行政部工作规划详解.ppt

1深圳市XXXX有限公司编制：日 期：March 24,2012 XXX人力行政中心行政工作现状及工作规划2目 录 一、行政部现状分析二、行政部组织架构图三、行政部职能组织架构图四、行政部人员职责分工五、工作规划思路六、2012年工作规划七、2012年第二季度工作计划深圳市XXXX有限公司3 行政部现状分析一、行政部现状分析1、人员配置少，工作任务重。现只配置3人，经理1人，主任1人，前台文员1人，总经办行政秘书兼任一部分行政工作；2、团队凝聚力较强，责任心较强，但执行力较差。各部门提出需行政部门解决的事情响应不及时，各部门对人力行政中心的认可度较低。需通过实际工作重塑人力行政中心形象；3、职责分工明确，但工作效率有待进一步提高，工作缺乏计划性和规划性，没有分清工作的轻重缓急；4、行政后勤工作项目多，繁琐，重复性强，需重新理顺行政后勤事项；5、制度不健全，流程不明确，需重新修或优化订相关工作制度及流程，存在凭经验或以前习惯做事等情况。4行政部行政部组织架构架构行政经理前台文员行政秘书（兼）行政主任二、行政部组织架构5行政部行政部职能架构能架构行政管理文印、资质、档案管理工作规划、计划三、行政部职能架构图法律事务管理总务安保管理企业文化建设制度流程管理会务外联管理秘书服务会议管理活动管理公共关系企业资质、证书管理图书管理制度建设流程优化BI 行为识别VI 视觉识别发文公告资产管理物业、宿舍管理IT、信息管理车辆管理安保管理职场环境、安全与秩序办公、庶务用品管理报刊、信函、快件收发档案、资料管理劳资、劳务合同纠纷供应合同纠纷MI 理念识别印鉴管理6（一）行政经理：岗位职责：1、行政部工作统筹、规划与管理；2、各种制度与流程的制定与优化、推行、监督落实；3、制订季/月/周的工作规划与计划，并组织实施；4、部门行政管理、办公费用的预算、管控；5、本部门人员的工作安排与绩效考评；6、月、周行政例会安排，召集；7、企业文化建设、宣传、及部门活动；8、公司与下属公司或各部门间的协调、配合工作；9、公司相关的各种行政外联协调工作；10、部门通知，文件、报告等公文的拟写；11、职场安全，环境管理工作；12、处理各种突发事件；四、行政部人员职责分工行政部人员职责分工7（二）行政主任：岗位职责：1、负责总务后勤工作的实施、管理；2、IT、办公设备、网络、网站的维修、维护；3、协助策划、组织各类会议、活动；4、督导固定资产及低值易耗品申购、调配、转移、报废、盘点；5、办公及相关劳保用品的申购及费用管控；6、各类证照、资质、奖项的申报、办理与年检；7、办公室的装修、安全、物业等方面管理；8、维护职场环境、秩序；9、员工宿舍的管理，定期或不定期检查宿舍使用情况，及相关租金、水、电费用的缴纳。行政部人员职责分工8（三）行政秘书岗位职责：1、公司各类公文、总结与计划的拟文、发文；2、负责总经办各类公文、文稿的撰写与归档管理；3、公司相关会务的组织、会议纪要的编写及对决议事项的催办、查办、督办落实；4、协助策划、组织各类活动；5、总经办的各类日常事务工作；6、公司领导交办的其他事宜。行政部人员职责分工9（四）前台文员：岗位职责：1、日常来访接待，接听、转接电话，传达各类信息；2、各部门办公文具的统计、申购、分发与管理及相关费用的统计报销；3、各类文件、信件、快件、报刊的收发、传达与管理；4、协助人力资源部做好各类人事考勤及“工作差错汇总”工作；5、每月各部门的通讯费用统计；6、及时供应公司饮水，做好饮水统计及相关费用报销工作；7、做好办公室、仓库、宿舍等物业管理费及水电费等相关费用的统计工作；8、根据名片制作申请单，联系名片制作事宜及费用报销；9、商贸公司与食品公司的的相关表单和SAP的打印；10、根据安排，做好每月相关费用票据粘贴工作；11、定期更新公司通讯录；12、监督做好办公室绿化、环境、安全工作。行政部人员职责分工10工作工作规划思路划思路短期战略规划 一至二年内制订、优化行政管理制度、流程，建立较健全的行政体系，梳理、固化行政工作。中长期规划三到五年完成战略业务合作伙伴的转型，实现行政资源、法务资源、总务资源三大领域初建成型，提供与公司业务战略匹配的行政管理战略。11工作工作规划思路划思路 根据公司当前的战略目标及走集团化管理模式，结合我司行政工作现状，转变行政工作角色及提高行政执行力当前最大工作。根据行政职能架构图，短期工作规划,应着重从健全制度及流程管理、组织体系规划、企业文化建设规划、行政后勤基础、法务风险控制五大方面规划，有序推进，逐步完善行政管理体系。A、健全行政管理制度、优化工作流程1、固定资产管理制度2、办公、庶务用品管理制度3、车辆管理制度4、印鉴使用管理制度5、IT管理规范6、员工日常工作管理制度7、前台管理制度8、低值耐用品管理制度9、接待管理制度10、会议管理制度11、档案管理制度12、员工宿舍管理制度13、差旅管制度B、构建部门组织体系1、理清行政部的职能及职责2、搭建本部门的组织架构3、明确岗位分工4、建立完善的管理业务流程12工作工作规划思路划思路C、企业文化建设1、制定VI视觉识别系统，提升公司整体形象2、制定MI理念识别系统，确立公司目标、宗旨，提炼公司核心价值理念3、创建BI行为识别体系。规范员工工作行为，开展各种形式的公司员工活动。D、加强行政后勤基础管理，完善相关工作流程1、营造安静、洁净、安全的职场办公环境2、提高公司日常规章规制的执行力，强化员工纪律观念，基础管理工作规范化、固化。（今年工作重点）3、严格控制行政成本、做好节能措施4、加强公司物业、员工宿舍管理5、做好办公场所、仓库的安全保卫工作，制度相关应急方案6、规范物资、资产管理，提高其利用率7、规范档案、资料管理8、加强会务管理13工作工作规划思路划思路E、建立法务风险控制体系1、制订合同评审制度，最大限度地减少法律风险2、建立法律顾问制度，及时解决各类法律纠纷142012年工作年工作规划划 2012年的第一季度即将结束，公司蓝图已描绘，如何将蓝图变成现实，这是摆在我们面前最大的任务，我们在继续做好本职工作的同时，应根据公司的战略目标，遵从集团化管理制思路，行政部将在解决实际问题中，逐步建立起健全、规范的行政体系。现从如下几个方面进行规划：152012年年总体工作体工作规划划工作规划具体工作内容计划开展时间组织架构1、梳理行政工作及细化第二季度2、确定组织架构及优化3、明确职能分工及调整制度、流程建设1、修订固定资产管理制度、办公用品管理制度、宿舍管理制度、前台管理制度、IT管理制度员工日常工作管理制度、会议管理制度及相关工作流程第二、三、四季度2、搭建办公室“5S”体系（整理、整顿、清扫、清洁、素养）第二、三季度企业文化1、完成公司网站设计第三季度2、完成公司VI视觉识别的初步设计，制作各部标识牌第二、三季度3、协助鼎泰丰、食品公司、鼎佳商贸做好企业文化建设（文化墙、宣传标识等）第二、三、四季度4、公司员工活动（体检、户外拓展、年会等）第二、三、四季度行政后勤管理1、营造健康、安全职场办公环境（清洁、绿化、安全）第二季度2、解决配送部宿舍管理问题第二季度3、加强资产管理工作，进行固定资产盘点第二、三季度4、加强公司办公室、仓库、宿舍的安全管理工作第二、三、四季度16第二季度行政工作第二季度行政工作计划划（一）办公室办公区域重新调整，解决财务室空气流通问题。（根据新世界互动媒体的退租时间，尽快实施）1、根据新世界互动媒体退租的面积（需确定退租时间及面积），对办公室进行规划、装修，根据部门情况重新安排各部门办公区域，总监有独立的办公室或办公卡位；2、对办公室送风排风系统进行改造，解决财务室空气流通问题；3、改造已老化或已损毁的供电线路及照明；4、可考虑食品公司办公区相对独立，与鼎汇商贸分开办公。根据2012年的工作规划，结合当前公司实际情况，第二季度的主要工作内容有如下几方面：17第二季度行政工作第二季度行政工作计划划（二）对办公室进行清洁作业，提升公司绿化品位，更换植物品种，改善办公环境。1、找专业清洁公司进行清洁，含办公室的天花，地板、墙壁、地毯、办公桌、椅、沙发、各种办公设备等；2、在夏季来临前，对公司所有空调进行清洁(5月上旬）；3、绿化需根据时节的变化更换，价钱，品种可与绿化公司协商。18第二季度行政工作第二季度行政工作计划划（三）设计公司VI系统，制作各中心、部门标识牌。快消品在VI的设计方面最起码应该具备快消品的特质，有“快”的气质和属性，有影响购买的冲动，有时尚、快乐、动感、娱乐、积极、健康、活力的因素）19第二季度行政工作第二季度行政工作计划划（四）制定固定资产管理制度、办公用品管理办法宿舍管理规定等制度及相关流程图，并以总部作为试点推行。1、对配送部宿舍住宿情况进行调查，与配送部商讨，完善宿舍管理规定并推行（4月完成）2、完善固定资产管理制度及办公用品管理办法，对各类办公物资、固定资产进行盘点（56月）。20第二季度行政工作第二季度行政工作计划划（五）员工活动1、2012年度组织全体员工进行体检；（4月25日）2、组织公司运动会（4月下旬）3、组织2012年度优秀员工省外旅游活动（5月中后旬）4、公司员工户外拓展或旅游活动(6月15日前）。21第二季度行政工作第二季度行政工作计划划（六）推行“5S”管理.在办公室和仓库开展“5S”管理（5月30日前进行宣传）。1、整理（SEIRI）将工作场所的任何物品区分为有必要与没有必要的，除了有必要的留下来以外，其它的都清除掉。2、整顿（SEITON）把留下来的必要用的物品依规定位置摆放，并放置整齐，加以标示。3、清扫（SEISO）将工作场所内看得见与看不见的地方清扫干净，保持工作场所干净、亮丽；检查污染源。4、清洁（SEIKETSU）标准化和维持上面3S的成果。5、素养（SHITSUKE）每位成员养成良好的习惯，并遵守规则做事。培养主动积极的精神。22第二季度行政工作第二季度行政工作计划划（七）加强与各中心、部门及各子公司间的联系，建立畅通的沟通渠道，为其提供强有力的后勤支持工作（到各子公司调研人力行政状况）。23第二季度行政工作第二季度行政工作计划划（七）加强考勤工作管理，不定期抽查各中心、部门及各子公司的考勤情况，并采取相关措施。