招标采购策略及优化分析.pdf

2023.39商情引言近年来，随着数字化浪潮的到来，企业数字化转型已经成为各行各业的必然趋势。国家电网公司作为电力行业的龙头企业，一直在积极探索数字化转型的路径，并且依托现代智慧供应链建设成果，力求提升数字转型成效1。资文公司作为服务电网企业的招标代理机构，需要持续优化业务策略提供更好的服务支撑，促进代理机构数字化转型、业务自适应发展，促进招标采购服务质量和服务水平不断优化提升，更好地服务于客户。一、招标采购业务现状目前，资文公司在招标采购策略方面已经开始进行数字化转型，并取得了一定的进展。具体来说，包括以下三个方面。一是开始对招投标业务数据进行管理和应用分析，通过建立数据库和优化数据管理流程，提高数据的准确性和时效性。二是通过收集和总结以往业务关键项策略的成功运用经验，尝试优化招标采购业务策略库，积极推动招标采购业务自动化的实现。三是在设计业务数据应用场景库方面进行探索。通过将业务策略规则与数据分析相结合，资文公司尝试构建多维的招投标业务数据应用场景库，以实现对招投标活动全过程的管理和监控预警。通过对优化招投标全环节业务数据库、业务策略库和业务数据应用场景库的初步尝试，资文公司在一定程度上提升了招标质量和效率。但是，若要为将来实现快速高效的自动化招标采购业务提供支持，仍需进一步分析与优化招标采购业务策略，形成招标采购核心业务自适应策略库，设计多维业务数据应用场景池，以全面提升招标采购业务能力及工作效率2。二、方案设计基于对招标采购行业环境及资文招标采购业务现状的分析，出于推进资文招标采购业务自动化程度，增强竞争力的目的，本课题从分析优化招标采购业务策略着手，将研究思路分为三步走。一是确立资文招标采购业务总线；二是在业务总线基础上，识别关键决策点，梳理分析策略项，确立影响因子，形成策略库；三是基于业务条线及策略库的梳理分析，利用业务数据及需求特性，设计招标采购业务数据应用场景。（一）招标采购核心业务主线分析招标采购核心业务主线，包括项目准备、发标管理、投标管理、开标管理、评标管理、定标管理，以及基础管理3。基础管理阶段，主要工作是督促合同履约、确认付款比例，以及日常维护更新各类型合同模板等。项目准备阶段，主要工作集中在招标方案的编制与审核以及招标文件的编制与审查，包括确定招标方案的编制要求、主要内容、招标方案审批，招标文件编制依据、范本使用要求、文件审查等。发标管理阶段，主要工作内容包括发布招标公告或投标邀请书、发售招标文件等，并根据不同项目类型明确投标人需要具备的资质条件。投标管理阶段，工作重点集中在确认投标文件的递交方式、投标保证金缴纳方式以及报价方式等。开标管理阶段，招标代理机构按照招标文件规定的时间、地点开标，投标人少于 3 个的，不得开标。若遇投标人对开标有异议的情况，如是一般异议，向招投标管理中心汇报；如是重大异议，需请示招投标工作领导小组。评标管理阶段，主要工作涵盖依法组建评标委员会、管理评标组织机构人员、启动评标工作等，包括初步评审、详细评审、编制评标报告。定标管理阶段，主要工作内容包括备案定标结果、公示中标候选人、发布中标结果公告、编制并分发中标通知书、退还投标保证金等。（二）业务策略库建立招标采购策略及优化分析邹凌（上海资文建设工程咨询有限公司）【摘要】本文通过全面分析资文公司招标采购业务数据管理及应用现状，确立核心业务总线，识别业务环节中的关键决策点、策略值、影响因子，建立招标业务策略库，并设计招标采购业务数据应用场景，形成业务策略规则应用建议，有利于提高招标采购业务的自动化程度，为全面提升招标质量和效率，实现快速高效的招标服务提供支撑。【关键词】招标采购 策略库 影响因子 决策点 应用场景管理纵横85商情2023.391.关键决策点识别基于资文招标采购核心业务主线，结合招投标日常实际工作，通过对业务人员进行调研与访谈，识别出招投标服务中每个业务环节的关键决策点4。项目准备阶段的关键决策点包括分配合适的项目经理、选用哪种采购方式，以及项目的管理模式。发标管理阶段的关键决策点包括选用何种发标方式以及针对不同类型的项目，投标人须具备哪些资质条件。投标管理阶段的关键决策点包含招标文件澄清修改方式、招标文件异议处理方式、招标文件递交方式、保证金递交方式、报价方式。开标管理阶段的关键决策点包括开标地点的选择，以及开标异议处理方式。评标管理阶段的关键决策点包括评标委员会人数的确定、评标委员会专家成员的选取方式、评标方式、专家评审、初评响应性评审标准、详评技术评分、详评商务评分、详评标基准价计算方式。定标管理阶段的关键决策点为中标候选人的公示方式。基础管理阶段的关键决策点为合同履约及付款比例，以及不同类型项目对应的合同模板。2.策略项分析策略项或策略值，是指在做出关键决策时，可供选择的一些选项。通过对现有招投标工作管理制度、管控方式等相关资料的收集学习，并查阅相关资料文献，梳理分析各策略的可取值5。（1）项目准备阶段策略值分析项目准备阶段的策略值有项目经理、公开招标、竞争性谈判采购、单一来源采购等。项目经理，指为项目的成功策划和执行总负责的人，是团队的领导者。项目经理的首要职责是在预算范围内按时、优质地领导项目小组完成全部项目工作内容，并使客户满意。项目经理通常都具有号召力、影响力、交流能力、应变能力，同时还具备计划、组织、目标定位、整体意识、授权能力等管理技能。但是，不同的项目经理还具备其个人特点，能力长短处也不尽相同。公开招标，是指采购人或采购人委托招标代理机构，按照法定程序，通过发布招标公告，邀请所有潜在的不特定的供应商参加投标，采购人通过某种事先确定的标准，从所有投标供应商中择优评选出中标供应商，并与之签订政府采购合同的一种采购方式。竞争性谈判采购，有公开和邀请两种方式。对于事先难以确定具体谈判邀请对象的竞争性谈判项目可以采取公开方式，由招标代理机构在中国采购与招标网和国家电网公司电子商务平台上发布采购公告。采用邀请方式，则由招标代理机构直接向特定的 2 家及以上服务商发出采购邀请函。单一来源采购，由招标代理机构直接向特定的 1 家服务商发出采购邀请函。此方法适用于达到了限购标准和公开招标数额标准，但所购商品的来源渠道单一。该采购方式的最主要特点是没有竞争性。（2）发标管理阶段策略值分析发标管理阶段的策略值包括发布招标公告、发送投标邀请书、勘察设计、施工、监理、造价咨询、管理咨询、财务决算审计、设备监造、科学技术项目、项目核准专题评估或可行性研究、设计施工总承包。（3）投标管理阶段策略值分析投标管理阶段的策略值，包括书面澄清、线上澄清或补遗、向招投标管理中心汇报、请示招投标工作领导小组、国家电网有限公司新一代电子商务平台 ECP2.0、上海招标采购存储服务平台、线下递交、年度保证金专用证明、保证金保险、银行保函、银行汇款、投标金额、下浮率、投标金额和折扣比例、投标金额和工程本体投资估算值。投标金额报价方式，即实行固定总价承包的报价方式，投标总价即为合同价格。一般情况下，合同价格签署后，是完成合同所规定的所有服务的全部报酬，任何一方不得以任何理由要求对合同价格作任何调整。基准价下浮率报价方式，是指在基准价的基础上，按照一定的比例下浮来确定最终的报价。这种报价方式通常出现在大宗商品交易中。投标金额和折扣比例报价方式，是指在原价基础上，按照一定比例降低价格后进行报价。其中，折扣比例=折扣金额原价100%。（4）开标管理阶段策略值分析开标管理阶段的策略值，包括现场开标、线上开标、向招投标管理中心汇报开标异议、请示招投标工作领导小组开标异议。（5）评标管理阶段策略值分析评标阶段的策略值，包括综合评分法、性价比法、最低评标价法、范围下浮率法、固定下浮率法、二次平均法、极值二次平均法等。综合评分法，是指在最大限度地满足招标文件实质性要求前提下，按照招标文件中规定的各项因素：价格、技术、财务、状况、信誉、业绩、服务等进行综合评审后，以得分最高的投标供应商作为中标候选人的评标方法。性价比法，是指除价格因素外，经对投标文件进行评审、计算出管理纵横862023.39商情各评分因素（包括技术、财务状况、信誉、业绩、服务、对招标文件的响应程度等）的总分，除以投标报价，以商数最高的投标供应商为中标人的评标方法。最低评标价法，是指以价格为主要因素，确定中标候选人的评标方法，即在全部满足招标文件实质性要求的前提下，以评审后最低评标价的投标供应商作为中标候选人或中标人。它适用于标准商品、定制商品及通用服务项目。范围下浮率法，所有被宣读的评标价，范围在标底价（扣除暂定金和给定单价的合价后）的 105%至 85%，计算出算术平均值，乘以95%为基准值。其中，标底价为必须填写的金额参数。固定下浮率法，所有被宣读的评标价，如果超过 5 家，去掉一个最高报价，去掉一个最低报价，计算出算术平均值，乘以 95%为基准值。二次平均法，所有被宣读的评标价，如果超过 5 家，去掉一个最高报价，去掉一个最低报价，计算出算术平均值，并对所有不高于平均值的投标人的评标价进行二次平均（其中，不高于平均值的投标人家数必须大于 0 家，并且报价低于 0 元的不参与二次计算）作为评标基准价。极值二次平均法，所有被宣读的评标价，如果超过 5 家，去掉一个最高报价，去掉一个最低报价，计算出算术平均值，和投标报价的最低值或次低值，取二次平均值，作为评标基准价。（6）定标管理阶段策略值分析定标管理阶段的策略值，主要为直接公示中标候选人、国家电网公司核准后公示。3.影响因子集分析下文主要针对项目准备阶段、发标管理阶段、投标管理阶段、评标管理阶段的部分关键影响因子进行分析。（1）项目准备阶段影响因子分析项目准备阶段影响因子分析，主要以项目经理等级和项目金额为例。项目经理等级，一般分为初级、中级、高级。初级项目经理需要具备 3 年及以上工作经验，2 年及以上的项目管理领域工作经验，管理过至少 2 个一般项目并达成预期目标。中级项目经理需具备 5年及以上项目管理领域工作经验，3 年及以上项目经理或项目群组经理经验，管理过至少 5 个一般项目或 2 个复杂项目并达成预期目标。高级项目经理需具备 8 年以上项目管理领域工作经验，至少 4个主导完成的项目达到预期目标，并且管理过至少 1 个复杂大型项目或项目群，并达成预期目标。项目经理等级越高，分配到的项目难度越大、越复杂。项目金额。针对不同类型的项目，不同的采购方式所对应的采购金额不同。通常情况下，项目金额越高，所要求的透明度也就越高，公开招标的可能性就越大。一般来说，当工程类项目金额超过200 万，服务类项目金额超过 50 万，则必须进行公开招标。针对国家出资或贷款超过 200 万的施工项目、100 万以上的采购项目、50万以上的勘察设计项目，若有关系到公共利益与公共安全的项目，需采用公开招标采购方式。其余的，采用邀请招标的方式即可。（2）发标管理阶段影响因子分析发标管理阶段影响因子分析，主要以采购方式和项目规模为例。采购方式，包括公开招标采购和非公开招标采购，非公开招标包含竞争性谈判采购和单一来源采购。一般情况下，采用公开招标采购方式的项目，发标方式皆为于公开网站或平台发布招标公告。采用非公开招标采购方式的项目，发标方式为发送投标邀请书。项目规模的大小取决于两个重要因素，分别是项目标包数量及项目金额。一般来说，项目规模越大，对投标人资金实力、技术储备、类似项目经验等要求越高。（3）投标管理阶段影响因子分析投标管理阶段影响因子分析，主要以区域要求和供应商合作关系为例。区域要求。一般情况下，投标文件递交方式分为线上递交和线下递交，或线上线下都需提交。针对线上提交，通常是要求将投标文件上传至国网新一代电子商务平台 ECP2.0。但是，除上述平台外，部分城市还要求将投标文件上传至特定的平台。供应商合作关系，包括深度战略合作关系和普通合作关系。合作关系的亲密程度，会影响供应商对保证金递交方式的选择。通常情况下，深度战略合作关系的供应商多选用年度保证金专用证明，以方便长期合作；普通合作关系供应商仅需根据项目要求，自主选择保证金递交方式即可。（4）评标管理阶段影响因子分析评标管理阶段影响因子分析，主要以专家库专业种类和供应商历史满意度得分为例。专家库中覆盖的专业种类全面程度，将直接影响评标委员会专家成员的抽取方式。若库内专家专业种类覆盖全面，可采取随机抽取评标委员会人数三分之二及以上的方式。若库内专家专业种类单一，则需根据项目类型及所需专业技能，邀请对应专业专家组成评标委员会，并且保证专家数量的最低要求。供应商历史满意度得分，是指项目单位在已完成的项目中对供应商的历史满意度评分，评分内容包括供应商资质、供应商绩效、供管理纵横87商情2023.39管理纵横应商分类分级、供应商不良行为处理策略。（三）业务数据应用场景设计建立招投标业务数据应用场景库包括以下两方面。一是在项目招标方面，可以通过对前期投标中暴露出的问题和缺陷进行分析，帮助企业在后续投标中避免类似问题，提高成功率。二是在风险控制方面，通过定期对项目执行的动态过程进行监测，及时发现和应对市场变化，规避项目风险，保障项目最优执行6（图 1）。图 1 招标采购业务数据应用场景图1.招标公告发布情况的监控预警场景可以采用数据挖掘和可视化技术，对招标公告的发布情况进行实时监控和预警。通过建立预警模型和规则，识别发布时间、发布频率、发布渠道等关键指标的异常情况，并及时向相关人员发送预警信息和报告。同时，建立预警处理流程和措施，对异常情况进行处理和控制，确保招标公告的及时发布和招标活动的正常进行。2.投标报价情况监控预警场景该场景可以监控投标报价的情况，包括报价金额、报价时间、报价内容等。通过建立预警模型和规则，识别投标报价的异常情况和风险点，如超出预算、低于成本、违反合规等。同时，建立预警通知和处理机制，及时向相关人员发送预警信息和报告，提醒他们注意和处理投标报价中的异常情况和风险点。3.招标文件评审情况监控预警场景该场景可以监控招标文件的评审情况，包括评审时间、评审结果、评审意见等。通过建立预警模型和规则，识别招标文件评审的异常情况和风险点，如评审时间延误、评审结果不合理、评审意见不清晰等。同时，建立预警通知和处理机制，及时向相关人员发送预警信息和报告，提醒他们注意和处理招标文件评审中的异常情况和风险点。4.中标合同执行情况监控预警场景该场景可以监控中标合同的执行情况，包括合同签订情况、履约情况、风险控制情况等。通过建立预警模型和规则，识别中标合同执行的异常情况和风险点，如合同签订延误、履约违约、风险控制失效等。同时，建立预警通知和处理机制，及时向相关人员发送预警信息和报告，提醒他们注意和处理中标合同执行中的异常情况和风险点。例如，当某个中标合同的履约情况低于预期时，系统自动发送预警信息给相关人员，并要求他们采取措施加强履约管理。三、总结资文公司作为服务电网企业招投标活动的专业招标代理服务机构，要在数字化时代建立市场竞争优势，为电网企业提供智能化优质服务，研究招投标全环节服务核心业务自适应策略是可行路径。课题研究通过全面分析招投标业务数据管理和应用情况，识别业务环节中的关键决策点、策略值，并对其影响因子集进行分析，建立招标业务策略库。并在招投标业务数据基础上，建立监控预警类场景。未来，可在此业务策略库及影响因子集基础上建立影响因素与策略之间的匹配模型，并进行相关信息化功能搭建及改造，将模型嵌入平台，满足核心业务运转要求，从而确保招投标全环节核心业务运营效果7。参考文献：1周天维.物资招标采购管理中的大数据应用J.中国招标,2023(06):203-205.2施其铿.项目管理在招标采购管理中的应用研究J.中国物流与采购,2023(11):81-84.3徐子雅.电网公司招标采购管理优化路径研究J.中国产经,2023(08):111-113.4张泽怡.建筑工程施工招标采购管理的优化策略探析J.中国物流与采购,2022(16):125-126.5罗喜群,陈东.工程前期服务类项目招标采购策略研究J.企业改革与管理,2018(10):212-213.6包雨霏,蒋增平,黄达春.供应链管理视野下招标采购全面风险管理的探索J.现代工业经济和信息化,2023,13(05):251-254.7李志超,李泽勇,李天翔.基于模糊数的招投标策略多标准决策模型J.国际项目管理,2018,36(02):301-310.88