第四章电子表格软件Excel 2003的使用.doc

第四章 Excel 2003的使用

Excel 2003的概述
Microsoft Excel 2003中文版（即Excel 2003）是Office 2003的组件之一。是一个功能强大的电子表格软件，可以用来制作各种电子表格，完成数据运算，进行数据的分析和预测，对数据排序、汇总等。

通过对本章的学习，应达到以下目标：
² 能够创建、编辑电子表格文档
² 能熟练进行一般数据的处理
² 能运用常用函数进行数据运算
² 能使用图表功能

任务一 制作班级花名册

1.1任务描述

新学期开始时，学校为了管理和统计需要，各班都要制定一个“班级花名册”。花名册表一般包括编号、姓名、出生年月日、民族、身份证号等项目。
利用Excel 2003的表格处理功能，可以很方便的制作如图4-1所示“09电子三班花名册”。

图4-1-1 09电子三班花名册

1.2制作向导

以上花名册的制作思路分析如下：
（1）创建一个工作簿，并保存；
（2）输入标题行数据；
（3）使用自动填充输入序号
（4）输入其他数据并设置其格式
（5）添加工作表的标题
（6）调整工作表的行高和列宽
（7）设置工作表对齐方式及边框
（8）重命名工作表
（9）对本工作表进行页面设置并打印预览

1.3制作具体步骤
1、创建一个工作簿，并保存
（1）启动Excel 2003
操作：点左下角“开始”→“程序”→“Microsoft Office”→ “Excel 2003” 如图4-2所示，或者直接双击桌面Excel 2003图标。

双击桌面此图标

图4-1-2 Excel 2003 启动

（2）启动Excel 2003，同时系统自动创建一个名为“Book 1”的空白Excel工作簿，界面如图4-3所示。

标题栏
菜单栏
常用工具栏
格式工具栏
编辑栏
列标
行号
工作表标签
状态栏
任务窗格

图4-1-3 Excel 2003启动界面

（3）保存文件
操作：单击菜单栏中的“文件”→“保存”菜单，或者单击工具栏中的保存工具也可，在弹出的“另存为”对话框中，选择保存位置后，在“文件名”框中输入“09电子三班花名册”，单击“保存”即可。

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l 在Excel 2003中，用“列号”加“行号”来描述一个单元格，如第1列第1行单元格表示为“A1”，称为该单元格的地址。描述一个矩形区域用对角的两个单元格地址表示，如图4-4所示选中区域表示为：“B2：C6”。若该区域在工作表“sheet 1”中，可表示为：“Sheet 1!B2:C6”
图4-1-4
单元格区域

l Excel 2003启动后自动建立了3个空的工作表，分别为Sheet1, Sheet2和 Sheet3。
l 在制作表格时，为防止丢失数据，需要不定时地对前操作进行保存。

2、输入标题行数据
（1）单击A1单元格。
（2）在A1中直接输入“序号”，按下“Tab”键或鼠标向单击右单元格向右移动活动单元格，用同样的方法在B1、D1……单元格中输入“姓名”、“性别”、“民族”、“出生年月”、“身份证号码”，如图4-5所示。
全选按钮
插入点
填充柄

图4-1-5 输入标题行数据

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l 在单元格中输入的数据，也可以把光标定位到“编辑栏”中，输入数据后单击√ 按钮，确认所作的修改或输入，如果要取消则单击×按钮。

3、使用自动填充输入“序号”
自动填充，实际上是将选中的起始单元格的数据复制或按照某种规律填充到当前行或列的其他单元格中的过程。
（1）在A2单元格输入“1”，如图4-6所示。

图4-1-6 在A2中输入“1”　　　　　　　　　　　　图4-1-7 拖动当前单元格的填充柄

（2）将鼠标指针移动A2右下角的填充柄上，鼠标指针变成＋状，向下拖动填充柄，如图4-7所示。
（3）当虚框到达单元格A24时释放鼠标，单元格区域A2：A24全部被填充“1”，同时右下角出现“自动填充选项”按钮，单击可打开选项列表，如图4-8所示。

图4-1-8 被填充的部分单元格 图4-1-9 被数字序填充

（4）选择“以序列方式填充”，效果如图4-9所示。

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将鼠标指针移动A2右下角的填充柄上，鼠标指针变成＋状，按住Ctrl键，同时向下拖动填充柄，效果也会如图4-9所示。
4、输入其他数据并设置其格式
（1）从B3单元格开始输入其他数据。Excel 2003默认的数字格式为常规格式，不包含任何特定的数字格式，每一单元格在输入的数字超过位数后会自动按科学方法显示，所以需要对 “身份证号码”一列数据进行数字格式设置，
（2）拖动选定“身份证号码”一列数据，单击菜单栏中的“格式”菜单→“单元格”或右击→“设置单元格格式”，在单元格格式窗口中把格式选“文本”，确定后改变格式。如图4-10所示

图4-1-10
（3）完成全部数据的输入后，单击工作表列号最左端的“全选”按钮，选中整个工作表。
（4）单击菜单栏中的“格式”菜单→“单元格”或右击→“设置单元格格式”，在窗口中选字体，将字体高为“宋体”、大小为“14”、对齐方式为“居中”。
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l 单元格的行高会随字号增大自动调整，但列宽不会变化。

5、添加工作表的标题并设置格式
（1）单击选中当前第1行的行号，右击选区，在弹出的快捷菜单中单击“插入”，即可插入一空行，如图4-11所示。

图4-1-11 在第1行前插入空行

（2）在当前的A1单元格中输入标题“09电子三班花名册”如图4-12所示。

图4-1-12 输入工作表标题

（3）选中A1：F1单元格区域，用右击或“格式”菜单方式打开“单元格格式”→“对齐”→设置水平、垂直对齐均为“居中”→“文本控制 ”中勾选“合并单元格”，如图4-13所示

图4-1-13 设计对齐方式
（4）切换到“字体”页面，选择字体、字号，如“黑体”、“加粗”、“16”。
（5）单击“确定”后，效果如图4-14

图4-1-14
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当列宽不能完整显示内容时，可用以下方法之一实现多行显示
l 在图4-13所示对话框中勾选“自动换行”复选框
l 将光标移到单元格中需要换行的位置，按住“Alt”键不放，再单击回车键，可以强制换行。

6、调整工作表的列宽和行高
方法1 将鼠标指针移到要调整列宽的列号（行号）右边界处（下边界处），呈（列宽）、（行宽） 状时向左或向右（向下或向上）拖动，便可调整列宽和行高了。
方法2 将鼠标指针指到要调整的列标处或行号处，指针呈 （列）、（行）时，单击选中一列或一行后，单击“格式”→“列”（行）→“列宽”（行高）菜单，在弹出的“列宽”（行高）文本框中输入要调整的宽度（高度）数字，单击“确定”即可。
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l 如果多行或多列宽度一致，在同时选定后也可用以上方法操作，达到同时调整多行或多列的高度或宽度。

6、设置对齐方式及边框
（1）选定要设置内容（如选中A1：F24单元格区域）：将鼠标指针移到A1单元格，向右下方拖动到F24单元格。
（2）单击“格式”菜单或右击选区，单击“单元格”或快捷菜单中的“设置单元格格式”。
（3）在“单元格格式”对话框中切换到“对齐”页面，选择“水平对齐”框中的“居中”和“垂直对齐”框中的“居中”，如图4-1-15所示

图4-1-15 设置对齐方式

（4）切换到“边框”页面，选择“线条”中的“_____”样式，单击“外边框”按钮；再选择“线条”中的“_____”样式，然后单击“内部”按钮，最后单击“确定”按钮，如图4-1-16所示。表格效果如图4-1-17所示

图 4-1-16 设置边框线条

图 4-1-17 设置后效果
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l Excel 2003工作表编辑窗口中默认的表格线，只有经过设置边框线后，打印时才会出现。

8、重命名工作表
（1）右击或双击工作表标签“Sheet1”，单击快捷菜单中的“重命名”，工作表处于编辑状态，如图4-1-18所示。
（2）输入“09电子三班花名册”，单击任意处即可，效果如图4-1-19所示

图4-1-18 编辑状态 图4-1-19工作表标签修改后

9、页面设置并打印预览
（1）单击“文件”→“页面设置”→“页面”（方向、纸张大小设置）→“确定”如图4-1-20所示

图4-1-20页面设置
（2）单击“文件”→“页面设置”→“页边距”（上、下、左、右边距设置）→“居中方式”→“确定”如图4-1-21所示

图4-1-21页边距设置
（3）单击“文件”→“打印预览”后，查看设置效果，如果不满意也可在打印预览窗口中修改。如图4-1-22所示

图4-1-22 打印预览效果

（4）保存并退出Excel 2003。
相关知识提示
1、复制行与列
与Word表格的操作相似，可通过以下步骤实现：
（1）选中要复制的行与列（可多行操作），使用“编辑”菜单中或右击快捷菜单中的“复制”命令。
（2）将光标定位到目标位置，使用“编辑”菜单中或右击快捷菜单中的“粘贴”命令。
相关知识总结
（1）在Excel 2003中要进行文件“新建”、“打开”、“保存”、“另存为”、“打印”、
“页面设置”、“打印预览”等操作可以单击菜单栏的“文件”菜单实现。
（2）在Excel 2003中要进行文件“复制”、“剪切”、“粘贴”、“填充”、“删除”、
“全选”、“查找或替换”等操作可以单击菜单栏的“编辑”菜单实现（部分操作可以用右键实现）。
（3）在Excel 2003中要进行文件“字体”、“边框”、“行高或列宽”、等操作可以单击菜单栏的“格式”菜单实现（部分操作可以用右键实现）。

练习
（1）一个Excel 工作簿文件默认有______个工作表。
（2）Excel 工作簿文件的扩展名为______________
（3）如使用12小时制，晚上七点半，在Excel 中正确的输入是在7：30和PM之间一定要加上_______符号。
（4）在Excel 的单元格输入当天日期可用_________组合键；在单元格中输入当前时间可用____________组合键。

任务二 制作班级课程表

任务描述
新学期开始前，本学校教务科要承担为全校排课的任务，要列出各个班级所开设的课程及任课教师等到资料。
课程表一般包括星期、时间、课程名称以及任课老师等
现利用Excel 2003的表格处理可以方便地制作如图4-2-1所示“2009-2010年第二学期09计算机一班课程表”

图4-2-12009-2010年第二学期09计算机一班课程表

制作向导
以上课程表的制作思路分析如下：
（1）创建一个工作簿，并保存；
（2）页面设置
（3）输入表格内容并设置格式（星期的输入用填充功能）
（4）调整工作表的列宽和行高
（5）设置工作表边框（包括设置斜线表头）
（6）复制工作表并改名为“备用课表”
（7）删除多余的工作表
制作具体步骤
1、创建一个工作簿，并保存
（1）启动Excel 2003，创建一个空白Excel 工作簿。
（2）以“09计算机一班课程表.xls”为名保存。
2、页面设置
（1）单击“文件”→“页面设置”菜单，弹出“页面设置”对话框。
（2）单击“页面”→方向按钮中的“纵向”单选按钮，纸张大小为“A4”，如图4-2-2所示。

图4-2-2 “页面”选项设置

（3）切换到“页边距”页面，将“上、下、左、右”边距均设为2CM，居中方式“水平、垂直”。如图4-2-3所示

图4-2-3 “页边距”设置

3、输入表格内容（星期的输入用填充功能）并设置格式
（1）选择输入法，在A1单元格中输入表格标题“2009-2010年第二学期09计算机一班课程表”。
（2）在A2单元格中输入“星期”，同时按住“Alt+Enter”键强制换行，再输入“时间”。
（3）在C2单元格中输入“星期一”，拖动填充柄至G2，自动填充完成从“星期一”到“星期五”的输入。如图4-2-4所示

图4-2-4 第2、3步骤后效果
（4）在A3：G7单元格中依次输入其他要求内容后（注意使用“换行”功能），选中A3和A4单元格，单击“格式”工具栏的“合并居中”按钮，合并单元格。选中A5：G5单元格，用相同操作完成合并单元格。
选中A1：G5单元格，用相同操作完成表格标题单元格合并。
选中A2：B2单元格，用相同操作完成合并单元格。
（5）单击“全选”按钮，选中整个表格，单击“格式”菜单方式或右键快捷方式，设置对方式为垂直、水平“居中”。
（6）选中“标题”行，设置字体“黑体”，字号为“16”；选中表格其他内容，设置字体为“黑体”、字号“12”。效果见图4-2-5
4、调整工作表的列宽和行高并表格内容设置格式
（1）单击“全选”按钮，选中表格。
（2）单击“格式”→“列”→“最合适的列宽”。
（3）选中第1行，将行高用拖动方式或“格式”菜单方式，把行高设为“40”；（4）（4）将行高用拖动方式或“格式”菜单方式，把第2、3、4、6、7行行高设为“38”、第5行行高设为“15”；效果如图4-2-5所示

图4-2-5 行高、列宽设置效果

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在Excel 中选择不连线的多行，可按住“Ctrl”键，分别单击要选定的行或列。
5、设置工作表边框（包括设置斜线表头）
（1）选中A2：G7单元格区域。
（2）单元“格式”工具栏的“边框”右边的向下箭头，在列表中单击“所有框线”按钮，再单击最后一个“粗匣框线”，将表格外框设为粗线。如右图4-2-6所示。
（3）将光标定位在A2合并单元格，单击如右图4-26中的“绘图框线”，待指针成“画笔”状，从A2单元格左上角到右下角划一条对角线则可以完成斜线表头的制作。如图4-2-7所示

图4-2-7 设置边框效果图

6、复制工作表并改名为“备用课表”
（1）把工作表标签“Sheet1”重命名为“09计1班课程表”。
（2）单击“09计1班课表”，单击“编辑”菜单，选择“移动或复制工作表”（或右击 “09计1班课表”，单击快捷菜单中的“移动或复制工作表”），弹出如图4-2-8所示对话框。图4-2-8
（3）选择要复制的工作表“09计1课程表”，并勾选“建立副本”复选框，单击“确定”按钮，产生了副本如图4-2-9

图4-2-9 复制生成新工作表

（4）将工作表更名为“备用课表”。
7、删除多余工作表
（1）按住“Ctrl”键，单击“Sheet2”, “Sheet3”,选中两个工作表。
（2）右击选定区域，单击快捷菜单中的“删除”命令。

1.4友情链接
l 用拖动方法也可移动工作表的位置。拖动的同时按住“Ctrl”键可完成工作表的复制。
l 单击“编辑”→“清除”→“全部”菜单是删除选中的内容及格式；单击“编辑”→“清除”→“格式”菜单是删除选中单元格的字符格式

相关知识提示
1、保护工作表及工作簿
单击“文件”→“另存为”→“工具”→“常规选项”设密码后→“确定”
相关知识总结
（1）在Excel 2003中设置文件“页眉页脚”、打开常用工具“工具栏”、改变视图效果、调出任务窗口等操作可以单击菜单栏的“视图”菜单实现。
（2）在Excel 2003中要在文件中插入单元格、行或列、符号、批注、图片、图表、工作表、函数等操作可以单击菜单栏的“插入”菜单实现（部分操作可以用右键实现）。

练习
（1）在Excel工作表中，要选择不连续的单元格，单击第一个单元格，按住_____不放，单击其他单元格。
（2）填充数据序列可以通过拖动单元格右下角的________完成。
（3）可以对单元格添加________，对其补充说明，又不占用表格区域。

任务三 制作学生成绩表

任务描述
教师经常和学生成绩表打交道。而这又是一项非常繁琐的工作，如果完全用手工操作，任务量巨大。有了Excel电子表格，就完全可以利用它制作成有自动计算各科总分、平均分、最高分、最低分等功能的学生成绩表。每次考试成绩出来后，只要将学生的各科分数输进去全部由电脑自动生成了，工作效率就可以成几倍的提高了。如图4-3-1 成绩统计表

图4-3-1 成绩统计表
制作向导
以上成绩统计表的制作思路分析如下：
（1）创建一个工作簿，并保存；
（2）重命名工作表，输入表格数据；
（3）设置工作表中数据格式，并页面设置；
（4）使用函数计算如图4-3-1 成绩统计表的总分，
平均分，最高分、最低分、统计及格数；
（5）用条件格式设置不及格项
（6）设置工作表边框；
制作具体步骤
1、创建一个工作簿，并保存
（1）启动Excel 2003，创建一个新工作簿。
（2）以“成绩统计表.xls”为文件名保存。
2、重命名工作表，输入表格数据
（1）将工作表“sheet 1”重命名为“09电子班成绩表”。
（2）输入如图4-3-1表中所需数据。另总分，平均分，最高分、最低分、统计及格数、及格率等要用函数计算的数据不输。
3、设置工作表中数据格式，并页面设置
（1）将表格标题“09电子班期末考试成绩统计表”，设置水平、垂直均为“居中”对齐，字号16号，字型为“宋体”；
（2）将工作表列标题“序号、姓名等”设置为水平、垂直均为“居中”对齐，字号14号，字型为“宋体”；
（3）将工作表中其它内容设置为水平、垂直均为“居中”对齐，字号12号，字型为“宋体”；将数据设为不保留小数位。
（4）单击“文件”→“页面设置”设置纸张为竖向、纸张为16开、上下左右边距均设为2.0CM。
4、使用函数计算成绩统计表的总分，平均分，最高分、最低分、统计及格数
（1）计算总分：公式的填写
在计算分数时，为了快速准确，一般是利用自动计算功能进行的，这就用到了求和公式。如右图4-3-2
方法一：单击激活第一位学生的“总分”单元格，然后点击工具栏里的“求和按钮”，然后将编辑栏括号里的参数（改为“C3：I3”，即告诉电子表格要计算哪些单元格的数值）改对，最后回车确定就行了。
方法二：单击激活第一位学生的“总分”单元格，然后输入“＝SUM（E4：H4）”——请注意，任何公式都要用“＝”开头，而SUM表示求和函数。
方法三：单击激活第一位学生的“总分”单元格，然后依次输入“＝E4+F4+G4+H4”，最后回车确认。
第一位同学的总分公式输入后，其他同学就可以用自动填充功能进行填充。
（2）计算平均分（函数为：AVERAGE）
方法一：单击“插入”—“函数”，在“插入函数”对话框中找到并单击选中或单击编辑栏上的插入函数找到并单击选中“AVERAGE”，单击“确定”。然后在“函数参数”对话框中输入相应的参数（C3：C15。也可以单击图标返回到表格中选择参数。选中后再单击图返回到图4-3-3对话框，单击“确定”。如图4-3-3和4-3-4所示。
方法二：直接用总分单元格除以科目数，如该生的总分在第3行第I列，而考试科目一共有7科，则平均分计算公式为“=F3/7”。这种方法非常简便。
第一科的平均分公式输入后，其他科目就可以用自动填充功能进行填充了，方法与自动求和相同。

4-3-3所示，函数参数对话框

4-3-4所示，函数参数选择对话框

（2）计算最高分(函数为：MAX)、最低分（函数为MIN）
①计算最高分
选中C17单元格，单击 “插入”—“函数”，在“插入函数”对话框中找到并单击选中或单击编辑栏上的插入函数找到并单击选中“MAX”，单击“确定”。 然后在“函数参数”对话框中输入相应的参数（C3：C15。也可以单击图标返回到表格中选择参数。选中后再单击图返回到图4-3-3对话框，单击“确定”。
②计算最低分
选中C18单元格，单击 “插入”—“函数”，在“插入函数”对话框中找到并单击选中或单击编辑栏上的插入函数找到并单击选中“MIN”，单击“确定”。 然后在“函数参数”对话框中输入相应的参数（C3：C15。也可以单击图标返回到表格中选择参数。选中后再单击图返回到图4-3-3对话框，单击“确定”。
计算出语文成绩的最高分、最低分后，其他科目就可以用自动填充功能进行填充了，方法与自动求和相同。
（3）统计及格数（函数：CountIF）
选中C19单元格，单击 “插入”—“函数”，在“插入函数”对话框中找到并单击选中或单击编辑栏上的插入函数找到并单击选中“COUNTIF”，单击“确定”。 然后在“函数参数”对话框中输入相应的参数（C3：C15。也可以单击图标返回到表格中选择参数。选中后再单击图返回到图4-3-5对话框，再在“Criteria”栏中输入条件“>=60”,单击“确定”。则计算出单科及格人数。

图4-3-5 Countif 函数对话框
计算出语文成绩的及格人数后，其他科目就可以用自动填充功能进行填充了，方法与自动求和相同。
5、用条件格式设置不及格项
（1）选中C3：I15单元格。
（2）单击“格式” →“条件格式”→弹出“条件格式”对话框，在对话框中设置为“单元格数据”，“小于”，“60”。
（3）单击对话框中“格式”按钮，弹出“单元格格式”对话框，在“字体”页面中，设置为“加粗”、“红色”，单击“确定”按钮。“条件格式”对话框设置后，如图4-3-6所示。

图4-3-6 条件格式设置对话框
（4）单击“确定”，关闭对话框，即可为选中单元格设置条件格式：不及格项用红字加粗的方式显示，以表示强调或提示。如图4-3-7所示。

图4-3-7 条件格式设置的效果
5、设置工作表的边框
（1）选中工作表设置边框区域。
（2）设置工作表的边框。
相关知识提示
（2）常用函数及功能
函数
功能
函数
功能
SUM（）
求和
COUNT（）
统计
AVERAGE（）
求平均
MAX（）
求最大值
IF（）
根据条件取值
MIN（）
求最小值

（2）利用COUNTIF 函数还可以同时有两个条件
如：统计区间：如计算第三列中语文成绩中>=70且<85的个数
=COUNTIF(C3:C15,">=70")-COUNTIF(C3:C15,"<85")

练习
（1）在Excel中，函数MAX（6，8，9，5）的值是（ ）
A．5 B．8 C．9 D．6
（2）在在Excel中，函数AVERAGE（10，25，15，10）的值是（ ）
A．15 B．10 C．20 D．8

（3）可以使用________菜单，在工作表中插入剪贴画、艺术字。
任务四 制作商品销售日报表

任务描述
在企业的管理工作中，要想了解每天商品的销售情况，就要通过商品销售日报表，利用Excel 2003的数据处理功能如排序、分类汇总、筛选等功能，可以方便地制作。
制作向导
以上日报表的制作思路分析如下：
（1）创建一个工作簿，并保存；
（2）建立“甜甜小超市销售日报表”；
（3）使用公式或函数计算“销售额”和销售“合计”；
（4）对“甜甜小超市销售日报表”工作表中的数据进行排序；
（5）对“甜甜小超市销售日报表”工作表中的分类汇总；
（6）通过筛选查看数据。
制作具体步骤
1、创建一个工作簿，并保存
（1）启动Excel 2003，创建一个新工作簿。
（2）以“甜甜小超市销售日报表.xls”为文件名保存。
2、建立“甜甜小超市销售日报表”
（1）将Sheet1工作表重命名为“销售日报表”。
（2）输入工作表的标题行文本、数据后，输入各列中的数据，并调整列宽和设置表格格式及边框。如图4-4-1所示

图4-4-1甜甜小超市销售日报表
3、使用公式或函数计算“销售额”和销售“合计”；
（1）选中F4单元格，在单元格中输入公式“=D4*E4”，如图4-4-2所示。该公式的作用是将D4“单价”与E4“数量”单元格中的数据的积存放在当前单元格F4中“销售金额”。

如图4-4-2 在F4中输入公式
（2）用填充功能将计算其他项的“销售金额”。
（3）利用函数SUM（）或求和按钮计算销售额“合计”项。
（4）按住“ctrl”键不放，单击“D” 、“F”列号，选中“单价”和“金额”列，单击“格式”“单元格格式”菜单，为“单价”和“金额”列增加“￥”人民币符号。效果如图4-4-3所示

图4-4-3 加货币符号显示效果

4、对“甜甜小超市销售日报表”工作表中的数据进行排序；
（1）将光标定位于表中任意单元格中，单击“数据”→“排序”菜单，弹出“排序”对话框。
（2）在该对话框中，从“主要关键字”下拉列表中单击“品名”，并选中“升序”
单选框。这表示对工作表中的数据先按“品名”以“升序”方式排列。
（3）从“次要关键字”下拉列表中单击“规格”，并选中“升序”
单选框。这表示对工作表中的数据的主要关键字相同时，再按“规格”以“升序”方式排列。对话框如图4-4-4，再后单击“确定”。效果如图4-4-5

图4-4-4 “排序”对话框

图4-4-5 排序后效果

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（1）在“排序”对话框中，有两个选择：有标题行和无标题行。凡是数据当中，标题不参加排序，总是在第一行，称为有标题行，否则为无标题行。
（2）如果排序条件只有一个，可在常用工具栏上选择升序按钮或降序按钮。
（3）如果工作表中有合并单元格，则不可以排序。所以“甜甜小超市销售日报表”标题等要合并单元格的内容必须在排序后输入。
（5）对“甜甜小超市销售日报表”工作表中的分类汇总；
（1）将光标定位于表中任意单元格中，单击“数据”→“分类汇总”菜单，弹出“分类汇总”对话框。
（2）在“分类汇总”对话框中，进行设置，如图4-4-7所示
①在该对话框中，从“分类字段”下拉列表中单击“品名”，表示以“品名”作为分类字段。
②在“汇总方式”下拉列表中选择“求和”，在“选定汇总项”列表中选中“数量”和“销售金额”复选框，表是分别对商品的“数量”和“销售金额”进行汇总。③选中“替换当前分类汇总”，表示以本次汇总为准；选中“汇总结果显示在数据下方”，这表示分类汇总的结果将分别显示在每种商品的下方。
（3）单击确定后，效果如图4-4-8所示。

图4-4-7 分类汇总对话框

图4-4-8分类汇总效果

6、通过筛选查看数据。
（1）单击工作表任意单元格，单击“数据”→“筛选”菜单→“自动筛选”，此时工作表的每个字段右侧会出现一个下拉框，如图4-4-9所示。

（2）如果要查看数量为3以上的记录。单击“数量”下拉框中的“自定义”，打开图4-4-10对话框，设置后单击“确定”，筛选结果如图4-4-11所示。

图4-4-10 自定义筛选对话框

图4-4-11 自定义筛选结果

（3）再次单击“数据”→“筛选”“→“自动筛选”菜单，可以取消自动筛选状态。

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工作表中的每一列被称为一个字段，用于存放相同类型的数据，标题行文本被称为字段名，标题行以下每一行数据称为记录。

练习
（1）对数据进行分类汇总前，必须对数据进行_____操作。
（2）在Excel2003 中，允许同时对最多______个关键字进行排序。
（3）在Excel2003 工作表中，可以通过________功能查看满足条件的记录。

任务五 制作商品销售统计图

商品的销售情况可以通过表格与图表结合形式更直观地反映。常见的统计图有柱形、饼形、折线形、条形等多种形式。
下面我们利用Excel 2003的图表功能，轻松制作如图4-5-1所示的“2009年可口饼销售统计图表”。

图4-5-1 “2009年可口饼销售统计图表”

制作向导
以上统计图表的制作思路分析如下：
（1）创建一个工作簿，并保存；
（2）建立“2009年可口饼销售表”、 并将其自动套用“古典3”格式；
（3）启动图表向导，并选择图表类型；
（4）建立图表源数据范围；
（5）设置图表选项；
（6）设置图表位置；
制作具体步骤
1、创建一个工作簿，并保存
（1）启动Excel 2003，创建一个新工作簿。
（2）以“09年可口饼销售表.xls”为文件名保存。
2、建立“2009年可口饼销售表”
（1）将Sheet1工作表重命名为“可口饼销售表”。
（2）输入工作表的标题行文本、数据后，输入各列中的数据，并调整列宽和设置表格格式及边框。如图4-5-2所示

图4-5-2 “2009年可口饼销售表”
（3）单击“格式”菜单→在“自动套用格式”对话框中选择 “古典3”自动套用格式（如图4-5-3所示）→确定。“2009年可口饼销售表”套用格式“古典3”后效果如图4-5-4所示。

图4-5-3 自动套用格式对话框

图4-5-4 自动套用格式效果图
3、启动图表向导，并选择图表类型；
（1）将鼠标定位于工作表中任一单元格，单击“插入”→“图表” →“图表向导—4步骤之1—图表类型”对话框→选“标准类型”页面 →在“图表类型列表”
中选择“饼图” →在“子图表类型”中选择“分离型三维图饼”。如图4-5-5所示。

图4-5-5 选择“图表类型”对话框
4、建立图表源数据范围；
（1）单击“下一步”按钮，进入“图表向导—4步骤之2—图表数据”对话框，如图4-5-6所示。

图4-5-6 选择数据源对话框
（2）单击对话框“数据区域”右侧的按钮，进入“数据源-数据区域”对话框如图4-5-7所示。选中“A3:A6”单元格区域，按住”Ctrl”键的同时，选中“F3:F6”单元格区域,如图4-5-8所示。

图4-5-7 “数据源-数据区域”对话框

图4-5-8 选择数据源
（3）单击对话框“数据区域”右侧的按钮，将对话框还原，再将“系列产生在：”选择“列”单选按钮。单击下一步后设置图表选项。
5、设置图表选项；
进入“图表向导—4步骤之3—图表选项”对话框，在“标题”选项卡中输入图表名称“2009年可口饼销售图表”。再单击“图例”选项卡，选“显示图例”，位置选“靠右”。然后单击“数据标志”选项卡，数据标签包括勾选“类别名称”、 “百分比” 如图4-5-9所示。选择“下一步”。

图4-5-9图表向导-图表选项
6、选择图表位置；
选择图表位置：进入“图表向导—4步骤之4—图表位置”对话框，如图4-5-10所示，选中“作为其中的对象插入”单选按钮，单击“完成”按钮，即可得到如图4-5-11所示的效果图。

4-5-10 图表位置选择对话框

图4-5-11 饼图效果图

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（1）图表创建好以后，单击图表边缘的空白处击活图表，单击右键，在快捷菜单中选中相应修改项就可以对数据进行增加和删除、图表类型的更改、图表选项的重新定义；也可以对图表移动、复制、缩放和删除等编辑操作；还可以对图表设置图表区、绘图区的格式等操作。
（2）如果只想修改单一的一项，只要直接右击需要修改项即可修改。如图表标题，可以直接右击图表标题，在快捷菜单中选择后修改。
（3）可以通过修改表格数据而改变图形：选中图表中需要修改图形所对应的单元格→修改单元格中的数据→完成后按“回车键”即可。
（4）可以通过修改图形改变数据：单击两次需要修改数据的图表，使该图形周围出现控点，通过鼠标拖曳改变图形的大小即可改变数据。
（5）常见的统计图有柱形、饼形、折线形、条形等多种形式。其操作方法与饼图操作方法相似。

练习
（1）简述创建图表一般要经过哪几个步骤？

（2）在Excel2003 中，系统自带有______、______、______、_____等14种标准图表类型。
（3）在Excel2003 中，修改数据表_______中的数据，从而改变图表中相应图形的数据。
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