管理学院培训助理职责岗位说明1.doc

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管理学院培训助理职责岗位说明

一、 职位基本信息

职位名称： 管理学院办公室培训助理
所属部门： 管理学院办公室
直接上级： 培训学院院长
所辖部门（人员）：无
班　　次： 行政班
工作时间：9：00-18：00

二、任职资格

内　　容
基本条件
期望条件
教育水平
本科
本科
专　　业
专业不限
专业不限
工作经验
有相关培训助理工作经验
有相关培训助理工作经验
技能与能力
熟练掌握办公软件应用、较好的沟通协调能力、较强的文字语言组织能力、逻辑思维、应变能力、执行力
熟练掌握办公软件应用、较好的沟通协调能力、较强的文字语言组织能力、逻辑思维、应变能力、执行力、具有一定的管理水平，具有较强的组织能力，协助学院院长处理日常事务。
个性与品质
品行端正，较强的责任心
品行端正，较强的责任心
特殊要求
体能素质较好者
体能素质较好者

三、工作内容

每日工作
1、8：50—9：00 清扫办公室的卫生。
2、9：00—9：15 部门晨会
(1)各自汇报今日工作内容。
(2)完成领导安排的临时性工作。
3、9：15—9：30 收发邮件
(1)店长班学员：关于学员工作日志、上报银行账号、上报考勤等事宜；
(2)职能部门：人力资源部关于学员报到、学员相关资料、店长班考勤、宿舍收费名单统计等事宜；
(3)行政部：关于办公物品相关物资采购申请、申领等事宜；
(4)财务部：关于加盟培训学员缴费、退费、部门报销费用相关事宜；
(5)信息系统部:关于部门内部相关电脑设备维护报修、邮件使用等相关事宜；
(6)加盟服务部:关于加盟商推荐培训学员资料、缴纳费用、报到确认等相关事宜；
(7)采购部：关于宿舍物品相关物资采购申请、申领等事宜；
(8)市场部：关于店长班毕业证书、店长接待横幅制作等事宜；
(9)培训部：关于部门内部相关事宜邮件。
4、9：30—12：00 日常培训记录及相关文件整理
(1) 部门内部培训内容纪要整理
1)将整理纪要发送邮件给各位老师并上传至
peixunribao）上，部门培训内容纪要文件夹，供部门同事共享学习使用。
2)将每周内容培训纪要每周一12：00前上传至
（peixun）上，管理学院文件夹，供公司同事共享学习使用。
3) 负责
（peixunribao）所有部门共享文件夹所有文件并备份。

(2) 店长班资料整理
1) 将上课录音内容纪要发送邮件给各位老师并上传至
（peixunribao）上店长班上课录音整理文件夹，供部门同事共享学习使用。
2) 将授课反馈表分数及对授课老师上课意见的统计，将授课反馈表分数的统计要发送邮件给各位老师并上传至
（peixunribao）上店长班上课录音整理文件夹，供部门同事共享学习使用。
3) 店长班毕业证书发放，统计店长班班成绩，登记在店长班毕业证书模板上，将模板发放至市场部美工处，请其打印。并将拿到的毕业证书请院长签字、董事长签字、盖章后发放至各店长。
4) 临时性协助上课录像的拍摄、拍照工作。

5、13：00—16：00 日常培训记录及相关文件整理
(1)接待每期店长班的准备工作
1
6)上交店长班学员入职资料给人力资源部人事助理，并请开通店长班邮箱。
g.店长班入学铭牌制作、入学典礼教室清扫、座位布置、设施设备检查。
5）整理店长班考勤
a.登记每日店长班请假、离职名单，所有请假、离职需由学员填写相应表格，请院长
签字。由学员助理负责留复印件归档，原件给人力资源部相关办理店长班考勤人员。

息输入电脑备份。
5、13：00—14：00 完成相关例行性工作
6、14：00—16：00 完成相关老师安排临时性工作。
7、16：00—18：00 总结今日工作重点

4)制作店长班学员考勤表，正常情况下每月需要制作三期店长班的考勤表，做好店长班下店实习、学院学习的餐补统计，于每月3号发邮件给人力资源部人事经理及相关人事专员。
5)邮件和电话通知授课老师，授课地点、时间及相关授课内容，确认是否需要使用电脑、投影仪及其他特殊要求。

(2）办公室物资申购、管理、费用报销工作
(1)每周五统计办公室需要的办公物品，填写文具物品申领表，上报给行政部行政助理。于每周一中午11:30去公司六号会议室领取办公物品。
(2)统计店长班学员宿舍、管培生宿舍相关清洁及生活辅助类物品的申购、申领、采购工作。
(3)报修办公室相关物品（电话机、录音笔）等工作，物品盘点工作。
(4)办公室文件夹文档物品（学员资料、试卷、作业）管理，分类归类。
(5)收撤部门前日用完的材料及表格,同时放置当日所需的材料及表格。将收撤表格重复再循环利用使用。将待销毁的资料经院长指示同意后进行销毁。
(6)相关职能部门借阅酒店手册、文具、文档、图书等物品的登记统计工作，并做好追踪工作。
(7)办公室手册、图书、文具使用情况登记，统计相关数据。
(8)办公室人员费用报销相关登记、上报财务部报销等工作。

6、16：00—18：00 协助老师安排的事宜
(1）协助院长安排的其他事宜
1)临时性部门开会通知工作
2)每周运营会议上店长班考题整理及做好相关统计工作。
3)客诉案例整理及相关统计。
4)培训手册的打印及装订工作。
5)相关酒店运营数据的统计及整理工作。
6)新E-learing平台的操作流程手册整理及学员课程包的制作，管培生E-learing
课程安排分配工作。

(2）协助培训老师安排的其他事宜
1)协助老师打印店长班考试试卷
2)店长班考试监考、批改试卷、分数登记。
3)管培生周日资料打印、发放及临时性物品采购、活动、清扫教室等工作。
4)每月店长网考成绩统计。
5)临时性协助统计每周职能部门培训执行力及每周各店培训执行力工作。

每周工作
1、每周一制作部门培训记录整理上传及周二店长班考试题目的整理。
2、每周二将临时性完成上级领导开会时候需要安排的任务。
3、每周三宿舍整理（清洗布草、床位调整等相关工作）、报销、采购事宜。
4、每周四、周五做好日常工作、培训纪要整理及督促跟催工作。
5、每周日协助老师完成管培生培训课资料和相关临时性老师安排的工作。
每月工作

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