word中设定修订自动显示技巧一.doc

word中的修改标记如何使用
2009-06-01 23:36
1.word修改标记如何使用?
选中 工具中――修订，这时候你修改的地方都会出现标记，如果你想达到自己的修改效果，可以在工具――选项――修订中进行编辑。
2.如何把word文档修改的地方标记出来?
选择菜单“工具→修订”命令，进入修订状态，这时窗口上方将增加“审阅”工具栏。

或者按快捷键Ctrl+Shift+E。
先从菜单选择“工具”-“修订”命令，使文档处于修订状态。
将文档发送给别人后，任何修改都会自动标识颜色，并纪录修改的结果。
拿到修改的文档后，可以在“审阅”工具栏中进行操作，快速定位到修改位置，并接受或拒绝别人所作的修订。选择“视图”-“工具栏”-“审阅”。
接受或拒绝后，原来修订的颜色就会自动消失。
3. 在共享文档提交审阅时，Word 能跟踪每个用户所作的修订，并在 每个用户都保存之后将所有的修订记录起来。如果不止一个人对文 档中的同一个区域进行了操作，Word 会分辨有冲突的修订，询问用 户是否接受前面用户所作的修订。
    修订标记能够让作者跟踪多位审阅者对文档所做的修改，这样作 者可以一个接一个地复审这些修改并用约定的原则来接受或者拒绝 所做的修订。
    10.3.1 使用修订标记
    使用修订标记，即是对文档进行插入、删除、替换以及移动等编 辑操作时，使用一种特殊的标记来记录所做的修改，以便于其他用 户或者原作者知道文档所做的修改，这样作者还可以根据实际情况 决定是否接受这些修订。
    使用修订标记来记录对文档的修改，需要设置文档使其进入修订 状态，可以按照如下方法进行：
    （1）打开要做修订的文档。
    （2）选择【工具】菜单项中的【修订】菜单项，再从级联菜单 中选择【突出显示修订】菜单项，打开所示的【突出显示 修订】对话框。
    （3）单击选中【编辑时标记修订】复选框。同时选中【在屏幕 上突出显示修订】复选框，可以在修改处显示修订标记。如果选中 了【在打印出的文档中突出显示修订】复选框，可以在打印文档的 同时打印文档的修订标记。
    （4）单击【确定】按钮。
    用户也可以在状态栏中双击标记，使该标记激活为，此 时文档也进入修订状态。进入修订状态的文档，当对文档进行编辑 操作时，会以修订标记来显示。
    10.3.2 设置修订标记选项
    默认情况下，Word 用单下划线编辑添加的部分，用删除线标记删除的部分。用户也可以根据需要来自定义修订标记。如果是多位审 阅者在审阅一篇文档，更需要使用不同的标记颜色以互相区分，所 以用户有时需要对修订标记进行设置，设置修订标记选项步骤 如下：
    （1）单击【突出显示修订】对话框的【选项】按钮，或者单击 【工具】菜单中的【选项】菜单项，在弹出的【选项】对话框中选 择【修订】选项卡。
    （2）根据用户的需要，分别对【插入的文字】、【删除的文字】、 【修改过的格式】和【修改过的行】选择标记和颜色。
    （3）单击【确定】按钮。
    10.3.3 接受或者拒绝修订
    文档进行了修订后，可以决定是否接受这些修改，步骤如下：
    （1）单击【工具】菜单中的【修订】菜单项，再从级联菜单中 选择【接受或拒绝修订】菜单项，出现所示的【接受或 拒绝修订】对话框。
    （2）如果接受当前的修订，单击【接受】按钮。如果接受全部 的修订，则单击【全部接受】按钮。
    （3）如果不接受当前的修订，单击【拒绝】按钮，如果不接受 全部的修订，则单击【全部拒绝】按钮即可。
    （4）要按顺序把修订的地方逐项审阅，单击按钮可以 向前查找前一处修订，单击按钮可以向后查找下一处修 订。
    10.3.4 比较审阅后的文档
    如果审阅者直接修改了文档，而没有让Word 加上修订标记，此 时可以用原来的文档对修改后的文档进行比较，以查看哪些地方进 行了修改。步骤如下：
    （1）选择【工具】菜单中的【修订】菜单项，然后从其级联菜 单中选择【比较文档】。
    （2）在弹出的【选择与当前文档比较的文件】对话框中选择比 较的文件。
    （3）如果Word 发现两个文档有差异，Word 会在原文档中作出修 订标记，用户可以根据需要接受或拒绝这些修改。
　a.理解修订功能
　　可能您已经在 Word 中使用修订或批注功能，却没有意识到。通常在 Word 跟踪更改时，它会用删除线格式显示删除内容，而将插入内容显示为带下划线的文本。删除内容与插入内容— 以及批注(或“注释”)— 都可显示在页边上的批注框中。
　　有各种方法可以隐藏修改或批注， 但使用修订功能所作的修改会一直打开，而所有插入的批注也一直是文档的一部分，直到它们被接受或拒绝(对于批注来说是删除)为止。
　　注：关闭修订功能并不会从文档删除修订标记或批注。关闭修订会使您能修改文档而不存储插入内容与删除内容，以及将其显示为带删除线、下划线或批注框。
　b.　我该如何除去修订?
　　要除去修订和批注，您需要接受或拒绝更改，以及删除批注。这里就是方法:
　　1.在“视图”菜单上，指向“工具栏”，然后单击“审阅”。
　　2.在“审阅”工具栏上，单击“显示”，然后确保下列每个项目旁边都出现对勾:
　　批注
　　墨迹注释(仅 Word 2003 有)
　　插入和删除
　　正在格式化
　　审阅者(指向“审阅者”，然后确保选中了“所有审阅者”。)
　　如果有项目旁边未出现对勾，则单击该项目以选择它。
　　3.在“审阅”工具栏上，单击“后一处修订或批注”从一处修订或批注前进到下一处。
　　4.在“审阅”工具栏上，对每处修订或批注单击“接受修订”或“拒绝修订/删除批注”。
　　重复步骤 3 和 4，直至接受或拒绝文档中所有修改并删除所有批注。
　　注：如果您知道要接受所有更改，则单击“接受修订”旁边的箭头，然后单击“接受对文档所做的所有修订”。如果您知道要拒绝所有更改，则单击“拒绝修订/删除批注”旁边的箭头，然后单击“拒绝对文档所做的所有修订”。要除去所有批注，您必须删除它们。单击“拒绝修订/删除批注”旁边的箭头，然后单击“删除文档中的所有批注”。

c.这些修订和批注怎么会在那里的?
　　您可能以为已经除去了批注或修订，或者您可能从别人那里收到文档却没有意识到它包含批注或修订。Word 怎么会在您不知道的情况下存储了这些项目呢?
　　您或发送文档的人可能隐藏了修订或批注。但是隐藏它们并不等于删除它们，它们还留在文档中。根据您的 Word 版本和所用的设置，修订或批注可能在您或别人打开文档时出现。
　　如果您不希望别人看到修订或批注，请在与他人共享文档前接受或拒绝修订并删除批注。无论您使用什么版本的 Word 都应该这样，因为任何打开文档的人都可以很容易地显示现有修订或批注。
　　注：如果您使用 Word 2003，则不太可能无意地分发包含修订标记和批注的文档，因为 Word 2003 默认情况下是显示修订与批注的。
　　d.在哪里可以隐藏修订与批注
　　有几种方法可以隐藏修订标记与批注，并可能导致您以为它们不在文档中。
　　注： 要显示“审阅”工具栏，指向“视图”菜单上的“工具栏”，然后单击“审阅”。
　　“显示以审阅”框 在“审阅”工具栏上，“显示以审阅”框为审阅文档提供了四个选项。如果您选择“最终状态”或“原始状态”，修订标记和批注会隐藏。要显示修订标记，请选择“显示标记的最终状态”或“显示标记的原始状态”。
　　“显示”菜单 您可以通过在“审阅”工具栏上的“显示”菜单上关闭批注和修订来隐藏它们。在“显示”菜单上标有对勾的项目会显示，没有对勾的项目会隐藏。要显示如“插入和删除”之类的项目，请在“显示”菜单上选择它。
　　隐藏标记的选项 在 Word 2003 中，“打开或保存时标记可见”选项可能关闭了。要打开该选项，单击“选项”(“工具”菜单)，然后在“安全性”选项卡上，选择“打开或保存时标记可见”复选框。
　　e.为什么 Word 2003 默认情况下会显示修订和批注
　　为了防止您在没有意识到文档中有修订标记和批注的情况下分发包含它们的文档，Word 2003 在默认情况下会显示修订标记和批注。Word 2003 实现了一个新选项“打开或保存时标记可见”，它在默认情况下是打开的。