电子政务系统与办公自动化系统PPT课件.ppt
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第三章、电子政务与办公自动化1.3.1 办公自动化的应用2.v随着机构改革的深化和政府机构宏观管理职能的加强,政府机构面临的信息来源、信息量和处理要求都在迅速增长,改革开放的社会对政府机构的效率和对公众需求的反应速度也提出了更高的要求。原有的办公模式已经不能满足日益增长的事务处理、信息处理和决策支持等方面的要求。为保证政府机关决策的科学化和准确化,充分利用先进的高新技术和设备、多渠道、全方位地掌握信息,利用电子信息技术进行加工、检索、预测,已成为当务之急。伴随着政府的高度重视和有力推进,作为电子政务重要组成部分的办公自动化系统,在其应用的广度和深度都得到了充分的发展。3.一、什么是一、什么是办办公自公自动动化?化?v(一)(一)产产生背景生背景v办公自动化是20世纪70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响的背景下,发展起来的一门综合技术。它的基本任务是利用先进的科学技术,使人们借助各种信息设备解决对部分办公业务的处理,达到提高生产率、工作效率、方便管理和决策的目的。随着政府信息化的发展,企业信息化的成功经验逐渐引入政府管理中来。办公自动化系统在20世纪80年代开始在我国普及应用。在这期间内,各级政府机关、企业和团体都采用了不同的解决方案来建设符合自己实际需要的办公自动化系统。4.(二)概念(二)概念v办办公自公自动动化系化系统统主要是指利用先主要是指利用先进进的科学技的科学技术术将将办办公人公人员员和和计计算机技算机技术术、网、网络络技技术术、现现代化代化办办公用品等先公用品等先进设备结进设备结合起来构成人机合起来构成人机信息信息处处理系理系统统。5.(三)我国(三)我国办办公自公自动动化系化系统统的的应应用和用和发发展展历历程程v第一代第一代办办公自公自动动化系化系统统,是从,是从20世世纪纪80年代中期到年代中期到90年代年代中期以个人中期以个人电脑电脑、办办公套件公套件为为主要主要标标志,志,实现实现了数据了数据统计统计和和文档写作文档写作电电子化,即子化,即办办公信息公信息载载体从体从纸纸介介质质方式方式转转向比特方向比特方式。式。v第二代第二代办办公自公自动动化系化系统统,是从,是从90年代中期开始的以网年代中期开始的以网络络技技术术和和协协同工作技同工作技术为术为主要特征,主要特征,实现实现工作流程自工作流程自动动化,即将收化,即将收发发文从文从传统传统的手工方式的手工方式转转向工作流程自向工作流程自动动化方式;化方式;实现实现了政了政府不同府不同职职能部能部门间门间的工作流程自的工作流程自动动化,使不同部化,使不同部门门及其工作及其工作人人员间员间的的协协作大大加作大大加强强,使政府的,使政府的办办公效率得到很大的提高。公效率得到很大的提高。而且,以而且,以internet为为基基础础,办办公自公自动动化系化系统实现统实现了移了移动办动办公,公,政府政府资资源的利用不再受通信技源的利用不再受通信技术术的限制,从而的限制,从而实现实现了了电电子政子政务务的第一步;政府内部的的第一步;政府内部的电电子化和网子化和网络络化化办办公。公。6.(三)我国(三)我国办办公自公自动动化系化系统统的的应应用和用和发发展展历历程程v第三代第三代办办公自公自动动化系化系统统,是融信息,是融信息处处理、理、业业务务流程和知流程和知识识管理于一体的管理于一体的应应用系用系统统。它以。它以知知识识管理管理为为核心,提供丰富的学核心,提供丰富的学习习功能与知功能与知识识共享机制,确保使用者随共享机制,确保使用者随时时随地根据需要随地根据需要向向专专家学家学习习、向、向组织组织的的现现有知有知识识学学习习,使,使员员工在工在办办公自公自动动化系化系统统中的地位从被中的地位从被动动向主向主动动转变转变。7.(四)(四)传统传统的的办办公系公系统统和和现现代化代化办办公系公系统统的最本的最本质质的区的区别别v是信息存是信息存储储和和传输传输的媒介不同。的媒介不同。v传统传统的的办办公系公系统统利用利用纸张记录纸张记录文字、数据和文字、数据和图图形,利用照相机或形,利用照相机或摄摄影机影机胶片胶片记录记录影像,利用影像,利用录录音机音机记录记录声音。声音。这这些都属于模些都属于模拟拟存存储储介介质质,所利,所利用的各种用的各种设备设备之之间间没有自没有自动动的配合,的配合,难难以以实现实现高效率的信息高效率的信息处处理、理、检检索索和和传输传输,存,存储储介介质质占用的空占用的空间间也很大。也很大。现现代化的代化的办办公自公自动动化系化系统统中,利中,利用用计计算机和网算机和网络络技技术术使信息以数字化的形式在系使信息以数字化的形式在系统统中存中存储储和流和流动动,软软件件系系统统管理各种管理各种设备设备自自动动地按照地按照协议协议配合工作,使人配合工作,使人们们能能够够高效率地高效率地进进行行信息信息处处理、理、传输传输和利用。和利用。办办公自公自动动化技化技术术的的发发展将使展将使办办公活公活动动向着数字向着数字化的方向化的方向发发展,最展,最终实现终实现无无纸纸化化办办公。公。v现现代代办办公自公自动动化系化系统统在在传统办传统办公自公自动动化系化系统统基基础础上以上以扩扩展展为为一个多功能一个多功能的信息的信息处处理平台。通理平台。通过过它,全面它,全面实现实现从手工从手工办办公到无公到无纸办纸办公的公的过过渡,以渡,以网上网上办办公方式代替公方式代替传统传统手工方式,更重要的是以信息交流、知手工方式,更重要的是以信息交流、知识识管理管理为为核心,核心,实现实现政府的网上共享和交流,政府的网上共享和交流,协协同完成工作事同完成工作事务务,并尽可能充分,并尽可能充分利用各种信息利用各种信息资资源,提高政府工作人源,提高政府工作人员员的工作效率和工作的工作效率和工作质质量。量。8.二、二、办办公自公自动动化的模式化的模式v(一)事务型办公系统v应具有文字处理、文件库管理、行文处理、邮件处理、文档资料处理、编辑排版、电子报表和其他数据处理功能。具有通信功能的多机事务处理型办公系统,应能承担起电视会议、联机检索和图形、图像、声音等处理任务。v(二)管理型办公系统v具备事务型的全部功能,同时增加管理信息系统(MIS)功能。v(三)决策办公系统v具备管理型的功能,增强辅助决策功能DDS,具备由专家系统和人工职能保障的决策功能。9.三、三、办办公自公自动动化的作用化的作用v办公自动化系统是为加强管理而建立的,其目的是通过实现办公现代化而高效地完成管理工作,通过采用合适的组织结构和体系,以尽可能低的成本,达到提高效率、增强创造性、提高协同工作能力的目的。10.三、三、办办公自公自动动化的作用化的作用v(一)办公自动化系统是对传统办公方式的变革v随着计算机的广泛应用和网络技术的飞速发展,人们接触到的信息载体逐渐由以纸介质向以电子介质为主转变。v(二)办公自动化提供了沟通、协调、控制的有效手段v通过互联网,人与人的沟通、工作的协调、任务的控制都可以在网上进行,不仅速度快,而且效率高。如发文,从拟稿到签发,中间有许多环节需要沟通和协调,可通过网络来实现,简单方便,省时省力。11.v(三)办公自动化有效降低办公成本v办公自动化最大的节约是对人力资源的节约,一般性的、重复性的事务交由计算机处理,办事人员就有更多的时间考虑更高层次的问题。这不仅节约了人力资源,而且提高了人力资源的使用效率。v(四)有利于实现资源共享v计算机的出现和数据库技术的应用,是人类社会的一个相当大的进步,信息部门有什么,用户就可以用什么,网络的形成能充分实现资源共享。v(五)办公自动化是科学管理的必由之路v办公自动化的发展以单项业务处理为中心发展到以信息处理为核心,进而提升为以系统地运用知识为核心,其目的是为了获得与应用知识,实现管理的科学化。12.四、四、办办公自公自动动化系化系统统的开的开发发v开开发办发办公自公自动动化系化系统统一般可以分一般可以分为为5个个阶阶段:系段:系统统需需求分析、系求分析、系统设计统设计、系、系统实统实施、系施、系统维护统维护、系、系统评统评价。价。13.四、四、办办公自公自动动化系化系统统的开的开发发v(一)系统需求分析v主要室确定系统的目标,解决要做什么的问题。目标确定是否合理是设计成败的关键,因此在确定系统目标时必须统筹兼顾,认真调研,并要求用户与开发人员密切配合。在此阶段,用户的参与是十分重要的,只有这样,开发人员才能更清楚了解用户的需要。系统设计的好坏很大程度上取决于是否能满足用户的需要。v(二)系统设计v主要根据系统目标,解决怎么做的问题。本阶段把系统目标进一步细化,在选择设计工具时,需要考虑的因素:系统运行的效率、可靠性和可扩充性。14.四、四、办办公自公自动动化系化系统统的开的开发发v(三)系统实施v系统交付用户使用后,把意见反馈给开发人员,进行优化,直至满足需求为止。v(四)系统维护v系统投入运行后,需要对系统进行维护,由专人保管整套系统及相关文档,以保证系统正常运行。v(五)系统评价v检查系统是否达到预期目标,指出优点和缺点,从而指出系统改进和发展的方向。15.办办公自公自动动化操作化操作16.3.2、电电子政子政务务系系统统与与办办公自公自动动化系化系统统v电子政务系统是一个综合的信息系统,不同于简单的“上网”,它的服务对象不仅包括政府机关内部,还包括其他机关、团体、企业和社会公众。它处理的信息包括政府机关内部信息、可在一定范围内交流的信息和可以公开发布的信息。在处理方法上,采用模拟机关内部政务处理流程的处理方式,并进一步促进内部协作,加速信息发布,受理各类申请、投诉、建议和要求。也就是说,电子政务系统既包括信息的发布和接受,也包括信息的交互式处理。17.v一、一、电电子政子政务务系系统统与与办办公自公自动动化系化系统统的区的区别别v(一)应用定位不同v电子政务侧重于政府部门内部以及跨部门、系统和地区的应用,而办公自动化系统的应用重点一般是在部门内部,并且主要集中于办公人员的个人层面v(二)应用主体不同v办公自动化几乎广泛应用于所有的党政机关和企事业单位,电子政务则主要应用于各级政府部门和其他公共管理部门。v(三)系统用户不同v办公自动化的用户多为办公人员,而电子政务由于一般是互动式进行的,所以,其系统用户的范围很广,有政府部门的工作人员,还有相关的企事业单位工作人员特别是社会公众等。18.v二、二、电电子政子政务务系系统统中中办办公自公自动动化的建化的建设设v政府部门办公自动化、系统应以公文处理和机关事务管理为核心,同时提供信息通讯和服务等重要功能,因此,典型的办公自动化系统应用包括公文处理、督查管理、政务信息采集与发布、内部请示报告管理、档案管理等。鉴于Internet在日常办公中占有日益重要的地位,办公自动化系统应该与Internet留有平滑的接口。19.v(一)提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本要求v(二)处理大量的复合文档型的数据信息v(三)包含大量的工作流应用v(四)支持协同工作和移动办公v(五)应有完整的安全性v(六)能集成其他业务应用系统和Internet20.v三、三、办办公自公自动动化和化和Web技技术术的的结结合是合是实现电实现电子政子政务务的基的基础础v(一)在组织内部构建通信平台(如电子邮件系统、电子论坛等),工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上协同工作。v(二)组织内部人员的计算机应用水平得以普遍提高,基本建立起网上协同办公的意识后,考虑在办公网络内进行一些日常工作流程如公文审批、常用申请、会议管理、档案管理、信息采集审批与查询,以及各部门的日常业务等。v(三)在Internet上建立公用网站,进行信息采集、发布,部门间公文交换乃至简单的电子贸易等,将办公自动化的范围进一步扩大到跨行业、跨部门。21.- 配套讲稿:
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