公司制度——财务预支(借款)、报销管理规定.doc

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费用预支（借款）、报销流程及规定

n 各项费用预支（借款）及报销基本流程

n 费用单据要求
1. 为强化公司的财务纪律，规避财务风险，原则上公司一切事项报销的单据均必须取得合法的凭证，合法性的认定以国家财务、税务等方面的规定为准；
2. 特殊情况下无法开具发票的须开具收款收据，收款收据视为费用报销的原始单据，必须由收款单位填写，并加盖公章方为有效；
3. 严禁使用白条或其他不合法的凭证，一些特殊情况需要使用替代凭证的，必须经由上级主管批准且出具书面同意书后方可作为报销单据；
4. 车辆过路费、加油费必须取得正规发票，并在背面注明车号、相关内容；
5. 所有报销单据一律不准涂改，涂改的单据无效。

n 费用单据整理要求
1. 报销人在报销前必须事先整理好各类单据，首先对单据的类别、时间、批次、项目等进行分类，然后按照一定的标准清晰准确的粘帖在报销单据的后面，并在附件中写明所附单据的张数；
2. 单据数量比较烦杂的要写出报销明细清单附在后面；
3. 单据分别不清晰，粘帖不规范的财务部门可要求对方改正，不改正的有权予以拒绝受理。

n 单据填写规范
1. “报销单”、“预支/借款单”一律采用碳黑或蓝色墨水笔填写；
2. 报销（预支/借款）内容、数量、单价、金额均应填写清楚；
3. 报销（预支/借款）金额大、小写必须填写清楚。

n 报销或单据传递时效要求
1. 费用单据原则上当月发生当月取得并当月报销，业务人员有及时催收票据的义务，否则财务部有权拒绝报销。

n 差旅费报销
1. 差旅费报销参照“差旅报销管理规定”执行；
2. 报销差旅费时必须附上经批准的“出差计划申请表”，并且填写好“差旅报销单”，方能报销；

n 员工预支/借款管理规定
1. 员工借款执行“前款不清，后款不借”的原则；
2. 员工借款时，必须填写“预支/借款单”，报部门负责人审核后送总经理或相关人员审批，财务方可给予办理预支/借款手续；
3. 员工当月借款应于借款日起10天内全额返还，有特殊情况的，必需书面申请延缓还款并进行审批，否则，财务部将先行从员工的工资中扣除借款。
4. 员工借款不得超过月工资的30%，若有需要可申请预支（不包括私人借款）。
一、支付每一笔款项，不论金额大小均应由财务总监会同总经理签字。
二、无论何种付款，出纳都须凭审核后的《支付证明单》支付，支付证明单应分别由经手人、部门主管、财务总监及总经理签字。
三、员工借款流程及有关规定
    1．流程：填写“借款单”交部门主管签名交财务总监及总经理审批到出纳处取款
    2．一次借支现金2000元（含2000元）以上须提前一天知会财务部。
    3．“借款单”上须详细列明借款用途，若借差旅费须向财务部提交“出差申请单”。
    4．员工须在实际支出后二天内到财务部办理报账。报账后结欠部分金额应在支出得到批准后当天补交。
    5．前次借款未清者，不得再借款。
    6．借款超过一个月未还的，从当月工资中扣除。
第二部分  销售与货款管理
一、公司的销售业务采取收付实现制方式，赊销应采取得总经理的书面同意，并由直接责任人追回赊销款。超过规定时间末追回赊销款的，对直接责任人处以未追回赊销款的 2%的罚金。（与部门规定发生出入时，以部门规定为准）
二、部门根据经营目标和市场预测，编制销售计划。
三、销售部门负责制订价格目录或定价办法及退货、折扣、折让等问题的处理规定，由财务部门进行审核监督。
第三部分  购货与付款管理
一、购货由行政部统一办理，其他部门未经授权不得兼办。购货与付款业务一般请按以下程序办理：订货付款 到货验收。
二、行政部须与供货商签订购销合同，合同要条款清楚、责任明确、内容全面，做到按合同承付货款有据，拒付有理。
三、购货付款手续由产品部门按规定到财务部门办理。原则上财务部只能在采购订货单、验收单、发票无误的情况下付款。对于先付款后收发票的情况，应先由经办人办理借款手续，待发票到后至财务部办理核销手续。
第四部分  固定资产的管理
一、实行行政部门、使用部门和财务部综合核算管理的分工负责制。
  1．财产行政部门----负责固定资产登记管理、购置、处置和报废。
  2．财产使用部门----负责固定资产的合理使用，并对财产的安全性负责。
  3．财产核算部门----为公司财务部，负责固定资产的核算，不定期对资产进行盘点。
第五部分  各项费用支出标准及报销程序
A.各项费用支出标准
一、办公费
办公用品由行政部统一购买、发放。各部门于每月 25日前将本部门需领用的办公品清单交行政部。
二、差旅费
出差申请程序
  1．部门主管级（含部门主管）以下人员出差必须填写“出差申请单”，“出差申请单”须取得直接管理层的批准。
  2．员工出差归来应及时到行政部销假，财务部以此作为出差补助的核算标准。
差旅费标准
  1.出差费用标准：（报销时采取标准限额内凭票据实报实销的制度）

    (2)交通费用标准
a. 公司职员出差乘坐车、船、飞机的等标准则按实际情况需求而定。
b.市内交通费在陪同客户、携带货物或急赶时间可以乘坐的士。
    (3)伙食费用标准
      惠州本市： 15元
      其他城市： 暂未定
三、业务招待费用
  1．严格控制业务招待费用，部门主管以下职员不容许发生业务招待费。业务招待费支出前，须填制“业务招待费申请单”，经主管，总经理签字后交财务部（广告部、编辑部、公关部依其部门制度办事）。招待所发生的费用应严格控制在限额内，无特殊情况超额者，超额部分由个人负担。
  2．未附“业务招待费申请单”的业务招待费一律不予报销（如遇特殊情况必须电话申请）。
B．报销程序及其他规定
一、报销程序填写
  “差旅费报销单”或“费用报销单” 交部门主管签名 交行政部审核 交财务总监及总经理审批
到出纳处领款。
二、领取报销款时间
  每周一、二、三、四、五
三、关于报销单据
  1.员工报销须取得合法、有效凭证（发票），发票上必须加盖销货单位的“财务专用章”、“发票专用章”；所购物品必须在发票上有明确的数量、单价，如发票上未能列明所有数量单价的，必须附上销货单位的正式明细单；发票上必须有事项发生的明确日期；任何修改过的发票都不予报销。
  2.报销人须在发票后签名，并注明用途。所有凭证必须呈鱼鳞状地整齐粘贴于“报销单据粘贴单”上。对不合格的报销单，行政部有权退回要求其重填。
  3.“差旅费报销单”仅用于报销出差所用食宿费、交通费及出差补助(不包括业务招待费)，其他费用报销请用“费用报销单”。

n 费用预支（借款）单填写示范

预 支（借 款）单 □借款 □预支
预支（借款）部门

预支（借款）人

预支（借款）事由

预支（借款）日期

还款日期

预支（借款）金额
佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分
千
百
十
万
千
百
十
元
角
分

¥　

董事长审批
总经办
财务部
行政部
部门主管
预支（借款）人

n 一般报销单据填写示范
报 销 单 据 粘 贴 单
日期： 年 月 日
部门

报销人

报销事由

批准人：
合计金额（大写）： 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分
合计金额（小写）：¥ 元

附单： 张
其

中
汽车票
火车票
飞机票
旅住宿票
其他
补贴

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