时间的有效管理.ppt

人力行政管理中心,时间的有效管理,讲 师,:,陈 杰,培训目标,我们的时间海绵永远有水,我们的时间总是比别人多,我们的时间从来都掌握在自己手上,培训内容,认识时间管理,时间管理不当的因果,如何高效管理自我的时间,时间管理四步走,现在开始行动,用一个词描述你现在的工作、生活状况,思考：,有哪件事，你经常做会对个人生活产生重大的正面影响，但迟迟未行动？,在工作中有哪件事会产生同样的效果？,其实你完全没有必要这么忙！,问题的关键在于你究竟在忙些什么？,时间是否能被管理？,一年有,365,天；,其中双休日共,_104_,天；,法定假日,_11 _,天；,公司带薪休假,_5_,天；,带薪病假,_,_0,_,天；,实际工作约,245_,天，共,_,1960_,小时,;,假定有效工作时间为,_20-30_,%,；,全年有效工作时间为,_392-588,_,小时。不到,30,天,算算我们时间？,时间管理整体水平测试,Chapter2,：时间管理,编号,题目,从不,有时,经常,总是,1,我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备,0,1,2,3,2,凡是可交派给下属去做的，我都交派下去,0,1,2,3,3,我用工作进度时间表来书面规定工作任务与目标,0,1,2,3,4,我尽量一次性处理完毕每份文件,0,1,2,3,5,我每天列出一个应办事项清单，按优先顺序排列，并先办最重要的事情,0,1,2,3,6,我尽量回避干扰性电话、不速之客来访以及突然召开的会,0,1,2,3,7,我试着按照生理节奏变动规律曲线图来安排我的工作,0,1,2,3,8,我的日程表留有回旋余地，以便我有时间应付突发事件,0,1,2,3,9,我努力这样安排我的活动，以便集中精力首先处理少数至关重要的事情,0,1,2,3,10,当其他人项占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说“不”,0,1,2,3,Chapter2,：时间管理,0,15,分,您自己并无时间规则，而是让别人牵着鼻子走。,16,20,分,您试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。,21,25,分,您的时间管理良好。,26,30,分,您是值得学习的时间管理典范。,时间管理定义：,就是对时间的运筹和控制。它具有让每,一分、每一秒、每一小时、每一天都发挥其,最大效益与最大效率的能力。,时间管理的意义：,1,、,时间是企业和你最稀缺的资源之,一，越用越少；,2,、有效的时间管理能够帮助你以最高,的效率完成重要的事情；,3,、有效的时间管理可以使你减少加班,时间，提高你的个人生活品质。,时间管理的发展历程：,利用便条和备忘录,行事日历与日程表,优先顺序,个人有效管理,如何分辨轻重缓急与培养组织能力，是时,间管理的精髓所在。,-,柯维,无效时间管理的原因,1.,优先顺序不明确,2.,电话打扰,3.,缺乏目标计划,4.,贪多嚼不烂,5.,不速之客,6.,无效授权,7.,桌面杂乱无章,/,找不到东西,8.,自身惰性,/,拖延,9.,不会说,“,不,”,10.,低效的会议,优先计划,管理,自我组织,管理,沟通,管理,优先计划管理,大石块,小石块,沙子,时间管理通则：,把每天要做的事列一份清单,确定优先顺序，从最重要的事情做起,每天都这么做,优先矩阵,M4,细琐的工作*,浪费时间的闲聊,不关紧要的信件,看太多的电视,M3,干扰，一些电话,一些会议,一些紧急*事件,凑热闹的活动,M2,准备及预防工作,计划，休闲,建立人际关系,培训，授权，创新,重要,紧急,多投资时间在,M2,M1,危机,急迫的问题,有限期的任务，会议，,准备事项,避免扩大,M1,减少,M3,事情,避免,M4,事,情,偏重不同时间象限上的不同结果,不紧急,紧急,重要,有远见,平衡,纪律,自制,少有危机,压力,筋疲力尽,危机处理,忙于收拾残局,不重要,全无责任感,工作不保,依赖他人或社会机构维生,短视近利,危机处理,被视为巧言令色,轻视目标与计划,缺乏自制力，抱怨,人际关系浮泛，破裂,你的问题是否在于：,（一）无法辨别事情重要与否？,（二）无力或不愿有条不紊地行事？,（三）缺乏坚持以上原则的自制力？,帕雷托原则,在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。,集中精力在能获得最大回报的事情上，而不要花费在对成功无益的事情上,80/20,原则,2025/1/15 周三,22,时间管理的四步走,（一）确定角色和目标,（二）列出事件清单并排序,（三）制定时间计划及进度表,（四）执行过程中调整和改善,时间管理,第一步,确定角色和目标,:,公私兼顾：工作,+,家庭,一位父亲下班回家很晚了，他很累并有点烦，发现,5,岁的儿子靠在门旁等他。“爸，我可以问你一个问题吗？”,“什么问题？”“你一小时可以赚多少钱？”“这与你无关，你为什么要问这个问题？”父亲生气地问。,“我只是想知道，请告诉我，你一小时赚多少钱？”小孩哀求道。“假如你一定要知道的话，我一小时赚,20,美金。”,“哦，”小孩低下了头，接着又说，“爸，可以借我,10,美金吗？”父亲发怒了：“如果你只是借钱去买那些无聊玩具的话，给我回到你的房间，并躺在床上好好想想为什么你会那么自私。我每天长时间辛苦地工作着，没时间和你玩小孩子的游戏。”,小孩安静地回到自己的房间并关上门。,父亲坐下来还在生气。过了一会儿，他平静了下来。开始想，也许他对孩子太凶了,或许孩子真的想买什么有用的东西，再说他平时很少要过钱。,父亲走进小孩的房间：“你睡了吗，孩子？”“还没有，爸。”小孩回答。,“我刚刚对你太凶了，我将今天的气都爆发出来了,这是你要的,10,美金。”“爸，谢谢你。”小孩子欢快地从枕头底下拿出一些零碎的钞票来，慢慢地数着。,“为什么你已经有钱了还要呢？”父亲生气地问。,“因为这之前还不够，但现在足够了。”小孩回答，“爸，现在我有,20,美金了，我可以向你买一个小时的时间吗？明天请你早一点回家,我想和你一起吃晚餐。”,2),目标为先：结果导向,-,目标能唤起你最高尚的才能,时间管理,第二步,列出事件清单并排序,:,1,）把已确定的会谈、会议排入日程,2,）把待做的事项列表、标明所需时间,3,）把待做的事项按紧急、重要程度排序：,A,（紧急,马上处理）、,B,（处理完,A,后再处理或授权处理）,4,）把待做的事项排入日程，注明所需文件出处,5,）做完事项勾掉或标明已完成,时间管理,第三步,制定时间计划及进度表,:,计算事件时间长度,为重要工作预留足够整块时间,适当预留弹性,时间管理,第四步,执行过程中调整和改善,:,1,）排除干扰,2,）有效授权：,“,下达指令,”,型,“,充分信任,”,型,A,、舍得把自己喜欢的工作，分派给别人去做,B,、克服恐惧心理，不要害怕工作局面失控,C,、明确任务、责任人,D,、前期培训，使她,/,他能胜任工作,？,E,、,必要的支援,F,、关键处把关，监督工作进展,3,）每日调整与应变,4,）阶段自我评估与改善,如何应对影响工作的打扰者,先婉转打断他的话；,起立；,把握好时间；,把握好谈话内容（适当的行为暗示）,可另约时间,态度要友善。,要做到：对待他人，时间上要苛刻，态度上要和气,自我组织管理,时间的,“,+-,/,”,+,：,找出隐藏时间：,善用等候与空档时间,-,：,减少无谓的时间浪费：时间账单盘点,：,提高工作成效：,医治,“,文件满桌病,”,(,物,品、文件处置,),/,：,根除浪费时间习惯：拒绝拖延、拒绝遗忘,NO,：不是从未开始，就是从未结束。,沟通管理,具生产效率的沟通：,具有同理心,利用有效的发问方式,:,猜人名,聆听完整的信息,懂得说“不”,:,附以理由，提供其他途径,对事不对人,时间结构的暗示,肢体暗示,开好高效会议：,确定清晰的目标,尽量减少与会人数,选择适当开会时间与地点,提前准备议程，资料分发与会者,避免长时间的会议，对会议加以时间限制,善用时间实例,邀总经理共进午餐（一至一个半小时）,拟订下一年度媒体广告预算（二至三天）,处理积压过多的公文（一至一个半小时）,与业务经理讨论上个月业绩（四个小时）,处理急待回复的若干信件（一小时）,浏览桌上堆积如山的医学杂志（半小时）,为下个月的业务会议准备口头报告（二小时）,据传某产品最近一批货的品管有问题,回复政府主管官员来电，讨论此事（半小时）,参加下午两点召开的主管会议，但议题不明（一小时）,推荐两个时间管理与工作组织的好工具,周工作计划,/,小结表,效率记事本,(,每日时间安排表,),3,月第,1,周工作计划,/,小结表,(,3,月,3,日至,3,月,7,日,),(,样表,),排序,时间投入百分比,(%),工作任务,/,项目,计划完成情况,/,标准,实际完成情况,未完成原因,A+,35,人力行政训练营项目,审批通过策划案并发出通知,;,撰写会议和培训资料；,跟进和监控模块内容和准备推进情况,A,20,东易人才赢在中国专场招聘会项目,招聘会现场招聘情况分析,;,招聘会宣传稿件在主流媒体上刊出,;,组织跟进复试,A-,15,2,月份总结和,3,月份工作计划会召开,撰写,2,月份总结和,3,月份工作计划,;,审核中层经理、主管的工作总结计划；,组织召开会议,B+,10,劳务派遣供应商的沟通,选择,2-3,家供应商,;,和供应商进行沟通根据分析确定,B,10,英才班培训准备会,英才班讲师筛选；,召开培训沟通会，确定讲师和培训形式,C,5,行政主管的面试确定,面试内部推荐,2,名行政主管并确定候选人,C,5,员工手册的编撰,审核员工手册的编撰并定稿,每日时间安排表,A.M,P.M,7:00,13:00,7:30,13:30,8:00,14:00,8:30,14:30,9:00,15:00,15:30,10:00,16:00,10:30,16:30,11:00,17:00,11:30,17:30,12:00,18:00,12:30,18:30,13:00,19:00,工作要事,生活要事,19:30,A,健康,:,20:00,B,人际,:,20:30,C,学习,:,21:00,心灵,:,21:30,家庭,22:00,22:30,23:00,假如时间不是障碍，你会,现在立即行动,找出一件一直为你所忽略，但是会对个人回事业产生重大影响的事，写下来作为近程目标,根据优先矩阵估计自己化在这四类事务上的时间，然后连续三天记录行事历，每十五分钟为一单位，验证正确与否？你是否满意自己运用时间的方式？有没有应当改弦易张之处？,列举可授权的事项及合适的授权对象，并付诸行动,规划下一周的活动，依据不同角色设立目标，再把目标转化为行动，列入行事历。一周后，检讨自己是否成功的把人生目标和价值观融入日常生活，意志是否坚定？,下定决心，以后每周固定规划行事历，并选择一定时间来进行。,设计适用的表格,时间管理推荐书目：,高效能人士的七个习惯,走在时间前面的七条捷径,一生的计划,要事第一,80/20,法则,你可运用的时间是你全部的时间资本,谢 谢！,2025/1/15 周三,43,