Excel表格运用培训-课件(PPT).ppt
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1、目目 录录一、一、一、一、EXCELEXCELEXCELEXCEL表基础介绍表基础介绍表基础介绍表基础介绍二、常用选择技巧二、常用选择技巧二、常用选择技巧二、常用选择技巧三、常用输入与编辑技巧三、常用输入与编辑技巧三、常用输入与编辑技巧三、常用输入与编辑技巧四、工作表的操作与美化四、工作表的操作与美化四、工作表的操作与美化四、工作表的操作与美化五、数据管理技巧五、数据管理技巧五、数据管理技巧五、数据管理技巧六、公式与函数六、公式与函数六、公式与函数六、公式与函数七、图表制作七、图表制作七、图表制作七、图表制作八、常用设置八、常用设置八、常用设置八、常用设置九、高级应用与自动化九、高级应用与自动
2、化九、高级应用与自动化九、高级应用与自动化 EXCEL EXCEL EXCEL EXCEL培训资料培训资料培训资料培训资料一一.ECXCEL表基础介绍表基础介绍 Excel具有电子表格软件的特点,以具有电子表格软件的特点,以“表格表格”方式处理数据,方式处理数据,在需要计算的位置立即显示结果,所见即所得;在需要计算的位置立即显示结果,所见即所得;表格之间可通过公式动态联结;表格之间可通过公式动态联结;具有强大的作图功能,可实现具有强大的作图功能,可实现“图文并茂图文并茂”;以数据库的管理方式管理表格数据,具有排序、检索、以数据库的管理方式管理表格数据,具有排序、检索、筛选、汇总计算等功能;筛选
3、、汇总计算等功能;数据共享功能,可与其他软件交互。数据共享功能,可与其他软件交互。一一.ECXCEL表基础介绍表基础介绍-窗口介绍窗口介绍 Excel Excel 的窗口分为三大部分:的窗口分为三大部分:控制区:控制区:标题栏、菜单栏、常用格式工具栏标题栏、菜单栏、常用格式工具栏工作区:工作区:名字框、编辑栏、工作表名字框、编辑栏、工作表显示区:显示区:工作表标签、状态栏、标签显示区工作表标签、状态栏、标签显示区一一.ECXCEL表基础介绍表基础介绍-基本概念基本概念 文件、工作簿、工作表文件、工作簿、工作表 ExcelExcel的文件称为工作簿的文件称为工作簿.它默认包含它默认包含3 3个工
4、作表,最多个工作表,最多255255个,由个,由Sheet1Sheet1到到Sheet255Sheet255分别命名。用户可按需求增分别命名。用户可按需求增减工作表减工作表.工作簿文件的扩展名为工作簿文件的扩展名为.xls.xls。单元格单元格工作表中由横竖线交叉组成的矩形方框即为单元格工作表中由横竖线交叉组成的矩形方框即为单元格每个工作表中有每个工作表中有6553665536行,行,256256列,最多可包含列,最多可包含6553665536256256个单元格。每个单元格可显示个单元格。每个单元格可显示10241024个字符。个字符。C5单元格行号二二.常用选择技巧常用选择技巧1、选择切换
5、工作簿:、选择切换工作簿:2 2、选择切换工作表:、选择切换工作表:3 3、选择多个工作表、选择多个工作表技巧:在同工作表中按技巧:在同工作表中按Ctrl+Tab键,区别键,区别Alt+Tab键键技巧:选择第一个标签,按住技巧:选择第一个标签,按住Shift键,选择最后一个标签键,选择最后一个标签在标签中右键选在标签中右键选“选定全部工作表选定全部工作表”技巧:按技巧:按Ctrl+PageUp键前翻,按键前翻,按Ctrl+PageDown键后翻键后翻4 4、选择单元格:、选择单元格:5 5、区域内快速切换单元格(正序、倒序):、区域内快速切换单元格(正序、倒序):6 6、选择整行、整列:、选择
6、整行、整列:7 7、选择整个工作表:、选择整个工作表:单行单列:单击单行单列:单击行号行号或或列标列标多行多列:与选择单元格一致多行多列:与选择单元格一致多个连续单元格:选择左上,按多个连续单元格:选择左上,按Shift键,选择右下键,选择右下多个不连续单元格:选择一个区域,按多个不连续单元格:选择一个区域,按Ctrl键,选择另外一区域键,选择另外一区域单行单列:单击左上角行号与列标单行单列:单击左上角行号与列标交叉处交叉处的按钮的按钮技巧:按技巧:按Ctrl+A 键键技巧:选择一个区域,按技巧:选择一个区域,按Tab、Shift+Tab,按,按Enter、Shift+Enter三三.常用输入
7、与编辑技巧常用输入与编辑技巧1 1、撤销与恢复:、撤销与恢复:2 2、填充:、填充:3 3、复制与粘贴:、复制与粘贴:填充方法:按住填充方法:按住填充柄填充柄拖拽拖拽连续填充技巧:连续填充技巧:双击双击填充柄填充柄等差数列技巧:输入前两个数,选中此等差数列技巧:输入前两个数,选中此两单元格两单元格填充填充等比数列技巧:类似等差,开始选项等比数列技巧:类似等差,开始选项-编辑编辑-填充,然后在跳出选项中选填充,然后在跳出选项中选“等等比数列比数列”方法:按工具栏上方法:按工具栏上“撤销撤销”、“恢复恢复”的按钮的按钮技巧:按技巧:按Ctrl+Z撤销,按撤销,按Ctrl+Y恢复恢复技巧:按技巧:按
8、Ctrl+C键复制,按键复制,按Ctrl+V键粘贴键粘贴技巧:直接技巧:直接拖动拖动单元格剪贴,按单元格剪贴,按Ctrl键键拖动拖动复制粘贴复制粘贴粘贴数值技巧:复制后粘贴数值技巧:复制后“粘贴数值粘贴数值”按钮按钮(工具-自定义)公式粘贴:复制数值后按右键,选择性粘贴中选择公式粘贴:复制数值后按右键,选择性粘贴中选择4 4、同一个单元格中折行(换行输入):、同一个单元格中折行(换行输入):5 5、输入、输入“0000”和位数较多的数字(如身份证号):和位数较多的数字(如身份证号):6 6、使用下拉列表快速输入:、使用下拉列表快速输入:技巧:输完一行后,在编辑状态按技巧:输完一行后,在编辑状态
9、按Alt+Enter键换行键换行方法:把单元格设置成方法:把单元格设置成“文本文本”格式格式技巧:先输入一个技巧:先输入一个“”符号(英文状态),再输入数字符号(英文状态),再输入数字方法:选择单元格区域,单击方法:选择单元格区域,单击“数据数据有效性有效性”命令,从命令,从“数据有效性数据有效性”对话框中选择对话框中选择“设置设置”选项卡,在选项卡,在“允许允许”下拉列表中选择下拉列表中选择“序列序列”,在,在“来源来源”框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列,中间用英文状态下的框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列,中间用英文状态下的逗号逗号“,”隔开。隔开。“来源来源”中也可以选取本表内
10、的某中也可以选取本表内的某单元格区域单元格区域。三三.常用输入与编辑技巧常用输入与编辑技巧7 7、快速编辑单元格:、快速编辑单元格:8 8、快速输入大量重复特殊符号:、快速输入大量重复特殊符号:技巧:利用技巧:利用箭头箭头键选择要编辑的单元格,按下键选择要编辑的单元格,按下F2,编辑单元格内容,编辑单元格内容,编辑完成后,按编辑完成后,按Enter键确认所做改动,或者按键确认所做改动,或者按ESC键取消改动。键取消改动。技巧:先使用一个字母技巧:先使用一个字母代替代替输入(注意不能是本表中需要用到的),输入(注意不能是本表中需要用到的),全部输入完毕后,通过全部输入完毕后,通过“编辑编辑-替换
11、替换”命令,把此字母全部替换成命令,把此字母全部替换成需要的特殊符号即可。需要的特殊符号即可。三三.常用输入与编辑技巧常用输入与编辑技巧四四.工作表的操作与美化工作表的操作与美化1 1、表激活、删除、插入、重命名:、表激活、删除、插入、重命名:2 2、标签颜色设置、标签颜色设置3 3、表移动与复制、表移动与复制方法:右键单击工作表标签,选择相应的选项。方法:右键单击工作表标签,选择相应的选项。方法:方法:右键右键单击工作表标签,选择单击工作表标签,选择“工作表标签颜色工作表标签颜色”,设置颜色。,设置颜色。方法:打开有关工作表,在需要移动的工作表方法:打开有关工作表,在需要移动的工作表标签标签
12、上单击上单击右键右键,选择选择“移动或复制工作表移动或复制工作表”,在选项框中选择需要移动到,在选项框中选择需要移动到 的工作薄,选中就的工作薄,选中就“建立副本建立副本”则是复制,否则是移动。则是复制,否则是移动。技巧:按住技巧:按住Ctrl键,键,拖动拖动工作表标签可快速复制工作表。工作表标签可快速复制工作表。4 4、隐藏、显示表:、隐藏、显示表:5 5、保护、部分保护表、保护、部分保护表6 6、冻结表、冻结表方法:选择菜单,方法:选择菜单,格式格式工作表工作表隐藏隐藏/取消隐藏取消隐藏。方法:选择菜单,方法:选择菜单,工具工具保护保护保护保护/取消保护工作表取消保护工作表。允许用户编辑部
13、分工作表技巧:选择需要编辑的单元格,允许用户编辑部分工作表技巧:选择需要编辑的单元格,设置设置单元格格式单元格格式,在保护选项卡中把,在保护选项卡中把锁定锁定选项去掉,选项去掉,然后再然后再保护工作表保护工作表。方法:选择需要冻结行的下一行,或右一列,或行列相交的单元格,方法:选择需要冻结行的下一行,或右一列,或行列相交的单元格,选择菜单,选择菜单,窗口窗口冻结冻结/取消冻结窗格取消冻结窗格。技巧:利用工具栏上的技巧:利用工具栏上的“冻结拆分窗口冻结拆分窗口”按钮按钮四四.工作表的操作与美化工作表的操作与美化7 7、删除、插入行、删除、插入行/列列/单元格单元格8 8、隐藏、显示行、隐藏、显示
14、行/列列方法:选择一行方法:选择一行/列或多行列或多行/列,右键点删除列,右键点删除/插入。插入。技巧:选择技巧:选择单元格单元格,右键右键,选,选插入插入/删除删除,在选项卡中选,在选项卡中选行行/列列,如果选如果选下移下移/左移左移等,则是添加等,则是添加/删除单元格删除单元格方法:方法:选择选择需要操作的行需要操作的行/列,列,右键右键点点隐藏隐藏/取消隐藏取消隐藏。四四.工作表的操作与美化工作表的操作与美化9 9、格式、字体、对齐、边框的设置:、格式、字体、对齐、边框的设置:方法:通过设置单元格格式中的数字格式设置。方法:通过设置单元格格式中的数字格式设置。技巧:通过格式工具栏上的技巧
15、:通过格式工具栏上的按钮按钮设置,主要按钮功能如下设置,主要按钮功能如下四四.工作表的操作与美化工作表的操作与美化1111、合并及居中:、合并及居中:1212、自动换行、缩小字体填充、自动换行、缩小字体填充1313、格式刷、格式刷作用:将数据显示在几个连续的单元格中间。作用:将数据显示在几个连续的单元格中间。方法:点工具栏中的方法:点工具栏中的合并居中合并居中按钮按钮作用:把较长的文字分成若干行显示,或自动缩小字体,作用:把较长的文字分成若干行显示,或自动缩小字体,以在单元格中全部显示。以在单元格中全部显示。方法:方法:设置单元格格式设置单元格格式对齐对齐文本控制文本控制自动换行自动换行/缩小
16、字体填充缩小字体填充作用:格式刷可以利用一些设置好格式的单元格区域,作用:格式刷可以利用一些设置好格式的单元格区域,快捷的设置出另外一些需要同样设置的区域。快捷的设置出另外一些需要同样设置的区域。方法:选择设置好格式的单元格区域,点方法:选择设置好格式的单元格区域,点工具栏工具栏上的上的格式刷格式刷工具,工具,选择需要设置格式的单元格,点击鼠标即可。选择需要设置格式的单元格,点击鼠标即可。四四.工作表的操作与美化工作表的操作与美化1414、添加超链接:、添加超链接:1515、条件格式、条件格式1616、分组及分级显示、分组及分级显示作用:快速转到链接的地方。作用:快速转到链接的地方。方法:选单
17、元格,方法:选单元格,右键右键超链接超链接“本文档中的位置本文档中的位置”,然后设定,然后设定需要链接到的位置需要链接到的位置 作用:让单元格格式按照内容变化,用以突出显示某些内容。作用:让单元格格式按照内容变化,用以突出显示某些内容。方法:选单元格,点菜单栏方法:选单元格,点菜单栏格式格式条件格式条件格式,设定不同条件下显,设定不同条件下显 示的格式,可以添加设置示的格式,可以添加设置3个条件。个条件。作用:把表中行作用:把表中行/列按一定的组合折叠起来。列按一定的组合折叠起来。方法:选择需要折叠在一起的行方法:选择需要折叠在一起的行/列,点列,点数据数据组及分级显示组及分级显示组合组合。组
18、合中可以包含另一个组合。组合中可以包含另一个组合。四四.工作表的操作与美化工作表的操作与美化五五.数据管理技巧数据管理技巧1 1、查找与替换:、查找与替换:2 2、排序、筛选与汇总、排序、筛选与汇总方法:按方法:按Ctrl+F查找、替换查找、替换消除所有空格技巧:在消除所有空格技巧:在替换替换选卡中查找内容为选卡中查找内容为“”(空格)(空格)替换为中内容不要输入,直接按替换为中内容不要输入,直接按全部替换全部替换即可即可部分替换技巧:选择需要替换的区域,再全部替换。部分替换技巧:选择需要替换的区域,再全部替换。排序方法:选排序方法:选数据数据菜单,点菜单,点排序排序,先选是否,先选是否有标题
19、行有标题行,再选,再选关键字关键字 与与排序方法排序方法,可使用三个关键字段排序。,可使用三个关键字段排序。筛选方法:选中字段名字筛选方法:选中字段名字行行,选,选数据数据菜单,点菜单,点筛选筛选自动筛选自动筛选。技巧:筛选的时候可以自定义筛选条件,也可以筛选前技巧:筛选的时候可以自定义筛选条件,也可以筛选前10大大/小数据小数据汇总方法:先汇总方法:先排序排序,选中全部工作表,选,选中全部工作表,选数据数据菜单中的菜单中的分类汇总分类汇总 注意选择分类和汇总的字段以及汇总方式。注意选择分类和汇总的字段以及汇总方式。3 3、数据分列:、数据分列:4 4、批注数据、批注数据5 5、数据同乘、数据
20、同乘/除除1000010000(快速改变数据单位)(快速改变数据单位)6、快速浏览计算结果、快速浏览计算结果作用:可把一列数据按一定的规律分成若干列。作用:可把一列数据按一定的规律分成若干列。方法:把需要分列的列置于方法:把需要分列的列置于最右边最右边,选择此列选择此列,选选数据数据菜单中的菜单中的分列分列项,按需要项,按需要设置分列方法设置分列方法。方法:方法:选择单元格选择单元格,右键右键菜单中点菜单中点插入插入/删除批注,删除批注,编辑批注内容编辑批注内容。技巧:在一个空单元格技巧:在一个空单元格输入输入10000,复制复制,选中需要同乘,选中需要同乘/除的单元格除的单元格右键右键单击,
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