第三章---财务报表系统.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,第三章 财务报表系统,第一节 报表格式设计,第二节 报表数据处理,第三节 报表模板,每章一练,第一节 报表格式设计,一、设计表样,设计表样主要包括设计报表的表格，输入报表的表间项目，以及定义报表中各项目的显示风格，定义单元属性。通过设置报表表样可以确定整张报表的大小和外观。报表表样设置的具体内容一般包括设置报表尺寸，定义报表行高和列宽，画表格线，定义组合单元，输入表头、表体、表尾内容，定义单元属性等。,1.,启动,UFO,报表,在使用,UFO,报表系统处理会计报表之前，应首先启动,UFO,报表系统，并建立一张空自的报表，然后在这张空自报表的基础上设计报表的格式。,下一页,返回,第一节 报表格式设计,2.,定义报表的行高和列宽,例,2,定义报表第,1,行行高为,8 mm;,定义第,1,列,(A,列,),和第,4,列,(D,列,),列宽为,4mm,。,操作步骤如下,:,将光标移动到,A1,单元单击，施动鼠标至,F,单元,(,即选中第,1,行,A1,：,F1),。,单击,【,格式,】/【,行高,】,，打开“行高”对话框，如,图,3-3,所示。,直接输入或单击“行高”栏的微调按钮选择“,8,”。,单击,【,确认,】,按钮。,将光标移动到,A1,单元单击，拖动鼠标至,A21,单元,(,即选中第,1,列,),。,上一页,下一页,返回,第一节 报表格式设计,单击,【,格式,】/【,列宽,】,，打开“列宽”对话框。,直接输入或单击“列宽”栏的微调按钮选择“,40,”。,单击,【,确认,】,按钮。,用同样的方法继续设置其他列的列宽。,3.,设置报表尺寸,设置报表尺寸是指设置报表的行数和列数。,例,3,将报表设置为,21,行,6,列。,操作步骤如下,:,单击,【,格式,】/【,表尺寸,】,，打开“表尺寸”对话框，如,图,3-4,所示。,上一页,下一页,返回,第一节 报表格式设计,直接输入或单击“行数”栏的微调按钮选择“,21”,，单击“列数”栏的微调按钮选择“,6”,。,单击,【,确认,】,按钮。,4.,画表格线,报表的尺寸设置完成之后，在报表输出时，该报表没有任何表格线，为了满足查询和打印的需要，还需要在适当的位置上画表格线。,例,4,将,A3;F21,画上表格线。,操作步骤如下,:,将光标移动到,A3,单元单击，施动鼠标至,F21,单元，选择需要画线的区域,A3,：,F21,。,上一页,下一页,返回,第一节 报表格式设计,单击,【,格式,】/【,区域画线,】,，打开“区域画线”对话框，如,图,3-5,所示。,单击“网线”选项，选择画线类型为“网线”。,单击,【,确认,】,按钮。,5.,定义组合单元,有些内容，如标题、编制单位、日期及货币单位等，可能一个单元容纳不下，为了实现这些内容的输入和显示，需要定义组合单元。,上一页,下一页,返回,第一节 报表格式设计,例,5,将单元,A1:F1,组合成一个单元,操作步骤如下,:,将光标移动到,A1,单元单击，施动鼠标至,F1,单元，选择需要合并的区域,A1:F1,。,单击,【,格式,】/【,组合单元,】,，打开“组合单元”对话框，如,图,3-6,所示。,单击,【,整体组合,】,或,【,按行组合,】,按钮。,6.,输入报表表间项目,报表表间项目是指报表的固定文字内容，主要包括表头、表体项目、表尾项目等。,上一页,下一页,返回,第一节 报表格式设计,7.,设置单元属性,单元属性主要指单元类型、数据格式、对齐方式、字型、字体、字号及颜色、边枢样式等内容的设置。,例,7,选择区域,B4:C21,，设置其单元属性中的单元类型为数值，数字格式为逗号。,操作步骤如下,:,将光标移动到,B4,单元单击，施动鼠标至,C21,单元,(,即选中,B4;C21),。,单击,【,格式,】/【,单元属性,】,，打开“单元格属性”对话框，如,图,3-7,所示。,上一页,下一页,返回,第一节 报表格式设计,单击选中“格式”中的“逗号”复选框,单击,【,确定,】,按钮。,二、设置关键字,设置关键字主要包括设置关键字和调整关键字在表页上的位置。关键字主要有六种,:,单位名称、单位编号、年、季、月、日，另外还包括自定义关键字，可以根据用户的实际需要任意设置相应的关键字。,1.,设置关键字,例,9,定义以下关键字,:,在,A2,单元中定义“单位名称”，在,C2,单元中定义“年”，在,D2,单元中定义“月”，在,E2,单元中定义“日”。,上一页,下一页,返回,第一节 报表格式设计,操作步骤如下,:,将光标移动到,A2,单元单击。,单击,【,数据,】/【,关键字,】/【,设置,】,，打开“设置关键字”对话框。,选择“单位名称”选项，单击,【,确定,】,按钮，完成,A2,单元关键字的设置。,将光标移动到,C2,单元单击。,单击,【,数据,】/【,关键字,】/【,设置,】,，打开“设置关键字”对话框。,选择“年”选项，单击,【,确定,】,按钮，完成,C2,单元关键字的设置。,用同样方法继续设置其他关键字。,上一页,下一页,返回,第一节 报表格式设计,2.,调整关键字位置,关键字位置是指关键字在某单元或组合单元中的起始位置。同一个单元或组合单元的关键字定义完成以后，可能会重叠在一起，所以还需要对关键字的位置进行调整。调整关键字的位置必须录入关键字的相对偏移量。偏移量负数值表示向左移，正数值表示向右移。,上一页,下一页,返回,第一节 报表格式设计,三、编辑报表公式,1.,单元公式,单元公式是指为报表单元进行赋值的公式，利用它可以将单元赋值为数值，也可以赋值为字符。对于需要从报表本身或其他模块,(,如总账、工资、固定资产等模块,),中取数以及一些小计、合计、汇总等数据的单元，都可以利用单元公式进行取数。在定义公式时，可以直接录入单元公式，也可以利用函数向导定义单元公式。,上一页,下一页,返回,第一节 报表格式设计,2.,舍位平衡公式,报表的数据生成后往往非常庞大，不方便读者阅读,;,另外在报表汇总时，各个报表的货币度量单位有可能不统一，这两种情况下都需要将报表的数据进行位数转换。将报表单位数据由个位转换为“百”位、千位或万位，如将“元”单位转换为“千元”或“万元”单位，这种操作称为进位操作。进位操作以后，原来的平衡关系可能会因为末位四舍五入而被破坏，因此还需要对进位后的数据平衡关系重新调整，使舍位后的数据符合指定的平衡公式。,上一页,下一页,返回,第一节 报表格式设计,3.,审核公式,由于报表中各个数据之间一般都存在某种钩稽关系，可以利用这种钩稽关系定义审核公式，进一步检验报表编制的结果是否正确。审核公式由验证关系公式和提示信息组成。定义报表审核公式首先要分析报表中各单元之间的关系，确定审核关系，然后再定义审核公式。,四、保存报表,报表的格式设置完成之后，为了确保今后能够随时调出使用并生成报表数据，应将会计报表的格式保存起来。,上一页,返回,第二节 报表数据处理,一、报表数据处理状态,报表数据处理状态既可以使用菜单进入，也可以直接使用,【,数据,/,格式,】,切换按钮进入。,二、录入关键字,关键字是表页定位的特定标志，在格式状态下设置完成关键字后，只有在数据状态下对其实际赋值才能真正成为表页的鉴别标志，为表页间、表间的取数提供依据。,例,16,录入关键字的内容,:,单位名称为“佳华股份有限公司”，年为“,2008,年”，月为“,1,月”，日为“,31,日”。,下一页,返回,第二节 报表数据处理,操作步骤如下,:,单击,【,数据,】/【,关键字,】/【,录入,】,，打开“录入关键字”对话框。,在录入关键字对话框中，在单位名称栏输入“佳华股份有限公司”，在年、月、日栏分别输入“,2008,”“,1,”“,31,”。,单击,【,确认,】,按钮，系统弹出“是否重算第,1,页,?”,信息提示对话框。如果此时需要生成有关报表数据，单击,【,是,】,按钮，否则单击,【,否,】,按钮退出。,上一页,下一页,返回,第二节 报表数据处理,三、整表重算,当完成报表的格式设计并完成关键字的录入之后，便可以计算指定账套、指定报表时间的报表数据了。计算报表数据在数据处理状态下进行，既可以在录入完成报表的关键字后直接计算，也可以使用菜单功能计算。,上一页,返回,第三节 报表模板,在会计报表系统中，一般都提供了多种常用的会计报表格式及公式，称为报表模板。利用报表模板可以迅速建立一张符合实际需要的财务报表。另外，对于一些本企业常用但报表模板中没有提供标准格式的报表，在定义完这些报表以后可以将其定制为报表模板，以后使用时可以直接调用这个模板。,一、调用报表模板,用友,UFO,报表系统为用户提供了,16,个行业的标准财务报表模板。如果用户需要使用系统内的报表模板，则可以直接调用。,下一页,返回,第三节 报表模板,例,18,调用新会计制度科目的利润表的模板。,操作步骤如下,:,在,UFO,报表系统中，单击,【,文件,】/【,新建,】,，增加一张会计报表。,在格式状态下，单击,【,格式,】/【,报表模板,】,，打开“报表模板”对话框，如,图,3-18,所示。,单击“您所在的行业”栏的下三角按钮，选择“新会计制度科目”,单击“财务报表”栏的下三角按钮，选择“利润表”选项。,单击,【,确认,】,按钮。,上一页,下一页,返回,第三节 报表模板,系统弹出“模板格式将覆盖本表格式,!,是否继续,?”,的信息提示对话框，单击,【,确定,】,按钮，出现“利润表”模板，如,图,3-19,所示。,二、自定义报表模板,用户除了使用系统中的会计报表模板外，还可以根据本单位的实际需要定制内部报表模板，并将自定义的模板加入系统提供的模板库内，也可以根据本行业的特征，增加或删除某些行业及其内置的模板。,自定义报表模板主要需要定义报表的所属行业及报表名称。,例,19,自定义报表模板。,操作步骤如下,:,上一页,下一页,返回,第三节 报表模板,在,UFO,报表系统中设计出要定制为模板的会计报表。,在,【,格式,】,菜单中单击,【,自定义模板,】,，打开“自定义模板”对话框，如,图,3-20,所示。,单击,【,增加,】,按钮，打开“定义模板”对话框，录入模板所属的行业名称，单击,【,确定,按钮，返回“自定义模板”对话框。,单击,【,下一步,】,按钮，再单击,【,增加,】,按钮，选择要定义为报表模板的报表路径，并录入报表模板名称。,单击,【,添加,】,按钮，再单击,【,完成,】,按钮，该报表便定制为一个会计报表模板。,上一页,返回,每章一练,1.,设计表样具体包括哪几部分内容,?,2.,简述编辑报表公式的方法。,3.,简述报表数据处理的步骤。,4.,如何自定义报表模块,?,返回,图,3-3“,行高”对话框,返回,图,3-4“,表尺寸”对话框,返回,图,3-5“,区域画线”对话框,返回,图,3-6“,组合单元”对话框,返回,图,3-7“,单元格属性”对话框,返回,图,3-19,调用的“利润表”模板,返回,图,3-18“,报表模板”对话框,返回,图,3-19,调用的“利润表”模板,返回,图,3-20“,自定义模板”对话框,返回,