备用金使用管理办法.doc

备用金使用管理办法

一、备用金管理原则
1、专款专用原则：备用金必须在使用范围内使用，不得挪用。
2、时效性管理原则：项目备用金的时效为六个月，材料备用金的时效为一个月，养护备用金的时效为六个月，临时备用金时效为一个月。
3、权责对等 责任连带原则：部门经理为备用金的保管人，保管人应根据实际工作需要审核下属借用备用金的真实性、必要性和借款标准，并督促其及时办理报账手续，保管人对备用金承担主要责任。
二、备用金使用范围及额度
1、项目备用金：购买零星五金材料、辅材，单笔支付在100元以内，应急抢修、工人临时调配交通食宿费用、零星机械租用、自有机械维修保养加油、工伤医药费、工人加班餐费、日常烟水费，单笔支付300元以内。不得支付人工费、机械费、材料费、招待费及管理人员差旅。根据项目造价、工期等综合因素，额度2000-5000元。
2、材料备用金：必须当场支付现金购买的材料费，支付金额在3000元以上时，支付时应由保障部及项目部同时在场。一般不设材料备用金，特殊情况可设材料备用金。根据购买材料情况，额度10000元。
3、养护备用金：购买零星农药、机械维修保养租用、养护工人临时调配交通食宿费用、日常烟水费、临时抢修材料(水泥、砂石等)，单笔支付在200元以内，不得支付养护人工费、招待费、大宗材料费。额度1000元。
三、备用金领用及报账程序
1、备用金领用：借用备用金时，应使用专用借款单据，按规定的格式内容填写借款日期、借款人、借款用途和借款金额等事项，报成本部、财务部、总经理签字批准后，到财务部办理借款手续。财务人员审核确保无误后办理付款手续。
2、备用金报账：备用金的使用人与保管人可以不是同一人，使用人直接对准财务报账，报账时应在报账单“事由”栏内注明备用金类别，备用金支付后3天内报账，财务人员审核无误3天内支付到备用金指定账户。备用金循环周转使用，到期后清账。
四、备用金管理要求
1、备用金实行部门经理负责制，不得转给他人。使用人无法偿还时，相关损失由部门经理承担，若存在特殊情况，由借款人或保管人写出书面申请，按总经理批示的意见办理。
2、部门经理设置备用金登记簿，记录备用金的领用、报销、开支情况。
3、备用金的开支，必须经部门经理同意，部门经理对备用金开支的合理性、合法性负责。
4、借用备用金人员应在备用金到期后5日内全额结账和还款。超出规定期限5日不结账或不还款者，财务部门有权在工资及其他收入中扣除借用金额。如需继续借用的，应重新办理申请审批手续。
5、借用备用金员工在工作变动或离职时,行政部须及时书面通知财务部核对调整相关财务手续,待财务部门反馈后方可办理员工变动或离职。
6、任何人不得将备用金挪作私人事务使用。
五、本制度从2011年12月1日开始实施，本制度解释权归财务部。

备用金申请表
编号：BYJ
项目名称

合同工期

申 请 人

所属部门

申请额度

期 限

情况说明：

　　　　　　　　　　　　 部门经理：　　　　　　　　
日 期：___________ ____
审批意见：

成本部经理：　　　　　　
　日 期：_____________
审批意见：

财务部经理：　　　　　　　
日 期：__________　_
审批意见：

总 经 理：
日 期： 　

（部门） 备用金登记薄
—— 项目
领用人
领用金额
领用时间
用途
报账时间
节余
财务打款日期