总经办岗位职责.doc

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四川派克杰纸业有限公司
总经办岗位职责
1、总办工作具有参与政务、掌管事务、搞好服务等主要功能，是企业发展的基本保障，对推动公司的发展进程有着重要的作用。
2、总经办办职能
（1）对外联络：协调与政府主管部门、社会职能机构的关系，建立良好的疏通渠道, 促进公司与社会各界包括同行业企业的广泛合作和友好往来，树立良好的企业形象；
（2）制度制定：起草、修改、完善各项行政管理制度（包括会议、发文、档案、印章、固定资产、图书、电话、卫生、办公用品领用等），监督、检查、落实公司行政制度的执行；
（3）文件与档案管理：负责内部和外部文件的收取、编号、传送、催办，负责内部文件打印、复印、传真收发、函件发送、报刊杂志订阅，负责各种合同、资料、文件、图书、证书的归档和管理，负责公司注册、变更等登记手续办理；
(4)会议管理: 负责公司内部会议的安排，整理会议记录，对会议决定进行催办、查办和落实,代表公司出席有关会议，负责或协助公司组织对外重要会务及企划、公关活动;
（5）物资管理：负责办公用品及劳保用品的购买、发放、保管；
(6)费用管理：编制公司年度行政费用预算，控制行政费用支出，确定费用分摊范围，按月份分摊各项办公费用；
(7)信息管理：负责公司公文、资料、信息和宣传报道工作，沟通内外联系、保证上情下达、下情上报；负责有关信息的整理和分析，为公司决策提供依据；
（8）党务工作管理：负责党建带团建、工会、妇女等工作的开展与活动的组织安排。
（9）其他：按照总经理的要求，正常发挥综合监督职能的作用，维持公司正常的工作秩序。
3、监督流程及内容：
（1）行政工作：
每月总结各部办公用品的请购情况，统计通报并存档，作为考核评比的依据。
对公司运营过程中各项规章制度的执行情况进行检查、记录、汇总后向总经理汇报。同时对整改落实情况跟踪检查，督促落实。
每季度检查各部的工作计划完成情况。
（2）生产安全工作：每季度对各部的生产安全运营情况进行检查，重点检查领导对安全工作的落实情况，检查安全教育培训记录是否齐全，各种设备的安全保养、检测是否及时进行等保证安全平稳运营的工作。对评优选先有一票否决权。
（3）其他勤杂工做：对公司勤杂、日常事务工作的定期、度定期检查，对不符合公司规章制度要求的要跟进督促落实。

总经办主任
职务名称：总经办主任
直接上级：总经理
直接下属：文员
岗位职责：
1.在总经理的领导下，主持总经办的全面工作，组织对各部办公室各岗位工作的指导与监督部门工作。
2.负责组织收集和了解各部门的工作动态，协助公司领导协调各部门之间相关的业务工作，协调公司外部的相关业务工作，掌握公司主要活动情况，为公司领导决策提供意见和建议。
3.负责公司各种公共关系的建立。
4.负责组织公司行政、人资统计、档案、印信、劳动纪律、消防、安全、公司车辆、食堂、保洁、公共卫生等有关管理制度的拟定、修改、补充、实施和考核评比工作。
5.汇总各部门的年终工作总结和下一年计划。
6.负责公司各种会议的筹备、组织工作。
7.负责做好公司来宾的接待安排。
8.负责公司办公用品、劳保用品的采购、发放管理工作。
9.负责组织每季度末对各部门的综合检查、督导，并将检查结果汇总、按奖惩制度实施情况公布存档。
10.完成公司领导交办的其它工作任务。
　总经办文员
　　职务名称：总经办文员
　　直接上级：总经办主任
　　岗位职责：
1. 协助总经办主任做好日常行政事务工作。
2. 做好公司各种会议记录（纪要），并整理打印，负责公司各类文字资料的起草（普通文稿）及打印工作，及时分发至各部门。
3. 接听电话，做好记录及时转达相关人员。负责总经办设备的使用及保养。
4. 负责公司证明、印信、文档的管理，做好借用登记及催回工作。负责及时将有关文档资料整理归档、登记、利用工作。
5. 协调其他部门做好相关工作，起到沟通协调、上传下达的作用。
6. 负责每月统计、汇总的各部门办公用品、劳保用品的请购计划、购入后的入库、发放、建帐，并同财务定期核对帐务。
7. 负责协助领导来访客人的接待、服务工作。
8. 协助总经办主任对公司各项工作综合检查、督导材料的记录、整理、汇总、存档工作。
9. 协助总经办主任对各类员工工服的定购、发放，并严格执行发放标准。员工离职后旧工服收缴等统计工作。
10. 负责每月末对公司办公用品、劳保用品的库存核查盘库上报，每月初的物品领用、发放及记录。
11.负责公司办公家具、设备、办公用品、劳保用品等的采购。
12.完成领导临时交办的各项工作。
办公室员工行为规范
一、岗位规范 。
（1） 遵守上班时间，因故迟到和请假的,必须事先电话联络。
（2） 遇有工作部署应立即行动，并做到有步骤、迅速踏实地进行。51-51免 费（3） 工作中不扯闲话、不要随便离开自己的岗位。51-5
（4） 长时间离开岗位时,可能会有电话或客人,事先应拜托给同事。椅子全部推入，以示主人外。
（5） 不打私人电话，不从事与本职工作无关的私人事务。51-51免 费
（6） 在办公室内保持安静，不得大声喧哗。51-51免 费
（7） 办公用品和文件须妥善保管,使用后马上归还到指定位置。51-51免 、
（8） 文件保管不能随意处理,或者遗忘在桌上、书柜中。51-51免
（9） 重要的记录、证据等文件必须根据公司文件管理制度归档。51-51免
（10） 下班时，文件、文具、用纸等要整理，要收拾桌子，椅子归位。 关好门窗,检查处理火和电等安全事宜。切忌粗心大意，不关电脑等办公电器，不锁抽屉、文件柜即下班离去。
二、形象规范
1、着装
（1） 服装正规、整洁、协调、无污渍，扣子齐全，不漏扣、错扣。51-51免 费（2） 鞋、袜保持干净，鞋面洁净，在工作场所不赤脚，不穿拖鞋，不穿短裤。52、仪容
（1） 头发梳理整齐,不戴夸张的饰物。51-51免
（2） 男员工修饰得当，头发不掩耳、不触领，不留长胡须。51-51免 费
（3） 女员工淡妆上岗，修饰文雅，且与年龄、身份相符。51-51免 费
（4） 保持口腔清洁，工作前忌食葱、蒜等有刺激性气味的食品。51-51免
3 举止
（1） 精神饱满，注意力集中，无疲劳状、忧郁状和不满状。51-51免 费
（2） 保持微笑，目光平和，不左顾右盼、心不在焉。51-51免 费
（3） 坐姿良好。上身自然挺直，两肩平衡放松，后背与椅背保持一定间隙，不用手托腮。51-5
（4） 不翘二郎腿，不抖动腿，椅子过低时，女员工双膝并拢侧向一边。51-51免 （5） 避免在他人面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、抠鼻孔、挖耳朵等。51-51免 费（6） 不能在他人面前双手抱胸，尽量减少不必要的手势动作。51-5
（7） 站姿端正。抬头、挺胸、收腹、双手下垂置于大腿外侧或双手交叠自然下垂。51-51免
  三、语言规范
1、语音清晰、语气诚恳、语速适中、语调平和。51-51免
2、与他人交谈，要专心致志，面带微笑，不能心不在焉，反应冷漠。51-51免 费3、用谦虚态度倾听、不要随意打断别人的话。551-51
4、严禁说脏话、忌语。1-51免 费
5、使用“您好”、“谢谢”、“不客气”、“再见”、“不远送”、“您走好”等文明用语。51-51免 费  四、社交规范
1、接待来访
（1） 接待来访热情周到，做到来有迎声，去有送声，有问必答，百问不厌。51-51（2） 迎送来访应主动问好或话别，设置有专门接待地点的，接待来宾至少要迎三步、送三步。
（3） 来访办理的事情不论是否对口，不能说“不知道”、“不清楚”。要认真倾听，热心引导，快速衔接，并为来访者提供准确的联系人、联系电话和地址或引导到要去的部门。51-51免 费
2、访问他人
（1） 遵守访问时间，比预约时间提前5分钟到达。51-51免
（2） 如果因故迟到，提前用电话与对方联络，并致谦。51-51免 费
（3） 访问领导，进入办公室要敲门，得到允许方可入内。51-51免 费
（4） 用电话访问，铃声响三次未接，过一段时间再打。51-51免
3、使用电话
（1）电话铃响三声之内要主动接听， 接电话时，要先说“您好”。51-51免 费论（2） 使用电话应简洁明了，不要用电话聊天。51-51免 费
4、交换名片
（1） 名片代表客人，用双手递接名片。51-51免 费
（2） 看名片时要确定姓名。51-51免 费网-欢迎您
（3） 拿名片的手不要放在腰以下。51-51免 费-欢迎
（4） 不要忘记简单的寒暄。51-51免 费
  五、会议规范
1、事先阅读会议通知或做好准备，针对会议议题汇报工作或发表自己的意见。51
2、按会议通知要求，在会议开始前5分钟进场。51-51免
3、开会期间关掉手机或设成振动，不从事与会议无关的活动。51-51
4、发言简洁明了，条理清晰。51-51免 费
5、认真听别人的发言并记录，不得随意打断他人的发言。51-51免
6、公司内部会议，按秩序就座。51-51免 费
7、不要随意辩解，不要发牢骚，保持会场肃静。51-51免 费
 六、安全卫生环境
1、工作时既要注意自身安全，又要保护同伴的安全。51-51免 费
2、提高安全知识，培养具备发生事故和意外时的紧急管理能力。51-51免
3、爱护公司公物，注重所用设备、设施的定期维修保养，节约用水、用电及易耗品。51-51免
4、有维护良好卫生环境和制止他人不文明行为的义务。51-51免 费
5、养成良好的卫生习惯，不随地吐痰，不乱丢纸屑、杂物，办公室内不得吸烟。6、如在公共场所发现纸屑、杂物等，随时捡起放入垃圾桶，保护公司的清洁。51-5
7、定期清理办公场所和个人卫生。将本人工作场所物品区分为有必要与没有必要的，有必要的物品按规定管理，没有必要的清除掉。51-51免 费
七、上网规定
1、在工作时间内不得在网上进行与工作无关的活动。51-51免
2、不得利用互联网制作、复制、查阅违反宪法和法律、行政规定的以及不健康的信息。51-51免 费
3、不得对计算机信息网络功能和应用程序进行删除、修改或者增加。51-51免 费4、不得制作传播计算机病毒等破坏程序。51-51免 费
八、人际关系
1、同事关系：懂得 “理解与尊重他人比什么都重要”，营造 “同欢乐，共追求”的氛围。51-51免
2、尊重他人：肯定、赞扬他人的长处和业绩，对他人短处和不足，进行忠告、鼓励。51-51免
3、相互合作：在意见和主张不一致时，应理解相互的立场，寻找能共同合作的方案。51-51您
4、禁止派别：不允许在工作岗位上以地缘等形式拉帮结派。51-51免
九、心灵沟通
1、虚心接受他人的意见。51-51免 费
2、不要感情用事。51-51免
4、真诚对待他人。对他人有意见应选择合适的时机和场合当面说清，不要背后乱发议论。51-51免
5、不要看他人的笑话，在公众场合出现他人有碍体面，有违公司规定的行为时应及时善意地提醒。51
6、对领导的决策要坚决执行。有保留意见的，可择机反映，但在领导改变决策之前，不能消极应付。51-
7、不要胡乱评议领导、同事或下级，更不能恶语伤人。51-51免
8、对公司规章制度等信息，可对此提出意见和建议。-论文-网-欢迎
员工日常行为规范
一、言语
1、上班初次见面，彼此问好致意：“您好”、“早上好”等。
不要冷面相向，匆匆而过。
2、接听电话首先问好，随后通报姓名，或说：“这里是四川派克杰纸业有限公司，您好!”
不要抓起电话就问：“喂!你找谁?”态度粗鲁。
3、谈话或打电话时，语气和言词要注意场合掌握分寸，给人好感。
不要不注意场合分寸令人难堪，也有损自己的形象。
4、称呼同事或冠以“先生”“女士”或直呼其名，注意亲切有礼。
不要给同事乱起外号。伤人自尊，惹人反感。
5、在办公场所言语温和平静，激动时尽量控制语气音调，给人的印象是：成熟，有自制力。不要喧哗吵闹，既妨碍他人工作，又有损个人形象。
6、研究工作时，坦诚发表意见，论事不论人地交换意见，进行讨论。
二、行为
1、坚持“对人保持不变的尊重”的信念。平等待人、友善待人； 以礼相待，以诚相待。
2、爱护派克杰财物，维护派克杰利益。厉行节约，以最少的耗费争取最好的效果。
3、爱护公司一草一木。时刻维护院落卫生整洁。主动维护派克杰的形象、规范和标准。
三、衣着
按公司规定，各岗位人员在岗工作期间要穿着配用相应的工服和劳保用品，佩戴胸卡，保证整洁、得体、大方、安全的工作。男士不得穿短裤、背心、拖鞋上岗。女士不得穿超短裙、超短裤、吊带衣裙或其它过分裸露的服装及拖鞋上岗。
四、仪表
1、经常换洗衣服和工作服，给人洁净清爽的感觉。
2、头发保持适当长度，经常修剪指甲、刮胡须。予人精力充沛、清醒干练的感觉。切忌男士发长过耳、胡须满面，女士头发蓬乱，指甲常不修剪。给人疲惫憔悴、心绪昏乱的印象。
3、注意饮食卫生，保持良好的身体健康状态。
切忌暴饮暴食，偏择偏食，不注意营养与卫生。
4、提高化妆技巧和审美水准，为自己设计最优雅美好的形象。赢得人们的尊重和喜爱。
5、保持健康的心理：自尊、自信、自爱、自重。精神振作。
五、行为
1、在办公区域行走，从容不迫、庄重大方。在紧急情况下快步疾行、注意不发出大的声响。
切忌来往奔跑，造成嘈杂烦乱的气氛。既有损形象，又妨碍工作。
2、靠右行走，为对面行人留出通道。
切忌争先恐后，猛然出入，可能撞伤他人和自己。
3、在楼梯拐角、门口处注意慢行，互相礼让。
切忌推门而过，甩手关门。既可能给后面的行人造成不便，也给人举止粗鲁的感觉。
4、关门注意身后，待身后人走过再松手关门，尊重他人，彬彬有礼。
5、遇携带重物的行人，礼让对方先行。如在门口，主动为对方开门，直到通过。
6、在通道和路口谈话时，尽量靠边，并注意不妨碍他人通行。
六、就餐
1、按规定时间就餐，取餐具时遵守秩序，不急不躁；排队轮候，举止文明。2、厉行节约，对不限量供应的食品按需取用。需多少，盛多少；盛多少，吃多少。
3、带领客人（客户）用餐时，要礼貌引导其按公司规定用餐。
七、工作
1、保持严肃、认真、合作、自信的工作态度。
2、严格执行工作流程，服从主管的工作安排，发现问题，根据问题的不同严重程度，及时报告上一级领导。
3认真清点物品，完成记录，做好班前班后的交接工作。
4、在工作中要保持工作环境的整洁，使工作有条不紊，系统化。
5、团结友爱。不利于团结的话不说，不利于团结的事不做。
6、互相帮助，充分肯定别人的长处，努力改进自己的不足，取长补短。
7、严守职业道德，工作时候专心致志，不做与工作无关的其他杂事。
8、未经主管领导允许，不得私自动用公司车辆，如有违反，造成损失的由个人承担全部责任，情节严重者开除处理。
9、非工作需要，任何时候不得酒后上岗，不得在宿舍内酗酒或组织娱乐活动，影响其他员工正常休息。
10、及时向上级反馈公司组织的各项工作进程，实行“四小时复命制”，
11、员工在业务范围内，应坚持合法、正当的职业道德，反对以贿赂或其它不正当手段取得不正当利益。不得索取或者收受相关业务往来单位（客户）的酬金（回扣），违反者，视情节轻重，公司给予相应罚款直至开除，并收回所收之财物。
12、员工不得挪用公款谋求个人利益或为他人谋取利益，如有违犯予以开除，并依法追究其刑事责任。
13、严格遵守公司保密制度，不该看的不看，不该问的不问，不该说的不说。
八、安全
1、严格执行公司消防安全制度，遵守所有的安全指导。
2、了解公司各种安全标志，爱护公司防火和安全设备。
3、培养牢固的安全观念，行动慎重，避免任何可能给自己和同事带来危险和危害的行为。
4、发现任何不安全现象—火灾隐患、设备失控等，立即向主管报告，并采取必要的行动。但在对设备的性能、特性不了解，对由此可能产生的后果不能做出正确判断的条件下，不要采取任何行动，以防事态进一步恶化。
5、按安全规定正确地使用保护装置和正确着装。
6、受到伤害，不论轻重立即向主管报告，以便及时进行救护和治疗。
7、清楚地了解所在区域的所有紧急出口和疏散路线。
8、明了以下火警应急程序：
（1）发现火情立即通知主管。
（2）找到最近的警铃按响。
（3）如果可能的话，用灭火器灭火。
（4）如果火情无法控制或烟雾太多，立即撤出。
（5）当听到疏散警报时，由最近的紧急出口迅速离开所在的建筑物，疏散过程中：不要奔跑，不要高声喊叫。 不要因某种个人原因返回 。不要吸烟。

保密制度
第一章 总则
第一条 为了维护公司的利益，加强全体员工的保密意识，特制定本规定。
第二条 秘密划分为绝密、机秘、秘密三级。
第二章 细则
第三条 严守秘密，不得以任何方式向公司内外无关人员散布、泄漏公司机密或涉及公司机密。
第四条 不得向其他公司员工窥探、过问非本人工作职责内的公司机密。
第五条 严格遵守文件（包括传真、计算机盘、光碟）登记和保密制度。秘密文件必需设置口令。并将口令报告董事长（总经理），不准带机密文件到与工作无关的场所，不得在公共场所谈论秘密事项和交接秘密文件。
第六条 严格遵守秘密文件、资料、档案的借用管理制度。如需借用秘密文件、资料、档案，须经总经理批准，并按规定办理借用登记手续。
第七条 秘密文件、资料不准私自翻印、复制、摘录和外传。因工作需要翻印、复制时，应按有关规定经综合部批准后办理。复制件应按照文件、资料密级规定管理。
第八条 会议工作人员不得随意传播会议内容，特别是涉及人员、机构以及有争议的问题。
第九条 调职、离职时，必须将自己经管的秘密文件或其他物品交至公司董事长（总经理），切不可随意交给其他人员。
第十条 公司员工离开办公室时，必须将文件放入抽屉和文件柜中。
第十一条 发现失密、泄密现象要及时报告，认真处理。对失密、泄密者给予50—100元罚款；造成公司严重损失的予以开除，并送有关部门处理。
第三章 附则
第十二条 保密守则：
1、 不该说的机密，绝对不说；
2、 不该问的机密，绝对不问；
3、 不该看的机密，绝对不看；
4、 不该记录的机密，绝对不记录；
5、 不在非保密本上记录机密；
6、 不在私人通信中涉及机密；
7、 不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；
8、 不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；
9、 不在普通电话、明码电报、普通邮局传递机要事项；
10、不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。
档案室管理制度
1、 对接收整理的各类档案，要认真检查质量，办理好交接手续，及时登记分类，对号入座。档案资料要经常核对，做到帐物相符。
2、 严格执行保密制度，维护档案的安全和机密，任何人未经许可，不得擅自扩大使用范围。
3、 认真执行档案借阅制度，严防档案损坏、散失、失密，同时做好档案的利用统计工作。
4、 保持档案室清洁卫生，严格做好防火、防盗、防潮、防鼠、防蛀、防晒、防尘等工作。
档案借阅管理制度
1、 借阅档案时，必须填写借阅单。
2、 借阅档案，应严格遵守保密制度。做到不丢失，不泄密。
3、 借阅者必须保证所借档案资料完整无损，不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记。借出的档案，不准转借他人，要严加保管。
4、 借出的档案应当日归还，最迟不能超过七日，需要延长时间的应重新办理借阅手续，节假日前必须返还。工作有变动时，必须返还所借档案。
借阅档案资料，一旦发生损坏、丢失或失密，应立即向领导和有关部门报告，依据《档案法》有关条款处理。
办公用品管理制度
一、 为保持办公用品的妥善保管，物尽其用及保障正常办公且严格控制办公费用支出，特制定本制度。
二、 办公用品包括：
1、公司给员工配置的办公桌椅和员工日常工作所需的个人办公用品等；
2、公司给部门配置的文件柜、机柜、电话机、计算机、打印机等；
3、公司公共的办公用品如传真机、复印机、饮水机、沙发、茶几等。
三、 各部门需采购之办公用品，须填写《办公用品请购单》，在每月20日送到办公室，办公室汇总编制采购计划，报总经理审批，由采购部门负责采购，如涉及专业用具，应由使用部门和采购部门共同购买。
四、 办公用品由办公室和备品库设专人管理。办公用品购入后，应按采购明细单逐一验收，签字登记上帐入库。然后凭购物发票（发票注明验收人、经办人签字）到财务审核报销（属低值或固定资产需填写低值易耗入库单）。物品出库，必须有领取人签字，做好出库管理。办公用品负责人必须做到帐物清楚，如有损耗，注明原因。
五、 各部、各店请领办公用品应指派专人负责，每月25日前持《办公用品请购单》复联，到总经办领取。个人办公用品由部门统一领取后分别发放。
六、 每个员工都应遵循勤俭节约原则，按有关规定使用办公用品。
1、 计算器、清扫工具等办公用品以旧换新。
2、 计算机、打印机、电话机、传真机、文件柜、办公桌、沙发、茶几等办公用品，实行责任监管，责任监管为直接使用部门。公司购入办公用品的使用说明书，保修证书均由总经办管理负责存档。使用部门留存复印件妥善保管。办公用品需维修时由综合部指派专人负责。人为损坏办公物品，按价赔偿并做相应处罚。
3、 报废物品应由使用部门提交具体情况说明，根据物品的价值由各级领导审批，由总经办统一处理。
4、 每月月底办公室、库管将各部门领用办公用品情况汇总上报，并盘库。
七、 员工离职应交回公司配备的办公用品（低值易耗品除外），否则折价赔偿。
八、 公司办公用品的管理进入成本核算。
附：《办公用品请购单》

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