物资采购管理制度修订版-(1)[001].docx

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物资采购管理制度

1 总则
1.1为规范企业采购工作，加强采购监督管理，降低采购成本，提高企业经济效益，保证公司生产经营的正常运转，特制定本制度。
1.2本制度所提及采购物资包括生产所需原材料（包括主材、辅材）、外协件、工具、易耗品、劳保用品、维修零配件、建材、达不到固定资产标准的计量器具、实验仪器、办公用品等，并实行统一采购管理。
1.3本制度规定了物资采购的管理权限、管理机构、采购定价程序及奖、罚细则等内容。
2 物资采购管理的基本原则
2.1严格根据生产实际需要以及安全库存原则，按科学有效、公开、公正、公平、比质比价、监督制约的原则实施采购，不得形成非安全库存积压。
2.2物质采购必须经过六个环节严格控制，即采购物资计划审批、价格审核、合同评审、质量检验、物资入库、财务监督。
2.3物资的采购实行用、管分离，强化监督的原则，避免物资流失。
2.4采购部应建立采购相关业务的岗位责任制，明确相关岗位职责、权限，确保物资采购计划编制、计划审批、审价、执行采购、质量检验、入库、付款等业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
2.5各部门日常消耗的辅料，由各部门根据生产经营计划和实际需要，按月编制辅料需求计划，经公司分管领导批准后报送采购部汇总整理后，编制辅料采购计划。
3 管理权限
根据物资特点、类别、在产品中的重要程度以及金额大小等，对物资采购方式、供货单位、价格等实行分级、分权管理。各部门主要职责如下表：
序号
类别
物料名称（举例）
负责部门
备注
1
生产材料
主、辅材料
采购部
定额内
2
劳保用品
口罩、一次性手套、线手套、围裙、袖套、鞋套、连体服、工作服、劳保鞋
采购部
定额内
3
工具仪器
仪器仪表、角磨机、小型切割机、手电钻、砂磨机、气动打磨机、电剪刀等
采购部

4
设备
树脂机、胶机、切割钻孔机等
采购部

5
运输
原材料及设备的运输
采购部

6
备件
需从原设备供方购买的维修备件
采购部

7
警示标示
消防器材
门牌、标示牌、横幅、灭火器、隔离墩等
生产管理部及分子公司

8
办公家具
桌椅、文件柜等
综合管理部及分子公司

9
钢材
无缝管、钢板、方管、角钢等
分子公司

10
生活用品
餐巾纸、四件套、牙膏牙刷、拖鞋、垃圾桶等
综合管理部及分子公司

11
清洁用品
洗手液、洗衣粉、扫把、拖把等
综合管理部及分子公司

12
厨房用品
锅、厨具、冰箱等
综合管理部及分子公司

13
定制产品
走台、工装等
分子公司

14
轿车
商务车
办公接待用车
综合管理部及分子公司

15
设备维修
设备改造
设备搬迁
电机、切割钻孔机等设备维修改造、备件采购、搬迁
生产管理部及分子公司
不含从原供方购买的备件
16
土建工程
土建工程厂房新建维修、搭车棚、隔断等
综合管理部及分子公司

17
季度劳保

分子公司
重庆公司除外
3.1招标采购
原材料中的主、辅材的年度合同年度采购预估金额50万元以上的，必须在已确定的两个以上的供货单位中，通过邀请招标方式进行，若市场价格出现较大波动（10%以上，含10%），应重新进行招标。原则上招标工作每年进行一次。具体参见重通成飞发[2016]89号文《吉林重通成飞新材料股份公司招标管理办法》。
3.2 比质比价采购
对于其它采购物资（除3.1条所提及采购物资外），物资采购部门需通过广泛的市场调查，在货比三家，在比质比价的基础上择优采购。
单次采购的物资总价在1000元（单价低、数量多）以上或单件采购物资价值在1000元以上的采购人员需填写比价单，并由资产财务部审核确认、申请部门领导及财务总监签字审批后，由采购人员进行采购；确定供货单位后，与供货单位签订供货合同（协议），明确质量要求及价格；如发现供货单位有欺诈行为或出现两次供货整批质量不合格的，应按合同立即取消其定点供货资格。
如发现其他供货商在质量、价格、供应能力等方面优于现有供货单位，需对供货单位进行调整的情况，由物资采购部门报告公司领导审批后实施。

4 管理机构
4.1 资产财务部
资产财务部是公司物资采购价格管理和监督的常设机构，其主要职责是：
4.1.1审核采购部门申报的采购价格，确认比质比价采购类物资的最高限价；
4.1.2参与招标采购、价格的谈判工作；
4.1.3根据每月物资采购部门报送的付款计划安排采购资金；
4.1.4按技术中心提供的材料消耗定额审核采购计划；
4.1.5定期或不定期地对库存物资进行稽核和盘点。
4.2 采购部
采购部负责按计划实施采购，保证公司生产经营活动的正常进行；在满足质量要求的前提下，实现低成本采购。主要职责是：
4.2.1 负责招标管理、供应商管理、部门程序文件等采购相关制度的修订与完善，并严格执行。
4.2.2 负责供应商资信、质量、履约、售后服务能力等方面的管控，做好供应商的选择、评价、考核，实行动态管理，建立完善合格供应商档案；
4.2.3 根据市场信息比质比价，及时提出物资采购价格建议；
4.2.4 组织实施市场调研，掌握各种物资的供应渠道和市场动态；根据综合管理部月度生产经营计划等，制定月度采购计划和到货计划，确保生产的正常进行及合理库存；
4.2.5负责采购物资的询比价和招投标工作，负责采购合同的谈判、签订及管理，对合同执行情况进行监督、检查，降低采购风险，控制好采购成本；
4.2.6 严格按照公司规定的合理库存数、生产经营计划采购物资；
4.2.7 严格遵守采购程序，自觉接受价格监督；
4.2.8 负责对有质量问题的采购物资的退货及索赔工作。
4.2.9 严格按入库凭据验收入库物资（子公司采购人员）；
4.2.10配合综合管理部定期清理积压物资；对综合管理部报送的时效期仅剩2个月的库存物资及时调剂使用或与供应商协调退换货。
4.3技检部
技检部是对形成产品实体的采购物资进行质量检验、把关的部门。主要职责是：
4.3.1对购进的采购物资按标准和程序进行检验或验证，并出具检验报告单；
4.3.2会同相关部门对新选试用物资做出认定结论；
4.3.3负责原材料、外购件的质量检验。
4.3.4公司赋予的其它职责。
4.4 技术中心
负责在设计阶段开展价值功能分析，跟踪新技术、新产品，选择性价比高的材料、配套件。主要职责是：
4.4.1对公司需要采购的物资做好前期的技术认证，并签订技术协议；
4.4.2对成熟产品的材料、配套件进行不断优化；
4.4.3安排对新选物资的试用，会同相关部门对新选试用物资做出认定结论；
4.4.4会同相关部门确定和评审合格供方。
4.5质量管理部
4.5.1负责汇总采购物资质量信息台账，并定期进行统计、分析，为公司评价供方提供依据；
4.5.2负责对关键供方产品质量进行管理；
5 物资采购程序
5.1编制物资采购计划
5.1.1生产物资采购
综合管理部每月25日前将后三个月的生产经营计划经相关公司领导批准后下发到公司各部门、分公司；采购部采购人员根据生产经营计划、库存量及消耗定额每月30日前编制本部门次月的物资采购计划，报分管采购的公司领导批准后执行。
5.1.2维修零配件采购
使用部门填写申请单，由分管领导审批后，报相关的物资采购部门进行购买；申请单一式二份，请购部门、物资采购部门各执一份。
5.1.3零星采购
属零星采购的物资由使用部门填写零星采购申请单，由分管领导审批后，报物资采购部门进行购买；零星采购申请单一式二份，请购部门、物资采购部门各执一份。
5.2实施采购
5.2.1招标采购类物资，采购人员必须严格按合同或协议价采购；
5.2.2需比质比价的采购物资，采购人员必须及时对物资价格进行市场调查，至少要有三家以上供货厂商进行比价，并做好询价记录，填写比价表；比价表一式两份，物资采购部门、资产财务部各执一份。如确因临时急需或需采购的物资只有特定的供应商才能供货，无法货比三家的，经资产财务部备案后，可先行采购，资产财务部保留对价格的事后监督权；
5.2.3采购人员比价过程完成后，将比价情况填写《比质比价采购物资申报表》（见附表1），经本部门领导审核签字后，报送资产财务部；
5.2.4金额在1000元以上的物资采购（或外协），原则上都应与供货单位签订采购（或外协）合同（协议）（非经常性的零星物资采购除外）；采购金额小于（含）1000元，但所采购物资会影响生产安全的，也必须签订合同（协议）。上述情况下，所签订的合同必须规范，并符合《合同法》规定，合同内容不得损害本公司利益；
5.2.5物资采购部门领导必须对物资采购人员拟定的合同（协议）进行物资名称、数量、质量标准、生产厂家、价格、供货方式、付款方式、质保期限、因质量问题引起的赔偿责任、违约责任（处罚、赔偿）等条款进行审核，确认符合本公司标准和要求签字后，加盖合同章后生效。
5.3 价格监督及付款审核
5.3.1 资产财务部应对物资采购数量和采购计划进行比对核实；同时还要对采购物资的价格进行审核；
5.3.2 物资采购部门在每月30日前提出次月付款计划，经部门领导及分管公司领导审核后，报财务负责人、总经理批准后执行。具体参照重通成飞发[2016]16号《财务收支审批制度》执行。
5.4 质量检验和入库
5.4.1对购进采购物资，凡是具备检验条件的，技检部根据相关程序及检验标准进行质量检验；不具备检验条件的，也要对其外观，生产厂家、合格证、型号等进行验证后方可入库；
5.4.2采购物资的入库。物资采购人员开具入库凭据，填写内容包括生产厂家、供货代理商、物资名称、型号规格、数量、实际价；并通知技检部人员到现场检验，如需取样化验的，则将样品编号后，检验人员随机抽样检查。供货单位、物资采购部门等相关人员不得介入检验过程，以确保检验真实准确和客观公正；
5.4.3库管员收到经检验员签章的入库凭据后，按凭据内容认真核对、清点实物数完全相符后，方可办理入库手续。；
5.4.4 对达不到质量要求的采购物资，物资采购部门必须及时办理退货、换货及索赔事宜。
5.5 票据审核
5.5.1资产财务部在冲销采购人员的帐单时，必须将合同或供货协议、《比质比价采购物资申报表》、入库凭据、发票对照审核，确无差异后方可冲销。如发现采购的物资未经过核价程序，又未事先向资产财务部或公司领导说明并取得同意的，资产财务部不予报销，相关责任由当事人承担。
5.5.2一次性采购金额在500元以上（含）的，原则上必须及时取得增值税专用发票，重庆市内1个月、重庆市外2个月凭有效票据挂账或冲帐，如遇特殊情况必须无法开具增值税专用发票的，需经本单位财务负责人同意。
5.5.3已付款项，物资采购人员不能及时取得有效票据冲帐的，按«公司履行管理职责的考核办法»考核。
6 责任和奖励
6.1物资采购部门控制所购物资数量，对所购物资库存积压负责，按合同、计划、保质保量、按时采购物资，确保生产需要负责；
6.2各部门应积极配合物资采购部门与技检部履行职责，并按本制度负责做好本部门的物资领用和管理工作；
6.3公司员工有权对违反本制度，损害企业利益的行为向公司有关部门和领导举报，任何人不得打击报复举报人，公司对举报有功人员应给予奖励；
6.4除市场行情降价外，凡在现行购进价基础上大幅度降价，对降低采购成本作出重大贡献的，由物资采购部门提出，经资产财务部审核，公司可给予节约额的1%-10%的奖励；
6.5由于物质采购计划的失误或失职，物资采购人员违反采购计划超购而造成库存物资积压的，根据具体情况及资金占用情况按公司相关规定对采购人员进行处罚。
6.6违反本规定，给公司造成经济损失的，责任人按损失额的1%-20%进行赔偿。
6.7物资采购、审价、检验、发放等有关人员违反本规定弄虚作假、暗中收受回扣或贿赂，一经查实按公司有关规定处理。构成犯罪的，依法追究刑事责任。
7 其它规定
不具备采购职能的部门原则上不得从事采购活动，如有特殊需要，须经分管采购的公司领导同意后，比照本办法执行。
8 附则
8.1 本制度适用于公司本部、各子公司。
8.2 本制度解释权归资产财务部。
8.3 本制度自下发之日起起执行，原《物资采购管理制度》及《关于部分物资采购职责调整的通知》同时作废。
附表1
比质比价采购物资申报表
申报情况
物资名称
规格型号
品牌及质量要求
申请数量
单位

单价（含税）
金额（元）
付款方式
采购员
申报时间

比价情况
单位名称
地址
电话号码
性质
单价（含税）

选择单位
选择理由

审核情况
单价（含税）
金额（元）
付款方式
审核人
审核时间

申请部门主管意见
财务部门主管意见

注：本表一式两份，供申报采购比质比价类物资使用，申报单位、价格审核一份；
‚同一采购点采购的多品种零星物资，可填一张申报表，另附物资明细；
ƒ本表由业务部门归口管理，经财务部审核后同一印刷。

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