常用公文写法.ppt
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1、公文写作要点略述公文写作要点略述 几种常用公文的写法几种常用公文的写法(一)请示的一般写法(一)请示的一般写法(一)请示的一般写法(一)请示的一般写法 请示适用于向上级机关请求指示、批准。制发时间在请示适用于向上级机关请求指示、批准。制发时间在事前,内容单一。请示可分为请求指示的请示和请求批准事前,内容单一。请示可分为请求指示的请示和请求批准的请示。请示为报请性的上行公文,应用范围比较广泛。的请示。请示为报请性的上行公文,应用范围比较广泛。机关单位遇到属于本机关职权范围内无权处理、无力处理机关单位遇到属于本机关职权范围内无权处理、无力处理或不知道如何处理的问题和事项时,均可向隶属的上级机或不知
2、道如何处理的问题和事项时,均可向隶属的上级机关或业务主管部门请示。这里有两点需要特别注意:一是关或业务主管部门请示。这里有两点需要特别注意:一是要避免事前不请示,事后不报告;二是要注意不能事无巨要避免事前不请示,事后不报告;二是要注意不能事无巨细都向上级请示。细都向上级请示。请示的一般写法:请求指示的请示是在工作中遇到请示的一般写法:请求指示的请示是在工作中遇到不知如何处理的问题或事项时,请求上级给予指示、裁决不知如何处理的问题或事项时,请求上级给予指示、裁决的请示。请求批准的请示是指在工作中遇到无权、无力处的请示。请求批准的请示是指在工作中遇到无权、无力处理的问题或事项时,请求上级给予支持、
3、帮助或批准的请理的问题或事项时,请求上级给予支持、帮助或批准的请示。二者在写法格式上基本相同。示。二者在写法格式上基本相同。接上接上 首先,撰写请示,必须严格遵守行文规则,如:一首先,撰写请示,必须严格遵守行文规则,如:一般不得越级请示;请示必须是一文一事;一般只写一个主般不得越级请示;请示必须是一文一事;一般只写一个主送机关;除领导直接交办的事情外,不得直接送领导本人送机关;除领导直接交办的事情外,不得直接送领导本人等等。等等。其次,要按正确的体例拟文。请示的正文一般应包其次,要按正确的体例拟文。请示的正文一般应包括两部分,一是请示的原因,即请示的根据。这一部分陈括两部分,一是请示的原因,即
4、请示的根据。这一部分陈述的情况要真实准确,理由要充分、具体。二是请示事项,述的情况要真实准确,理由要充分、具体。二是请示事项,即请求指示、批准的项目。提出请求的事项要集中明确、即请求指示、批准的项目。提出请求的事项要集中明确、切实可行,即要考虑必要性,又要考虑可能性;既要考虑切实可行,即要考虑必要性,又要考虑可能性;既要考虑本地区、本部门的需要,又要照顾全局利益;如果请示的本地区、本部门的需要,又要照顾全局利益;如果请示的事项较复杂,要一条一条由主到次来写,以突出重点,条事项较复杂,要一条一条由主到次来写,以突出重点,条理清楚。理清楚。接上接上三是请示要求,即结语。一般用三是请示要求,即结语。
5、一般用“专此请示,请予批准专此请示,请予批准”或或“专此请示,请予批复专此请示,请予批复”、“以上妥否,请批示以上妥否,请批示”等等。等等。四是要标注附注内容。主要是联系人、联系方式。四是要标注附注内容。主要是联系人、联系方式。(二)报告的一般写法(二)报告的一般写法 报告是向上级机关汇报工作、反映情况,答复上级机报告是向上级机关汇报工作、反映情况,答复上级机关的询问。一般可分为工作报告、情况报告、答复性报告关的询问。一般可分为工作报告、情况报告、答复性报告和报送文件、材料的报告;上述报告按内容含量又可分为和报送文件、材料的报告;上述报告按内容含量又可分为综合报告和专题性报告。综合报告和专题性
6、报告。报告属于陈述性的上行文。主要运用叙述表达方式报告属于陈述性的上行文。主要运用叙述表达方式向上级机关反映情况、会报工作。如需要论述道理时,要向上级机关反映情况、会报工作。如需要论述道理时,要叙议结合,让事实说话,要避免脱离实际的空发议论。报叙议结合,让事实说话,要避免脱离实际的空发议论。报告的写作要实事求是,不管是汇报工作中的成绩和问题,告的写作要实事求是,不管是汇报工作中的成绩和问题,还是反映情况都要准确无误。还是反映情况都要准确无误。报告分类报告分类 1.1.工作报告:用于向上级汇报过去一个阶段工作开展情况,工作报告:用于向上级汇报过去一个阶段工作开展情况,并对今后的工作提出意见和建议
7、。内容一般应包括基本情况、并对今后的工作提出意见和建议。内容一般应包括基本情况、成绩与经验、存在的问题、今后的意见和建议等内容,类似总成绩与经验、存在的问题、今后的意见和建议等内容,类似总结,因此也称总结报告。写作时要注意材料的取舍与组织,不结,因此也称总结报告。写作时要注意材料的取舍与组织,不记流水账;今后的意见和建议要写得具体明确。记流水账;今后的意见和建议要写得具体明确。主体部分是报告的核心,以总结经验为主的报告,主体部主体部分是报告的核心,以总结经验为主的报告,主体部分要写基本工作情况、成绩、经验、不足、今后工作意见等内分要写基本工作情况、成绩、经验、不足、今后工作意见等内容,重点放在
8、经验总结上;以反映情况为主的报告主体部分除容,重点放在经验总结上;以反映情况为主的报告主体部分除了基本情况较简单的叙述说明外,重点应放在问题及问题分析、了基本情况较简单的叙述说明外,重点应放在问题及问题分析、今后工作打算或建议的阐述上。今后工作打算或建议的阐述上。2.2.情况报告:是向上级反映、汇报工作中的重大问题及处情况报告:是向上级反映、汇报工作中的重大问题及处理情况。通常按时间顺序安排结构。一般要写明发生事项的时理情况。通常按时间顺序安排结构。一般要写明发生事项的时间、地点、具体事项、原因、已采取的措施和建议。重点是事间、地点、具体事项、原因、已采取的措施和建议。重点是事项目前的情况和所
9、采取的措施,其他简要交代即可。项目前的情况和所采取的措施,其他简要交代即可。报告分类报告分类 3.3.答复性报告:答复上级机关的询问时要用答复报告。答复性报告:答复上级机关的询问时要用答复报告。写答复报告要注意两点:一是上级机关来文问什么答什么,写答复报告要注意两点:一是上级机关来文问什么答什么,二是答问题必须清楚具体,文字力求简洁明了,内容要客二是答问题必须清楚具体,文字力求简洁明了,内容要客观全面。答复报告要回答上级询问,因此其正文开头要先观全面。答复报告要回答上级询问,因此其正文开头要先引述上级来文作为答复的依据,然后按照实情发生发展的引述上级来文作为答复的依据,然后按照实情发生发展的过
10、程或事情办理的过程,具体明确地进行答复。过程或事情办理的过程,具体明确地进行答复。4.4.报送的文件、材料的报告:向上级报送某一重要文报送的文件、材料的报告:向上级报送某一重要文件(如计划、总结、调查报告等)。只需把所报送的文件、件(如计划、总结、调查报告等)。只需把所报送的文件、材料的名称、数量写清楚就可以了。材料的名称、数量写清楚就可以了。(三)通知的写法(三)通知的写法 1.1.指示性通知。用于指导下级机关开展工作,要求下指示性通知。用于指导下级机关开展工作,要求下级机关办理或共同执行的事项。正文一般包括三部分内容:级机关办理或共同执行的事项。正文一般包括三部分内容:第一部分是通知的缘由
11、,即制发通知的理由,说明为第一部分是通知的缘由,即制发通知的理由,说明为什么要这样做,以提高认识、自觉行动;什么要这样做,以提高认识、自觉行动;第二部分是通知事项,即要求下级机关贯彻执行的事第二部分是通知事项,即要求下级机关贯彻执行的事项。这部分内容在写法上要注意原则性和具体性相结合。项。这部分内容在写法上要注意原则性和具体性相结合。一方面所提政策必须有明确的原则,不能含糊不清;另一一方面所提政策必须有明确的原则,不能含糊不清;另一方面,措施必须具体,以便执行和监督。方面,措施必须具体,以便执行和监督。接上接上 第三部分是执行要求,指发文机关对对执行本通知的事项第三部分是执行要求,指发文机关对
12、对执行本通知的事项提出的要求(如工作标准和完成时限等)。这方面的内容可以提出的要求(如工作标准和完成时限等)。这方面的内容可以集中写,也可以分散写到通知的具体事项中。集中写,也可以分散写到通知的具体事项中。(2 2)批示性通知。用于批转下级机关的公文,转发上级机)批示性通知。用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,发布规章等。批示性通知又可分为关和不相隶属机关的公文,发布规章等。批示性通知又可分为批转式通知,转发式通知,发布、印发式通知。批转式通知,转发式通知,发布、印发式通知。批转式通知是对下级机关的文件用通知的形式加批语下发,批转式通知是对下级机关的文件用通知的形式加批语
13、下发,要求下级单位贯彻执行。正文一般包括三方面内容:一是表明要求下级单位贯彻执行。正文一般包括三方面内容:一是表明态度,即同意什么;二是作出决定,即批转什么;三是提出要态度,即同意什么;二是作出决定,即批转什么;三是提出要求,即认真执行或遵照执行。有时还就通知的意义进行简单阐求,即认真执行或遵照执行。有时还就通知的意义进行简单阐述,对如何执行提出具体意见。述,对如何执行提出具体意见。转发式通知,即如果认为转发式通知,即如果认为“上级机关和不相隶属机关的上级机关和不相隶属机关的公文公文”对本地区、本部门的工作有指导意义或参考价值,用通对本地区、本部门的工作有指导意义或参考价值,用通知的形式加按语
14、转发下去。知的形式加按语转发下去。接上接上 发布、印发是通知用于发布行政规章或其他规范发布、印发是通知用于发布行政规章或其他规范性文件,如采用性文件,如采用“印发印发”、“公布公布”、“发布发布”通知形通知形式将式将“方案方案”、“条例条例”、“办法办法”、“细则细则”等发给等发给有关单位。有关单位。撰写批示性通知要注意以下几点:一是此类通知的撰写批示性通知要注意以下几点:一是此类通知的标题一般为标题一般为批转(转发)批转(转发)关于关于的通的通知,撰写标题时要搞清楚知,撰写标题时要搞清楚“批转批转”还是还是“转发转发”。一般。一般由上级机关直接行文使用由上级机关直接行文使用“批转批转”,由上
15、级机关授权其,由上级机关授权其办公部门行文时用办公部门行文时用“转发转发”,下级机关、不相隶属机关,下级机关、不相隶属机关行文时用行文时用“转发转发”。二是要掌握好体例格式。首先被批转(转发)的文二是要掌握好体例格式。首先被批转(转发)的文件原有的密级、份号、版头、印刷版记不再保留;件原有的密级、份号、版头、印刷版记不再保留;其次,被批转(转发)的文件不是通知的附件。其次,被批转(转发)的文件不是通知的附件。接上接上 (3 3)一般性性通知,如成立一些领导小组,对临时事)一般性性通知,如成立一些领导小组,对临时事务性事项做出要求、规定、限制等。此类通知撰写比较简务性事项做出要求、规定、限制等。
16、此类通知撰写比较简单,只要做到言简意明、没有遗漏就可以了。单,只要做到言简意明、没有遗漏就可以了。(四)决定的一般写法(四)决定的一般写法 决定是仅次于命令的一种重要的具有指挥性和强制性决定是仅次于命令的一种重要的具有指挥性和强制性的下行文。决定可分为使令性决定和知照性决定。的下行文。决定可分为使令性决定和知照性决定。使令性决定,用于各级党政机关、企事业单位对某些使令性决定,用于各级党政机关、企事业单位对某些重要事项作出决策和部署。这类决定一般包括三部分内容重要事项作出决策和部署。这类决定一般包括三部分内容:决定依据,决定事项、决定要求。决定依据,决定事项、决定要求。正文首先要对决定的依据作必
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