高校办公室制度化管理的思考-文档.doc

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关于高校办公室制度化、规范化管理的思考

院办工作纷繁复杂，头绪众多，高校管理实现制度化、规范化是管理科学的重要基础和条件，是管理科学化的象征。办公室管理工作的制度化, 是指办公室管理有一套健全而又切实可行的规章制度, 将办公室的办事规程、工作程序以及行为准则等以条文的形式确定下来, 把办公室人员的行为纳入管理规范之中, 使办公室的工作有章可循, 有法可依。
首先，制度化、规范化管理是合理分工协作的基础。高效办公室的管理活动具有复杂性、重复性、常规性、临时性等特点，涉及部门和人员众多。制度化管理就是要求把这些纷繁复杂的事务程序化和条理化，把个体的力量充分地发挥出来，达到事半功倍的效果。因此，为了发掘出管理各要素的潜能，达到事半功倍的效果，就必须明确各个部门、岗位和人员在每一项具体工作中的职责、权限以及相互关系，依靠健全完善的制度来实现有效的分工与协作。通过制度化的方式实现科学而有效的分工协作—在分工中有合作，在合作中有分工的科学协作精神完成办公室的各项事务。科学的管理以科学的分工协作为特点，科学有效的分工协作离不开制度的作用。
其次，制度化、规范化管理是办公室工作有序开展的保证。管理活动是一项复杂的活动，涉及人员广泛，在实际工作中，由于管理对象有不同的部门归属，各有各的岗位职责、具体工作目标、工作方法各不相同。因此，很容易出现从局部利益和自身利益出发、各自为政的情况，不自觉地做出不当或有损整体利益的事情，甚至违背客观规律办事，如果没有制度约束，没有明确工作程序，那工作便将杂乱无章，使工作陷入一种无序状态。为了解决这些问题，就要建立健全和严格实施各项规章制度，把总体目标层层细化、分解，理清各项事务流程，明确权利和责任，把办公室的各项事务具体流程化，明确由谁负责、由谁承办、办理的方式、方法，何时办毕等都按流程办事。有了这些程序要求，办公室人员就有了共同的行为准则，各项事务也就有了必要的依据和尺度，从而督促办公室人员在规定的范围内，按照程序办事。办公室以这些制度为依据，根据实际情况科学调配力量，优化资源配置，实施全过程监督控制，及时纠正各项偏差，协调偶然因素引发的各种矛盾，确保各项工作顺利进行。
再次，制度化、规范化管理是办公室工作质量的有力保障。办公室工作质量的高低，除了办公室人员的主观作用外，很大程度在于工作质量的规范管理。质量管理的有效性，在很大程度上依赖于质量保障体系的作用。科学的管理制度为各种类型的具体工作确定一套优劣程度的标准，作为比较、衡量的尺度，作为考核与评价的标准，明确规定工作各环节，甚至每个人员的任务、职责和权限，并建立统一的工作质量管理、考核机构和信息反馈系统，从而形成一个工作质量管理的有机整体，为质量管理提供制度保障。
可操作性强的制度化、规范化管理固然很好，但是在实际工作中我们不难发现办公室管理中存在着不足：
1．管理制度没有与时俱进
高校办公室工作千头万绪、事情繁杂、承担角色较多。很多高校办公室都建有各种制度，如会议审批制度、公文处理制度、印信管理制度、信访制度、保密制度、档案管理制度等。但现实很多办公室管理制度并没有随着目前工作的运行变化而变化，甚至有的办公室没有根据产生的新型业务制定相应的规章制度，因此制度陈旧、缺漏等导致效率低下，甚至造成工作失误。
2．管理流程不通畅
要提高办公室管理效率必须使各项工作程序化、规范化, 即明确规定办事的具体步骤及其要求, 将各种规章制度具体化; 同时, 要根据实际情况力求做到全面周到、统筹兼顾。但是，目前很多高校办公室在办文、办事、办会等日常事务管理工作中流程不通畅，随意性强，导致效率低下，服务不到位，有时还出现错办、漏办等现象。
3.责任分工不明确
办公室人员能力不一样，很多领导没有根据办公室人员的特长和岗位职能去分工，落实到人，经常会习惯性地把办公室中大小事情只给一个人或者少数几个人来处理，所以很多办公室出现“有些同事忙个不停，有些同事闲得没事做”的情况。
4.督查督办职能缺失
办公室是学校的中枢机构，学院各项政策的执行需要通过办公室的督查督办保来保障贯彻落实。温家宝总理指出：“天下之事，不难于立法，而难于法之必行。”立法是基础，执法是关键。在实际工作中，办公室经常会出现的督查督办职能缺失，或者督察、督办的力度不够，导致学校决策、措施执行力差，落实不到位。
因此，如何加强办公室制度化、规范化管理来提高办公室工作效率就更值得我们去思考的问题。
一、 健全制度，及时更新，强化执行
建立健全办公室各项规章制度，将办公室各项工作纳入管理规范之中，如会议制度、公文处理制度、接待制度、印章管理制度、保密安全制度、档案制度等要健全。此外，办公室要处理好管理制度稳定性、严肃性和发展性的关系，随着形势的变化和要求，订立的规章制度总不能一成不变，办公室要根据某一时期办公室业务增减、职能变更、业务新增等实际情况，要对现有的规章进行疏理、检验，通过修改撤清、新立等方式，使规章科学、可行，否则就会成为过时而不适用的一纸空文。如果办公室有新进人员，还要求新人学习制度，学会如何规范办事，使办公室人员对本部门的制度铭记于心，提高思想认识，形成搞好学校管理必须实现制度化，规范化的共识。同时为使办公室制度得以贯彻执行，还要通过宣传普及等方式让其他与办公室有业务往来的部门也了解办公室规章制度，了解办事流程。办公室还要及时做好规章制度执行情况的检验工作，在制度贯彻时难免遇到困难，但要坚持执行，对那些对制度不了解的人员，应及时疏导，使大家有共识。
二、划分程序、限时处理、规范管理
 工作程序化是实现科学管理的基本前提。高校办公室管理工作程序化, 是指办公室日常管理工作过程中, 按照办事的先后次序,划分步骤, 然后按照规定的次序去做。建立办公室公文处理程序,工作事项的查办程序，建立会议程序、用印程序、信访程序等。只有制定了工作程序并且每个工作人员都按照程序认真去做, 才能做到有条不紊、忙而不乱。在平时工作中我们也发现很多工作因为不是特别急，所以很多同志没有及时处理，文件堆积如山，工作一拖再拖，有时因为积压时间久，很有可能出现遗漏处理的情况，这些都给办公室工作带来不便，对办公室影响极大。因此在工作的制度管理同时我们还可以加以日常工作的限时处理来规范各项工作。
三、分工明确、责任落实，形成压力感
岗位责任制是在明确各个办公室职责权限的基础上，细分每个岗位的权责，使每项具体的工作任务都落实到专人身上。这样，可以避免因职责不清而出现的推诿、撞车等现象。同时，因为术业有专攻，办公室人员可以更高质量、高效率地完成各自承担的任务。一是责任明确、实施目标管理，纳入绩效考核。每年年初，办公室人员应细化责任内容，量化任务指标，实行一岗双责，落实“双重责任”，实施“双重考核”，才能提升“双重素质”，形成压力到位、覆盖各个层面的责任体系。二是要落实责任，增强紧迫感。坚持依制办事、靠制管人、以制理事、凭制律人。同时，严格日常运行管理，对履行责任制情况应定期检查考核，查责任主体是否明确、责任内容是否具体、执行制度是否严格、履行职责是否到位，考核结果作为业绩评定、评先树优的重要依据。三是追究责任，激发动力感。对责任不到位、工作不落实的进行严格考核，对失教、失管、失责而发生问题的，一定要追究责任。
四、及时监督、加强检查、奖罚分明
办公室作为高校管理的中枢部门，必须要加强督查督办的职能，加强检查，解决管理中普遍存在的“决策雷声大，执行雨点小”和“决策果断，执行软弱”以及“决策都知道，执行无人抓”的情况。要建立一套操作性强、便于监督检查的考核机制，对各个岗位任务的完成情况，进行全面、客观的考查，必须加强检查督促工作。一方面要督促、检查贯彻执行的情况，及时处理执行过程中遇到的问题。对那些只传达，不落实的执行要及时追究责任。执行制度最讲究认真和严格，如果不认真，便会偏离正确的轨道和标准，使办公室工作跨入随意性。如果不严格，心慈手软，一受干扰就波动，办公室的信度便会降低，正气便难以上升，工作就会无法开展。对于很好完成岗位任务的，要给予适当的奖励和鼓励；反之，要给予处分或提出警告，这样，才能充分调动办公室人员的积极性，选拔优秀人才，营造良好的工作氛围。
五、加强学习、提高素质、创新管理
通过理论学习与办公实务培训，达到办公室工作科学化、制度化、规范化的目标，从而提高工作效率、提升管理服务工作水平，高校办公室可以通过开展业务培训、继续教育、对外交流、总结、座谈等方式加强学习，提高素质，使办公室人员具有较高的办公室管理水平，有良好的职业道德，有精明干炼的业务才千，真正做到乐千、知干，会干。办公室管理要实现制度化、规范化管理，使各项工作有效落实，提高工作效率还需要提高以下“三力”：
1.综合协调能力。沟通协调是办公室的一项主要工作，也是办公室人员的一项主要职责。做好协调工作，首先必须坚持立足全局、平等公正的原则。要从全局的角度把握分析问题，以整体利益为重，同时尽量全面周到，照顾好多方的利益。其次，要换位思考，站在被协调者的角度思考问题，真诚待人，以理服人，以情服人，这样才能有效缩短解决问题的时间。再次，在协调过程中，要不拘泥于既有的工作方式，根据不同问题积极探索新的协调方法，以达到协调的目的。
2.高效工作的能力。办公室的工作千头万绪，繁杂琐碎，只有在工作中形成高效优质的作风，才能较好地统筹和完成手头的工作。提高工作效率，首先必须明确自己的工作职责，熟知工作的内容、流程等方方面面的情况，这样做起来才能得心应手，游刃有余；其次，要学会有效管理时间，工作有侧重点、有计划；善于利用零碎时间；对于可预见的工作，提前做好安排等。
3.管理创新能力。创新是时代发展的要求。在高等教育快速发展，高校内部管理体制改革深化的今天，创新能力显得尤为重要。如果在办公室工作中一味地遵循旧有的工作思想和方法，往往会使工作原地踏步，甚至落后。因此，时刻在办公室工作中保持创新意识，并强化办公室人员的管理创新能力，是非常重要的。首先，办公室人员应抱着积极学习的态度，广泛涉猎计算机、管理、外语、心理等多方面的知识，拓宽知识面，提高文化素质。同时，不断在工作实践中总结经验和教训；其次，学院应积极制定措施或创造条件，鼓励办公室人员通过学习提高自身文化和业务素质。如根据办公室的工作性质和特点，为办公室人员安排培训，制定切实可行的岗位职责及考核评价机制等。
     实现办公室管理工作的创新，一方面，要加强办公手段的建设。在科学技术飞速发展的今天，计算机及办公自动化技术正在不断地被运用到办公室的工作中来，成为办公室日常工作中不可或缺的一部分。我们应及时购置和更新办公硬件设备，同时，结合办公室办文、办会、档案管理的需要，开发和提升有关软件系统，如目前有些高校正在使用的办公自动化系统，很值得学习和推荐。另一方面，管理创新能力要在实际工作中充分加以应用。要在日常工作中多思考、琢磨，探索工作的新思路、新方法，不足的地方，积极加以改进。遇到新问题，不要急于回避，而应积极应对，寻求解决的方法。

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