新形势下高校电子档案安全管理的现状与对策研究.pdf

年 月鲁东大学学报(哲学社会科学版).第 卷第 期 ().收稿日期:作者简介:王培红()女山东威海人管理学硕士烟台大学经济管理学院助理研究员 :././.新新形形势势下下高高校校电电子子档档案案安安全全管管理理的的现现状状与与对对策策研研究究王 培 红(烟台大学 经济管理学院山东 烟台)摘 要:随着计算机技术和网络技术的飞速发展我国高校档案安全管理逐渐朝着数字化、信息化方向发展呈现出高度依赖网络系统、信息与载体之间分离、易于保管快捷方便、形式多样性等特点 但也出现了相关法律法规不健全、安全管理标准欠缺、从业人员专业素养和安全意识亟待提高、缺乏强有力的软硬件支撑等一系列安全管理问题 因此必须采取健全相关法律法规和规章制度、确立安全管理标准规范、提升从业人员专业素养、提高信息管理的安全保障技术、加强基础设施建设等有效对策以确保高校电子档案信息的安全 关键词:高校电子档案安全管理 中图分类号:.文献标志码:文章编号:()世纪随着档案信息化的不断加速档案管理也逐步实现了由过去传统的纸质版档案向电子档案的转变电子档案具有方便快捷、易于存储等优势成为档案信息资源的重要形式之一 高校电子档案是高校从事高等教育教学、学生信息管理、科技成果转化、行政管理、后勤保障工作等相关过程中产生的宝贵资料不仅具有历史价值反映高校发展历程还具有重要的参考价值指导高校规划建设属于国家档案资源的重要组成部分因此针对高校电子档案的安全管理问题应高度重视提出一套行之有效的科学的优化策略以确保高校电子档案的安全性、完整性和准确性 一、高校电子档案的特点(一)电子档案对网络系统的依赖性高电子档案不同于纸质档案是通过网络系统这一载体采用数字化记录方式对网络系统表现出较高的依赖性 电子档案从生成、存储到传输都是要通过计算机、特定的操作系统等软硬件来实现的并且电子档案的共享和管理都要在网络这个大环境下进行 除此以外电子档案对网络环境的要求较为严格对硬件和软件的运行都具有一定的标准 若高于或低于这个标准或标准无法统一就不可避免地导致一系列问题的发生电子档案转存至其他设备或在原设备进行升级时因不兼容而导致的数据读取失败同时也存在其难以在不同载体间转换的情况 高校电子档案的综合性、社会性和复杂性更需要良好网络环境的支撑(二)电子档案信息与载体之间的可分离性传统档案与载体是不可分离的、完全统一的这个载体就是纸张只有纸张留存完整、笔迹清晰内容的可识读才能够得到相应的保证同时传统的纸质版档案大多需要固定的场所存放档案管理的工作过于单一经常出现部门之间工作重叠、信息资源浪费、资料借阅手续烦琐等问题 电子档案则不需要担心这些问题 这主要是基于载体与网络环境的多样性电子档案可以被复制到另一个或多个存储载体也可借助网络环境实现异地传输储存正是由于电子档案信息和载体之间的可分离性才使得大数据时代下的电子档案突破了时间和空间的限制实现了网络环境下的数据信息共享 用户在网上完成身份验证后只需鼠标一点便能随时随地搜寻、查阅到各种所需要的信息节约了时间和金钱的成本 对于档案管理人员而言利用计算机来代替人工进行作业避免了因人工问题而产生的错误提升了档案管理人员工作效率保证了档案管理工作的高效安全 目前各高校档案馆的教育信息化建设已初步完成并且正在逐步构建以纸质档案为基础、电子档案为主导的高校档案管理体系(三)电子档案信息易于保管、快捷方便电子档案大多存储在软硬盘、光碟、盘等易于携带的载体上面甚至借助云端保存这也彻底解决了传统纸质档案在特定情况下易发生损坏的现象具有环保性的特点对环境要求低便于存储占用的物理空间小便于查阅除此之外借助人力进行传统文件和档案管理工作是一种旧有模式需耗费大量时间效率低下且易造成资源浪费 电子档案的信息主要借助计算机来进行收集并采用先进的数字化进行管理可轻松实现“一对多”传输模式即将存储在一个终端上的若干电子档案同时发送至其他若干存储终端这极大地方便了资料的实时共享和深度利用 同时电子档案在对错误的修正和信息的更新过程中能够随时对档案信息中的内容进行调整和补充时效性较高(四)电子档案信息呈现形式具有多样性传统的纸质版档案其信息大多是以文字、图片、表格等形式呈现在人们面前 电子档案信息在计算机技术和网络技术的帮助下把文字、图片、音频、视频等信息通过数字化的方式将其整合在电脑上来展示不同媒体形态形成一套完整的档案信息并使信息以图、文、声、像并茂的形式形象直观地呈现在人们眼前以便用户查看电子档案的出现用多媒体技术将文本、图片以及音视频集一身的综合体用户无须受到时空的限制可以直接通过上网对电子档案在线查询和利用 这样不仅能够对其所浏览的档案信息进行有需求的挑选同时对于所需求的档案文件保存方式也具有多样化的特点 这在极大程度上创新了人们获取信息的方法符合人们在大数据时代下的新的阅读方式 二、高校电子档案安全管理现状为了对我国有关高校电子档案方面的研究现状进行深入了解笔者以主题“高校电子档案”并含“安全管理”为检索词在中国知网全文数据库进行检索发表时间限定于 年 月 日之前共检索到相关文献 篇样本较少 因此为了更加全面地反映国内高校电子档案管理体系方面的研究情况笔者以主题“高校电子档案”对检索进行修订得到 篇期刊论文按照发表年度进行统计如图 所示图 “电子档案”相关期刊论文发文量统计新形势下高校电子档案安全管理的现状与对策研究 从图 中可以看出自 年首次发表有关高校电子档案管理的相关研究后发文数量持续上升在 年达到一个小高峰主要是由于 年我国颁布的全国档案事业发展“十一五”规划当中对于档案安全管理提出了新的规划与目标引发了各高校广泛讨论 关于高校档案安全管理的针对性研究论文较少关于高校电子档案管理的研究也主要集中在应用互联网、大数据、区块链技术等进行高校档案管理的相关研究 因此我们通过走访调研总结了目前高校电子档案管理中存在的相关问题并作出总结如下(一)电子档案信息安全的相关法律法规不完善随着电子档案在社会和人们生活中的广泛应用国家对其重视程度也越来越高 自 年起逐步颁布并修订了电子文件归档与电子档案管理办法电子档案信息安全保护基本要求电子档案管理系统基本功能规定等为包括高校电子档案在内的各类电子档案的安全管理提供了基本的制度遵循 然而在实际管理工作过程中各类问题层出不穷以现有的法律法规而言存在滞后性无法及时解决现实中所遇到的问题也无法提供法律支持 因此针对我国现状迫切要求深化依法治档建立健全相关法律体系不断提高档案工作法治化、规范化、科学化水平(二)高校电子档案安全管理标准规范欠缺当档案信息以数字化的形式在生活中流通时标准化也就成为电子档案安全管理的一个重要原则 从国际上来看一些发达国家已出台针对大数据、存储格式、数据交换等相关标准这在极大程度上为我国电子档案的安全管理提供了参考 由于国内高校的电子档案管理工作才刚刚起步因此目前对于电子档案的安全管理还不是特别的成熟与发达国家还存在着明显的差距 部分高校在开展电子档案管理过程中受专业人才、设备资金、信息技术等因素的限制信息编码尚未建立公认且正规的通用标识体系导致电子档案在存储、读取、传输等过程中随意性大 同时由于不具备统一的管理平台不少高校存在档案管理平台重复建设、工作不规范、标准化程度低的弊端 对此国家相关部门可以在借鉴国外先进经验的基础上结合我国实际情况和现实需要制定一套通用的、实用性强的高校档案安全管理标准体系(三)高校档案管理人员的安全意识和专业素养亟待提高高校档案管理人员在信息资源管理过程中发挥着关键作用 尤其是近些年随着网络信息化的深入发展管理人员若无法在档案管理工作中树立基本的安全意识那么就极易在电子档案管理方面造成重大失误 基于此为确保顺利推进高校档案管理工作管理人员应当充分发挥其主体作用既要具备较高的专业素养也要具备强烈的安全意识 仅就档案管理所需的专业技能而言在对电子档案进行管理时档案管理人员既需要具备相应的档案管理专业知识也需要熟练掌握好电子档案系统的操作 除此之外现在部分高校档案管理人员对于电子档案管理这一问题的认识程度还不够安全意识较差没有深刻认识到复杂网络环境对于信息安全所带来的潜在风险疏于防范加之对档案管理相关法律法规的认知不足法律意识淡薄致使信息泄露的事件时常发生 因此这些问题都是导致高校电子档案的安全性得不到保障的现实原因(四)高校电子档案管理系统的安全保护性能差对于当前电子档案管理如何保证信息安全是管理工作的重中之重 其中一个重要的因素便是要有先进的技术作为保障电子档案必须依靠高新技术手段才能避免在使用过程中出现在设备更新换代、载体变动转换或软件迭代升级时所造成严重的安全事故 没有过硬的技术支持电子档案便会存在着极大的安全隐患 当病毒侵入计算机后其系统和数据就不可避免地受到损坏影响安全性能导致信息时常存在着泄露的风险 目前在我国很多高校由于信息安全管理技术和设备的相对滞后难以抵御看不见摸不着的信息安全隐患因此这已成为电子档案安全管理在当前大数据背景下所遭遇的突出瓶颈问题(五)高校电子档案管理缺乏高性能的软硬件体系当前电子档案的形成与利用要有相应的计鲁东大学学报(哲学社会科学版)年第 期算机软硬件设备才能实现电子档案管理工作是由诸多环节构成一旦某一环节遭到破坏信息的安全性就会面临极大的威胁因此较强的软硬件支撑体系是保障电子档案安全性的重要着力点从软硬件方面来看我国目前电子档案管理体系建设尚有较大的提升余地主要体现在如下两个方面:()硬件采购方案不合理 工作人员在确定硬件配置时由于缺乏对设备专业知识的了解故而往往会选到系统性能较差的硬件导致电子档案管理系统运行错误率较高进而容易导致大量的数据信息丢失()软件能力不够强 当计算机上的软件无法抵御病毒的入侵时其内部的档案管理系统就会不可避免地遭到破坏严重威胁档案信息的安全性进而影响到电子档案管理工作的顺利进行 除此以外还存在数据误输篡改或盗用应用软件硬件设备损坏等情况以上故障的发生都可能最终导致电子档案的破坏或丢失从而带来难以挽回的损失 三、高校电子档案信息安全问题解决对策 (一)建立和健全相关的法律法规在大数据时代下数字化、信息化的浪潮已经席卷全球给高等教育工作带来了许多便利但是由于互联网的安全隐患较大故而在高校电子档案的安全管理方面迫切需要制定一套全面的、切实可行的法律法规从根本上确保电子档案的管理朝着正确方向前进 但我国相关法治建设开展较晚因此到目前为止相关的法律法规和规章制度尚不健全 一方面需要我国的立法部门站在顶层设计的角度基于中国的基本国情全面分析大数据时代下高校电子档案信息的特点合理吸收和借鉴其他国家在电子档案信息安全立法方面的成功经验制定更加符合国内实际状况的法律法规在遇到电子档案相关的安全问题时切实做到有法可依同时要督促落实堵住各种信息安全的漏洞做到有章可循、违法必究使每一个参与者都成为法律的践行者 另一方面建议各高校根据各自实际情况建立一套科学严谨的档案安全管理的规章制度保障每个环节的合法性与规范性从而确保电子档案信息的安全性坚持以法治化促进高校档案治理现代化(二)确立完善高校电子档案安全管理的标准规范一套安全管理标准体系是指导电子档案信息处理工作各环节的总指南因此确立并完善电子档案安全管理的标准规范是实现电子档案信息安全的基石 国家档案局和相关部门可以在档案法的指导下参照教育部和国家档案局联合发布的高等学校档案管理办法制定高等学校电子档案资源建设办法有针对性地规范高校电子档案安全管理同时应该在其中明确规定档案部门在电子档案资源建设中占主体地位以保障档案部门的权益 具体来看首先要在电子档案信息收集过程中明确信息收集的范围、对象、具体要求等 其次待信息采集完毕后形成一个系统的文件分门别类地对其进行整理与打包之后在电子归档环节要科学制定并合理规划一套统一的管理标准体系 最后需要各档案部门即文件接收端对所接收的文件进行查验确认其为原始且真实的信息后即可归档至此一个统一且安全的电子档案管理流程顺利结束 另外在这些环节层层实施的过程中各高校应制定一套统一的标准规范从而能够保障相关人员在工作过程中做到有章可循充分体现高校电子档案管理工作的标准性与规范性(三)提升高校档案管理人员的安全意识和专业素养近年来信息技术快速发展并被广泛应用到社会各领域其中也包括电子档案领域 高新技术的应用对高校管理人员素质提出了更高的要求这与电子档案管理各项工作安全顺利进行密切相关 首先高校领导层应提高档案安全管理意识给予档案管理工作更多的资金、人才、政策方面的支持促进电子档案资源建设的可持续良性发展 其次加强对电子档案管理人员的专业培训 要广泛开展档案管理人员计算机知识和专业技能的培训并对档案管理系统及配套设备的操作方法进行重点讲解使其在今后的工作中紧跟数字化、信息化时代潮流熟练掌握系统操作流程全面提高管理人员技术水平 除此之外还应该重视管理人员安全保护意识的培养 由于档案新形势下高校电子档案安全管理的现状与对策研究中的绝大部分信息会涉及个人隐私因此要求档案管理人员要有维护电子档案的高度安全意识和社会责任感督促他们勤恳工作、认真负责积极主动维护档案管理工作的公平、公正、严肃、权威同时坚守道德底线作风清廉坚决杜绝弄虚作假坚持提供安全可靠的服务(四)提升高校电子档案管理系统的安全保护性能在电子档案信息处理过程的各环节中存在着病毒入侵、操作失误、设备损坏等诸多潜在的风险 这些风险的存在无疑会给电子档案的安全带来严重的威胁 因此为了更好地保证电子档案信息的安全性需要有先进的技术来做保障主要体现在以下几方面:()保密技术 也即设置复杂可靠的密码、访问权限等手段并以保护电子档案信息的安全作为首要目标 在必要的时候采用“双秘匙码”进行加密从而使得电子档案信息长期处于一个封闭、不公开的安全状态大大降低了信息泄露和被篡改的风险()身份验证技术 身份验证技术的使用目的是为了对用户的身份是否合法进行甄别它可以避免非法用户进入档案系统内部对信息进行访问和修改从而将危险用户拒之门外会在很大程度上保障了个人档案信息的安全性()安全监测技术 该技术主要是通过计算机配备安装的入侵检测系统对接入网络的各服务器终端进行监视从而实现对电子信息的保护()备份技术 为确保电子档案信息在丢失后能第一时间进行补救因此在开展电子档案管理工作过程中一定要学会运用备份技术 作为防止数据信息丢失的重要保障其目的是为了防止自然灾害、人为破坏、病毒侵入等因素对电子档案信息进行损坏从而将重要的电子档案信息进行复制在一定程度上也保障了信息的安全性(五)加强高校电子档案安全管理基础设施建设为了破解电子档案信息安全难题当务之急就是要加强高校电子档案安全管理基础设施建设包括软件、硬件建设两个方面以期为电子档案信息安全提供更强大的设备支持 一方面选择性能和质量高的硬件 其目的主要是要保护档案信息的实体安全使得计算机、存储设备以及其他媒体免受自然因素和人为事故的破坏因此应选择稳定性高的多功能硬件设备并确保其高效运行的最佳环境如温度和湿度条件 另一方面采用专门的防毒杀毒软件 在信息安全保障中病毒是目前对计算机软件系统的最大危害应该高度重视病毒防御 首先设置计算机第一道防线 防火墙在每台计算机上安装功能强大的正版杀毒软件并定期维护与更新从而第一时间修复漏洞 然后全面了解常见的网络病毒特征并据此设定具有针对性防御策略随着网络化、信息化时代的到来高校电子档案在管理过程中遭遇到一些安全问题是无法避免的这不仅会导致公众丧失对电子档案真实性的信心严重的会导致不同范围不同程度的信息泄露事件威胁个人、高校乃至国家的信息安全因此这就对高校电子档案的安全管理工作提出了更高要求应采取建立健全相关法律法规和安全管理的规范、加强人才的培养以及提升管理系统的安全保护性能等多方面措施以实现高校电子档案安全管理主要目标从而推动我国高校档案管理事业的持续健康发展参考文献:张桂.浅析电子档案管理信息安全现状及对策.四川劳动保障().栾薇.论电子档案的特点与管理.科技致富向导().严瑾.试论电子档案信息的特点及其管理对策.广东技术师范学院学报().赖永聪.电子文件和电子档案管理中的信息安全问题探讨.兰台内外().孙笑一.浅析电子档案的主要特征及管理保护策略决策与信息杂志社北京大学经济管理学院.“决策论坛 公共政策的创新与分析学术研讨会”论文集(上).北京:.孔旸.大数据、信息化时代电子档案管理的安全问题研究.兰台内外().郑红.大数据背景下电子档案管理的现状与对策.办公室业务().田雨菲.电子档案信息安全存在问题及对策.电脑知识与技术().鲁东大学学报(哲学社会科学版)年第 期曹家多.浅议电子档案的安全性及其对策.新西部(下半月)().陈柏峰.浅谈电子档案信息安全对策研究.黑河学刊().刘斌.信息时代的电子档案安全管理研究.河南社会科学().高文.浅谈当前电子档案管理存在的问题及对策.四川水力发电().张巍.电子档案信息安全问题的浅析.黑龙江档案().():.:(责任编辑 陇 右)新形势下高校电子档案安全管理的现状与对策研究