业务视角下财务人员提升采购结算效率浅析.pdf

532023年第7 期财务会计业务视角下财务人员提升采购结算效率浅析口陈经纬阳春新钢铁有限责任公司摘要：本文围绕财务管理当中最为基础的采购结算业务，针对日常繁且平淡的结算工作，如何将财务管理置于业务合理的位置，突破业财瓶颈，共同推动业财管理创新进行相关阐述。下面将通过财务结算过程中发现的相关问题进行剖析，希望对正处于转型当中普通岗位上的财务人员提供参考。关键词：采购结算；合同管理；财务转型；战略财务；价值链采购管理处于企业生产经营前端，更贴近于市场，业务人员能敏锐地洞悉市场动态。作为从事采购结算的财务人员，如果工作目标仅仅是以规避结算风险，结算手续是否齐全进行日常工作，在财务的核算与监督职能上确实正确履行了工作职能，但对于财务转型，突破传统的财务功能，实现价值创造将始终存在差距。财务结算工作最贴近业务端，与业务有着天然的沟通桥梁，对于如何站在业务视角，以财务专业理论为基础，主动深人业务前端，共同进行流程优化建设，以及参与合同业务模式的探讨，将财务职能从事后分析转变为事前业务的经济效益预测，将对财务工作效率和服务质量的提升有着重要的意义。一、当前企业采购结算存在的问题(一)合同风险管控意识缺乏1.格式合同违约责任不明确如合同规定到货量存在合理允差，但对于超过合同允差范围后的数量，在遇到市场波动的情况下，如何进行有效结算，并未在合同中进行明确规范，一定程度上增加了采购风险。2.合同付款标准不一同类型采购物资，受供货渠道的影响，合同签订过程中在付款条件方面，部分存在预付款的情况，造成采购成本增加。3.合同奖惩条款不完善合同明确规定质量采购标准，但对于部分指标超过采购标准的，未作明确扣罚要求；以及同类型采购物资，因供应商选择不同，质量扣罚标准也存在不统一的现象。4.合同期限变更不规范合同明确采购物资到货期限，且主合同相应权限的人进行签字，但因相关原因影响，合同需要延期，但存在不签订补充协议结算或是补充协议签字权限不规范的情形(二)结算信息系统不完善库存管理系统、ERP系统及付款相关模块、经济合同审查等与供应商结算相关的54冶金财会月刊财务会计系统之间部分接口虽然已经关联，但未得到充分利用，导致采购结算过程中，仍采用线上线下结算方式，结算人员从系统导人数据，线下进行相关数据的匹配验算审核。同时接受其他部门传递过来的扣罚报告，进行结算，财务系统与业务系统连接过于分散，造成资源浪费，这也进一步增加财务人员日常数据审核负担。(三)采购预算意识淡薄当前企业采购流程制度逐步完善，但部分企业受采购渠道限制，在物资采购过程中，依然存在独家议标的情形，以及对市场的变化程度把握不够清晰，部分物资往往按照历史招标价作为底价，同时结合低价中标原则进行日常物资的采购。虽然形式上采用了公开招标，但招标过程中受众多因素的影响，往往价格、需求难以达到预期。采购部门如没有进行前期的市场调查及管理采购周期，仅仅是被动执行采购，或是在供应商名录中随意地选择几家进行招投标，这将无形地增加公司物资采购成本（四）计划管理及库存监控存在欠缺目前部分企业没有制定合理的采购计划，仅仅按照生产人员需求或是采购人员根据现场库存，对原料采购需求没有严格的规章管理制度。由于日常消耗、损耗以及生产品种的变更，会使物资需求发生一定程度的变化，仅仅依靠人员管理，将会导致采购计划的过剩或不足，从而造成资金的占用。如财务人员在日常的库存抽查盘点过程中，通过系统结存数据与现场实物数据盘点，考虑合理库存以及盘点过程中正常出入库，账务结存数据与实物确实一致，但通过进一步对月度、年度库存变动情况分析，以及出入库数据对比，就会发现部分物料库存超过合理需求，同时在未消耗库存的情况下依然持续采购，无形中占用大量资金，以及造成库存长期积压的情形(五）内控制度监督缺失财务结算人员，在日常的结算过程中，严格按照合同进行质量加扣款结算，但在原料入库检验的过程中，因质量造假、质量等级不达标以及现场取样方式等问题，经常会存在质量扣罚、商务仲裁以及复检的情形，财务结算人员受流程制度权限，难以第一时间掌握相关信息，经常出现办理结算后，才收到相关经济扣罚信息，一定程度导致结算风险的发生。另外，合同扣罚标准执行存在偏差，合同要求按照金额进行直接扣款，但现场执行人员通过货物数量折算扣款，因采购物资存在年度总合同的情形，实际价格每天调整，通过数量折算的形式，不能准确反映扣款金额，大部分情况仅能通过财务人员事后发现，才能进行有效调整（六）缺乏信息共享与沟通在传统的管理模式中，业务部门和财务部门因部门职责各有差异，实际工作交流甚少、沟通不到位，导致两部门缺乏了解，如业务人员往往对企业的财税政策、财务制度不了解，对财务结算制度也不熟悉，在结算的过程时就会遇到相应问题，财务人员在审批时有时也无法理解到业务人员的表述，形成无法沟通的尴尬局面。部分业务人员在遇到财务问题，也不会主动询问财务人员相关解决方法，如结算时出现因结算资料不规范552023年第7 期财务会计导致无法及时进行结算的情况。因此，业务部门和财务部门不能进行有效沟通，将一定程度上影响着业务效率。二、提升采购结算效率的相关建议(一）加强合同风险管控意识1.建立健全合同管理制度建立健全合同管理标准化、制度化和规范化，形成有效的合同管理运行机制。从合同签订到合同终结，系统建立一套有效管理体系，包括订立制度、变更制度、履约评价管理、审批制度、终止制度和标准文本管理制度。2.加强合同订立过程治理重视合同条款的订立，对于招标合同，严格按照招标文件进行签订，并建立相关的监督管理机制；重视合同条款的适用性，合同条款的签订，应整体站在风险、效率、可执行性等方面进行考虑，如资金支付、结算周期、法律诉讼3.重视合同审核关键人员能力提升合同审查具有专业性，涉及生产质量、营销、法律、财务等内容的审核，应定期加强专业人员培训考核管理。(二)实财务信息化管理在完善信息化系统的管理过程中，应做到制度统一、数据唯一等标准化建设基础工作。一是建立健全公司固定资产、在建工程、存货、无形资产、碳资产等资产管理制度。二是应当关注国家最新发布相关税务政策以及会计准则的调整，统一企业会计核算、财务报表等各项会计管理工作。三是应当进一步对供销两头、生产、研发等各个经营环节进行业务流程的梳理及再造，推进业务财务一体化进程四是加强企业价值链上下游客商信用管理。通过完善财务信息化管理系统的建设，打通各模块之间的壁垒，实现数据之间的有效穿透，提升财务核算效率，进一步加快财务职能的转型(三)重视供方信用评价管理一是对供应商筛选、人选、品类划分、归档、评价标准进行全面优化，提升供应商管理效率，释放企业管理资源，提升管控效率。二是确保供应商准人规则清晰，供应商管理规范化，标准化。三是定期组织对供应商财务状况、经营情况、产业状况进行管理评价，防范相关财务风险。(四）建设财务数字化共享中心共享平台的建立在满足数据信息共享的同时，也是部门与部门之间、管理与业务之间的沟通桥梁，因此共享平台的搭建不能只考虑财务部门自身的需求，同时也需要重视其他部门对数据的使用需求。因此，首先应当打通各部门数据链接窗口，通过集成统一、数据统一、周期统一等方式提高共享中心数据的收集效率，从而为后续数据分析、数据筛选及应用打好基础。其次，将财务共享系统与企业已有的资源管理系统进行有效融合，将财务共享从财务管理这一窄小领域拓展至整个企业运营管理当中，更好地发挥企业决策作用。56冶金财会月刊（本文编辑李凌）财务会计（五）树立主动服务意识，提升财务管理水平树立主动服务意识的前提是财务人员需明确当前数字化经济的发展形势，传统财务的数据分析职能逐步被财务机器人所替代，财务思维模型需要进一步转变，要从业务层面分析财务数据存在的合理性，起到为相关报告使用者提供可靠的财务管理报告。因此要主动服务到业务全过程，做到事前计划、事中控制、事后分析。1.事前计划依据财务专业理论知识，对合同涉及的相关信息进行充分量化，形成财务分析意见，让业务部门能够及时掌握合同所涉及财务状况，从而让业务部门能够系统有效地进行决策。2.事中控制主要是通过建立风险管理机制，及时修正业务发生过程中出现的偏差或是优化相关的流程制度，确保业务活动能够高效稳定进行。如：监控采购结算的全过程管理，采购计划、招标流程、合同签订、人库验收、采购结算付款，系统跟踪，及时发现管控漏洞，进行流程的优化，提升工作效率。3.事后分析依据业务完成情况，对相应数据进行收集、总结，分析相关业务是否达到预定要求。（六）建立有效的沟通机制财务人员需要积极主动帮助业务部门想办法解决问题，就如何降低费用，提高工作效率下功夫。如建立良好的沟通渠道和合作关系，定期对于财务结算过程中发现的问题以及优化建议进行沟通，将问题在初始阶段就及时处理，避免问题在财务后才进行后续处理，造成相应的”误解；同时加强业务人员财务理论知识的交流，将财务理论专业转化为业务人员能够理解和使用的信息，形成财务与业务之间的共同语言；定期或不定期提供相关财务数据分析，针对公司生产经营情况、财务所关注的产业情况以及行业对标分析，进行交流与沟通，并提供相关的财务建议。三、结语当前财务人员已具备核算和监督的基本职能，但在企业的日常经营过程中，如何提升自身管理价值，将其从成本费用中心转变为利润创造中心，仅仅将目光停留在财务核算环节，满足于对数据的事后分析，不注重事前、事中管控以及价值链的分析，将难以适应企业财务战略管理需求。因此，财务管理应趋向价值创造性转移，站在更高的角度去发现问题，为企业经营发展做到有效支撑。参考文献1 赵琳琳，财务共享服务下传统财务人员的转型.现代国企研究，2 0 1 8.2 王晓婷.大数据时代下会计信息化的风险因素及防范措施 J.企业改革与管理，2 0 1 6(1):125-126.3 曹洋，企业采购与付款业务的内部控制研究D.吉林大学，2 0 1 4.4危孙忠，何杨英，浅论企业财务管理体制的战略设计 J.产业与科技论坛，2 0 0 6.5 常永富，张璇，钢铁企业降低原燃料收发存成本的实践研究 J.冶金财会，2 0 1 5(1).