中学档案管理标准化规范化建设研究.pdf

16标 准课堂/Stand a rd C l a s s room档案管理是维护学校日常运转的重要环节，档案管理质量的好坏，影响着学校教书育人效果和综合实力的提升。面对新时代中学教书育人根本任务，要积极应用现代信息技术，加强档案管理标准化规范化建设，推动中学档案治理能力提升。1 中学档案管理标准化规范化建设的时代要求1.1 保管条件的标准化中学档案涉及文书、财务、教学、学籍等种类，门类多、数量大、应用率高是中学档案的特点。目前，大多数中学都将档案实行扎口管理，统一由档案室管理。随着形成、接收的各类档案、资料数量不断增加，对档案存储空间的要求越来越高，原有档案柜无论是数量还是质量，均不能满足工作要求。按档案信息系统运行维护规范（DA/T562014）建设要求，档案保管条件需要有效解决储存问题、提高空间利用率，有利于快速、便捷查找档案，实现档案库房的高效管理。同时，根据档案利用的需求，档案室应推进库房的更新换代建设进程，加快档案三室分开管理，使布局更加合理、管理更加规范，以规范高效的管理为全校师生服务。1.2 档案分类的标准化根据国家标准档案分类标引规则（GB/T15418-2009）要求，档案分类要严格标准模式，明确不同类型档案的收集范围、归档原则和整理要求，实现精准化管理。要优化档案管理工作流程，不断细化工作环节，做到档案分类科学、排列合理、编目规范、归档质量符合标准规定。2022 年，国家档案局要求在机关事业单位全面推行档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表“三合一”制度，进一步提升了档案分类的标准化水平，使中学档案资源体系建设更加完善。1.3 信息化建设的标准化依据纸质档案数字化规范（DA/T312017）和档案外包服务管理规范（DA/T672017）要求，信息化建设应涵盖基础共性、资源建设、信息服务、信息保障和应用五部分档案信息化标准体系，充分发挥标准在推进档案工作中的指导、规范、引领和保障作用，目前，学校等机关事业单位已经形成了较为成熟的信息化建设模式，该模式以电子档案数据归档为起点，设置档案在线移交和利用模块，为业务系统与档案管理系统搭建了数据中转平台，打通了 OA 系统产生文件在线移交至档案管理系统通道，保障电子档案数据的安全、可靠和完整，同时为远程利用非涉密电子档案提供了方便。1.4 开发利用的规范化开发利用是实现中学档案育人价值的重要手段，也是新时代推进档案治理体系和治理能力现代化的题中之义。开发利用的前提是档案的鉴定划控，依据国家档案馆档案开放办法规定，对馆藏档案全宗进行研究分析，确定拟开放档案审核计划，制定档案会审工作流程。对于中学档案来说，要与百姓切身利益关系密切、对教育教学有重大影响的档案做到应开尽开，在保证档案信息安全的前提下最大限度发挥档案的价值。从开发利用的手段来说，要实现内容和形式的统一，既能在潜移默化中教育人，又能以人民喜闻乐见的形式展示出来；要坚持将学校档案资源融入教育教学，挖掘有深度、有力度、有广度的校本档案，更好地彰显档案育人功能。2 中学档案管理标准化规范化建设的现实困境2.1 档案标准化程度较低中学档案管理重传统、轻规则的现象较为突出。摘要：随着大数据、区块链等新技术的兴起，对中学档案标准化建设提出了更高的实践要求。当前，中学档案管理存在着标准化程度较低、人员配备不达标、管理方法落后等问题。在新的发展环境下，要着力打造数据化管理模式、搭建专题档案数据库、提升档案开发利用实效，以标准化建设的新成效推动中学档案管理迈上新台阶。关键词：中学档案；标准化；规范化靳 吉中学档案管理标准化规范化建设研究（太原市第三十六中学校，山西 太原 030012）17S t a n d a r d Cla s s r o o m/标准课堂有的单位对档案分类重视程度不够，造成了新兴档案类型归档不完整，未能按照档案分类标引规则（GB/T15418-2019）进行整理收集，珍贵档案资料流失严重。归档标准较低，尤其是存量数字化和增量数字化质量建设不平衡，未能按照电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T18894-2016）要求在文件格式、存储形式方面进行统一，造成了信息管理的“双套制”。同时，电子档案安全性能不达标，在移交和接收过程中未能严格按照电子档案移交接收操作规程（DA/T93-2022），造成了移交过程中，出现电子档案损坏、失真等现象，使电子档案保管安全性问题凸显。2.2 档案人员配备不达标按照中学档案管理的范围和数量，中学档案管理人员由综合档案管理员和专业档案管理人员构成，大多数单位的档案管理人员都由一人或者两人担任，没有明确做出区分。在实践层面，文书档案和专业档案管理存在较为明显的不同，比如，学籍档案的有些内容需要学生自己填写，由于指导和教育的不到位，学籍档案内容可能出现年龄、履历的不准确，造成了学生在后期入学、教育、出国深造的困难。再比如，教学比赛档案反映了学校竞争力和综合实力，但是这部分档案大多数留存在教师手中，未能做及时统一保管，造成了优质教育资源的流失，出现这些问题的主要原因就是档案人员配备不齐全，收集管理能力有限造成的。2.3 档案管理方法较为落后档案管理方式的转变来源于理念的更迭，理念转型不及时限制了档案管理方式的创新。有的学校虽然已经完成了档案信息建设的工作，但是应用不充分，信息化建设成为花架子、空中楼阁，难以发挥充分效应。有的学校只对文书档案实现了流程再造，教学档案、学籍档案等应用不足，数据化管理范围狭窄。2.4 档案标准化支撑要素不完善资金建设是推动中学档案标准化创新的最大阻碍。从经费来源上看，大多数中学都靠财政拨款，把有限的财政资金投入到教育教学中，实现教学成果的最大化是基本考量。档案工作不直接产生教学价值，很难取得立竿见影的效果，基于投入产出效应的考虑，学校管理者资金投入的意愿普遍不高。其次，档案事业发展的环境不够优化，中学教师和学生普遍缺乏档案意识，支持中学档案工作的氛围不够优化。3 中学档案管理标准化规范化建设的新路径3.1 以数据化管理为新模式，提升中学档案治理体系标准化档案管理已从传统的信息化阶段迈入数据化管理新阶段，从电子档案的管理模式转向了以数据为核心的档案治理模式。一是从档案库房建设上看，智能库房建设成为新时代档案保管的主要方式。在中学智慧档案室中，按照电子档案管理系统通用功能要求（GB/T39784-2021）档案数字化系统把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，可存放海量电子档案。将纸质档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全，尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护。智慧档案室配备智能安防系统，包括动态视频监控系统、防火报警系统、防盗报警系统、智能门禁管理系统等，当发生险情或异常情况时，及时报警、通知管理人员，为档案上了一把“安全锁”。智慧档案室应用射频识别技术、二维码识别技术、传感器技术和各种先进的声像记录技术，用于实体档案识别与保护、人员身份识别等，工作人员可以精准掌握实体档案的位置、管理状况等，实现实体档案与数字档案的无缝连接，以便档案管理人员实时掌握每一份档案的状态，实现管理者与档案的沟通，提高查找资料的便捷性。二是从数据管理的角度来看，精细化成为中学档案管理的基本理念。中学档案管理部门通过搭建数据化管理系统，对数据进行分类分级、存量数字化、增量电子化，实现了具有高度的定制化能力，并支持数据个性化配置，构建覆盖各项教学和日常管理的档案信息资源管理体系，提高档案管理标准化、规范化水平，充分有效地保护和开发利用档案信息资源，实现档案资源统一标准规范、统一集中管理，并可通过开放接口与各应用系统集成对接，满足各类系统电子档案归档需求，实现了档案资源数字化、档案服务知识化、管理安全规范化的现代档案管理模式，推动中学档案工作转型升级。3.2 以数据库打造为新平台，提升中学档案共享利用标准化加快构建覆盖面广、内容丰富、形式多样、结构优化的中学档案资源体系，加强档案利用服务工作，是新时期中学档案工作发展的必然要求。依据信息与文献文件（档案）管理体系要求（GB/T34112-2022）部分学校根据档案业务建设的需要，依托区块链、云平台技术搭建了诸如学籍档案、教学档案、会计档案的专题档案数据库，便于信息查询利用，更好地服务于学校发展大局。档案数据库以一定的组织方式存储在一起的机读档案数据的集合。“记录”是档案数据库的基本单元，是对某一份文件或案卷的题名、责任者、时间、页码、分类号、主题词、摘要等进行描述的结果，每条记录相当于一条著录条目。一个档案数据库由若干条记录组成，这些记录被组织起来以供检索和显示之用。中学应着眼于事业发展方向，打18标 准课堂/Stand a rd C l a s s room造集中性、结构化、可靠性和共享性的数据库，将前期档案信息化的成果按照一定的分类、排序方式排列形成集合，一般通过与目录数据挂接方式实施有效利用和管理。对于由电子文件归档形成的电子档案，其内容数据还应与其元数据建立持久有效的联系，防止非法修改，采取区块链加密技术，确保其可靠和可用。档案数据库的安全性是应用过程需要解决的关键性问题，档案数据库要实行单独的网络结构，与局域网、政务网和互联网的有效隔离，数据库采用国家二级等保标准，及时更新数据防护网，比如防护墙、防水墙等安全防护措施，切实保障数据的绝对安全。3.3 以档案文化建设为新方向，提升中学档案服务规范化学校作为教书育人的主阵地，与档案的育人功能具有天然的契合性。从档案性质、特点以及对学校的作用角度上分析，在校园文化建设中，档案应该大有作为，因为档案是整个学校信息库的一个重要组成部分，它提供的是最原始、最真实、最可靠的信息，它是校园文化建设中是不可或缺的资源。学校在坚持先进文化发展方向的同时，要充分挖掘档案的文化底蕴，发挥档案在学校文化建设中的作用。一是打造特色校本课程。本地档案资源具有亲和力和感染力的特性，比如，中学馆藏的知名校友档案，通过展示他们的履历、手稿、图片等资料，能够体现他们身上蕴含的正能量，这些学生中耳熟能详的名字也能够激发内心共鸣。再比如，本地的红色档案资源融入中学的思政课堂，让红色档案走进校园，把红色基因融入学生血脉，打造流动的校园“思政课堂”。二是开展学校口述档案采集与开发。中学的名人和知名校友资源是进行学校档案文化建设的重要来源。要认真梳理和查找在学校发展过程中重要见证者，通过实地走访、座谈交流、个人专访等方式，对重要人物进行访谈，并录制专项口述档案。要用好口述档案资料，通过视频展示、出版回忆录等形式，增强学校的历史文化底蕴，展示学校的育人成就。三是打造学校文化长廊，以无声的档案传递文明。比如，有的学校以“学校历史沿革”为主线，从馆藏珍品中精心挑选出能体现学校发展特色的档案材料，制作精美展板，张贴悬挂在学校走廊处。同时选出具有代表性的名人名言，制作展板一并展示，让走廊的每一面墙体都发挥档案存史、资政、育人功能。中学要结合馆藏结构，对标国家育人目标，以社会主义核心价值观教育为核心，选取档案资源中有特色、有冲击力、教育效果的资源进行集中推出展示，在提升学校文化软实力的同时，也打造了靓丽的人文风景线。3.4 以档案宣传为新突破口，提升中学档案创新标准化档案宣传工作是综合档案馆业务建设的重中之重，但是对于中学来说，档案宣传工作属于新领域，也是推动中学档案管理的创新路径。一是加强档案法的宣传阐释。档案意识的提升首先从学生抓起，比如可以通过张贴档案宣传日挂图、发放毕业生档案须知宣传页、学生档案知识问答等活动面向全校师生进行档案的历史、作用和价值，进一步加强档案管理工作的宣传与推广，提升学校师生对档案工作的认识和理解。二是拓展档案宣传新平台。通过举办档案展览、档案知识讲座、专家访谈等形式，宣传档案的时代价值。比如，有的学校在国际档案日期间，举办“疫情中的我们”主题展，精选抗疫斗争中涌现的优秀教师和同学，深刻挖掘了照片和图片背后感人至深的抗疫故事，真实讲述了学校全校师生万众一心、同舟共济的抗疫历程。三是实施走出去战略，共建档案课外活动基地。综合档案馆具有丰富的档案资源，是进行爱国主义和革命传统主义教育基地。中学与综合档案馆共建青少年活动基地，既能发挥好综合档案馆的育人功能，也能够使中学档案在业务建设、效能发挥、育人方式上提升层次。中学档案管理应主动对接，采取共建课外实践基地、珍贵档案资源共享开发、工作人员交流挂职等方式，拓展档案文化宣传的舆论阵地，使青少年从档案中更好地汲取力量和智慧。作者简介：靳吉（1987-），女，籍贯：山西阳高，学历：本科，职称：助理馆员，研究方向：学校档案。参考文献：1 丁慧文,崔琳.数字化档案管理的有效途径 J.陕西档案,2012(12):25.2 张勇.北京市档案馆档案数字信息资源业务全流程管理研究 J.北京档案,2015(02):20.3 郑晨阳,曹蓉蓉.数字档案馆知识管理与知识服务研究 J.档案与建设,2012(07):15.4 秦杨.我国智慧档案馆建设的现状分析与对策研究 J.北京档案,2020(06):02.5 赵桂珍.抓好学校档案管理为校园文化建设服务 J.中国校外教育,2011(12):10.6 李金海.浅谈档案馆在文化建设中的功能和作用 J.浙江档案,2003(01):25.