采购管理制度.doc

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采购管理制度

核 准
审 核
制 订

第一章 总则………………………………………………3
第二章 采购管理纪律……………………………………3
第三章 物料采购申报与审批……………………………3
第四章 供应商选择………………………………………4
第五章 采购合同的签订…………………………………4
第六章 物料采购…………………………………………5
第七章 物料零星采购、紧急采购………………………5
第八章 采购跟踪…………………………………………5
第九章 退货处理…………………………………………6
第十章 付款………………………………………………6
第十一章 附则………………………………………………6

第一章 总则
1、目的
为了规范采购行为，加强对采购活动的管理与监督，保障采购质量与采购物料及时供给，达到合理降低公司采购成本，提高产品体格竞争力，特制订本制度。
2、适用范围
适用于本公司对采购活动进行控制
第二章 采购管理纪律
1、严洁自律，严守工作纪律，不接受供应商礼金、礼品和宴请
2、严格遵守采购规范流程、按流程办事。
3、及时按质按量地采购到所需物品。
4、严格供应商选择、评价、以保证供应商供货质量。
5、在订货、采购工作中实行“货比三家”的原则，询价后按核准的要求进行采购作业，不得私自订购、盲目进货和擅自提高进价。
6、处理好与供应商的关系，帮助供应商解决一定的问题。
7、做好采购相关文档的存档、备份工作。
8、在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本。
9、所有采购，必须事前获得批准。

第三章 物料采购申报与审批
1、原材料的申购：
采购需求计划应包括：采购物资的种类、规格、数量、质量、交期等要求。
1.1采购计划：采购部门根据生产管制定的生产计划和内销制定的销售计划编制原材料需求计划，结合目前的订单情况制定《原材料采购计划》，交总经理审批后执行。
1.2库存原材料低于或即将低于安全存量时，生管下达《请购单》注明物料品名,规格,数量,需用日期及其注意事项等经批准送到采购。
2、其它物料(五金、工具及零备件模具、机器设备或检验设备、包装材料、化学品等)的申购：
仓库员按照《安全库存量》当货品无存货或或存货不足时，下达《请购单》注明物料品名,规格,数量,需用日期及其注意事项等经批准送到采购。

第四章 供应的选择
1、供方的选择原则
1.1采购物资供方的建立应遵循就近、质优、价廉的原则，并满足以下条件
1.1.1企业必须有法人资格营业执照，具备相应生产能力和合作愿望
1.1.2具有保证产品质量的技术、设备、管理能力和检测手段
1.2.3已经取得质量管理体系认证的企业已连续多年供货、质量和信誉程度等质量记录证实其质量稳定，有供货能力的企业
2、供应商评价：
2.1根据供应商能力或质量体系情况进行评价。
2.2对比类似产品的试验结果。
2.3根据供方的质量保证证据，如质量认证、生产许可证、监督抽查结果等。
3、合格供方的控制
3.1建立档案：产品应建立合格供方档案，包括：年度合格供方名录、评价记录、评价报告，年度进货的数量和质量记录、质量问题反馈记录。
3.2及时反馈质量信息：采购部应及时与供方沟通信息，反馈情况，必要时定期对供方进行质保能力和供货能力的考察，考察时作好记录.
3.3供方的变更：当供方的供货的质量情况不能满足要求时，选择更换供应商。
第五章 采购合同的签订
1、 合同价格的确认
1.1主要原材料的采购均需签订采购合同，采购部门接收备选供应商的报价，进行价格核算，并与市场同类物资价格对比。
1.2对比三家，相同的品质情况下，以单价低作为下单供应商，报以《报价单》为准。
2、 合同条款的确定
采购部门根据公司合同管理制度的相关规定与对方签订合同，合同内容应包括采购的种类、价格或者价格确定方式、付款方式、付款进度、合同有效期、违约赔偿等条款。
价格确定方式、付款方式等相关合同条款的谈判由采购经理组织谈判小组进行，采购合同的条款谈判过程及结果还需整理形成会谈记录，参与谈判人员会签留档。

3、 合同的审批与签订
3.1公司主要原材料的采购合同的价格和条款由采购经理审批并签订合同，其他采购合同的价格和条款可由采购经理授权签订合同。合同签订后，采购部门将相关资料备份一份移交给财务部。
4、合同的修改
4.1若合同需要修改，由采购部门与供应商协商后提出申请，主要原材料及合同采购采购合同报采购经理审批后进行修改，其他采购合同的修改可由采购经理授权。
5、合同管理
5.1采购合同的日常管理严格遵照公司的合同管理制度执行。所有签订的采购合同由采购部门妥善保管，并将合同副本交财务部留底备案。

第六章 物料采购
1、所有原材料及的物料采购都必须签订的采购合同。
2、对于其它辅料（设备零件、文具用品）由采购员从合格供应商中选择两到三家进行比价，初步确定供应商。比价结果交副总审核，如价格等无异常情况，审核后下订单，确认后的订单发送给供应商签字确认，收到经供应商签字确认后的订单后，通知供应商发货。
第七章 物料零星采购、紧急采购
1、需求部门提出零星采购、紧急采购申请单，详细说明需求理由，由需求部门审核后交相应权限人审批。零星采购、紧急采购由副总签核。
2、 采购部门在收到审批后的申请单后，寻找合适供应商，并进行询价比较，紧急采购不需要签订采购合同，由副总负责确定供应商后执行采购。
3、 紧急采购一般应在24小时内完成。

第八章 采购跟踪
1、为确保供方交货准时，采购部门应时常关注所有采购订货情况记录并跟催到位。
2、对需要进行定期评估考核的供方，供方管理部应将相应的跟催状况及时记录在该供方的档案资料中。
3、采购物资因故不能或可能无法按时采购到货时，采购部门应及时通知各计划部，以便其及时采取其它对策。
第九章 退货处理
1、 对于进货检验质量不合格货物由品保部出具货物不合格单据和质检报告，通知仓库由仓管员负责开具退货单并附质检报告，交采购部门处理。
2、对于数量不合格货物由品质部开具质检报告提交采购部门处理。
3、退货必须附检验报告。对于退货的物料，由物料管制中心开具退货单，及时办理退货事宜。退货单一式四份，一份存仓库，一份采购部门，一份财务部，一份交供应商，退货交回供应商后需由供应商在退货单上签字确认。

第十章 付款
1、在物料入库时，仓管员应将相关订单和合同核对无误后附入库单和收料通知单及时送财务部。
2、公司采购部门和财务部门严格按合同规定和公司相关制度进行付款。财务部根据公司《财务报账及支付审批制度》的相关规定对采购业务进行账务处理。
3、应付帐款在入账前需由独立第三人进行复核。财务部应定期制作应付账款清单，交采购部门使其了解付款进度。应付账款的支付根据合同的约定进行，需付款时由采购部门填制支票申请单附合同、发票等相关资料交采购总监审核后交总经理审批，财务部复核审批后的支票申请单及相关资料后进行付款和账务处理。
4、 付出定金或预付款时，由采购部门填制支票申请单附合同、发票等相关资料交总经理审批，财务部复核审批后的支票申请单及相关资料后进行付款和账务处理。预付款必须获得由对方开具的正式发票。
5、 对带款提货和货到付款的，由采购部门填制支票申请单附合同、发票等相关资料交总经理审批，财务部复核审批后的支票申请单及相关资料后进行付款和账务处理。严禁携带空白支票进行带款提货作业。

第十一章 附则
1、本手册最终解释权归宁波旭耀光电科技有限公司物控部。
2、本手册经公司核准，自2011年9 月 1日公布施行。

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