物料管控程序.doc

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物料/品请购控制程序
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1.0 目 的：
规范公司生产物料及非生产物料/品的请购、审批、控制等作业管理秩序。合理购料及备置库存，保证生产正常运作。确保作业窗口统一化规范化，控制预防呆、废料的产生，合理控制采购及库存成本。
2.0 范 围：
适用于饰海装饰有限公司的生产物料及非生产物料、物品的请购控制。（食堂食用和公司车辆维修除外）
3.0 定义
3.1 生产物料
3.1.1 生产主料：主要指产品的套料清单上的所有物料。
3.1.2 生产辅料：主要指劳保用品、机器设备维修的各类配件及工具、以及产品BOM上无作说明的生产过程中所需物料/品。
3.1.3 其他用料：主要指办公室物料开发所需的各类样品物料。
3.1.4 公司广告宣传类用品：主要指公司展厅装修和装饰品、宣传、广告等印刷类及辅助性物品。
3.2 机器、设备
3.2.1 生产用机器、设备：主要指直接投入生产的各类机器、治夹具、模具、各类作业或测试设备等。
3.2.2 非生产用机器、设备：主要指部门建设性、日常事务性用料/品，非直接用于生产的机器、设备等。
3.3 非生产物料/品
3.3.1 文具及总务后勤用品：主要指文具、礼品、厂服、及后勤各类用品。
4.0 部门职责
4.1 开发部
4.1.1 产品之套料单与材料定额的制作。
4.1.2 生产物料的样品或图纸的提供及新开发物料的确认。
4.4 业务部
4.4.1 公司广告宣传类用品的需求控制及请购。
4.4.2 饰品的请购控制。
4.5 生产部
4.5.1 生产主料的各类板材、木皮、面漆、底漆、固化剂、稀释剂等。
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4.5.2 非常用性生产辅料的请购。（指非做安全库存的生产辅料）
4.5.3部门所需物料、物品、机器、设备的需求请购。
4.7行政部
4.7.1办公用品、维修配件和文具、耗材及后勤各类用品的请购。
4.8 物控部
4.8.1 对所有生产主料进行请购控制。
4.8.2 可定为安全库存的生产辅料进行请购、控制。
4.8.3 生产主料、生产辅料《安全库存表》的编制并分发至相关单位
4.8.4 公司所有物料、物品的采购。
4.8.5 各新物料/品的打样及供应商的开发。
4.8.6 公司所有物料、物品的收货、发货。（同时执行部份物品须以旧换新作业）
4.8.7 执行生产辅料物品之安全库存量的请购。
4.12 生产部
4.12.1 对所有采购物料、物品进行品质检验判定及确认。
4.12.2 部门所需物料/品的需求请购。
4.11 其它单位.
4.11.1 对本单位所需各类物料/品及时提出请购申请与报批。
5.0 程 序
5.1 分类请购
5.1.1 公司所有物料、物品共分为三大类进行请购控制作业，分别为生产物料、机器/设备、
非生产物品。
5.1.2 生产物料共分为生产主料、生产辅料、样品物料、公司广告宣传类用品等分四类请购控制。
A、 生产主料：所有产品套料表上均有的物料为生产主料，由物控部请购控制。
B、 生产辅料：所有产品的套料表上均没有作说明的物料，但生产过程中所需要用到的辅助材料、 机器配件、工具、劳保用品等均为生产辅料。辅料分为常用辅料和非常用生产辅料，常用辅料的划分可由物控部依据生产辅料每月的用料情况而定。属每月均需要用的生产辅料可划分为常用辅料，属每月偶然性用到的物料划分为非常用物料。常用物料、物品的划分由PMC须在次月5号前主导进行筛选评估一次，作次月安全库存量的限额变更。
a. 常用生产辅料由PMC制定安全库存量进行控制，由材料仓库员依安全库存量进行请购。
b. 非常用生产辅料由生产使用部门请购控制。
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D. 公司广告宣传类用品：属公司形象推广、品牌建设、展厅样品、广告宣传等均由销售部视业务需要
进行请购。
5.1.3 机器设备共分为生产用机器、设备和非生产用的机器、设备两大类分别请购控制。
A、生产用机器、设备：属于直接投入生产中的各类机器、治夹具、模具、各类
生产过程中的测试设备等均属生产用机器、设备，属生产用由生产部门或工序请购。
B、非生产用的机器、设备：主要指部门建设性、日常事务性用料/品，非直接用于生产的机器、设备等。分别由各部门自行请购。
5.1.4 非生产物品：主要指文具、礼品、厂服、及后勤各类用品。可由行政、后勤等部门根据实际需求请购。
5.2 分类控制
5.2.1 由PMC主导，其它相关部门配合，将生产物料、机器/设备、非生产物品等依据每月所需使用的情况，分别划分为依安全库存请购控制或依《产品生产计划》和临时请购控制。
A.安全库存请购控制：安全库存量 =（物料周期+紧急购料时间）×日用量
a、生产主料由PMC依据产品BOM表的物料共用性较大及经常用到的物料和供货的难易度等情况，进行制定安全库存量请购，并制作《生产主料安全库存表》由生产厂、销售部会签，后至副总审批，审批后至总经理核准。经核准后的《生产主料安全库存表》方可执行安全请购控制作业。
b、生产部生产所用的生产辅料可由生产各工序提供各类《辅料月用量表》至仓库主管确认，再由生产部将《辅料月用量表》至PMC，PMC可将常用辅料列为安全库存请购之物料，并制定《生产辅料安全库存表》经部门生产各工序、仓库会签，会签后至副总审批，审批后交至总经理核准后方可执行以安全库存量方式请购控制作业。在未列入《生产辅料安全库存表》的生产辅料由生产部门视需要自行请购。
c、各类需列入安全库存请购控制的物料一律须每月重新评估一次，并须在每月5日前评估完毕，作 业同上。
d、经确认后的各类物料安全库存表须派发至相关单位一份执行作业。
B.依产品生产计划单或临时请购控制
a、生产主料凡是没有制定安全库量请购的物料、物品一律依《产品生产计划》的需求进行请购作业。
b、生产辅料凡是没有制定安全库量请购的物料、物品一律由生产部门或其他部门依据生产需要或生产量来进行请购作业。
c、其它各类物料、物品由各生产部门或其他各部门视需求请购作业。

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5.3 物料请购
5.3.1 生产主料
销售部所制定的《销售预测》、《促销计划》和未做库存的《客户订单》以及须补货至客户等等方面的产品需求一律以《产品需求订单》的方式同时传达至物控部一份，并考虑《产品周期表》上注明的产品周期时间，再在《产品需求订单》上备注清楚需求类别及须入库时间。入库时间原则上只能大于或等于产品周期天数，若属紧急需求时则依特殊情况处理。
A、 物控科依据《产品生产计划》对照BOM表、《原材料库存账》将物料分类分析，属依跟批请购的物料，对照物料仓库库存及之前以下《产品生产计划》未发料的物料总需求量作出物料实际需求，并制定《集创公司物料请购单》经副总审批后，至采购复物料交期，若采购部确定有无法满足《物料采购周期表》所预测的交期时，须及时知悉物控，由物控同销售部作出《产品生产计划》入库时间的调整。
B、 物控依请购单的物料交期作物料跟进，采购依物料交期作物料交货跟进及安排。采购作物料跟进时，若物料在交货期间有特殊情况不能按时交货，采购应至少提前2天时间知悉物控，由物控及时作出物料协调，无法协调时则至少提前1天半知悉生产部作出生产计划调整。采购作业参照【采购控制程序】作业。
C、 化工类材料的请购由生产使用单位依据实际所需量认真核算后由该使用单位组长填写《请购单》，主管审核，经由相关仓库确认、副总批准、PMC审查后交至采购进行采购作业。
D、 受安全库存管制的物料请购由物控依据《生产主料安全库存表》、仓库库容及物料库存现状、生产用料情况、在途量、《采购周期表》将确认需请购之物料/品填写《请购单》，交总经理批准后交由采购进行采购作业。
5.3.2 其它物料
A、 生产辅料及机器、设备、和非生产性物料/品由各部门属安全库存请购的部份由物控部制定安全库存量，（依本文安全库存量的制订作业）由材料仓仓管员依据每日发料记录清查实物库存，若低于安全库存时须及时填写请购单至本部门主管审核、物控部审查后交至采购采购。无制定安全库存的物料/品时由生产部门、使用部门自行请购，经本部门主管、经理/厂长审批，至物料仓库确认后交至总
经理核准、物控审查后采购方可执行购置作业。
B、样品物料和公司宣传类用品由使用部门依照需要制定物料请购单经部门主管、经理审批后至厂务复核，再交总经理核准后，采购方可执行作业。

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5.4 物料采购作业
5.4.1 采购组收到各类请购单后，由物控部进行分类为“订单采购”和“外出采购”两部分作业。采购作业参照【采购控制程序作业】。
A、 订单采购：由采购跟单员根据请购单所规定的品名、物料编号、规格、品种、数量、交货期等在《供应商一览表》中选择合格的供应商并制定《采购单》经PMC部审核复查后再传真给相应供应商订购，并传至财务部及材料仓作为付款、收货依据。
B、 外出采购：PMC部根据请购单之物料需求状况并结合目前供应商情况，将需外出采购的请购单交外出采购员采购。
5.4.2 特殊五金或玻璃的采购：采购跟单员收到设计部提供的经受控或参考的五金/玻璃图纸、样品后，方可进行采购相关作业。
5.4.3 其它非直接用于生产的零、辅材料及易耗件因品种较多、数量少且材料品种变更频繁，采购依据经审批后的《非生产主料请购单》，通知相应的供应商以直接送货之方式进行采购作业，无须编制《采购单》。但请购单须至仓库、财务一份作收货、付款依据。
5.5 采购单作业及物料跟进
5.5.1PMC部根据实际需要，对所有生产物料的采购周期进行预测分析，编制《物料周期表》，，至总经理核准后传发生产部、业务部、等相关部门或人，并以此为物料跟催依据。采购部每月5日前须将《物料周期表》重新修订评估一次，作当月物料周期表。
5.5.2采购须严格依据经审批后的请购单之交期编制《采购单》，经部门经理审批后须在1个工作日内传真至相关供应商并进行交期确认及回传。
5.5.3采购跟单员每天要将当天的采购单输入电脑，且每天上午8：30前打开系统采购订单跟踪，查看订单完成情况，且根据结果进行有效跟催落实。
5.5.4日常跟催频率：采购跟单员至少须在下单后3天内进行第一次物料跟催，以了解供应商生产进度；随后在交货前1--3天内进行第二次跟催，以再次确认供应商是否将本公司下单之相关物料全部备好；对于因供应商问题而影响交期较频繁的厂家应根据情况增加跟催次数；跟催过程中遇异常情况须同相关单位（包括供应商）沟通协调，当在本职责范围内不能自行解决的，要以书面形式知会相应主管进行协调。确实影响交期的须第一时间填制《材料延误记录表》经审批后传递至物控、生产部知悉，以利生产部作生产计划协调。至物料仓库收货仓一份，以利来料时及时送检入仓，及时发料至生产单位。
5.5.5当供应商在延至时间内材料到厂时，收货人员须在材料到厂后20分钟内通知生产部门以便及时领用。对于已发延误通知，但供应商仍未交货或已确认在延至时间内仍无法到厂的材料须再次分发《材料延误记录表》至生产部。同上作业。
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5.5.6 在采购跟催过程中发现因技术资料错误或错订、漏订、品质异常以及供应商原因无法按原定交期交付物料，经确认可导致生产延期的，采购应在生产部门使用该物料的原计划日期的3天前以《材料延误记录表》形式通知pmc及生产部。由生产部提前作生产计划协调变更。
5.5.7 因供应商原因导致《采购单》无法实施需转单至另一供应商生产的，采购跟单员须及时开具《采购变更通知单》经老总批准后作相应的材料转单作业。并重新编制《采购单》至另一供应商，如确实影响交期的须及时发出《材料延误记录表》至生产部作生协调处理。
5.6物料供应异常情况处理
5.6.1 生产部须将审批后的《产品生产计划》及时传至PMC、采购、生产各工序，设计部须保证《BOM》等相关技术资料的及时性、完整性和准确性以配合生产。
5.6.2 对于各类材料因各种原因产生的延误情形，物PMC物控组须于次月5日前进行全面汇总并制作《月份材料延误汇总及分析表》，注明日期、材料种类、延误原因、责任归属并发至相关责任单位以便共同改善。
5.6.3 采购组每月末最后一天分别依据各供应商的品质状况、交期及延误情形编制《供应商交货统计分析表》，作供应商交期及时率评估，以反映各供应商期间内的配合及服务情况，经老总复核、批准后并存档。
5.7 物料验收及入库作业
5.7.1 物料仓收货人员依据采购订单、实物、送货单三者一致的原则收货，若有不相符时，及时知悉相应采购人员采取相应处理措施。
5.7.2 收货后查对《欠料报表》是否属于急料，急料时需立即知悉生产部门、PMC部特急处理。属正常送货时须在收货后的15分钟内填写《来料检验入库单》至生产部报检。生产部在接到来料检验入库通知后15分钟内赶到现场检验。
5.7.3 生产部依据检验标准书进行来料检验作业，所有来料须在当天前检验完毕。特急物料应立即处理。
5.7.4 检验完毕后须在《来料检验入库单》上注明合格或退货否，退货物料须在《来料检验入库单》交至收货人员。当天所有物料《来料检验入库单》必须在当天前交至收货人员。
5.7.5 收货人员将合格物料及《来料检验入库单》管验收无误后取一联《来料检验入库单》作电脑帐处理并存档。收货人员将《来料检验入库单》做好收货记录，并须在次日上午8：30前将其它三联《来料检验入库单》分别派发至PMC、财务、各一份，派发至属供应商联，由收货人员整理保留作供应商对帐联，由收货人员以单据交接签收的方式同供应商交接《来料入仓单》。
5.7.6 收货人员将退货物料搬至“退货区”，当天内须制作《退货申请表》至采购、PMC各一份，采购组须立即联络供应商作退补货处理，退补货须在7天内处理完成。物控依《退货申请单》监控跟进采购退补货作业。
5.7.7 所有工具、设备、设备零配件、水暖器材等物料入库前需经品质部、设备维修人员或使用部门共同检验合格后方可办理收货手续，入仓后对照各部门请购单1小时内通知领料，由申领部门开出领料单至本部门主
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管核准后，仓库即可办理出仓手续。
5.8 物料出仓作业
5.8.1 PMC部依《产品生产计划》，提前两个工作日前制作《套料单》至生产部作生产安排，由生产部提前1个工作日通知仓库提前备料。
5.8.2 仓库依据《套料单》的套料明细提前备料及发料，生产部物料员依《套料单》的套料明细领料签收。若是有不可能分开拆散的部份物料可以按整件发料至生产单位，但生产单位要开具《借料单》签收《套料单》无定额发料的物料数量，待下次《套料单》发料扣数或待生产结案后再行将余料退仓。
5.8.3 物料仓仓管在发料时若有欠料的情况下，须出具《欠料单》至生产单位、PMC、采购各一份，生产单位可依《欠料单》进行下次领料，采购单位及时作物料跟进。
5.9 不良料退补作业
5.9.1 在生产过程中之不良料由物料员将物料清点清楚，并填写《退/补料申请单》至品质部检验确认，并在物料包装上张贴不良标签作以识别。确认结果分两种情况处理。
A． 属供应商来料不良：退料部门将《退/补料单》至来料检验质检确认属实后，由厂长审核。
B． 属制程中不良料时：生产部物料员将《退/ 补料单》至生产厂长/老总分别确认。
5.9.2 生产部退料人将已作品质判定及签名的《退/补料单》至物控部物控审批。属来料不良《退/补料单》须经生产经理签名确认即可，属生产不良《退/补料单》须经生产厂长、老总签名确认。生产退/补料pmc部分别作以下两种方式处理。
A、 供应商来料不良退补料：采购员即联络供应商退货及补货，pmc及时进行生产协调及退补货跟进。
B、属制程不良退补料时：pmc须查对物料库存情况，若库存不够时须请购补充。
5.9.3 属生产不良补料时经pmc核准后，即可执行补料作业；遇有贵重物料或大批量的补料时, 须呈报老总核准。属供应商来料不良时, 由PMC审批即可。
5.9.4 若生产部门无须补料时，退料部门须在《退/补料单》上之补料栏内注明“无须补料”。生产退补料须报废补件的请参照【报废作业流程】作业。
5.9.5 仓管对照《退/补料单》执行收发料作业，生产不良料入不良料仓，供应商来料不良入物料退货仓。若仓库不够补料时，仓管须在《退/补料单》上注明欠料数量。并开具《欠料单》至PMC及生产部门。待物料到仓后即通知生产部门领料。
5.9.6 物料仓管执行退补料作业完毕后将单据分别派发至采购、PMC各一份，属生产不良料之《退/补料单》则无须派发至采购。

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5.10 批号结案
5.10.1 生产部门每当单个批号的成品如数完工后，24小时内需将不再生产的余料填写《退/补料单》至品质部作品质判定，品质检验及入仓作业与上作业相同。
5.11 生产不良物料的处理
5.11.1各类不良品物料及物品的处理请参照[公司物料、物品报废作业程序]作业。
6.0 公司财务部在对帐及承付款项，应严格依上述规定的请购流程进行监督和控制，对于未按上述规定办理自行购买的物料（品）不予办理请款业务，不得承付相应的款项。
7.0 相关表单:
7.1《产品需求订单》
7.2《采购周期表》
7.3《物料安全库存表》
7.4《请购单》
7.5《来料检验入仓单》
7.6 《套料单》
7.7《成品入库单》
7.8《退/补料单》
7.9《批号结案单》
7.10《欠料单》
7.11《月份材料延误汇总及分析表》
7.12《采购跟催表》
7.13《供应商一览表》
7.14《采购单》
7．15 《借料单》
8.0相关程序:
8.1【废品处理流程】
8.2【采购控制程作业】
8.3【报废作业流程】

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9.0流程图
流程图；生产物料请购、控制程序

销售预测
客户订单

产品需求订单

已购未回料
目标产能

BOM表
生产能力

物料需求分析
生产总排程

订单未领量
物料周期

物料请购单
仓库库存
未完订单

排程跟进

物料交期确认

供应商制造
采购订单

进货验收

生产周计划
物料进度跟进

生产安排
套料单
不良品
良品

入仓发料仓库
领料生产

办理退补料
退/补料申请

来料不良退

不良品仓
半成品转序

申请报废

成品入库
收成品入仓

批号结案
结案确认

结案确认

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10.0处罚规定;
10．1 试运行处罚规定；
10.1.1 在试运行过程中,若有不依流程作业者一律处以每单10～50元的罚款。
10.1.2 在试运行过程中,若有无法按照流程执行的相关原因时,须急时知悉物控部人员帮助处理,若没有及时知悉时当事人一律处以10/单的罚款。
10．2 正式运行处罚规定；
10.2.1 无按照本规定作业者，处于10～50元/次的罚款。
10.2.2 因工作疏忽，造成物料请购或购买错误时，给予当事人处于10～100元/次的处罚。若给公司带来经济损失时，视情况给予记过或一定的经济赔偿处理。
10.2.3 因工作疏忽，造成物料发错或生产用错料时，给予当事人处于10～100元/次的处罚。若给公司带来经济损失时视情况 给予记过或一定的经济赔偿处理。
10.2.4 因工作疏忽，造成BOM错误时，给予当事人处于10～100元/次的处罚。若给公司带 来经济损失时视情况 给予记过或一定的经济赔偿处理。
10.2.5 因工作疏忽，造成库存帐目错误时，视情况给予当事人处于10～100元/次的处罚。若给公司带来经济损失时视情况 给予记过或一定的经济赔偿处理。

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