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上海布展计划书
xx公司参加2010上海中国国际纺织面料及辅料（秋冬）博览会计划书
xx公司参加2010上海布展计划书
1.参展情况
参展名称：中国国际纺织面料及辅料（秋冬）博览会
参展地点：中国上海新国际博览中心
展会主办单位：中国纺织工业协会
承办单位：中国国际贸促进委员会行业分会
法兰克福展览（香港公司）
中国纺织信息中心
大会服务商：展览会指定承建公司上海司马展览建造有限公司
展览会指定运输公司中外运金陵公司
展览会指定旅游代理上海远景旅行社有限公司
参展面积：xxm2
参展时间：2010年10月20日-2010年10月22日
参会时长：3天
参展目的（目标）：企业宣传，业务拓展，产品和服务的推广
2010.05.121/6
2.参展流程图确定展会目标（目的）和任务
↓编制会展计划，展会调研
（展会小组成立后：对展会调研展开讨论）
↓编制展会费用调研与预算
↓申请展位
↓选择确定参展人员名单及展会策划人
总策划人：参展人员：
↓成立参展小组
建立参展会议室：存放展会所需所有物品，开会用
建立参展qq群/联系表：所有参展工作互动并公开
↓↓↓↓设计与宣传部展品设计部销售部财务与服务部
负责人：负责人：负责人：负责人：
成员：成员：成员：成员：
工作内容介绍：工作内容介绍：工作内容介绍：工作内容介绍：
展会展台设计展品布办样卡制作与客户联系，派发邀请函展会所有资金投入预算及管理
展会展品布置设计技术资料制作目标市场调研计划展会所需所有资料设备器材物品管理展会所有宣传资料准备新产品开发展品报价预定机票和酒店等
展会所有宣传工作筹划展会预约客户统筹规划对内对外联络
展会所需所有物品设计
↓召开参展工作筹备会议，确认职责，落实分工，按工作时间计划表开展工作
↓展台展位验收，展台设置
↓展会开展
↓↓↓↓宣传工作开展接待工作开展市场调研工作开展公关及服务工作开展
↓
展会结束
↓↓↓↓展会现场清理展会效果总结与评估客户信息整理和后续跟踪服务参展费用评估
↓策划下一次展会
3.参展时间计划表
（一）5月调研
关于参展须知的调研，收集相关参展资料
（二）5月中—月底（展会开始3个月前准备好）
1）拟定参展计划书
2）确定参展人员
总共需要10人左右。
①总协调人员。1人。
全面负责此次参展工作及重要嘉宾接待、合作洽谈事宜。
②接洽小组。设4人。
其中。展位2人，对外营销2人。负责展前、展会上的对内联络，对外联系、沟通和接待，及展会上的材料发放、嘉宾登记、会务资讯、网站宣传和现场维护工作的协调。
③营销组：设3人
负责本区域目标客户的巡访、沟通、服务和营销洽谈工作。
④后勤服务人员。设2人。
负责现场布置、物品保管、参展安全和后勤保障工作
⑤礼仪接待人员：本公司员工
3）配备参展小组，开参展动员会议
总共约10人，其中包括部分参展人员
4）按部门分工合作
1、宣传小组
负责人：
成员：3人
（1）展会展台设计，与设计师联系和沟通，并与参展组汇报
（2）展会展品布置设计，与展品设计部沟通，策划展品布置设计
（3）展会所有宣传资料设计和制作准备
①公司简介（公司宣传册及配套光碟-中英文版），企业或团体介绍，有关参展知识的宣传资料
②公司宣传画，宣传横幅，传单等
③公司展会赠送礼品（如挂绳、文件袋、购物袋、纸巾、饮水杯等）
④公司精美小标签（用于展会时贴在我们公司的所有物品上）
⑤公司特邀客户邀请函
⑥展品相册（布办相册）
⑦参展人员佩戴的徽章和服装
⑧参展人员名片设计和制作
⑨公司面料制作服装，模特展示
⑩问卷调查表，客户登记表等
（4）展会宣传活动策划
①展前宣传活动策划（媒体，报纸，网站发布信息等）
②展会时宣传活动策划（派发宣传资料，走秀，舞蹈，ppt演示等）
2、展品设计部
负责人：
成员：3人
（1）选择并准备参展产品，所有展品布办样卡制作
①营业提供过去销售好的产品
②内部开发选取具有代表性是适于推广的产品
（2）布办册子制作
收集公司开发的布办，根据流行趋势选取办制作
（3）新产品开发
如：功能布、印花/烧花，等等
（4）所有展品的技术资料
（5）所有新产品开发和跟进处理
（6）其他
3、销售部
负责人：
成员：3人
（1）与客户联系，派发邀请函
（2）目标市场调研与计划
（3）所有展品报价资料
（4）展会预约客户统筹规划
（5）其他
4、财务与后勤部
负责人：
成员：2人
（1）展会所有资金投入预算及管理
①预付展览场地及其他服务所需款项费用
②预付广告宣传费用，及宣传资料所需费用
③预付展台的设计和建造费用
④预付展览场地租用器械费用
⑤预付展品的运费、保险费、供现场示范表演的产品费用
⑥预付公共关系活动的费用
⑦预付参展人员的吃穿住行、邮政通讯、公关交际、工资津贴奖金等方面的费用
⑧预付应付偶发事件的处理费用和其它杂支费用
（2）展会所需所有资料设备器材物品管理
工作笔记本，嘉宾登记表，客户资料统计表，稿纸，笔，拎袋，复写纸，计算器，参展展会布置标识（如“洽谈处”等等），箱包，相机，电脑，插头，名片夹等，待补充。
（3）预定机票和酒店等
（4）对内对外联络
（5）证件管理。证书复印件（由专人统一保管）
①营业执照复印件
②税务登记证复印件
③法人受权委托书
（6）协议书与合同书管理
（7）发票等管理
（8）其他
（三）2个月前
1、最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，贴上公司标签
2、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等，文具用品等准备齐全与否，并准备必要的翻译
3、将展位结构设计做最后的决定
4、计划访客回应处理程序
5、训练参展员工
6、确定展览期间的约谈
7、安排展览现场或场外的招待会
8、其他
（四）四天前
1、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放入公事包
2、搭乘飞机至目的地
3、其他
（五）三天前
1、抵达，饭店登记
2、视查展览厅及场地
3、咨询运输商，确定所有运送物品是否安全抵达
4、指示运输承包商将物品运送至会场
5、联络所有现场服务承包商，确定一般准备就绪
6、与展览组织代表联络，告知通讯方法
7、访问当地顾客
8、其他
（六）两天前
1、确定所有物品运送完成
2、查看租用的设备及所有用品，了解其功能
3、布置展位
4、将所有活动节目做最后的决定
5、其他
（七）一天前
1、将摊位架构、设备及用品做最后的检查
2、将促销用品送达直接分配中心
3、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后沟通
4、其他
（八）展览期间
1、尽早到会场
2、展览第一天即将新闻稿送到会场的新闻中心
3、现场接待接待步骤：
①登记（到会客户的姓名、单位部门、联系电话、落实责任人等）
②在投影区介绍公司及产品背景
③将意向客户请至洽谈区详谈
④如有客户当场签单，应尽力渲染，制造高潮
⑤发放资料
⑥客户离开会场前赠送礼品
⑦礼貌周到地送客户出门，并预约下次拜访时间
⑧到签到处记下客户意向及责任人
⑨其他
4、实地观察后尽早预约明年场地
5、详细记录每一个到访客户的情况及要求，不要凭事后记忆
6、对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，应及时报告总部作出合理答复。一旦应诺，必须按质按期完成
7、将每日情况做成简报通知员工
8、每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便及时处理及回应
9、其他
（九）展览结束
1、监督摊位拆除
2、处理商机
3、寄出感谢卡
4、参展费用评估
5、其他
以上是本人通过大量调研根据自己公司情况拟定的参展计划书，本公司参展实际操作基本按此完成，可供参考。
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