公司文件管理制度整理版.doc

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公司文件管理制度

第一节 总则
第一条 公司文件，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。
第二条 公司文件，实行统一管理。文件的管理，要做到规范、准确、及时、安全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。
1. 各部门及各有关人员，对文件中涉及本公司应保密的事项，必须严守机密，不可随便向他人泄露。
2. 文件保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。保密文件由阅文人妥善保管，详见《保密管理制度》。
第三条 文件机密等级，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。
第四条 公司发文的程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。
第五条 公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁。
第六条 草拟文件应注意以下事项
1. 内容要符合公司制度。
2. 反映情况要客观，实事求是。
3. 文字要准确、精炼，条理清楚，层次分明，结构紧密，用语规范。
4. 人、地、名称、引文及时间要具体、准确。
第七条 各负责人阅、批文件应仔细认真，阅完后须签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。
第八条 公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份存档。有领导指示的，还应附批复件。
第九条 收文由行政人事部统一负责。行政人事部收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由行政人事部收回归档。
第十条 所有文件发放，一定要有登记、签收手续。
第十一条 公司发文，一定要由行政人事部统一编号
1. 以公司名义对外发文，一律×××字(××年)××号；
2. 公司总经办文，用总经办字(××年)××号；
3. 财务部发文，用财字(××年)××号；
4. 工程部发文，用工字(××年)××号；
5. 技术部发文，用技字(××年)××号；
6. 营运部发文，用营字(××年)××号；
7. 人事行政部发文，用人行字(××年)××号；
第十二条 红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任免等，其他文件一般用公司信笺印发。
第二节 文件起草收发规定
第十三条 公司的文件由行政人事部起草，总经办审核，总经理审批签发；公司各部门的文件由各部门负责起草，总经办审核，总经理签发。
第十四条 文件签发后，送行政人事部（签发的原件和电子版本件）统一由其排版、编号、打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章、上传、下发、流转。
第十五条 文件和原稿，由行政人事部分类归档，保存备查。
第十六条 属于保密的文件，核稿人应该注明保密等级，并确定报送范围。保密文件按保密规定，由专人印制、报送。
第十七条 文件统一由行政人事部负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。保密文件由专人按核定的范围报送。
第十八条 外来的文件由行政人事部专人负责签收，并分类登记。由行政人事总监提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。
第十九条 传阅文件由行政人事部专人负责收回，对领导指示的文件，行政人事部及时组织传达和落实。
第三节 收文的管理
第二十条 文件的签收
1. 凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由公司行政人事部登记签收。在签收和拆封时，行政人事部人员均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2. 对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，并登记差错文件的文号。
第二十一条 文件的编号保管
1. 行政人事部对上级来文拆封后应及时附上《文件处理传阅单》，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交行政人事部办理正常手续。
2. 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交行政人事部进行登记编号保管，不得个人保存。
第二十二条 文件的阅批与分转
1. 凡正式文件均需由行政人事总监根据文件内容和性质阅签后，由行政人事部分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2. 一般函、电、单据等，由行政人事部直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。
3. 为加速文件运转，行政人事部应在当天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。
第二十三条 文件的传阅与催办。
1. 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2. 阅读文件应抓紧时间，应尽量当天阅完，阅批文件一般不得超过一天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，发文部门应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3. 发文部门对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得发文部门同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
4. 行政人事部有权督促发文部门催办文件要求和领导指示办理的相关事宜，在经发文部门催办无效的情况下，行政人事部有权直接催促承办部门完成相关文件要求、规定、指示、通知等
第四节 发文的管理
第二十四条 发文的规定
1. 全公司上报下发正式文件的权力集中在行政人事部，其他部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2. 各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向行政人事部提出发文申请，并将文件底稿交行政人事部审核。
3. 对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围文件，须由总经理批准签发。
第二十五条 发文的范围
1. 凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2. 公司下发文件主要用于：
（1） 公布公司规章制度；
（2） 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；
（3） 公布公司体制机构变动或干部任免事项；
（4） 公布全公司性的重大技术、经营管理、会议纪要、生活福利等工作的决定；
（5） 发布有关奖惩决定和通报；
（6） 其他有关公司的重大事项。
3. 公司上行文、外发文主要用于：
（1） 对上级部门呈报工作计划、请示报告、处理决定；
（2） 同关联企业联系有关公司重大技术、人事劳资、物资供应、经营管理等事宜。
4. 在公司日常技术、经营管理工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经公司领导批准后，由主管业务部门书面（工作联系函）或口头通知执行，一般不用公司文件发布。
5. 凡各业务部门，如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部门名义用《工作简讯》发会议纪要。
6. 各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函（应各自编号备查，同时交由行政人事部做项目资料备档）不用公司名义发文。
第五节 文件种类与分类及特性
第二十六条 文件种类及作用：
1. 请示：请上级部门指示和批准，用“请示”。
2. 报告：向上级部门汇报工作，反映情况，用“报告”。
3. 指示：对下级部门布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。
4. 布告、公告、通告：对全公司公布应当遵守或周知的事项，用“布告”；向公司外宣布重大事件，用“公告”；在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。
5. 批复：答复请示事项，用“批复”。
6. 通知：传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的文件或转发上级、同级和不相隶属单位的文件，用“通知”。
7. 通报：表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。
8. 决定、决议：对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。
经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。
9. 函：平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。
10. 会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”
第二十七条 文件的分类：
1、 文件分类及特性：
（1）文件按传递对象分类，可分为：部门内部文件、公司内部文件及公司对外往来文件；
（2）文件按性质分类，可分为：协调性文件、指令性文件、回复性文件及通知性文件；
（3）文件按阅读权限分类，可分为：全体员工阅读文件、部门内部员工阅读文件、经理级阅读文件及总监、副总经理、总经理级阅读文件；
（4）文件按回复时效分类，可分为：紧急、急件及普通件；
2、文件回复时效：对于紧急文件，收件人应于12小时内给予回复，未见回复每次处罚100元；急件，收件人应于24小时内给予回复，未见回复每次处罚50元；普通件，收件人应 于48小时内给予回复，未见回复每次处罚30元；且答复时应明确提供事务解决方法及完成时间；
3、文件传递机制：指令性文件，全体收件人应签字确认，并认真学习，贯彻落实，所有下发的文件，部门要以最快的时间（12小时内）组织进行有效学习（特殊情况除外），并且要求参与人在下发学习文件上签字确认已经学习；如经行政人事部检查没有组织学习的部门负责人每次处罚100元；
4、文件存档办法：所有文件原件应统一交由行政人事部保管，对于收发文件当事人可留复印件随时翻阅；
5、文件保密制度：所有涉及公司利益的文件，如合同、供应商名单、财务报表、材料采购价格、预算报价等相关文件，全部列为公司保密文件，可盖加密章，严格设定阅读权限，落实公司保密文件的相应存档制度。
第六节 文件的借阅和清退
第二十八条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件，需填写文件查阅申请单，并经部门负责人签字确认，经行政人事总监同意后方可借阅。
第二十九条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
第三十条 行政人事部部对承办的文件应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清）。发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
第三十一条 部门应指定责任心强的员工负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
第七节 文件的立卷与归档
第三十二条 文件的归档范围
1. 凡下列文件统一由行政人事部负责归档：
（1） 上级部门来文，包括上级对公司报告、申请的批复；
（2） 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营管理工作的各类计划统计、季度、年度报表等；
（3） 公司经理办公会、中层干部会以及各种专题例会记录；
（4） 有保存价值的来信、来访记录及处理结果；
（5） 参加上级召开的各种会议带回文件、资料及本公司在会上汇报表言材料等；
（6） 上级部门领导来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及本公司向上级进行汇报的提纲和材料；
（7） 反映本公司经营管理活动、先进人物事迹及公司领导工作等音、像摄制品；
（8） 公司日志和大事记；
（9） 公司项目商务、工程合同、施工资料等；
（10） 公司人事、行政档案；
（11） 公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
2. 业务部门日常工作中形成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。
第三十三条 立卷要求
1. 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2. 立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3. 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4. 上年度形成的文件材料，要求在下年度1月份以前整理完。在公司经营管理的发展历程中，沉淀下来的知识、经验进行筛选、分析、整理汇编，指导下期工作。
第八节 文件的销毁
第三十四条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，行政人事部应定期清理造册，并按公司有关规定，办理申请销毁手续。
第三十五条 经总经办审核同意销毁的文件，应派由行政人事总监统一销毁。
第九节 附则
1、 本制度由行政人事部起草；
2、 本制度解释权修订权归行政人事部；
3、 本制度经总经理审批下发后执行；
4、 若本制度与以往制度存在异议，以本制度为准；
5、 本制度自下发之日起执行；
第十节 附件
1、《工作简讯》
2、《文件处理传阅单》
3、《保密管理制度》

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