供应部管理制度.doc

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郑州广汇食品股份有限公司

采购部管理制度

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时间：2009.12

（一） 采购流程
【请 购】
第一条 请购部门的划分
各项材料的请购部门如下：
(一)常备材料：生产管理部门
(二)预备材料：物料管理部门
(三)非常备材料：使用部门或物料管理部门
第二条 请购单的开立、递送
(一)请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单(物资采购计划单，以下同)，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项,经主管审核后依请购核决权限呈核并编号，“请购单”报送供应部。
(二) 紧急请购时，在编制需求计划时必须加注“急需”标志。
(三)庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制“请购单”提出请购。
第三条 请购核决权限
(一) 原物料：
(1) 请购金额预估在10000元以下者，由部门经理核决。
(2) 请购金额预估在10001元至50000元者，由主管副总经理核决。
(3) 请购金额预估在50001元以上者，由总经理核决。

(二) 财产支出：
(1) 请购金额预估在2000元以下者，由部门经理核决。
(2) 请购金额预估在2001元至20000元者，由主管副总经理核决。
(3) 请购金额预估在20001元以上者，由总经理核决。
(三) 总务性用品：
(1) 请购金额预估在1000元以下者，由部门经理核决。
(2) 请购金额预估在1001元至5000元者，由主管副总经理核决。
(3) 请购金额预估在5001元以上者，由总经理核决。
附注：凡列入固定资产管理的请购项目应以“财产支出”核决权限呈核。
第四条 请购单的撤销
(一) 请购单的撤销应立即由原请购部门书面通知供应部门停止采购，同时注明撤销原因。
(二) 供应部门于原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门，原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。
【采 购】
第一节 一般规定
第五条 采购部门的划分
(一) 由供应部门负责办理。
(二) 总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。专案用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。
第六条 采购作业方式
除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：
(一)集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。
(二)长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。
第七条 采购作业处理期限
采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。

第二节 采购作业处理
第八条 询价、比价、议价
(一)采购经办人员接获“请购单”后应依请购事务的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商办理询价、比价或经分析后议价。
(二)若供应商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应告知请购部门，经相关部门主管签注意见后呈核。
(三)对于供应商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂供应商议价。
(四)采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后按一般采购程序优先办理。
第九条 呈核及核决
(一)采购经办人员询价完成后，于“请购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”经主管审核，并依请购核决权限呈核。
(二)采购核决权限：
(一) 原物料：
(1) 请购金额预估在10000元以下者，由部门经理核决。
(2) 请购金额预估在10001元至50000元者，由主管副总经理核决。
(3) 请购金额预估在50001元以上者，由总经理核决。
(二) 财产支出：
(1) 请购金额预估在2000元以下者，由部门经理核决。
(2) 请购金额预估在2001元至20000元者，由主管副总经理核决。
(3) 请购金额预估在20001元以上者，由总经理核决。
(三) 总务性用品：
(1) 请购金额预估在1000元以下者，由部门经理核决。
(2) 请购金额预估在1001元至5000元者，由主管副总经理核决。
(3) 请购金额预估在5001元以上者，由总经理核决。
附注：凡列入固定资产管理的请购项目应以“财产支出”核决权限呈核。
第十条 订购
采购经办人员接到经核决的“请购单”后应以“订购单”向承售商订购，必要时应与承售商签定买卖合约书一式三份，第一份正本存采购单位，第二份正本存承售商，第三份副本及预付款申请书送会计部门供整理定金用，如不需支付定金时，第三份副本免填。
第十一条 验收入库
物料管理部门根据实际接收数量，由库管员开具“入库单”，一式三份，一份交财务部，一份交供应部、一份物料库自留。库管员根据《实物收据》做入调存日报表；供应部根据《实物收据》做公司采购日报表。
第十二条 付款结算
(一) 采购部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“入库单”，经与发票核对无误后，由主管核签后送会计部门，由会计部门审核后办妥付款手续。
(二) 短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。
(三) 超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。
□ 附 则
第十三条 本办法呈总经理核准后实施，增设修订亦同。

（二）采购部规章制度

采购部是以购买原料、其他物品为主的部门，每天必须按原料仓库的报料计划进行物品采购。原则上要求库房必须有库存，原材料库房必须提提前三天以书面形式上报购买计划，预防供货商断货、缺货等现象的发生，采购部应提前调整计划。
采购部采购原料要求：
1. 必须采购生产技术部同意的原料供应商的品牌和质量，不得随意改变原料的生产商和供应商。若有特殊情况必须经总经理或生产部试验同意后，再做调整，否则不允许；
2. 必须采购优质原料，同质量的产品，市场价格最低；、
3. 采购原料，大原料以公司预定的供货商为主，任何人不得私自更换；
4. 为了避免断货、缺货等现象的发生，公司要对每种原料至少预定两到三家供应商，以不影响生产为原则；
5. 定原料供应商的标准有三点：1、就近原则；2、质量最好；3、价格最低（质量相同的情况下）。尽可能让供货商送货上门，减少公司费用；
6. 尽可能给每位顾客都谈账期，大原料一般要用一星期，其他原辅料要根据情况半月或一个月，这样有助于公司的资金周转；
7. 采购人员必须以事实报价，不允许弄虚作假。采购回来的物品必须入库，索取仓管人员真实的入库单，否则一律作废；
8. 公司财务必须认真核实采购人员的每张单据，若发现有多报、重报等现象要重罚，一般根据情节的轻重给予造价人2倍或2倍以上的经济处罚；
9. 为了加强公司的资金管理，采购人员必须及时报账，正常情况下不能超过三天，超过三天不报账者财务有权杜绝报账人借款。采购人员至少一个星期要对财务清一次帐，所有借条必须抽回，否则视为挪用公款，由公司财务监督采购人员借款，因未报账而借不到款者，公司可根据情节轻重进行处罚；
10. 财务、采购两部门必须共同协作，财务根据采购部提供的价格帐期以及对供应商要求的轻重缓急进行汇款，原则是都不影响生产，否则都应承担相应的责任，接受公司的处罚；
11. 为了节约公司费用，在车辆有限的情况下，采购部必须与配送部紧密配合，出去发货回来时采购原料，至少每天保持一辆车留给采购部，以免应为没车而影响对原料的采购，从而影响到生产；

采购部是生产车间的主动脉，希望各部门都从公司的实际利益出发，相互配合、相互结合、相互监督，使公司能更快、更好的发展。

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