设备物资采购和设备租赁管理制度.docx

设备物资采购和设备租赁管理制度
1 目的及适用范围
　　对采购产品的采购过程、采购信息进行控制，对采购产品及顾客提供的产品的验收和管理进行控制，确保采购产品质量符合要求。
　　适用于工程局各项目采购产品及顾客提供产品的控制。
2 职责
2.1 局工程管理部
是本程序的责任部门，负责监督、检查本程序的有效运行,负责建立并管理局的《合格物资供方台账》。
2.2分公司（项目部）
负责组织对供方资信、产品质量、产品供货能力、售后服务、价格等进行评价，确定合格供方，建立本公司（项目部）的《合格物资供方台账》；负责物资供方的重新评价；负责编制采购信息，签订采购合同并进行采购；负责采购产品及顾客提供产品的验证和管理。
3 程序
3.1 采购产品的内容
包括：项目所需材料、半成品、工程设备。
3.2 供方评价和选择
3.2.1 物资供方评价和选择
1）对于重要物资、大批量物资、新型材料以及对工程最终质量有重要影响的物资，由项目经理部选择多个供方，根据下列原则进行评价并确定合格供方名单，填写《物资供方评价表》，评价合格的供方登录项目部《合格物资供方台账》。
a)企业社会信誉好，证照齐全；
b)产品质量符合规定的要求；
c)交货期可满足施工生产需要；
d)售后服务可靠；
e)价格合理；
f）可满足供货合同中提出的其他要求。
2）对于工程项目中的水泥、钢筋等主材，重要工程设备，以及混凝土拌和机、门机等贵重机械设备的供方评价还应考虑以下方面：
a)供方能否提供生产许可证、检验记录、生产合格证；
b)供方获得的名优产品称号；
c)对重要、复杂的工程设备售后服务和评价；
d)如供方为销售单位时，还应评价其生产单位。
3） 不属于重要物资，可由采购人员参照上述评选供方的原则直接选择供货单位。
3.2.2 物资供方重新评价
1) 评价时间
现有物资供方在供货之后，项目部应按下列时间重新评价其履约情况及供货持续保证能力，填写《物资供方重新评价表》,评价结果报局工程管理部，局工程管理部根据评价情况决定是否入选局《合格物资供方台账》提供各公司（项目部）选用。
a)项目工期超过一年的，应每年评价一次；
b)项目工期少于等于一年的，应在供货完成后评价一次。
2) 评价内容
供货是否按时、售后服务水平、质量状况、其它方面等，各项目部可根据采购产品的重要程度不同而有所侧重评价某方面。
3) 重新评价后的处置
评价结果正常的供方继续选用，如出现问题时按以下方式跟踪：
a) 通过有效沟通解决存在问题；
b) 加强对其供应产品的验证；
c) 限制或停止其供货。
3.3 采购信息
3.3.1 采购信息
采购信息主要表现为：物资采购计划、物资采购合同、分包计划、分包合同，具体要求为：
1)采购部门的物资采购计划按表格《物资采购计划表》填写并审批；
2)签订物资采购合同的,合同条款应包括：
a)物资名称、规格型号、生产厂家、数量、金额、交货时间；
b)质量技术标准及产品验收、验证要求；
c) 交货地点和运输、装卸方式及费用负担；
d) 包装标准、包装物的供应与回收；
e) 技术资料要求（说明书、合格证、质量保证书等）
f) 货款结算方式及期限等。
物资采购合同格式采用《物资购销合同》。
3)项目分包计划：分包计划应符合项目施工需要和有关法律法规，向监理报告并获得顾客批准；
4)分包合同：合同中应明确对工程分包方的要求，满足总包合同条件。
3.3.2 采购信息审批
由项目部的施工员、采购员、质检员、合同人员按项目部的采购制度规定进行审核，报项目经理批准，必要时报监理、顾客批准。
3.4 采购产品的验收
3.4.1 采购物资的验收
1)设备验收
工程设备的验收由项目部主持，汇同顾客、监理及供货单位代表，按有关技术标准及合同约定进行验收,填写《设备开箱检查验收表》，验收合格后进行标识。
2)材料验收
a)到货验收
采购员对采购材料品种、数量、型号、规格和外观质量进行初步验收，填写《材料验收记录表》中相关栏目，符合要求的，按规定进行标识，并及时把材料的质量证明文件交资料员归档；不符合要求的按《不符合、纠正措施和预防措施控制程序》处理，要及时通知供方进行有效沟通，解决出现的问题，问题未解决前要对材料进行标识、隔离封存。
b)到货后的质量检验
按规程规范要求检验后才可以使用的材料以及顾客有要求的材料，如用于工程的钢筋、水泥、砂、碎石等，应进行质量检验。
检验由质检员根据规范或顾客的要求进行抽样，必要时请监理进行见证，样品送至有资质的质检部门进行验证，检验结果填入《材料验收记录表》，检验合格后由材料员填写产品状态标识，不符合要求的，按《不符合、纠正措施和预防措施控制程序》处理，处理前要进行标识、隔离封存，禁止挪作它用；同时质检员要就每一种需要检验的原材料建立进货检验台账，填写《原材料进货检验台账》，每月底对每种需要检验的原材料的检验情况进行统计，填写《 年度原材料进货检验情况统计表》，发现检验合格率有异常时要及时向分管领导汇报，按规定处置。
3)在供方现场实施验收
当项目部或顾客需要到供方现场实施验证时，比如进行首件检验，应在采购信息中事先做出规定，实施时由项目部有关负责人汇同顾客或监理代表到供方现场进行验收，合格后方可发货。
4) 紧急放行
a)物资的紧急放行是指因施工急需,未经到货检验和试验就发放物资。
b)紧急放行只限于工程的可拆换部分，如机电设备、管道安装等，对难以追回或更换的材料如钢筋、水泥、砂、石等及土建结构施工不允许紧急放行。
c)紧急放行可由使用单位（人员）提出，填写《紧急放行申请审批表》，经审批后实行，同时应做好标识和书面记录，一旦发现问题可进行更换。
3.4.2 分包服务验收
项目部应针对各种分包服务的性质，按相关法律法规、标准规范以及分包合同要求进行服务质量验收。
3.5 采购产品的管理
3.5.1 采购物资的管理
1) 入库
验收合格的物资材料由采购员凭《材料验收记录表》及其它有关单据向仓管员移交，仓管员填写一式三联的《物资入库单》，经采购员、物资主管签字确认后，一联留底，一联采购员存档，一联交财务作为记账、结算凭证；入库的物资材料同时要登录仓库的《物资明细账》，做到账、物相符。
2）保管
入库的物资材料，要按品种、规格、型号分别存放于仓库、露天料场或其它专用场所，按要求做好标识，并按材料特性、有关规定及产品说明书的要求做好防护工作。堆放物品应注意整齐、美观，不得相互混杂、挤压，。
库存的物资材料要定期进行盘点检查，对盘点检查发现的问题，要及时上报领导处理。
仓库通道出入口要保持畅通，仓库内要及时清理，保持整洁。仓库产生的废弃物注意分类收集，防止产生环境污染。
仓库内要做好防火防盗防窃工作。仓库电线严禁乱拉乱接，严防因漏电产生火灾；在仓库内进行风、电焊作业时，须按规程做好防范措施；离开仓库应随时关门, 钥匙随身携带；仓库内应配备足够灭火器材，并每月检查是否处于完好状态。
3）出库
施工班组领用物资材料前要填写《物资申领表》报批，然后凭单到仓库领用，仓管员填写一式三联的《物资出库单》，经领料员、物资主管签字确认后，一联留底，一联领料员存档，一联交财务作为记账、结算凭证；仓管员要同时将发料情况记录入《物资明细账》，确保账、物相符。
仓管员应加强物料消耗的监督，严格控制计划外非生产用料；应严格执行物资出库审查，如手续不完备的应拒绝发料；物资出仓应遵循先入先出、易变先出的发放原则。
3.5.2 分包工程的管理
验收合格的分包工程作为工程产品按《产品防护程序》的要求进行防护管理。
3.6设备租赁
设备租赁包括租进外部设备和自有设备(包括公司采购和项目部自购设备)对外出租。设备租赁分为临时租赁(＜10个工作日)、短期租赁(≥10个工作日到1个月)和长期租赁(1个月及以上)。临时租赁设备须报告项目部经理批准，短期租赁和长期租赁设备须经项目部领导班子开会集体决定，并有会议纪要备查，长期租赁设备还须签订租赁合同并报局设备主管部门备案。设备租赁合同应严密，明确租用时间、使用地点、租金及双方的责任等。对外长期出租设备须经公司设备主管部门批准，要求承租方先交纳一个月租金和相应的设备保证金(原则上保证金不低于设备原值的5%)后方可出租。
项目部原则上不允许长期租赁小汽车，确有需要租用时，由项目部依照《小汽车长期租赁申请表》办理审批手续。

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