外贸出口单证操作流程详解.doc

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外贸跟单业务流程
　　跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。
一．接单
接单也即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。
　　 1．下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书面合同等方式。
　　 2．接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。
　　 3．接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是：
　　（1） 合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES CONTRACT）和购货合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。
　　（2） 确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。而合同用的比较正规。机器设备，大棕贸易的进出口。
　　还有协议书，意向书，订单和委托订单等。
　　 4．接单的程序： 接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。
　　（1） 询盘：（INQUIRY）又叫询价。
　　（2） 发盘：（OFFER）又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。

　　（3） 还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。
　　（4） 接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。

二．审单：即审核合同
　　 1．审单内容：
　　确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。
　　 2．审单方法：
　　（1）产品名称，规格：
　　审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？
　　有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。
　　（2）质量：
　　也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。
　　（3） 数量：
　　应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。
　　约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。

　　（4）单价，总额的审查：
　　 1． 客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？新客户下单，要查看我们给他的报价。
　　 2． 通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。（英镑，港币，欧元）
　　（5）价格条款的审查：
　　出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有：
　　 FOB 船上交货价（指装运港的价格条件）
　　 C&F （Freight or Carriage Paid to…..）运费付至指定目地的交货
　　 CIF 成本+保险费+运费（指目的港）价格
　　常用的FOB CFRCIF几种价格的换算及公式介绍如下：
　　（1） FOB价格换算为其它价：
　　 CFR价 = FOB价 + 运费

　　 FOB价 + 运费
　　 CIF价 = -----------------------
　　 1 - 保险费率 X 投保加成
　　（2） CFR价格换算为其它价：
　　 FOB价 = CFR价 – 运费

　　 CFR价
　　 CIF价 = ----------------------------
　　 1 – 保险费率 X 投保加成

　　（3） CIF价格换算为其它价：
　　 FOB价 = CIF价 X （1 – 投保加成 X 保险费率） - 运费
　　 CFR价 = CIF价 X （ 1 – 投保加成 X 保险费率）

　　（6）付款方式审查：
　　 1. 付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。
　　 2. 支付的货币能否接受？

　　（7）包装要求的审查：
　　 1． 工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？
　　 2． 客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？
　　 3． 客户提供的包装资料是否齐全？（内包装，外包装，标签，说明书）
　　内包装：普合，白合，彩合，吸塑
　　外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要是唛头印刷。

　　（8）交货期的审查
　　（1） 跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。 　　
　　（9）交货方式的审查：
　　运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。
　　注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户要求空运（赶销售），我们可要求客户承担多出部分的费用。

　　关于样品：
　　要获取订单，备好样品是很重要的一步。
　　 1． 寄目录，样本：
　　 2． 准备样品。
　　（1） 工厂现有的款式
　　（2） 新款
　　（3） 客户来样。
　　要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。作为跟单员，我们要做到：

　　（1） 有完整的产品资料，主动进行宣传。
　　（2） 新品的成本，价格要进行核算。
　　（3） 新品的制作要留有实样。
　　（4） 客户的来样要保存好原样。

三．形式发票：PROFORMAINVOICE
　　买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最终约束力。为了区别于正式发票，它必须明显表明“形式发票”字样。
形式发票上一般要显示订单的相关信息。（收货人，合同号，形式发票号，开出日期）。产品信息
（品名，数量，价格，交货期）。合同条款（价格条款，付款方法）。此外，提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。
　　注意几点：
　　 1 .单价条款要明确 （FOB, CFR, CIF）
　　 2 .交期要明确
　　 3 .付款条件要明确 （L/C, T/T）

四．出货跟单的基本程序：
　　出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货，证，船，款为中心，包括备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。我们将这些程序概括为：
　　 (1).筹备货物：按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。
　　 (2).催审单证：大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障，因它是银行信用。
只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。
　　催证：货物快完成时，要催证。
　　审证:主要问题：受益人名称地址电话、金额、装运港、装期、特别条款等。
　　改证：审证后发现问题是常事。包装上，总金额，效期，包括拼写错误。要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。
　　 (3).订仓装船：货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。按CFR 和CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。首先：
　　出货装柜：跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。
　　 A． 货柜选择（订舱时就必须确定所需的柜型）：根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5吨 40’ 58 – 61立方/22.5吨 40’H 68 –71立方/27.5吨
　　 B． 制作装箱单：装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。
　　 C． 跟踪装柜：出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。
　　 (4)制单结汇：是出口货物跟单的最后一个环节。
　　 A.制单：货物装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据。
　　要在L/C的有效期内将单据送交银行。
　　出口单据主要有：汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。
　　 B.结汇:如按L/C的规定制作了单据，并及时送交了银行，我们就可及时收到货款了。
　　单据要求：正确，完整，及时，简明，整洁

前期准备工作：（只是站在船务的角度）：
1、确认客户详细资料：CONSIGNEE，DESTINATION，EXPORT PORT，FORWARDER
2、确认客户的要求：客户的最晚交期，是否要求验货，是否分批出运，客户需要的单证，特别注意是否需要提供熏蒸证书，单证是否需要认证（产地证，发票有些国家需要大使馆认证）
3、需要准备的其他文件资料：
① SALES CONFIRMATION OR PROFORMA INVOICE，合同上应注明结汇方式：L/C或D/P、D/A或T/T或其他。
L/C：通常要在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。
D/P与D/A：
D/P 付款交单（Documents against payment) 是跟单托收方式下的一种交付单据的办法，指出口方的交单是以进口方的付款为条件，即进口方付款后才能向代收银行领取单据。
分为即期交单（D/P Sight）指出口方开具即期汇票，由代收行向进口方提示，进口方见票后即须付款，货款付清时，进口方取得货运单据。 远期交单（D/P after sight or after date),指出口方开具远期汇票，由代收行向进口方提示，经进口方承兑后，于汇票到期日或汇票到期日以前，进口方付款赎单。
D/A 承兑交单(Documents against Acceptance)是在跟单托收方式下，出口方（或代收银行）向进口方以承兑为条件交付单据的一种办法。 所谓“承兑”就是汇票付款人（进口方）在代收银行提示远期汇票时，对汇票的认可行为。承兑的手续是付款人在汇票上签署，批注“承兑”字样及日期，并将汇票退交持有人。不论汇票经过几度转让，付款人于汇票到期日都应凭票付款。
以上除即期交单（D/P Sight）还可以做，其他的都风险较大（相对L/C 而言），但也存在客户因市场价格等问题而不付款赎单，如果要做，只能做信誉较好、长期交往的老客户。
T/T：要确认定金比例和到账时间。

② 产品资料：包括产品的包装方式，包装尺寸，毛净重，外包装唛头，整个订单的柜型、柜量。

4、跟进订单的整个生产进程，货物备好前7个工作日制作订舱通知书，确保预订符合生产进程及客户要求的船期，并根据实际情况安排商检（出境货物换证凭单有效期21天）、安排验货。
5、木质或木质包装的产品需要做商检，需要准备出境竹木草制品厂检记录单（本厂提供），出入境货物包装性能检验结果单（包装材料供应商提供）

6、要了解的一些概念：结关日期，截港日期、报关日期
结关日期：一般来说，结关这个词出自船公司的“结关期”（又叫截关期），就是船公司截止收取放行条的时间，因为船公司没可能等到临开船前才截止收取文件资料，需要一定时间来整理、配载、通知下港、联系泊位等等手续，因此要在船开（靠）以前的一定时间内截止收取文件资料。也就是说货物必须在此日期前进港并已完成报关，报关行已将报好关的放行证明交至船公司，否则货物无法上船。
结关是指进口货物、出口货物和转运货物进入一国海关关境或国境必须向海关申报，办理海关规定的各项手续，履行各项法规规定的义务；
只有在履行各项义务，办理海关申报、查验、征税、放行等手续后，货物才能放行，货主或申报人才能提货。
同样，载运进出口货物的各种运输工具进出镜或转运，也均需向海关申报，办理海关手续，得到海关的许可。
货物在结关期间，不论是进口、出口或转运，都是处在海关监管之下，不准自由流通。

截港日期：是指截止货柜进港的日期，货柜必须在此日期前进港，也就是我们安排装柜的时候，必须在截港日期的前一天。
报关日期：货物向海关申报的日期，在结关日期之前申报。

船务主体工作：
1、 租船订仓。
一般情况下，应提前至少10个工作日向船公司下达订舱通知书。
订舱通知书上包括的内容有：发货人，收货人，出运港，目的港，货物描述，货物数量，货物材积，货物重量，唛头，柜型，柜量，需订船期等。
2、确认舱位。
通常下达订舱通知书后，即可以向客户指定货代询问预计的船期信息，确定是否符合客户的要求，是否符合工厂的生产进程。不符合客户要求的，应及时向客户确认。赶不上客户工厂生产进程的，则要求工厂调整生产安排，若生产安排实在有问题，则只能请求客户同意预定的船期。
3、商检。
提供销售合同、发票、装箱单、出境竹木草制品厂检记录单、出入境货物包装性能检验结果单。办理商检需要三个工作日。商检必须在货物出口报关前一个工作日办出。
4、安排拖柜。
通知生产部门具体装柜时间。
通知生产部门装柜要求：装箱单填写要求，货柜最晚装完时间等。（结关时间紧迫的情况下）
生产部派人监装，确保所装货物型号、数量与合同一致，所装货物包装完好无损。
装柜时，避免飞蛾蝇虫飞进集装箱。
装柜完毕，上封条。不能破坏封条，一方面，封条破坏不能确保货物安全到达港口，另一方面，另买封条会产生费用。
短装或多装情况及时了解，确保结汇单证的单货一致。
做装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头等。
5、制作出口报关单证。
单证包括：出口报关委托书、装箱单（PACKING LIST)、发票(INVOICE)、出口报关单、出口收汇核销单、报关手册（若涉及进口材料）
6、委托报关。
通常要给报关留出两天时间（船截关前）。
7、提单确认。
8、费用确认。
9、准备结汇文件。
商业发票、装箱单、
FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。
注意点：单证必须做到四个一致：单证一致，单单一致，单货一致，证同（合同）一致。

10、交单。
采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

11、业务登记。
每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。

12、文件存档。
所有的文L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

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