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公司采购制度及流程

为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。适用于本公司所有采购的物料及耗材品。

XX有限公司采购基本流程 1
一、提出申请
个人或者部门根据需要确定一种或者几种物品并按照规定的格式填写物品采购申请表提请部门主管审核后提交行政部审批。采购申请要求详细注明采购物品的数量、规格、型号、质量要求、到货时间等准确信息，对于某些特殊物品，出于专业性角度考虑，由提出采购申请的部门或者个人负责价格评估并采购，因此在提起采购申请的同时还应提交供货商（大于等于三个）资料、报价及比价结果，经本部门主管审核后提交行政部审核。
《采购申请表》的更改和补充应以书面形式。
公司各部门的物料和耗材的采购应由各部门自行提报申请。
二、供应商的选择
应在之前合作过的合格供应商中优先选择，但仍然需要价格比对；如需采购物品现有的供货商无法达成，就在网上或某些熟悉的途径介绍开发新的供应商，由行政部（专业性采购品由申请人）根据产品价格、服务、供应商公司规模等信息对供货商进行选择和评估。
三、比价及议价
对供应商的供货能力、交货时间及产品或服务质量进行确认。
对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他的供应商的价格更低，所报价格的综合条件更加突出，更具竞争力。
根据综合考量后写出价格评估报告，呈报公司领导。对于直接由采购申请人提交询价报告的采购申请，由行政部提交公司领导审批。
四、执行（包括签订合同）及付款
《采购申请表》和价格评估报告等到管理部的审批后，才可以开始实际的采购行为，如未得到公司管理部的审批应进行修改或重新处理。
需要供需双方签订合同的采购申请必须对合同进行严格的审核后报请公司管理部审批、盖章后才能请款。与初次合作的单位合作时，应少付预付款或者不付预付款。
《采购申请表》得到审批后，负责采购人凭经部门主管及公司领导签字的《借款单》或者经部门主管及公司领导签字的发票，到财务部支取现金、支票或者汇款（必须提供准确的对方银行信息）。使用《借款单》付款的采购行为，必须在采购负责人收到发票以后用经部门主管和公司领导签字以后的发票到财务换领《借款单》冲抵财务帐目，不冲抵借款的将视为个人借款。
五、采购追踪
所有物品到达公司以后必须根据《采购申请表》由采购者和使用者对货物的种类、数量、质量等进行严格的检查和清点并由当事人签字确认。
本制度自发布之日起开始实施。

XX有限公司
二〇一三年三月十五日

附表一：采购申请表
附件二：借款单

附表一
采 购 申 请 表
申请部门： 填报日期： 年 月 日
采购类别： □固定资产 □耗材 □商品 □其他
购置原因：
序号
名称
规格型号
/品质要求
数量

估价（总价）
交货期

备注
1

2

3

4

5

6

7

8

备注：

申请人： 部门主管：

财务主管： 总经理：

附表二：
借 款 单
百品（大连）贸易有限公司 年 月 日
借款人部门

借款人签字

借 款 金 额
大写：
小写：
借 款 用 途说明

备 注

部门主管： 财务主管： 总经理：

附表二：
借 款 单
百品（大连）贸易有限公司 年 月 日
借款人部门

借款人签字

借 款 金 额
大写：
小写：
借 款 用 途说明

备 注

部门主管： 财务主管： 总经理：

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