办公环境管理.ppt

秘书实务秘书实务 项目一项目一 营造安全舒适的办公环境营造安全舒适的办公环境模块二模块二 秘书办事模块秘书办事模块任务一 合理布置办公室知识目标1、办公室的布局类型2、办公室合理布局的作用能力目标能够合理安排和布置办公室教学重点办公室布置的要求教学方法 案例分析、现场模拟、讨论教学课时 2课时任务导入 天地公司是一家中外合资企业，主要生产电器产品，公司资产雄厚，员工近2000人高科技人员和高层管理人员云集。最近几年，公司业务不断拓展，公司总经理张伟决定在滨江市投资创办一家分公司，分公司将设立一些相关部门。在办公室布局设计和管理时，秘书高山应提出哪些合理的建议。任务分析 办公室是一个组织开展经营活动所必需的，是一种必须支付的资源，费用通常是按平方来计算的。空间越大，费用越高。如何在有限的空间中获取组织的最大效益，是一个组织的领导必然会考虑的，作为秘书高山在这一点上必须或协助安排布局好办公室。要安排和布局好办公室，第一，要了解公司涵盖哪几个部门；第二，每个部门的办公室在布局上有什么要求；第三，从经济实用的角度考虑，合理进行整体安排，并对室内环境进行布局。一、公司机构二、各部门布局要求三、办公室布置（一）（一）有利于沟通有利于沟通（二）（二）便于监督便于监督三三协调、舒适协调、舒适1 1、办公室办公室布置布置三大三大原则原则传统的办公楼多为中间一条传统的办公楼多为中间一条走廊，两边是多间走廊，两边是多间15152020平平方米的小间，这些小间都是方米的小间，这些小间都是带门窗的独立小房间，每个带门窗的独立小房间，每个房间供一个或几个人使用房间供一个或几个人使用 小办公室小办公室 办公室的类型办公室的类型一个比较大的工作空间内一个比较大的工作空间内包含众多单个工作位置的包含众多单个工作位置的组合。这样的办公空间多组合。这样的办公空间多为为100100至至200200平方米的大厅，平方米的大厅，中间或窗边留出走廊中间或窗边留出走廊 大办公室大办公室规模小的单位，如三规模小的单位，如三五人的办事处、联络五人的办事处、联络处等往往租用公寓来处等往往租用公寓来作为办公场所作为办公场所 公寓式办公室公寓式办公室点击添加标题2、办公室的类型、办公室的类型小办公室样图 大办公室样图 公寓式办公室布局 小办公室、大办公室、公寓式办公室的优缺点类型类型优点优点不足不足小办公室小办公室1 1、比较安全，可以锁门、比较安全，可以锁门2 2、保密性比较强。、保密性比较强。3 3、便于员工集中注意从事细致或专业工作。、便于员工集中注意从事细致或专业工作。1 1、费用高、费用高2 2、难于监督、难于监督3 3、交流不便、交流不便4 4、占用的空间比较大、占用的空间比较大大办公室大办公室1 1灵活应变灵活应变2 2节省面积及费用节省面积及费用3 3淡化了等级观念淡化了等级观念4 4员工的行为易受到上司的督查及同事间的相互监督员工的行为易受到上司的督查及同事间的相互监督5 5易于集中服务和共享办公设备易于集中服务和共享办公设备6 6能培育全新的企业文化能培育全新的企业文化1 1难保机密。难保机密。2 2房间易有噪音，使人难于集中注意力，房间易有噪音，使人难于集中注意力，使思维缺乏足够的灵活性。使思维缺乏足够的灵活性。3 3易导致工作压力的增加甚至危害健康。易导致工作压力的增加甚至危害健康。4 4员工难于找到属于自己私人的空间。员工难于找到属于自己私人的空间。公寓式公寓式办公室办公室1 1小巧而灵活小巧而灵活2 2费用支出低费用支出低3 3突出领导地位突出领导地位 1 1容纳人员比较少容纳人员比较少2 2等级分明等级分明 3、办公场所的整体安排（1）办公桌椅办公桌椅的样式、规格和颜色要与办公室内的装饰相协调。其款式多采用多平面转角平台。人坐在中间，右下方设置抽屉组合，左上方放置电脑，以适合使用电脑和读写等多种要求。有条件的可采用自动升降的办公椅，以适应工作人员的身体高度，方便工作。除自然光外，办公室的光源布置应自然均匀而且柔和明亮。一般来说，在写字时，光源应来自左方；而打字时，光源最好来自两方，总之，以面前不出现任何阴影妨碍视线为宜。会议室宜采用能集中与会人员的注意力和保持讨论态度的高光亮度。在通道内则宜采用使人感觉到平静的暗光。（2 2）办公室的光线）办公室的光线（3）颜色会议室：以浅色与中性的颜色为佳会议室：以浅色与中性的颜色为佳会客室：以欢愉的、中性的颜色为佳会客室：以欢愉的、中性的颜色为佳走廊：宜用明亮的颜色，因其缺少自然光线走廊：宜用明亮的颜色，因其缺少自然光线休息室：休息室宜用蓝色和淡红色休息室：休息室宜用蓝色和淡红色私人办公室：视主人偏好而定私人办公室：视主人偏好而定普通办公室：天花板宜用白色，墙壁颜色注意相互调和普通办公室：天花板宜用白色，墙壁颜色注意相互调和（4 4）空气调节）空气调节262650%50%通风通风通风通风干净干净干净干净温度温度湿度湿度流通流通清洁清洁（4）办公设备及用品碳粉有毒，复印机宜放在通风良好的窗边，且尽量稍微远离办公桌。电脑、传真机、打印机扫描仪、投影仪、数码文件中心等办公设备宜集中放在一个区域，便于电源接线和维护管理。（5）办公室装饰办公室一般使用本色或白色的垂直窗帘。如果要打开，应打到底，宽敞透亮关闭时应统一角度，不然会显得比较凌乱。另外，室内可放些对人体有益的绿色植物，它不仅使人赏心悦目，在现代办公环境中有着点缀色彩调节气氛的作用。办公环境检查表序号序号项项目目检查内容检查内容检查结果检查结果1整理整理将不再使用的文件资料、工具、样板、纸张废弃处理将不再使用的文件资料、工具、样板、纸张废弃处理将一年内不再使用的文件资料，按编号归类类指定文件柜将一年内不再使用的文件资料，按编号归类类指定文件柜将时钟调准时间，日历进行更新将时钟调准时间，日历进行更新台面、抽屉最摆放用品是否放平稳妥当台面、抽屉最摆放用品是否放平稳妥当盆景等是否整理掉枯枝烂叶盆景等是否整理掉枯枝烂叶摆放在上司办公桌上的用品是否整理好摆放在上司办公桌上的用品是否整理好办公环境检查表序号序号项目项目检查内容检查内容检查结果检查结果2整顿整顿办公用品、文件等放置要整齐有序办公用品、文件等放置要整齐有序文件处理完后均要放入文件夹，且要摆放整齐文件处理完后均要放入文件夹，且要摆放整齐文件夹都要有相应的标识文件夹都要有相应的标识办公桌及抽屉整齐、不杂乱办公桌及抽屉整齐、不杂乱私人物品放置于规定位置私人物品放置于规定位置电脑线用绑带扎起、不凌乱电脑线用绑带扎起、不凌乱办公环境检查表序号序号项目项目检查内容检查内容检查结果检查结果 3清扫清扫将地面、墙、天花板、门窗、办公台等打扫干净将地面、墙、天花板、门窗、办公台等打扫干净办公用品擦洗干净办公用品擦洗干净办公用品破损处理修理好办公用品破损处理修理好办公室通风、光线充足办公室通风、光线充足沒用噪音及其它污染沒用噪音及其它污染办公环境检查表序号序号项目项目检查内容检查内容检查结果检查结果4清洁清洁每天下班些时间进行卫生清洁工作每天下班些时间进行卫生清洁工作随时自我检查，互相检查，定期或不定期进行检查随时自我检查，互相检查，定期或不定期进行检查对不符合的情況及进纠正对不符合的情況及进纠正整理、整顿、清扫保持得非常好整理、整顿、清扫保持得非常好练习：办公室布局练习：办公室布局案案例例办公室面积：14平方米办公人员：主管1名 秘书1名 下属3名 办公设备：茶几、公用电脑、5张办公桌等实战演练 某公司最近新租用到一个办公场地。要求秘书根据要求设计一份办公某公司最近新租用到一个办公场地。要求秘书根据要求设计一份办公室平面布局设计图。要求如下：室平面布局设计图。要求如下：1、洽谈室：公司业务人员与客户洽谈区域，要求相对安静独立，一般为、洽谈室：公司业务人员与客户洽谈区域，要求相对安静独立，一般为二至五人，也可做为小型会议室使用；二至五人，也可做为小型会议室使用；2、商品展示区域：可以放二至三个柜子，在等候区或洽谈区可以看到、商品展示区域：可以放二至三个柜子，在等候区或洽谈区可以看到展示柜；展示柜；3、客户等候区域：如洽谈间正在使用，客户可以等候区内休息并可欣、客户等候区域：如洽谈间正在使用，客户可以等候区内休息并可欣赏办公室企业文化，阅读公司简介等资料；赏办公室企业文化，阅读公司简介等资料；4、总经理办公区域：相对独立，有小型会客区域，为节约、总经理办公区域：相对独立，有小型会客区域，为节约空间，尽量不占用独立房间；空间，尽量不占用独立房间；5、职员办公区域：、职员办公区域：12-15人，节约空间，方便各部门之间人，节约空间，方便各部门之间交流；交流；6、前台区域：美观大方，并能照看等候区域的客户；、前台区域：美观大方，并能照看等候区域的客户；7、更衣室：可放置更衣柜，资料柜（也可以其它区域放置）、更衣室：可放置更衣柜，资料柜（也可以其它区域放置），备用纯净水。，备用纯净水。任务：任务：1、设计一平面图、设计一平面图2、提交作品时需、提交作品时需把设计说明附上。把设计说明附上。