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2024/3/18 周一周一办公室公文写作技巧朱苑朱苑珲2024/3/18 周一周一公文介绍公文的含公文的含义和特点和特点公文是国家机关、社会团体、企事业间作用于公文是国家机关、社会团体、企事业间作用于行政管理，具有法定效力和规范体式的文体，行政管理，具有法定效力和规范体式的文体，简称简称“文件文件”。公文具有：政策性、权威性、规范性三大特点。公文具有：政策性、权威性、规范性三大特点。公文的种公文的种类命令、决定、通告、公告、议案、意见、批复、命令、决定、通告、公告、议案、意见、批复、通报、通知、请示、报告、函、会议纪要等。通报、通知、请示、报告、函、会议纪要等。2024/3/18 周一周一公文介绍公文的分公文的分类根据发文对象可分为三类：根据发文对象可分为三类：上行文：上行文：下下级单位向上位向上级单位的位的发文文如：如：请示、示、报告、告、调查报告等。告等。下行文：下行文：上上级单位向下位向下级单位的位的发文文如：命令、决定、决如：命令、决定、决议、通知、指示、通、通知、指示、通报、批复等。、批复等。平行文：平行文：平平级单位或不相隶属位或不相隶属单位之位之间的的发文文如：函等。如：函等。2024/3/18 周一周一公文写作的一般要求正确正确选用文种，格式用文种，格式规范；范；标点准确反映全文的主点准确反映全文的主题；观点明确，点明确，阐述清楚，述清楚，逻辑关系明了；关系明了；简明扼要，直明扼要，直书不曲；不曲；表述表述紧凑凑严密；密；用用语端庄平端庄平实；概念概念稳定；定；用用语要礼貌得体；要礼貌得体；正确运用正确运用标点符号；点符号；准确准确计算。算。2024/3/18 周一周一公文写作中容易出现的问题语言重复、言重复、罗嗦经公司公司领导批准批准同意同意2012年年5月月25日至日至5月月31日，下午日，下午18：45分分事故事故发生后，公司生后，公司总部高度重部高度重视此次事故，此次事故，接接报事故后，事故后，立即立即工作人工作人员24小小时夜以夜以继日日轮班作班作业2024/3/18 周一周一公文写作中容易出现的问题词序、序、语序不当序不当关于部分三、四号关于部分三、四号线施工施工单位拖欠位拖欠钢筋、混凝土供筋、混凝土供应商的材料款商的材料款问题，请建建设总部抓部抓紧给相关相关单位位发文，限期要求解决。文，限期要求解决。修改：关于三、四号修改：关于三、四号线部分部分施工施工单位拖欠位拖欠钢筋、混凝土供筋、混凝土供应商的材料商的材料款款问题，请建建设总部抓部抓紧给相关相关单位位发文，文，要求要求限期解决。限期解决。岷江航岷江航电工程是工程是乐山市委、市政府及广大市民山市委、市政府及广大市民备受关注的市政工程。受关注的市政工程。修改：岷江航修改：岷江航电工程是工程是备受受乐山市委、市政府及广大市民关注的市政山市委、市政府及广大市民关注的市政工程。工程。2024/3/18 周一周一公文写作中容易出现的问题词义混淆混淆“制定制定”与与“制制订”词义：制定：制定制作、定出，公文中制作、定出，公文中习惯用在用在较大大场合。如：党的十合。如：党的十六次代表大会，六次代表大会，为我我们制定了全面制定了全面进入小康社会的入小康社会的总任任务和政治路和政治路线。词义：制：制订制作、制作、订立。公文中立。公文中习惯用于具体用于具体规章制度的章制度的订立。立。如：公司制如：公司制订了防火、了防火、门卫等安全管理制度。等安全管理制度。2024/3/18 周一周一公文写作中容易出现的问题“和和”“与与”“或或”词义：和：和表示两者都是，是并列的关系。表示两者都是，是并列的关系。与与表示两者表示两者对立，是平等的关系。立，是平等的关系。或或表示两者其一，是表示两者其一，是选择的关系。的关系。举例：集例：集团公司公司举办的的蓝球球赛经过两天激烈的角逐，两天激烈的角逐，A公司公司和和B公司一公司一起起进入了准决入了准决赛，明天，明天，A公司公司与与B公司将展开争公司将展开争夺决决赛权的的较量，量，届届时，A公司公司或或B公司将在决公司将在决赛中向冠中向冠军宝座宝座发起冲起冲击。2024/3/18 周一周一公文写作中容易出现的问题词语搭配不当搭配不当A：借：借阅人必人必须履行履行档案借档案借阅登登记制度。制度。分析：履行分析：履行对应的是的是义务、职责、承、承诺等，否等，否则词不答意。不答意。修改：借修改：借阅人必人必须遵守遵守档案借档案借阅登登记制度。制度。B：为杜杜绝管理漏洞管理漏洞分析：杜分析：杜绝对应的是的是动词，而不是名，而不是名词，管理漏洞属名，管理漏洞属名词。修改：修改：为杜杜绝管理管理出出现漏洞或漏洞或为杜杜绝此此类情况的情况的发生生2024/3/18 周一周一公文写作中容易出现的问题C：嫌疑人嫌疑人应为熟悉当地熟悉当地环境的境的本地青年所本地青年所为分析：主、分析：主、谓、宾混乱，主混乱，主语是嫌疑人，是嫌疑人，谓语是是应为，宾语却是本地却是本地青年所青年所为。修改：修改：嫌疑人嫌疑人应为熟悉当地熟悉当地环境的境的本地青年本地青年或或案件案件应为熟悉当地熟悉当地环境的境的本地青年所本地青年所为2024/3/18 周一周一公文写作中容易出现的问语法法错误 A：全国人大常委会第十八次会：全国人大常委会第十八次会议于于2005年年10月月27日通日通过公司法公司法（修定案）（修定案），并于，并于2006年年1月月1日起施行。日起施行。修改：修改：公司法（修定案）公司法（修定案）于于2005年年10月月27日日经全国人大常委会全国人大常委会第十八次会第十八次会议通通过，于，于2006年年1月月1日起施行。日起施行。B：我公司于：我公司于9月月30日召开了表彰先日召开了表彰先进个人和先个人和先进集体大会，董事集体大会，董事长和和其他公司其他公司领导同志参加了同志参加了这次会次会议。修改：修改：我公司于我公司于9月月30日召开了先日召开了先进个人和先个人和先进集体集体表彰表彰大会，董事大会，董事长和公司和公司其他其他领导同志参加了同志参加了这次会次会议。2024/3/18 周一周一公文写作中容易出现的问逻辑混乱混乱A：2012年年4月月20日，我公司向日，我公司向总公司呈公司呈报了了关于关于的的请示示，在，在请示中，王示中，王总提出了有关提出了有关要求，要求，请答复。答复。修改：修改：2012年年4月月20日，我公司向日，我公司向总公司呈公司呈报了了关于关于的的请示示，在，在请示中，王示中，王总提出了有关提出了有关意意见，妥否妥否，请批示批示。B：总部要求提高部要求提高产品的折扣品的折扣优惠度，建惠度，建议从从7折折提高到提高到9折。折。修改：修改：总部要求部要求产品的折扣品的折扣优惠幅度从惠幅度从7折折降低降低到到9折。折。C：孤本、秘密档案不予借：孤本、秘密档案不予借阅。确需借。确需借阅的，需在的，需在指定指定时间内内归还。修改：修改：孤本、秘密档案孤本、秘密档案原原则上上不予借不予借阅。如因特殊如因特殊情况情况确需借确需借阅的，需在指定的，需在指定时间内内归还。2024/3/18 周一周一公文写作中容易出现的问 D：2012年上半年，我公司共年上半年，我公司共组织培培训30次，其中：次，其中：总公司培公司培训5次，企次，企业培培训19次。次。修改：修改：2012年上半年，我公司共年上半年，我公司共组织培培训30次，其中：次，其中：总公司培公司培训5次，企次，企业培培训19次，次，其次培其次培训6次。次。E：集中控制室的温度、湿度要确保符合国家：集中控制室的温度、湿度要确保符合国家标准，避准，避免磁免磁场干干扰和保持清和保持清洁，要特，要特别注意防火，并定期注意防火，并定期检查室内的室内的“八防八防”，发现问题及及时补救。救。修改：修改：集中控制室的集中控制室的温度和湿度指数温度和湿度指数要确保符合国家要确保符合国家标准，准，保持室内清保持室内清洁，避免避免造成造成磁磁场干干扰，定期，定期检查室内室内的的“八防八防”情况，尤其要加情况，尤其要加强防火工作，防火工作，发现隐患患及及时消消灭。F：解聘李四同志主管：解聘李四同志主管职务，从，从2008年年4月月9日起日起执行。行。修改：修改：解除解除李四同志主管李四同志主管职务，执行行时间为2008年年4月月9日。日。2024/3/18 周一周一公文写作中容易出现的问附件格式不当附件格式不当1若公文附有附件若公文附有附件资料，而公文内容中又有涉及附件内容，料，而公文内容中又有涉及附件内容，应备注注说明，如：明，如：详细情况情况见附件附件1。2若公文附有附件若公文附有附件资料，料，应在公文最后加上附件名称，如有多个附件，在公文最后加上附件名称，如有多个附件，应当逐个列示，格式如下：当逐个列示，格式如下：附件：附件：1、关于关于办法法；2、关于关于通知通知；3、关于关于方案方案。2024/3/18 周一周一公文写作中容易出现的问称称谓问题2012年年3月月14日，在天安日，在天安总公司第一会公司第一会议室，由天安室，由天安总公司蒋勇副公司蒋勇副总主持召开了合作方案主持召开了合作方案讨论会。参加会会。参加会议的有天安公司行政部、的有天安公司行政部、财务部、青部、青华设计院、森达工院、森达工贸有限公司。有限公司。修改：修改：2012年年3月月14日，在天安日，在天安总公司第一会公司第一会议室，由天安室，由天安总公司公司副副总蒋勇蒋勇主持召开了合作方案主持召开了合作方案讨论会。参加会会。参加会议的有天安公司、青的有天安公司、青华设计院、森达工院、森达工贸有限公司有限公司等等单位相关部位相关部门人人员。2024/3/18 周一周一公文写作解决方案确立确立为别人而写的原人而写的原则把握：把握：让自己明白很重要，但自己明白很重要，但让读者明白者明白更重要；更重要；公文公文“四宜四宜”：宜短、宜宜短、宜实、宜准、宜平和。、宜准、宜平和。2024/3/18 周一周一公文写作解决方案公文写作公文写作“三步曲三步曲”第一步：第一步：开开头。交待交待发文的背景、依据、目的，文的背景、依据、目的，为后面叙后面叙述主体述主体进行行铺垫。宜开。宜开门见山，山，简短利落。短利落。第二步：第二步：主体。主体。阐明具体明具体观点、叙述具体事点、叙述具体事项、提出具体、提出具体要求。宜多要求。宜多费笔墨、重点笔墨、重点对待。待。第三步：第三步：结尾。尾。宜廖廖几笔、宜廖廖几笔、谨慎用字。慎用字。2024/3/18 周一周一公文写作解决方案文中文中结构，构，层次分明不重复次分明不重复段落之段落之间分界清晰。分界清晰。一个段落重点叙述一个方面，提一个段落重点叙述一个方面，提行后叙述另一个方面，但各个段落之行后叙述另一个方面，但各个段落之间必必须是是围绕一个中一个中心心观点展开点展开论证，也就是文章的中心思想。，也就是文章的中心思想。不重复原不重复原则：每个每个问题只在文章中只在文章中讲述一次，且述一次，且讲透，透，不在其他地方再不在其他地方再讲。2024/3/18 周一周一公文写作解决方案注意注意逻辑、顺序序1表述要符合表述要符合逻辑思想和一般人的思思想和一般人的思维习惯；2采用直叙法，不要用倒叙法和插叙法；采用直叙法，不要用倒叙法和插叙法；3注意相互依存关系。注意相互依存关系。2024/3/18 周一周一公文写作解决方案不犯不犯语法法错误1主主语、谓语、宾语要要齐全；全；2正确运用正确运用标点符号；点符号；3不要把日常生活中的表达方式运用到公文表达中来。不要把日常生活中的表达方式运用到公文表达中来。2024/3/18 周一周一公文写作解决方案紧凑凑连贯1能用一句能用一句话表达清楚的，表达清楚的，绝不用两句不用两句话；2尽量用一个主尽量用一个主语把后面的把后面的语言串起来；言串起来；3语句、段落之句、段落之间要有要有连贯性性。2024/3/18 周一周一公文写作解决方案力求力求简洁1一份公文只解决一个一份公文只解决一个问题；2“复文复文”切忌不切忌不厌其其烦地引述地引述“来文来文”；3在在报告在告在请示中，不要向上示中，不要向上级大大讲方方针政策；政策；4尽量用尽量用简短的句子。短的句子。2024/3/18 周一周一公文写作解决方案准确明了准确明了1标题要高度概括全文主旨；要高度概括全文主旨；2内容复内容复杂、篇幅、篇幅较长的公文，正文要分段的公文，正文要分段阐述；述；3直接表述事由或要求，不要直接表述事由或要求，不要转弯抹角；弯抹角；4观点明确，不要用模棱两可、易生歧点明确，不要用模棱两可、易生歧义的的词句。句。2024/3/18 周一周一公文写作解决方案数字的运用：数字的运用：公文公文标题、引用文件名中有日期的，必、引用文件名中有日期的，必须用大写数字，如用大写数字，如（二（二O一二年度一二年度总结报告）；公文最后的落款日期必告）；公文最后的落款日期必须是是大写数字（如二大写数字（如二O一二年七月十四日）；正文中凡涉及日一二年七月十四日）；正文中凡涉及日期、数字等一律用小写数字。期、数字等一律用小写数字。2024/3/18 周一周一常用公文写作要领 请示的写法示的写法请示，适用于向上示，适用于向上级请求求请示、批准（上行文）。示、批准（上行文）。请求的求的标准准结构：构：标题：事由文种（关于事由文种（关于*的的请求）求）主体：主体：（1）起因（）起因（2）事）事项（3）提出）提出处理意理意见结尾用尾用“妥否，妥否，请批示批示”。2024/3/18 周一周一常用公文写作要领请示示应注意的事注意的事项：1.理由部份理由部份简明扼要；明扼要；2.主要内容在正文中表述；主要内容在正文中表述；3.要有要有倾向性意向性意见，且有可操作性；，且有可操作性；4.一事一一事一请求；求；5.送往政府部送往政府部门的的请求要注明求要注明联系人和系人和联系系电话；6.请求和求和报告有本告有本质上的区上的区别。2024/3/18 周一周一常用公文写作要领 关于关于购置置办公用品的公用品的请示示 总公司秘公司秘书办：为进一步加一步加强各企各企业之之间的沟通和配合，提高工作效率，的沟通和配合，提高工作效率，经经营总办批准，我公司批准，我公司办公地点迁往安谷先煤厂。因新公地点迁往安谷先煤厂。因新换办公地点，急需公地点，急需购置空置空调、办公桌椅、会公桌椅、会议室桌椅、文件柜等室桌椅、文件柜等办公用品，公用品，总预算算约21万元，建万元，建议由我公司自由我公司自购。以上妥否，以上妥否，请批示。批示。附：各种附：各种办公公设备明明细表。表。公司公司办公室公室2017年年3月月10日日2024/3/18 周一周一常用公文写作要领通通报的写法的写法通通报：适用于向下：适用于向下级部部门传达信息达信息(下行文下行文)通通报常用的两种常用的两种类型：型：1.表彰性通表彰性通报；2.批批评性通性通报。2024/3/18 周一周一常用公文写作要领通通报的格式的格式标题：事由：事由+文种文种“关于关于对驾驶员张某某隐瞒事故的事故的处罚通通报”主送部主送部门(财务科、科、业务部部)正文：开正文：开头+主体主体+结尾尾通通报应具具备的几个要素：的几个要素：引言部分引言部分事事实部分部分分析分析处理部分理部分号召要求部分号召要求部分2024/3/18 周一周一常用公文写作要领引言部分，引言部分，主要是概括通主要是概括通报的内容、性的内容、性质、作用和要求。、作用和要求。例：例：关于关于对物流公司物流公司驾驶员张某某隐瞒事故的事故的处罚通通报 物流公司物流公司张某在某在驾驶车辆发生事故后生事故后隐瞒不不报，擅自，擅自维修事故修事故车辆，现将事情将事情经过及及处罚决定通决定通报如下：如下：事事实部份，部份，就是就是对事事实进行行陈述，即要把主要事述，即要把主要事实写清楚，又要容写清楚，又要容不得概括精不得概括精练。事情事情经过：2016年年6月月5日，物流公司日，物流公司驾驶员张某某驾驶云云G*车执行行选煤运煤运输任任务时，约14：30分，分，2024/3/18 周一周一常用公文写作要领分析及分析及处理部分，理部分，就是就是对事事实进行分析，提出行分析，提出处理意理意见。分析原因和分析原因和处理决定：理决定：此事件反映出此事件反映出驾驶员张某某专业技能不佳，且技能不佳，且组织管理意管理意识淡薄，根据公司淡薄，根据公司安全管理制度安全管理制度、安全安全奖罚制度制度、事故事故报告管理制度告管理制度等有关等有关规定，决定定，决定给予予张某批某批评通通报，并，并给予予2000元的元的处罚。号召及要求部分，号召及要求部分，根据通根据通报的精神要求如何做，或者号召的精神要求如何做，或者号召为实现什么什么目目标而而奋斗。斗。提出要求：提出要求：望各望各驾驶员引以引以为戒，确保安全行戒，确保安全行驶。各科室要。各科室要严格格执行行公司安全管理制度，相关公司安全管理制度，相关岗位人位人员进行教育培行教育培训，认真做好事故的真做好事故的统计报告工作，如有告工作，如有隐瞒、心、心报、漏、漏报情况，一情况，一经发现严肃处理。理。2024/3/18 周一周一常用公文写作要领会会议纪要的写法要的写法 标题。主要反映会主要反映会议的性的性质和范畴。和范畴。1会会议名称名称+会会议纪要（例行会要（例行会议）如：如：*公司月度公司月度总结会会会会议纪要要 关于关于协调*公司开公司开业庆典事宜的会典事宜的会议纪要要2024/3/18 周一周一常用公文写作要领 导言。言。主要用于概述会主要用于概述会议基本情况。其内容一般包括基本情况。其内容一般包括标题、会、会议时间、会会议地点、出席人地点、出席人员、缺席人、缺席人员、主持人、主持人、记录人和主要内容等。人和主要内容等。*公司月度公司月度总结会会会会议纪要要 会会议时间：2016年年7月月14日日14：30分分 会会议地点：公司会地点：公司会议室室 出席人出席人员：张某、李某、王某、蒋某、周某某、李某、王某、蒋某、周某 缺席人缺席人员：唐某（因公：唐某（因公请假）假）主持人：主持人：张某某记录人：周某人：周某 主要内容：主要内容：总结本月工作情况，本月工作情况，计划下月工作安排划下月工作安排详细如下：如下：2024/3/18 周一周一常用公文写作要领 主体。主体。这是会是会议纪要的核心部分。主要介要的核心部分。主要介绍会会议议定事定事项。重点将会重点将会议所形容的所形容的问题和决定事和决定事项逐条逐条归纳，做到条理清楚，做到条理清楚，简明扼要。明扼要。不要把会不要把会议纪要写成会要写成会议记录。要正确地集中会要正确地集中会议的意的意见。没有取得一致意。没有取得一致意见的，一般不写入的，一般不写入纪要。会要。会议没没讨论的不得写入会的不得写入会议纪要。要。会会议纪要用要用“会会议”作主作主语，即，即“会会议听取了听取了”、“会会议讨论了了”、“会会议认为”、“会会议确定确定”、“会会议指出指出”、“会会议强调”等。等。会会议纪要要须以第三人称的以第三人称的语气来气来拟写。写。会会议纪要没有落款。要没有落款。2024/3/18 周一周一个人几点心得 1.公文写作，公文写作，简明扼要很重要，要加明扼要很重要，要加强这种功力的修种功力的修炼。2.语文忌夸文忌夸张。要努力追求。要努力追求“清水出芙蓉，天然去修清水出芙蓉，天然去修饰”的的语文境文境界，夸界，夸张的修的修饰是写作文，不是写公文。是写作文，不是写公文。3.掌握想入格式是有效途径。掌握想入格式是有效途径。4.标题的草的草拟很重要。很重要。标题要与正文相一致，一目了然。要与正文相一致，一目了然。5.要学会用分列要学会用分列项式起草公文。学会用序号区分。式起草公文。学会用序号区分。6.一件事一段文字，一件事一段文字，逻辑要清楚，忌混乱。要清楚，忌混乱。2024/3/18 周一周一谢谢大家文字是行政人文字是行政人员的的职业工具，公文写作水平是衡工具，公文写作水平是衡量一名行政人量一名行政人员业务能力高低的重要能力高低的重要标尺。希望尺。希望各位引起重各位引起重视、勤学苦、勤学苦练，提高公文，提高公文质量，量，维护企企业形象。形象。