采购工作流程图(调整版).doc

采购部
供应商谈判流程图
新供应商
联系供应商来访或电联

供应商商品报价和样品

对样品进行讨论，确定样品是否可以引进

确定新供应商或新商品后，采购将新供应商及商品相关信息交信息部录入并存档。
采购将谈判事宜进行汇总提报采购总监审核，提交总经理审核
与供应商购货协议的谈判，并做好《供应商谈判记录》
二轮谈判，采购总监及相关人员参与

销售不佳新品淘汰
新品开始下单，门店试销，销售良好，所有门店铺货

供应商谈判流程图
A采购提前7天通知供应商年度合同的谈判时间、地点和双方参与人员
有合作供应商年度谈判

采购根据年度供应商评估结果，确认需谈判年度协议供应商，根据《供应商年度档案表》进行年度供应商合同条款的修订，年度合同的谈判准备
B. 采购根据供应商年度合同条款确定谈判条件和底线

C.采购总监审批年度合同条款确定的谈判条件和底线

参与人员根据年度合同条款逐一进行谈判，并做好谈判记录

采购在年度合同条款谈判结束后提交所有合同条款的谈判结果和纪要
供应商年度合同谈判过程

采购审核合同协议谈判结果并上报采购总监审核，采购总监报总经理室审核。

采购与供应商确认合同谈判结果，供应商逐条填写在合同空白处

供应商根据已经确认的合同文本要求签字/盖章确认，并提报财务总监审核

财务总监审核后报总经理审批

采购将审批后的合同条款提报信息部录入，完成合同监管报表

样品讨论流程图

样品相关资料的准备

淘汰

样品质量审核
样品包装（颜色，形状，款式等）
的分析及样品的品尝（颜色，形状，口感等），了解商品特性

样品价格比对

样品促销内容和进场条件等谈判，确认是否引进。

不引进

备用

引进

新商品促销内容和进场条件等谈判

合同条件申报及签订流程
采购针对合同条件与供应商进行谈判。谈判完成，根据谈判结果拟定合同文本初稿

重新谈判
合同文本初稿提交采购总监审核
采购总监批复并报总经理批复

总经理批复后提报财务总监审核

经财务部、总经理室审核通过后定稿

采购将已确认合同内容提交信息部建档

与供应商签订合同。

注：正式文本一式二份留存，一份供应商，一份行政部备案。

商品订货流程

审核确认后传真供应商确认并通知供应商送货

提报商品订单（其他类）至采购总监、总经理处审核
与供应商确认订单商品情况，供应商反馈订货单回执
其他类
（月结代销等）

现款
新品采购先行建档

采购核定数量提报至采购总监处审批
提报商品订单（现款）至财务处审核有无前期账款异常
现采
采购核定商品库存，预判商品缺货品项，下单订货须标注商品库存及月销量

提报商品订单（现采）
至财务总监、总经理处审批

采购总监、财务总监及总经理处审批

商品送货方送货到岸或者物流送货，仓库按照收货流程收货

办理采购借款申请

确认的审批订单（现款）交现金会计汇款，并登记在册

采购联系采购渠道进行采购，并验货

通知供应商送货
。

仓库按照收货流程收货

商品送货方送货到岸或者物流送货，仓库按照收货流程收货

采购办理借款，结清业务

注：确认的审批订单（现采和现款）一式四份，一份交财务审核留存，一份交现金会计留存（原稿），一份交采购总监留存，一份由采购留存。确认的审批订单（其他类）一式两份，一份交采购总监留存，一份由采购留存。

付款流程
代销
仓库针对库存退货情况，提交仓库退货说明给财务作为对账依据。
采购总监、财务总监及总经理处审批

提报商品订单（现采）
至财务总监、总经理处审批

现采
财务核对相关单据和金额，收取供应商相关费用

采购提交《供应商费用扣款清单》给财务部用作财务对账依据。

采购汇总供应商每月销售数据

与供应商确认订单商品情况，供应商反馈订货单回执。进价等相关信息更改。
现款
新品建档

采购核定数量提报至采购总监处审批

提报商品订单（现款）至财务处审核有无前期账款异常
月结
供应商携送货单，公司仓库收货单，退货单到财务部对账。

采购提交《供应商费用清单》给财务部用作财务扣款对账依据

确认的审批订单（现款）交现金会计汇款，并登记在册
办理采购借款申请

结款单据交采购总监，总经理，财务总监审核

财务核对相关单据和金额，收取供应商相关费用。
采购联系采购渠道进行采购，并验货

通知供应商送货
。
供应商开具相关发票，财务确认支票日期结款。

仓库按照收货流程收货

结款单据交采购总监，总经理，财务总监审核

商品送货方送货到岸或者物流送货，仓库按照收货流程收货
采购办理借款，结清业务
财务每月汇总《经销商结算汇总表》交总经理办公室

供应商开具相关发票，财务确认支票日期结款

财务每月汇总《经销商结算汇总表》交总经理办公室。

注：确认的审批订单（现采和现款）一式四份，一份交财务审核留存，一份交现金会计留存（原稿），一份交采购总监留存，一份由采购经理留存。确认的审批订单（其他类）一式两份，一份交采购总监留存，一份由采购经理留存。

到货后出现问题的处理流程
仓库管理员或门店及时发现商品存在的问题（质量，包装等），第一时间通知采购和上级管理层。同时对问题商品先做下架处理。

采购与供应商联系，并以书面形式通知供应商，供应商将相关处理意见以公函形式回复
采购对已确认的问题商品第一时间通知其余门店或总仓下架，同时进行统计汇总和上报。

对供应商同意退换货的商品，通知门店或仓库退换货

建立问题商品供应商的登记台帐，年度合同签订时考核相关资质。

商品定价、变价流程

变价流程
对商品进行定价定价方式：国产预包装商品顺加*1.5；进口商品顺加*1.75；国产饮料顺价*1.2；百货顺加1.3；计生用品顺加1.35

提报商品定价清单和价格市调表至采购总监审批
定价流程
提报商品变价清单至采购总监审批（因供应商成本提价进行变价的，需附件厂家盖章的提价单作为依据；市调变价的需附市调表）
提报商品变价清单至总经理审批

提报商品变价清单至财务总监审核
提报商品定价清单和价格市调表至总经理处审批

提报商品定价清单和价格市调表至财务总监处审核

信息部数据维护并存档

信息部数据的维护并存档

对门店调拨单制作流程

信息部
新品调拨单制作：新品到货后根据新品到货量和各门店的实际销售情况进行各门店的新品调拨单的制作

采购每天关注商品库存，根据商品动销情况对滞销门店库存进行店间的调拨通知，同时通知运营部进行跟踪

对门店临时性的团购商品进行商品库存的统计，统一进行团购商品的店间调拨，并通知运营部进行跟踪

对临期商品集中销售时，采购通知运营部对滞销门店进行统一调拨单的制作

商品批发变价流程
总经理室
根据批发客户需求提报商品明细及报价至总经理室审批

审批确认后与批发客户进行数量及价格的确认

确认后填写批发客户《批发变价申请单》，写明货号、商品名称、批发数量、原进价、现批发进价、原售价、现批发价，提报总经理室审批、财务审核后提交信息部进行变价，完成客户批发销售

信息部

与供应商退换货流程
采购对破包商品及问题商品进行统计，并通知门店在规定的时间段内退回总仓仓库

门店

采购对所需退货的商品进行统计，并将需退货的商品明细与供应商进行确认

仓库及采购

供应商确认
供应商签字确认后回传

采购按签字确认的回函提交信息部制作退货单

信息部

供应商及仓库
供应商送货时按退货单商品明细进行退货

采购部每周业务工作会议
采购、运营
每周六为周业务工作会议。参加人员：采购、运营部

采购对商品品项、新品、畅销、滞销商品进行分析，听取运营部意见和建议

意见

采购部对会议内容汇总提报，并对合理化建议进行实施

每周新品与店长交流流程
每周二上午采购对新品信息和新品样品进行准备

采购

周二利用店长例会对新品信息及分布的门店的通报，同时对新品进行介绍

门店及采购

意见
采购了解各门店新品销售动态，听取门店店长对新品意见和建议

采购部对合理的建议进行实施调整

每月促销商品档期计划流程
根据公司促销活动档期和内容要求拟定促销活动计划

采购部

总经理室
对每档期促销活动内容进行提报申请

采购及供应商
根据已确认的促销活动计划采购提前一个月与供应商对下档档期的促销活动商品进行洽谈

采购
对确认的促销商品进行下单订货及到货跟踪

做好促销档期的商品变价申请，提报采购总监、总经理室、财务总监审核

信息部
总结
活动结束后销售分析总结

活动实施前采购对已经审核确认的促销信息明细下传电子商务、运营部和各门店，并对门店促销商品的陈列进行检查指导

门店

采购、运营部

活动开始跟踪各门店商品销售及库存动态

采购、运营部

活动结束后销售分析总结

对应收款和应付款的管理流程

应付款

应收款

每月财务对供应商的账款进行核对，按合同规定对应付款金额签字确认

现采产生的供应商欠款，需供应商在欠款发生的3日内进行回款

财务转交采购进行审核签字确认
相关费用的收取：
（1）以现金形式支付，需填写《供应商费用单》，供应商持现金和费用单到财务交款，由财务开据相关的收据或税票
（2）以帐扣的形式支付的费用，需采购填写《供应商费用单》，经供应商签字后给财务作为扣款依据，扣款后由财务开据相关的收据或税票

经采购总监、财务总监、总经理室层层审批后，由财务汇款至供应商指定的汇款账号，如供应商更改账号，需持相关证件到财务部更改，备案

对临期商品的管理流程
总仓商品的临期，仓库统计数量，需提报具体原因及处理意见。

门店商品的临期，每月25号需门店提报临期3个月商品明细给采购。

采购确认是否可以退换货

可退货商品采购部统一发函（书面形式）至运营部，通知退总仓
不可退换货的商品采购提报促销清单，提报采购总监，总经理，财务总监审批

提交信息部数据维护

门店在有效期内退总仓。

采购协助维护商品价格及库存的调拨

门店在有效期内促销商品，营运部根据各店销售情况，及时进行调拨。

采购联系供应商退货

门店或总仓因为不能及时发现和处理临期商品的，由各自相关门店和总仓负责人负责。

对商品库存管理流程
采购每周两次对仓库各自所管类别商品的查看（包括商品的库存及保质期），对高库存、不动销、日期差商品的调拨

采购对门店商品库存的查看，对个别高库存门店通知运营部进行商品的调拨

采购每天查看商品的库存，对低于库存50%商品进行提报，申请订货

营运部负责调拨并检查相关工作
营运部跟踪调拨后各门店销售和商品库存

每周市调流程
采购

每两周市调一次，第二周的周三为市调日

市调对象：同行、大型超市

市调形式：针对性商品市调、全品项市调

采购

对市调品项进行分析，对异常价格提报调整申请

将已经调整的数据上传电子商务、运营部和各门店

提交信息部数据维护

采购总监、总经理室、财务总监审核

新品开发和滞销商品的工作流程

新品开发

滞销商品

采购通过展会、市调、网站等相关信息获取新品来源并联系供应商

新品进场后，有3个月的试销期，由采购跟踪各门店的销售情况，并做调整

确定采购需求，选择供应商，并通知供应商寄样或登门谈判

对市场商品动态、市场占有率、市场销售动态和同行竞争对手销售状况的了解；与同属性商品的比较、对新品在市场有无竞争优势、新品价格、产地、货源、商品包装、规格等的了解

经过调整后，3个月后新品仍然不动销，视为滞销商品

由采购梳理相关滞销商品进销存，提报
总经理室，经讨论后确定为滞销，则终止下单，该商品淘汰
并禁止

样品经过公司相关部门（运营部、总经理室）讨论确认后，与厂家沟通相关合同细节问题

对滞销商品与供应商联系退货，若不可退货统一进行促销处理，并提报总经理室、财务总监审核
并禁止

提交信息部数据的维护建档

提报采购总监、总经理室、财务总监审核

对确认的新品进行建档申请，并与供应商签订合同

提交信息部数据的维护建档

每周巡店流程
每周三为采购部固定巡店日，各采购经理负责到辖区门店巡店。巡店内容包括：商品陈列，缺货，标识等采购关注问题，并对门店商品动销情况及门店需求的了解

运营部跟踪问题门店整改进度
每周四汇总巡店问题，上报总经理室和营运部，并对问题门店提出整改建议

采购部在限定时间内跟进问题门店整改情况

涉及问题门店

采购部第二周重复巡视，检查问题跟进情况

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