文件及记录控制程序.docx

上海XXXXX有限公司
标题
文件和记录控制程序
版本
文件编号
HQ2-401
A0

文件和记录控制程序

编 制： 质检部
审 核：
批 准：
日 期： 2012年05月07日

2012年05月07日颁布 2012年 05月07日实施

修 改 记 录
序号
修 订 章 节 及 内 容
批准
生效日期
1
新制定

2012年05月07日

1.0 目的
为保证与质量体系有关的文件资料和记录的规范管理，确保各部门使用的文件为有效版本。
2.0 范围
试用于与质量体系有关的文件资料和记录的控制。
3.0 职责
3.1质检部负责质量管理体系文件资料的存档，发放，更改等及其日常管理。
3.2各部门负责本部门使用的文件资料和记录的管理。
4.0程序
4.1 文件的分类，编号
4.1.1 文件的分类如下：
a)《质量保证手册 （一级文件）；
b 《程序文件》 （二级文件）；
c)《作业指导书》 （三级文件）；
d)《质量记录》 （四级文件）；
e) 等同采用的外来文件（相关法律法规,行业标准，技术标准等）。
4.1.2 本公司使用的质量体系文件分“受控”文件和“参考”文件。
4.1.3 “受控”文件须编上文件编号。
a) 公司代码：YZ
b) 文件类别代码：
质量管理手册1 程序文件2 作业指导书3 质量记录4
c)部门代码（以部门的拼音缩写表示），仅用于三，四级文件编号上：
技术部 JS； 财务部 CW； 生产部 SC； 质检部 ZJ; 市场部 SC；采购部 CG;
d)文件流水号：从1起连续往下编号至99止。
质量体系文件编号说明
YZ X — XX —X X
根据需要增加序号

部门代码

文件类别代码

公司代码
4.1.4 文件版本号：文件根据版本的修改次数不同依次用A0.A1.A2……确定，修改十次后开始换版，版
本号重新由B起往后确定。
4.2 文件的编写和审批。
4.2.1《质量管理手册》由质检部编写，管理者代表审核，总经理批准。
4.2.1《程序文件》由质检部负责组织各部门相关人员进行编写，管理者代表审批；
4.2.3 《作业指导书》由各部门组织相关人员进行编写，管理者代表审批；
4.2.4 《质量记录》随同二，三级文件一起审批。质量记录内容按相关文件的规定进行审批。
4.3 文件的发放，回收。
4.3.1文件的发放由编制部门填写《文件发放/回收记录表》确认发放范围，报管理者代表批准后由相关部
门进行发放。
4.3.2 “受控”文件在发放时，须加盖“受控”印章，并编上发放号，领用人在《文件发放/回收记录表》
上签名。
4.3.3当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用其他人的文件复印，应经部门经理确认后到质检
部领用；公司内不得使用未加盖“受控”印章的复印件，一经发现立即由质检部收回销毁。“受控”印
章由质检部管理。
4.3.4 当文件使用人员的文件破坏严重，影响使用时，应按4.3.3到质检部办理更换手续，交回破损文件，补发新文件；新文件的发放编号仍沿用原文件发放编号，质检部将破损文件销毁。
4.3.5 当文件使用人将文件丢失后，应按4.3.3办理申请领用手续。但必须在《文件发放/回收记录表》中
作出说明，质检部在补发文件时应给予新的发放编号，并注明丢失文件的发放编号作废。
4.3.6 当顾客需了解公司的质量管理体系时，经总经理或管理者代表认可，可提供《质量管理手册》，并
做好发放记录。
4.4 质量文件的修订
4.4.1 为防止对质量文件未经授权的修改，对质量文件的任何更改/修订应同样遵循4.2中所述的审批程序。
4.4.2 质量文件的修改应填写《文件修改/销毁审批表》详述理由，向原制定/审核部门提出书面请求。
4.4.3 文件更改的审批应由原审批部门/人员进行；若指定其他部门/人员审批时，该部门/人员应获得原审
批所依据的有关背景资料。
4.4.4 审批部门/人员应及时对更改建议的合理性进行审查，确定是否需要修订，必要时，应进行验证。
4.4.5 质量文件应有《受控文件一览表》以反映最新的修订次。
4.4.6文件改版后，原版本文件同时作废，质检部督促有关部门按原《文件发放/回收记录表》换新版文件，同时收回作废的旧版文件
4.4.7 对收回的作废文件，除保留一份加盖“作废”印章外，其余销毁处理，一般采用粉碎发销毁。对超
过保质期限的质量记录，非重要的可作废纸处理。
4.4.8 文件销毁前需填写《文件修改/销毁审批表》，注明销毁文件名，原因，销毁处理方法。
4.4.9作废/失效的受控本回收后都应及时处理。作为档案或供今后参考而保留的（至少一份）作废文件，
应盖上作废印章以防误用。销毁的文件及时做好记录。
4.5 外来文件的控制
4.5.1 有关消防，治安，物价，环保等方面的法律法规，行业标准顾客提供的相关技术标准，由各职能部
门协助财务部收集。
4.5.2 相关法律法规，标准可以通过专业报刊，杂志或上级管理部门等渠道收集。
4.5.3 根据本公司服务行业的特点，收集的法律法规，标准经职能部门确认，管理者代表批准，由财务部
登录于《适用法律法规目录》。
4.5.4财务部对登录于《适用法律法规目录》中的文件至少每年到有关部门查核，鉴别，及时获取并更新
最新版本，同时将有关信息内容传递到相关部门，并收回过期作废文件。
4.5.5公司作为参考使用的外来文件及技术资料（包括顾客提供的资料），由各使用部门自行保管，技术
文件由生产部保管，无须归档和加盖“受控”章。
4.6 公司文件的保管和使用部门需建立《受控文件一览表》，以控制文件的最新有效版本。
4.7 质量记录的分类
本公司所有与质量体系有关的质量记录分为质量体系实施方面的质量记录和质量体系验证方面的质量记
录两大类。
4.8 质量记录的内容：
4.8.1 质量记录中必须具备下述内容：名称，编号，所属部门，记录内容，记录人，记录日期；如果是分
析报告，应有审核人。
4.9 质量记录的管理
4.9.1填写记录时必须完整，正确，字迹清晰，人员的签字应是姓名的全称，日期应含年，月，日。
4.9.2 财务部必须担负质量记录损坏，变质，遗失的责任。
4.9.3 对质量记录应明确保存年限。
4.9.4 未说明保存年限的质量记录，保存期为一年。
4.9.5 每年应定期整理过期的质量记录，以维持适用性。
5.0 相关文件
无
6.0 质量记录
6.1 《受控文件一览表》
6.2 《文件发放/回收记录表》
6.3 《文件修改/销毁审批表》
6.4 《适用法律法规目录》