数据采集软件用户手册.doc

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广东省应急平台体系数据采集软件

用
户
手
册

2011年3月
前 言
数据采集软件是《广东省应急平台体系数据库规范（试行）》的配套软件，用于收集《广东省应急平台体系数据库规范（试行）》中描述的基础信息数据库、预案库、工作网络数据库、救援队伍数据库、应急物资数据库、专家数据库、法规库、案例库、知识库、文档库等数据，地理信息数据库的地名和专业地理专题图可通过本软件收集，其他地理信息数据和事件信息数据库、模型库的数据不通过本软件收集。
本用户手册用【XXXX】表示“XXXX”文件、目录或界面操作按钮。
目 录
第一章 软件安装与启动 1
1.1 光盘文件说明 1
1.2 运行环境要求 1
1.3 系统安装与卸载 1
1.3.1 安装 2
1.3.2 卸载 7
1.3.3 可能问题 8
1.4 软件启动 9
第二章 数据录入 12
2.1 选择数据类别 12
2.2 录入界面简介 13
2.3 添加记录 14
2.4 保存记录 17
2.5 删除记录 19
第三章 数据导航 24
3.1 查找记录 24
3.2 第一项记录 25
3.3 前一项记录 26
3.4 下一项记录 27
3.5 最后一项记录 28
3.6 数据列表区导航 28
第四章 数据导入 30
4.1 数据准备 30
4.2 数据导入 30
4.3 导入数据检查 38
第五章 最佳实践 39

可修改编辑
1. 第一章 软件安装与启动
1.1 光盘文件说明
光盘上的文件包括setup.bat、数据采集软件.msi文件、Access 2010 Runtime文件，说明如下表：
目录与文件名称
说明
备注
setup.bat
引导程序，引导软件自动安装
会先安装MS Access 2010 Runtime（运行时）后安装数据采集软件
数据采集软件.msi
数据采集软件安装程序

AccessRuntime.exe
MS Access 2010 Runtime（运行时）
数据采集软件所需的运行环境

1.2 运行环境要求
数据采集软件所需运行环境的最低要求如下表：
名称
要求
CPU
≥500MHz
内存
≥256MB
屏幕分辨率
≥1024×768pixels
操作系统
Windows 7 (32- or 64-bit)或
Windows Vista (32- or 64-bit with Service Pack 1)或
Windows XP (with Service Pack 3) 或
Windows Server 2003 R2 (with MSXML 6.0) 或
Windows Server 2008 (32- or 64-bit with Service Pack 2)
其他
MS Access 2010 Runtime 或
MS Access 2010

1.3 系统安装与卸载
如果电脑已安装过本程序，请先卸载（参照1.3.2），再安装（参照1.3.1）。
1.3.1 安装
（1）鼠标双击光盘上的【setup.bat】文件运行安装程序，如下图：

提示：
Ø 已安装MS Access 2010或MS Access 2010 Runtime的电脑，可直接运行【数据采集软件.msi】进行安装，如下图：

Ø 卸载数据采集软件后再安装本程序时，由于MS Access 2010 Runtime已安装，如果未独立卸载MS Access 2010 Runtime，可直接运行【数据采集软件.msi】进行安装。
（2）安装程序运行后，提示安装Ms Access 2010 Runtime，如下图：

接受协议条款后，单击【继续】进行安装。
（3）Ms Access 2010 Runtime安装完成后，自动进入数据采集软件的安装，如下图：

点击【下一步】继续。
提示：
Ø 如果看到的界面如下图，是由于电脑已安装数据采集软件，但没有卸载，请选择【删除 数据采集软件】，然后点击【完成】，进行卸载，参考【1.3.2 卸载】。

（4）选择安装文件夹，如下图：

选择文件夹后，点击【下一步】继续。
提示：
Ø 模板文件和数据文件均在安装文件夹下，所有录入或导入到系统中的数据均保存在安装文件夹下的【数据采集\数据采集.accdr】文件中，当数据采集结束后，需要提交该文件。请注意安装文件夹的位置，缺省为【C:\Program Files\数据采集软件】。
（5）确认安装，如下图：

点击【下一步】继续。
（6）安装与拷贝文件，如下图：

（7）结束安装，如下图：

点击【关闭】完成安装。
1.3.2 卸载
卸载本程序前，请先备份原安装目录下的【数据采集\数据采集.accdr】文件和导入的excel数据文件，然后卸载程序。卸载程序有两种方式：
（1）双击光盘上的【数据采集软件.msi】进行卸载，如下图：

启动程序后，弹出如下界面：

选择【删除 数据采集软件】，然后点击【完成】，进行卸载。
（2）从Windows【控制面板】卸载程序
打开Windows【控制面板】中的【添加删除程序】，在弹出对话框中选中【数据采集软件】并卸载，如下图：

提示：
Ø 如需卸载MS Access 2010 Runtime，打开Windows【控制面板】中的【添加删除程序】进行卸载，参照卸载方法2。
1.3.3 可能问题
在Windows7操作系统进行安装时，可能出现如下图的提示：

此情况发生时，请关闭窗口，分两步安装：
（1）运行光盘上的【Access 2010 Runtime\AccessRuntime.exe】文件，完成MS Access 2010 Runtime安装。
（2）运行光盘上的【数据采集软件.msi】文件，完成数据采集软件的安装。
提示：
Ø 任何情况下，均可分两步安装，如果系统已安装Ms Access 2010或Access 2010 Runtime，可直接进行第二步，运行光盘上的【数据采集软件.msi】文件即可。
1.4 软件启动
系统安装完毕后，在程序组中出现下图所示的程序组：

（1）启动数据采集软件
点击【数据采集】，即启动数据采集软件，欢迎界面如下图：

提示：
Ø 【数据采集】是安装目录下【数据采集\数据采集.accdr】的快捷方式，所有录入和导入的数据均保存在【数据采集\数据采集.accdr】文件中，当数据收集完毕，需要提交该文件。
（2）选择填报单位
在欢迎界面中选择正确的填报单位，如下图：

正确选择填报单位名称后，点击【填报数据】按钮，进行数据填报。
提示：
Ø 成功设置填报单位后，再次启动数据填报软件时，将直接进入数据填报首页，不再显示填报单位选择界面。
2. 第二章 数据录入
2.1 选择数据类别
在数据填报首页选择要填报的数据类别如【专家】，如下图：

单击【专家】进入数据录入界面，如下图：

2.2 录入界面简介
所有录入界面主要由三个部分组成，包括功能按钮区、数据录入区、数据列表区。
（1）功能按钮区
完成数据维护管理和导航操作，如下图：

包含的功能如下：
【添加记录】：新增一条记录（添加记录前自动保存当前记录）；
【保存记录】：保存当前记录；
【删除记录】：删除当前记录；
【查找记录】：在当前表中查找满足条件的记录；
【第一项记录】：定位到第一条记录；
【前一项记录】：定位到当前记录的前一条记录；
【下一项记录】：定位到当前记录的后一条记录；
【最后一项记录】：定位到最后一条记录。
【批量导入】：从Excel文件导入批量数据；
（2）数据录入区
分项显示一条记录的内容，并实现对各数据项的编辑修改，如下图：

（3）数据列表区
显示所有的数据，可以实现数据的快速导航和修改，如下图：

2.3 添加记录
如果当前是一条新的记录，可直接在界面中录入数据，如下图：

如果当前已有记录，点击【添加记录】，然后录入数据，如下图：

提示：
Ø 普通文本录入
直接在文本编辑框中输入数据，如下图：

Ø 日期录入
所有日期录入格式为：YYYY-MM-DD，如2010-11-12，2008-8-8。
Ø 单选下拉框录入
点击右边的下拉三角，选择数据项，如下图：

Ø 电话号码录入
多个电话用英文逗号“,”分隔，电话区号、分机用“-”分隔。如：“020-12345678,020-87654321-123”。
Ø 邮政编码录入
邮政编码只能输入6个数字，如下图：

Ø 身份证号码录入
身份证号码只能输入15或18个字符，前17个只能为数字，后一个可以为字母或数字，如下图：

Ø 附件录入
双击附件录入框，如下图：

双击后，弹出附件对话框如下图：

可添加和修改附件。
Ø 必填字段
标题加粗的为必填字段，必须填写，否则不能成功保存。如下图：

Ø 提示信息
页面左下角有录入提示信息，如下图：

2.4 保存记录
数据录入完整后，应点击【保存记录】进行保存，如下图：

提示：
Ø 如果连续录入，可直接点击【添加记录】，当前记录会自动保存。
Ø 必填字段不完整时，会保存不成功，弹出如下对话框：

需补全必填字段内容，然后保存记录。
Ø 数据导入前，应先保存记录。
Ø 页面切换时，应先保存记录。
Ø 当保存记录不成功，且希望放弃当前记录时，请点击【删除记录】或按Esc键。
2.5 删除记录
需要删除当前记录时，点击【删除记录】，如下图：

提示：
Ø 【删除记录】仅删除当前一条记录。
2.6 关联数据录入
运输企业与运输工具、募捐机构与现存资金、应急管理机构与应急人员、应急物资生产企业与生产能力和转产能力、专家组与专家等关联数据录入时，统一采用了如下界面形式（以应急管理机构与应急人员为例）：

提示：
Ø 先录入应急管理机构的数据，保存成功后，再录入该应急管理机构包含的应急人员。
Ø 录入应急人员时，点击界面的【编辑】按钮，如下图：

弹出应急人员的录入对话框，如下图：

在对话框中录入应急人员相关信息。
2.7 扩展数据录入
重点防护目标、重大危险源、避护场所、应急装备均由基本数据和扩展数据构成，为了录入方便，在一个界面实现基本数据和扩展数据的录入，如下图：

提示：
Ø 数据录入时先录入完整的基本数据保存成功后，再录入扩展数据。

3. 第三章 数据导航
下列按钮能实现导航功能：
【查找记录】：在当前表中查找满足条件的记录，并定位到该记录；
【第一项记录】：定位到第一条记录；
【前一项记录】：定位到当前记录的前一条记录；
【下一项记录】：定位到当前记录的后一条记录；
【最后一项记录】：定位到最后一条记录。
点击数据列表区的任意一条记录，则定位到该记录。
3.1 查找记录
在录入界面中，点击【查找记录】，如下图：

弹出如下对话框：

根据匹配情况，会显示匹配的第一条记录，再次点击【查找下一个】自动定位到下一条匹配的记录。
提示：
Ø 查找范围分为【当前字段】和【当前文档】，【当前字段】仅在当前字段中查找，【当前文档】在所有字典中查找。

Ø 匹配分为【字段任何部分】、【整个字段】、【字段开头】三种形式，【字段任何部分】为模糊匹配，【整个字段】为精确匹配（完全匹配），【字段开头】为字段内容开始部分与查找内容精确匹配，如下图：

3.2 第一项记录
点击【第一项记录】可定位到第一条记录，如下图：

3.3 前一项记录
点击【前一项记录】可定位到当前记录的前一条记录，如下图所示：

提示：
Ø 如果当前记录是第一条记录，点击【前一项记录】会弹出如下提示信息：

3.4 下一项记录
点击【下一项记录】可定位到当前记录的后一条记录，如下图所示：

提示：
Ø 如果当前记录是最后一条记录，点击【后一项记录】弹出如下提示信息：

3.5 最后一项记录
点击【最后一项记录】可定位到最后一条记录，如下图：

3.6 数据列表区导航
（1）点击列表区的任何一行，就显示该条记录的详细内容，如下图：

（2）记录按列排序，点击数据列表区字段名称右边的下拉三角可以选择排序方式，如下图：

4. 第四章 数据导入
4.1 数据准备
（1）把【数据导入模板】下的特定excel文件拷贝出来；
（2）在模板文件中填入数据，如下图：

（3）保存该文件。
提示：
（1）不能修改模板文件第一行的字段代码；
（2）不能调整模板文件列的顺序；
（3）必填项必须填写；
（4）附件不能直接导入，模板文件中不包含该列，批量导入完成后进入数据采集软件界面导入附件。
4.2 数据导入
（1）点击【批量导入】，如下图：

系统弹出如下对话框：

（2）选择编辑好的excel文件，点击打开即可完成导入操作，导入数据将显示在列表区，如下图：

4.3 关联数据导入
运输企业与运输工具、募捐机构与现存资金、应急管理机构与应急人员、应急物资生产企业的生产能力和转产能力、专家组与专家等关联数据导入时，应先导入主表数据（运输企业、募捐机构、应急管理机构、应急物资生产企业），后导入子表数据（运输工具、现存资金、应急人员、生产能力和转产能力、专家）。下面以专家为例说明。
（1）专家组数据准备，其数据文件内容如下图：

（2）点击专家组录入界面的【数据导入】导入该数据文件，结果如下图所示：

提示：
没有导入专家时，所有导入的专家组包含的专家为空。
（3）专家数据准备，其数据文件内容如下图：

提示：
该数据文件可以包含多个专家组的专家。
（4）点击专家组界面上的【编辑】弹出专家录入对话框，如下图：

（5）通过专家录入对话框的【批量导入】导入运输工具数据文件，如下图：

（6）点击专家对话框的【关闭】，关闭对话框，导入完成。
提示：
一次可导入所有子表数据（包含不同专家组的专家），如下图：

界面显示时只包含该专家组的专家，如下图：

4.4 扩展数据导入
重点防护目标、重大危险源、避护场所、应急装备的基本数据和扩展数据可以一次导入，导入模板中已包含了基本数据和扩展数据，如下图（防护目标的宾馆饭店）：

提示：
Ø 扩展数据放在模板文件的最后。
4.5 附件导入
所有附件都能直接导入。附件的导入按如下步骤进行（以专家为例）：
（1）导入专家数据，数据的附件数显示为0，如下图所示：
（2）鼠标双击【附件】录入框，弹出附件录入对话框，如下图：

（3）选择附件需要导入的附件，如下图：

点击【确认】完成导入。
（4）保存当前记录，这时附件数显示为导入的文件数据，如下图：

4.6 导入数据检查
数据导入时遵循如下规则：
Ø 必填字段缺失或数值类型不正确，该条记录（行）将舍弃。
Ø 非必填字段缺失或数值类型不正确，该字段内容舍弃，该记录（行）能导入。
导入的数据会丢弃部分不符合格式要求的数据，因此应在数据录入界面对导入的数据进行检查。
5. 第五章 最佳实践
（1）按【shift+F2】组合键能放大查看备注字段或显示不全的字段内容。如下图：

（2）按【Esc】键能撤销记录。在当前记录不能成功保存时，无法增加新的记录，放弃当前记录的修改，可以按【Esc】键。按一次【Esc】键放弃当前字段的修改，按两次【Esc】键或鼠标点击【删除记录】将放弃整条记录的修改。
（3）按【F5】键可刷新全部记录。
（4）录入应急管理机构和应急人员时，应先录入应急管理机构，后录入应急人员，或在录入应急管理机构的同时录入应急人员。
（5）录入专家组和专家时，应先录入专家组，后录入专家，或在录入专家组的同时录入专家。
（6）如果需要混合使用数据录入和批量数据导入，请先进行批量数据导入，并检查，后录入数据。当批量导入数据不完整时，可全部删除后重新导入。
（6）批量数据删除，通过选择数据列表区的多条记录，按【Shift+Delete】可批量删除。
（7）加粗项为必填项。
（8）附件：不能导入，只能在录入界面添加，一次可以多个，但不能超过2G。
（9）日期：YYYY-MM-DD，如2011-3-18。
（10）电话：多个电话可用英文输入状态下的逗号分隔，区号或分机用中划线分隔【-】。

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