铁路建设项目铁道部管理的物资设备采购供应实施细则（铁建设2007219号）和铁路建设项目甲供甲控物资设备目录（铁建设2008179号）等有关规定，结合公司实际，制定本办法。第二条 物资设备管理遵循“源头把关、过程控制、精细管理”的原则，以“保证质量、控制价格、保障供应”为核心，对物资设备实行分类管理、分级负责、专业服务、统筹供应。第三条 公司物资设备部是建设项目物资设备归口管理部门，在公司的领导下负责物资设备的招标采购、供应管理职能。公司段落指挥部负责管段内物资设备的具体管理和质量监督工作，业务上接受公司物资设备部的指导。物资代理公司协助办理甲供物资设备具体供应和管理。第四条 建设项目工程中所需物资设备的管理均适用本办法，铁道部另有规定的物资设备按相关规定办理。第五条 所有参建的施工、监理、设计、咨询、物资代理等单位及供应商均应遵守本办法。第二章 物资设备分类及范围第六条 建设项目用物资设备分为三类：（一）甲方供应物资设备，简称甲供物资设备，是指在工程招标文件和合同中约定，由铁道部或公司招标采购供应的专用物资设备。其中铁道部组织采购供应的物资设备，称部管物资；公司直接采购供应的物资设备，称建管物资。（二）甲方控制物资设备，简称甲控物资设备，是指在工程招标文件和合同中约定，在建设单位监督下由施工单位组织采购的物资设备，主要是指对工程质量、安全和造价有直接影响的大宗通用物资设备。（三）自购物资设备，是指在工程招标文件和合同中约定，由施工单位自行采购的物资设备，是指未包括在上述范围内的其他物资设备。第七条 甲供、甲控物资设备的具体分类范围执行铁路建设项目甲供甲控物资设备目录（铁建设2008179号）文件及关于调整铁路建设项目甲供物资设备目录的通知（铁建设2009193号）、关于调整铁路建设项目甲供物资设备目录的通知（铁建设2009217号）、关于调整铁路建设项目甲供物资设备目录的通知（铁建设201024号）文件规定。第八条 物资设备采购分类随铁道部政策性调整而调整，公司也可根据工程实施的具体情况和市场情况做出适当调整。第九条 施工单位必须严格按分类管理的权限进行物资设备采购，由于供应遇到困难等特殊情况确需越权跨类采购的，必须经公司段落指挥部确认报公司核准，否则不予计价，造成的一切损失和后果由施工单位自行承担。监理单位应加强监督，确保进场物资设备符合规定。第三章 管理职责第十条 公司各部门职责（一）物资设备部1、负责制定建设项目物资设备供应管理的有关制度和办法。2、负责对参建单位物资设备管理工作进行指导、检查和监督。3、负责甲控物资设备供应商的资格审查和动态管理，经公司审核同意发布甲控物资设备合格供应商名录。4、负责代表公司参与和落实部管物资的采购供应管理。5、负责甲供物资设备的招标采购与供应，审核采购计划、组织招标、采购合同的谈判、审核和签订合同。6、负责四电物资设备采购、制造、运输、验收各环节的技术沟通和衔接工作。7、负责甲供物资设备价款的审核结算、质量监控。8、监督甲控物资设备的招标。确认备案施工单位编制的甲控物资设备招标计划和招标文件，监督招标过程、备案招标结果及合同、监控甲控物资设备质量。（二）计划财务部1、参与对甲供物资设备招标计划和招标文件的审核。2、参与甲供物资设备的招标和合同的起草、审核及签订，负责合同商务条款的审核和把关。3、负责甲供物资设备价款的复核与支付。（三）安全质量部1、负责对工程建设所有物资设备的质量情况进行监控。2、核查施工、监理单位对进场物资设备质量按规定参与验收、检验检测情况。3、负责物资设备出现质量问题和争议时的分析鉴定组织工作。（四）工程管理部1、负责站前甲供物资设备招标技术标准和需求计划的审核。2、负责站前物资设备合同中技术条款的审核和把关。3、负责站前物资设备采购、制造、运输、验收各环节的技术沟通和衔接工作。第十一条 公司段落指挥部职责1、负责检查、落实公司有关物资设备管理规定，做好本管段物资设备采购、供应、保管的组织协调。2、负责收集、审查、汇总、上报本管段各施工单位提报的甲供物资设备总需求计划、批次招标计划。3、负责甲控物资设备质量监控。审核甲控物资设备招标计划，参与招标程序监督。4、负责对管段内甲供、甲控和自购物资设备质量及地材地料质量的监督检查，掌握现场供需动态，及时向公司反馈信息。5、组织管段内施工单位、监理单位对甲供物资设备验收工作，协调处理验收异常情况。6、负责督导施工单位做好随机备品备件、专用工具的收货、清点、验收保管和移交。7、协调管段内铺架单位和焊轨基地的工作，确保钢轨焊接、长轨运输、转向架回送等工作有序进行，满足铺架需要。8、负责管段内物资设备的进料台帐和统计工作，组织施工单位完成物资设备竣工资料的整理、归档、移交工作。9、参与对供应商和物资代理公司的信誉评价。第十二条 物资代理公司职责物资代理公司受公司委托，在公司物资设备部的指导下承办以下工作：1、准确掌握并向本公司提供供应商分布、产品及技术发展等市场信息，协助本公司制定招标采购实施方案和市场格局优化整合方案。2、负责编制汇总甲供物资设备总需求计划。3、根据批准的采购计划协助编制甲供物资设备招标计划和招标文件，协助开展招标。4、负责甲供物资设备的组织供应服务，派人协助段落指挥部进行物资设备管理工作，服从指挥部的现场组织协调，监控供应商履行生产供应合同，确保供应及时到位。5、负责甲供物资设备采购供应全过程的质量监控和索赔。6、负责对重要物资设备实行驻厂监造。根据需要派人到物资设备生产厂（供应方）进行催货、催运。7、根据物资设备的招标采购、供应管理，建立物资设备管理台帐，做好物资设备台账资料统计工作。8、完成物资设备部安排的其他工作。第十三条 施工单位职责1、设立专门物资设备管理机构，根据本办法制定物资设备管理办法和质量控制措施。2、负责本单位的甲控、自购物资设备采购供应和质量管理。3、按时编报部管物资和建管物资的总需求计划、年度需求计划、批次招标计划和相关技术规格要求。4、负责甲供物资设备进场后的验收、保管。根据需要派人到物资设备生产厂（供应方）进行催货、催运。5、负责焊轨厂的驻厂工作，负责焊轨基地的卸车、验收、焊接、转向架回送、长轨运输等各环节的相关工作。6、负责随机备品备件、专用工具的收货、清点、验收保管和移交。7、负责编制物资设备台帐和统计，完成物资设备竣工资料的整理、归档、移交。8、参与公司组织的供应商履约信誉评价。第十四条 设计单位职责1、在设计中选用符合铁路主要技术政策、装备政策的物资设备，注明标准、规格、性能等技术指标，其质量必须符合国家和铁道部有关标准。2、按照铁道部发布的甲供、甲控物资设备目录，分标段编制甲供、甲控、自购物资设备清单（包括物资设备名称、技术要求及规格、数量、编制期概算单价、概算合价、运杂费、交货地点）。3、在报送初步设计文件的同时，向公司提供甲供、甲控物资设备清单，明确技术要求，单独计算物资设备购置费用及相关费用，提供物资设备进场建议计划，并根据设计变更，及时调整上述资料(所提供资料均含可进行汇总编辑的电子版)。4、在物资设备招标前根据公司要求，提供符合铁道部相关技术标准的技术规格书。5、负责物资设备的技术交底、设计联络等工作。6、负责协助公司物资设备招标工作。第十五条 咨询单位职责1、负责审核设计院提供的物资设备清单及技术规格是否符合要求。2、负责完成物资设备招标、采购、管理等方面的技术咨询工作。第十六条 监理单位职责1、负责审查施工单位编制的甲供物资设备总需求计划、年度计划、批次招标计划，确保需求计划满足施工进度、符合有关技术规定和投资控制要求。2、负责审核确认施工单位编制的甲控物资设备招标计划，确保满足施工进度、符合有关技术规定和投资控制要求。3、核实采购物资设备与采购合同执行的一致性。参与现场物资设备的开箱检查、验收，签署验收单证，确认丢件、损件、缺件数量及物资设备质量状况。4、审查所有进场材料、构配件和设备生产厂家提供的质量证明文件和相关资料。督促施工单位对进场材料、构配件和设备按规定进行检验、测试，并对其检验、测试予以审核和签认。5、按规定比例对施工单位的抽样试验进行见证试验或者平行试验，对检验、试验的真实性、准确性负责。6、依据与公司签订的设备采购阶段和设备监造阶段的委托监理合同，完成设备采购监理和设备监造的各项工作。7、协调和处理设备安装、调试、测试及交验过程中的有关问题。8、对未经监理单位验收或者验收不合格的材料、构配件和设备，监理单位应拒绝签认、签发验收记录和准用通知单，及时通知、督促施工单位单独保管，严禁在工程中使用和安装，并限期撤出现场。第十七条 物资设备供应商职责1、按招标文件和采购合同约定提供合格的物资设备。2、按合同约定和计划安排进行生产及供货，确保工程建设物资设备的供货需求。3、接受公司物资管理部门对合同物资设备供应进行的协调。4、接受公司物资设备部及相关部门和单位对其履行采购合同情况进行的检查、考核和评价。第四章 计划管理第十八条 在初步设计批复后30日内，公司物资设备部根据设计单位提供的甲供物资设备清单，组织编制部管物资设备总清单，经公司工程管理部、计划财务部有关部门审核签认和公司领导批准后，报铁道部物资办进行审核（根据情况可分站前、站后分别提报），同时报送施组安排。第十九条根据施组安排由公司物资设备部组织编制全部部管物资设备和建管物资设备招标计划，经公司工程管理部、计划财务部有关部门审核签认和公司领导批准后，报铁道部招标办审批（根据情况可分站前、站后分别提报），铁道部招标办批准后分批组织实施招标。在最后一次招标前，将历次招标实际数量同批复的招标计划进行详细对比，对招标计划的调整报铁道部招标办。第二十条 施工单位中标签订合同后，按照公司要求及时编制部管物资和建管物资总需求计划、年度需求计划和批次招标计划，经监理和段落指挥部审核后报公司物资设备部，由公司物资设备部组织公司有关部门审核签认。第二十一条物资代理公司汇总编制甲供物资设备批次采购计划和招标文件资料，经公司相关部门审核签认和公司领导批准后，每月5日前将部管物资设备批次采购计划报送铁道部物资办组织招标采购。第二十二条施工单位于每年10月30日前，向公司段落指挥部和公司物资设备部报送下年度和以后年度甲供物资设备年度需求计划。施工单位应保证计划编制的准确性和严肃性，除设计变更外，年度施工计划不作调整时，原则上不对物资设备需求计划进行调整。 第二十三条公司物资设备部、工程管理部、计划财务部、段落指挥部、监理单位应对施工单位提供的甲供物资设备需求计划清单进行审核，根据施工进度计划对物资设备需用数量进行审核；根据设计要求对规格、型号、图号和技术标准进行审核；根据设计单位提供的物资设备清单对数量、交货条件、到站和概算单价进行核对。第二十四条 施工单位应根据施工进度安排，编制甲控物资设备总需求计划和年度计划，报段落指挥部和公司物资设备部核备。施工单位编制的甲控物资设备招标计划，经监理单位、段落指挥部审核后报公司物资设备部进行确认备案。甲控物资设备招标公告、招标文件报公司物资设备部确认，由公司统一进行编号。第五章 招标采购第二十五条 公司对主要物资设备供应商实行准入制度，动态管理。1、甲供物资设备的合格供应商名录执行铁道部规定。2、甲控物资设备的合格供应商，由公司在对物资设备供应商的质量、价格、交货期、服务、信誉等方面进行考核的基础上，提出甲控物资设备合格供应商名录，报铁道部物资办审核后，由公司发布。3、甲控物资设备必须在公司公布的合格供应商名录内招标采购。第二十六条 甲供部管物资设备由铁道部物资办组织招标采购，公司按照国家、铁道部关于部管物资管理的有关规定，参与部管物资设备招标采购，确定中标人，签订采购合同。部管物资代理公司协助承办招标相关工作。第二十七条甲供建管物资设备由公司按照国家、铁道部关于建管物资管理的有关规定，组织招标采购，确定中标人，签订采购合同。建管物资代理公司协助承办招标相关工作。第二十八条 甲供物资设备招标文件资料以及技术规格书，由相关物资代理公司根据设计院提供的物资设备清单、技术规格文件资料和施工单位报送的需求计划，在公司物资设备部的组织下编制。第二十九条 甲供物资设备招标文件资料、技术规格书由工程管理部、物资设备部相关专业工程师、计划财务部审核签认，经公司领导批准后，部管物资设备报铁道部物资办组织招标采购，建管物资设备由物资设备部按规定程序组织招标采购。第三十条甲供物资设备采购合同由公司计划财务部和物资设备部负责起草，经工程管理部审核签认，公司领导批准后与中标单位签订。第三十一条甲供物资设备合同签订后，物资代理公司负责将合同采购的物资设备按各施工单位甲供物资设备需求计划进行分配，将甲供物资设备分配单和采购合同内容一并抄送各施工单位、监理单位、段落指挥部及相关单位，以便施工单位和相关单位及时组织物资设备供应和验收。第三十二条甲控物资设备由施工单位按照国家、铁道部和公司有关规定组织招标采购，签订合同和履行。第三十三条施工单位不得将依法必须招标的物资设备化整为零或以其他形式规避招标。第三十四条公司物资设备部协调施工单位按照铁道部和公司有关规定进行甲控物资设备招标采购。第三十五条公司物资设备部组织有关人员对甲控物资设备招标程序、投标人是否为合格供应商以及物资设备质量进行监督。第三十六条施工单位在甲控物资设备招标结束后，将评标报告和中标通知书抄送公司物资设备部备案，于合同签订5日内向公司物资设备部报送甲控物资设备采购合同副本两份备案，同时将合同相关内容抄送段落指挥部、监理单位以及其他相关单位。第三十七条 自购物资设备由施工单位按有关规定自行组织采购，监理单位、公司段落指挥部负责对其质量进行监控。第六章 组织供应第三十八条甲供物资设备（包括部管物资、建管物资）委托物相关资代理公司组织供应。物资代理公司根据甲供物资设备合同，制定甲供物资设备供应方案和流程，报公司批准。 第三十九条甲控及自购物资设备由施工单位组织供应。施工单位应制定合理的甲控及自购物资设备供应计划，优化供应工作流程，提高供应保障能力。第四十条 物资设备催运。甲供物资设备由物资设备代理公司负责组织催运，必要时段落指挥部协助组织施工单位催运。甲控物资设备由施工单位负责催运。第四十一条施工单位在接到甲供物资设备分配单和采购合同内容后，10日内或每月10日前，向公司段落指挥部、甲供物资代理公司提供详细的下月及后期物资设备发运计划。对于单月用量不大的物资设备，应把多月的计划量凑成整数，原则上应做到同品种同型号同规格同到站物资的单批运输量达到基本运输单元量的整数倍。由物资代理公司负责通知供应商组织生产供货。供应商应在发运前10天，将合同号、物资设备的名称、数量及计划发运日期通过传真方式，通知物资代理公司及相关段落指挥部、施工单位和监理单位。供应厂商在发运物资设备后12小时内，通过传真将合同号、车号、物资设备名称、规格、数量及预计到站日期通知上述各相关单位。物资设备到站后，施工单位应及时收货并验收。第四十二条 施工单位根据施工实际情况，确实需要变更调整甲供物资设备发运计划时，须在物资发货前提出，已发货或在途物资不予调整变更，申请调整变更的物资发货准备期不小于10日。变更计划应附变更说明，经公司段落指挥部、监理单位确认后报物资代理公司，由物资代理公司负责通知供应商进行变更调整。第四十三条 施工单位应按照靠近供应基点和具备运输条件、装卸作业能力的原则确定到站。甲供物资设备由供应厂商发往到采购合同指定的到站，车板交货，由施工单位负责组织卸车。第四十四条 甲供物资设备到达指定交货地点后，段落指挥部及时组织协调施工单位、监理单位相关人员根据物资代理公司或供应商的到货通知，按有关规定及时进行验收。第四十五条施工单位卸货前发现物资设备被盗或包装破损，应找承运人做好货运记录并依据运输规章和运输保险规定，向有关部门索赔，施工单位不得拒卸拒收。凡施工单位拒卸拒收或迟卸迟收造成的损失由施工单位负责。第四十六条对到达后的物资设备，施工单位应及时验收，监理单位按规定监督抽验，相关单位参与验收，对验收过程进行监督。验收时要按照有关技术标准和采购合同对到货的规格、型号、数量、品种、检测报告、合格证书、监造证明、外观质量等进行检查验收，索齐各种附件和质量合格证明文件等资料，并作好原始记录。验收记录或交验清单一式四份（施工单位、监理单位、供应厂商、相关单位各执一份）。当存在数量、质量差异、延滞交货或相关服务与所签合同不符等问题时，由施工单位填写验收记录，由物资代理公司及时与供应商协商解决。验收结论由施工单位、监理单位、相关单位共同签字方可生效，否则不予结算。第四十七条 对于由中标的生产厂家负责安装的设备，到货后由施工单位负责卸车接收保管，生产厂家到现场安装时，施工单位应提供必要的条件，积极配合安装。第四十八条甲控及自购物资设备到达现场后，施工单位要按相关技术标准和规定，及时对所到物资设备进行验收。监理单位和公司段落指挥部负责监督。第四十九条施工单位要按照有关规定，设置必要的仓储设施，加强和规范物资设备储存保管，保证储存的物资设备质量。同时要保持一定储备量，满足施工进度需要。第五十条甲供物资设备进入施工现场后，由施工单位负责保管。由于保管不善造成丢失损坏的，由其自行承担责任。第五十一条 调剂供应。施工单位、供应商都应服从公司的调剂供应。调剂供应以保障现场施工急需为原则，调剂的物资可以是采购合同内的物资也可是有关各方的库存物资。调剂物资的结算原则上在调剂对象之间直接进行，结算单价以物资合同价（购入价）为准，物资从调出到调入的运杂费由调入方承担 。当供应商的供应不能满足施工需要时，施工单位为保证供应采取的紧急采购措施，由施工单位提出采购计划及方案，经段落指挥部审核，报公司确认后方可在合格供应商中进行采购。第七章 质量监控第五十二条 公司对物资设备质量管理负总责。其他参建单位在各自责任范围内对物资设备质量负责，要建立健全质量责任制，明确物资设备采购供应管理中各环节责任人。第五十三条 建立健全物资设备质量跟踪追溯制度。各相关单位在物资设备接转过程中必须填制物资设备质量记录单，全过程记录物资设备从厂家到最终使用的质量状况，保证产品质量的可追溯性。第五十四条 应针对不同物资设备建立质量监测系统，特别是要做好技术引进的新产品、新设备、新系统的质量监测。第五十五条施工单位必须建立健全物资设备的质量管理体系，严格执行铁道部物资设备管理的各项规章制度。验收工作要严格按照技术标准、设计要求和采购合同的质量条款进行。驻地监理工程师必须审核物资设备的各种证件及物资设备的合规性并对验收记录签字确认，严禁不合格的物资设备使用到工程中。第五十六条施工单位和监理单位应按规定项目、频次对进场物资设备进行检测试验。只有经检验合格的物资设备才允许进场，只有经过监理批准的物资设备才可投入工程使用。段落指挥部要对进场物资设备进行不定期抽检，每月至少进行一次。施工单位、监理单位、物资代理公司每月应向指挥部和公司物资设备部书面报告当月物资设备质量状况。 第五十七条 物资代理公司必须做好物资设备采购供应全过程的质量监控，督促物资设备生产企业加强原材料采购、生产管理、产品检验检测、包装和售后服务。 对于需要驻厂监造的重要物资设备实行驻厂监造制度，物资代理公司组织有资质的单位对物资设备制造过程进行监督，物资设备出厂时，应附监造确认记录。第五十八条 公司物资设备部和指挥部要加强物资设备质量的管理和检查监督，定期对物资设备质量状况进行评估总结。第五十九条 施工单位、供应商对监理单位的检验结果有异议且不能达成一致时，由公司选定的第三方质量检测机构做出最终裁定。第六十条 物资设备如在工程使用过程中，经任何一方检验、检查机构发现存在质量问题时，施工单位应立即停止使用，并不得进行下一道工序的施工，检验、检查机构应将有关情况及时报所在段落指挥部和公司物资设备部。由指挥部协调监理、施工单位和供应商现场解决出现的质量问题。重大问题报公司，由公司物资设备部会同相关部门及时提出解决的方案和措施。第六十一条 施工单位在使用或安装物资设备前，必须按规定进行试验和检测。物资设备供应商提供的质量合格证明文件以及对物资设备的验收、外观检查等工作，并不免除施工单位必须确保所使用物资设备合格的责任和义务。试验、检测的原始依据以及供应厂商提供的合格证、质量文件资料等是工程竣工交验的重要依据，相关单位必须妥为保管。第八章 价款结算与支付第六十二条 甲供物资设备价款及运杂费由公司按有关规定和合同要求，进行价款结算与支付（按照合同确定的到站车板交货，交货前所发生的各种运杂费由公司承担，交货后所发生的各种运杂费包括卸车费由施工单位承担）。第六十三条 甲控和自购物资设备价款及运杂费由施工单位承担并自行结算、支付。第九章 考核评价 第六十四条 公司对施工单位、监理和物资代理公司的物资设备管理实行考核和信誉评价制度，各指挥部负责对施工单位、监理和物资代理公司物资设备管理的日常考核评价。 第六十五条 考核评价采用自查与检查相结合的方式。内容包括业务管理、质量管理等，具体考核评价内容及办法另行发文。 第六十六条 公司每年对优秀单位进行表彰，对不合格的单位给予通报批评和考核，并限期整改。 第六十七条 公司对施工单位、监理单位的考核评比结果分别纳入施工单位质量信誉评价和监理单位的信用评价考核体系。第十章 附则第六十八条物资设备采购供应业务管理流程见流程图。管理资料、台账、报表另行发文。第六十九条 本办法由公司物资设备部负责解释。第七十条本办法自发布之日起实施。附：1甲供部管物资设备采购供应管理流程图2甲供建管物资设备采购供应管理流程图3甲控物资设备采购供应管理流程图32