《联合利华-HPC重点客户有关流程.》-PPT课件.ppt

新结构及相关工作职责-James New Structure&Job Responsibilities促销计划及执行流程-Eva Promotion Planning&Execution ProcessPWP流程 PWP Process-Steven折价促销价格维护 Price-off Promotion活动费用申请 Activity Fee Application公开贸易条款费用申请 Open Term Fee Application费用报销流程 Claim Process-Steven订单流程 Order Process-Vincent发票及对帐流程 Invoice Process-Vincent应收帐款对帐单流程-Steven AR Statement Confirmation ProcessUnilever HPC重点客重点客户有关流程有关流程议 程程/Agenda1Unilever HPC重点客重点客户组织架构架构2Unilever HPC重点客重点客户客客户队伍表伍表3Roles&Responsibilities工作工作职责General Sales Manager-Key Customer销售总经理-重点客户Develop,coordinate and implement channel specific strategies发展、协调和执行通路销售策略Key Customer Manager重点客户经理Develop,coordinate and implement customer specific strategies and operational activities for responsible customers 发展、协调和执行客户销售策略以开拓所负责客户的业务4Roles&Responsibilities工作工作职责Shelf Space Merchandising Manager空间陈列管理-经理Develop category and space management projects with the selected customers;and conduct scan data analysis study与特定客户合作发展品类及空间管理项目，并提供扫描数据分析Assistant Sales Admin Manager-Key Customer销售行政副经理-重点客户KC business process management,and look after all the KC sales administration and commercial issue(include sales data management)管理重点客户部门内部流程，并负责重点客户销售行政及商务事宜(包括销售数据管理)5Sales Force+Merchandisers+Skin Promoters Merge销售队伍+陈列理货员+护肤品小姐合并South&West:Effective from 1st Nov 2001南区和西区：从2001年11月1日起合并East&North:Effective from 1st Dec 2001东区行北区：从2001年12月1日起合并Merchandisers+Skin Promoters Management陈列理货员+护肤品小姐管理Communication to the GT regions,to be done by RKAM before Nov 2001由重点客户区域经理负责在2001年11月前与原传统通路地区沟通移交事宜Sales Force Merging Status销售售队伍合并伍合并现状状6KA USS Traveling Expenses on KA budget till 31/12 2001重点客户销售主任差旅费在2001年12月31日前仍属重点客户费用预算KA USS Performance Appraisal for 2001 to be done and measured by RKAM重点客户销售主任2001年个人绩效将仍由重点客户区域经理进行评估New Customer Base Structure and Business Process-to be communicated on 16th Nov QSM.(hard copy available+separate communication meeting can be arranged in the GT monthly regional meeting)以客户为基础的新结构及工作流程-于11月16日季度销售会议公布(资料复印件+区域沟通会议将会安排在区域销售月度会议中举行)Sales Force Merging Status销售售队伍合并伍合并现状状7Unilever HPC重点客重点客户有关流程有关流程促促销计划及划及执行行-常常规8Unilever HPC重点客重点客户有关流程有关流程促促销计划及划及执行行-过渡渡时期期9Unilever HPC重点客重点客户有关流程有关流程PWP-折价促折价促销价格价格维护KCM助理填写折价促销价格维护申请(活动前一个月)KC销售行政在BPCS中维护促销价格并通知KCM(2个工作日)KCM 批准(2个工作日)KCM登记在册(1个工作日)KCM将有关信息(产品/扣率/促销时段/价格维护时段)存放在公共盘上(1个工作日)ASM从公共盘上下载有关信息(For their Info)并通知相关USS注意：所有KC折价促销均在发票上体现，不得事后补差价。KC 助理确认(2个工作日)红框所述之事需要区域销售人员完成。销售商务部开具PWP号(2个工作日)10Unilever HPC重点客重点客户有关流程有关流程折价促销信息表(由KCM填写)11Unilever HPC重点客重点客户有关流程有关流程PWP-活活动费用申用申请(TG/DM)KCM 批准(2个工作日)销售商务部开具PWP号并反馈给KCM(2个工作日)KCM助理申请有关活动PWP号(活动前1-2个月)KCM登记在册并将有关信息(产品/时间段/费用名目/单店费用/门店编号/PWP号)存放在公共盘上(1个工作日)ASM从公共盘上下载有关信息(For their Info)并通知相关USS注意：所有KC活动费用申请必须事先申请。红框所述之事需要区域销售人员完成。12Unilever HPC重点客重点客户有关流程有关流程活动费用(TG/DM)信息表(由KCM填写)13Unilever HPC重点客重点客户有关流程有关流程PWP-公开公开贸易条款易条款费用申用申请USS根据客户执行情况填写公开贸易条款费用申请表，并经客户确认(当月月底)KCM填写执行状况汇总表(2个工作日)KCM将费用申请表及执行状况汇总表交至KC销售行政部门(2个工作日)KCM发函执行问题之反馈给客户(5个工作日)KCM 批准KCM统一申请相关PWP号(2个工作日)销售商务部开具PWP号并反馈给KCM(2个工作日)KCM登记在册并将有关信息(客户编号/合同条款/月份/PWP号)存放在公共盘上(1个工作日)ASM从公共盘上下载有关信息(For their Info)并通知相关USS红框所述之事需要区域销售人员完成。14Unilever HPC重点客重点客户有关流程有关流程公开贸易条款费用信息表(由KCM填写)15Unilever HPC 重点客重点客户公开公开贸易条款易条款费用申用申请表表-1(由由USS填写填写)16Unilever HPC 重点客重点客户公开公开贸易条款易条款费用申用申请表表-2(由由KCM填写填写)17Unilever HPC 重点客重点客户公开公开贸易条款易条款费用申用申请表表-3(由由USS填写填写)18Unilever HPC 重点客重点客户公开公开贸易条款易条款费用申用申请表表-4(由由USS填写填写)19Unilever HPC 重点客重点客户公开公开贸易条款易条款费用申用申请表表-5(由由KCM填写填写)20Unilever HPC 重点客重点客户公开公开贸易条款易条款费用申用申请表表-6(由由KCM填写填写)21Unilever HPC重点客重点客户有关流程有关流程费用用报销USS填写付款凭证/PWP号(每月月中-上月公开贸易条款费用)或(活动结束后一周内-活动费用)USS将经批准的付款凭证给财务开支票或汇款(2个工作日)客户收到支票或汇款后开具发票，由USS到财务冲帐(2-7个工作日)KCM 核对之前登记的内容(2个工作日)注意：所有KC有关费用必须及时支付给客户 公开贸易条款费用-5周内 活动费用-活动结束后3周内KCM 批准并寄给USS(1个工作日)在途 3日红框所述之事需要区域销售人员完成。22重点客户订单特点不同客户有不同的订单格式几乎所有的客户都用自己的产品代码订货，订单上代码的排列有一定的规律(如从小到大或按品类分类等)订单频繁且品种多，但每个单品的定量小，对于有些客户(如家乐福)，不同的部门分开下订单。要求把不同客户的订单高效高效，准确准确地转化成统一的公司标准格式，以便输入BPCS系统。及及时，准确准确地货物送达，送货时要有客户订单。Unilever HPC重点客重点客户有关流程有关流程订单处理理-特点特点/要求要求23了解客户订单时间：客户按固定周期下订单，如星期一，三，五或星期二，四等 了解客户的订单传送方式基本下订单方式为：传真，网上下载，直接到客户取等。严格遵循送货时间一般的送货时间要求为48小时之内。即当天的订单第二天送货。超过送货时间的订单会造成货物拒收和订单取消，从而损失销量并造成发票的更改。在预知货物不能按时送达的情况下，可与客户协商，看能否更改送货时间。产品的再包装了解客户是否需要产品再包装以及需要包装的规格、形式，考虑包装时间对货物运输的影响。目前包装方式有客户包装、公司包装及第三方包装等。了解客户的产品代码掌握客户产品代码与公司产品的对应关系，才能保证发货的准确。Unilever HPC重点客重点客户有关流程有关流程订单处理理-需要了解信息需要了解信息24第二天送货的订单,CSA必须把释放后的订单与客户订单当天4：00PM之前交给后勤转换客户订单为公司标准订单并与客户订单一起交给CSA(当天2：00PM之前)CSA 输入订单到BPCS系统:检查库存是否足够?价格是否正确?信用核查是否通过？是否提醒客户没有收到订单是否订单日拿到客户订单价格正确库存足够通过信用核查是是销售人员向商务部申请释放订单与后勤协商移仓否否返回销售员更改需要预约送货的客户,销售人员与客户收货部门预约送货时间并通 知后勤部。Unilever HPC重点客重点客户有关流程有关流程订单处理理25公司打印发票(送货出仓的第2天或更改发票后)寄给客户财务并把发票复印件给销售人员(3天)发票寄给销售人员(3天)销售人员记录发票相关信息(1天)销售人员拿到发票签收单(3天)销售人员寄发票或发票及送货回单(如果客户需要)给客户财务(3天)到协议回款期客户付款并提供付款发票明细，销售人员记录并检查付款情况是记录信息，退发票回财务(2天)能否直寄发票需要送货回单否是否拿到回单(送货后5天)销售人员记录发票相关信息(1天)发票准确填写收款联络单,根据付款明细,按发票冲销(1天)是否Unilever HPC重点客重点客户有关流程有关流程发票票处理理26重点客户发票处理发票更改原因1条形码错误 其中：仓库发错条形码 销售员未能及时通知更改 客户未能及时更改条形码2 定单送货单填写错误3发货错误4价格错误其中：价格维护错误 定单挑选价格错误 销售员提供价格错误 BPCS系统价格错误5无理拒收6客户未及时提供主文件信息7定单输入错误8包装损坏9客户要求拆分发票10发货确认错误11产品即将过期12修改发票日期13其它注：本表按发票更改发生频率从高到低的顺序排列27系统的基本结构空的订单界面订单界面产品信息数据库代码对应 数据库 客户信息数据库28订单输入格式表29订单输入格式表需要输入的信息客户代码分送地址代码(在一个客户代码有多个分送地址的情况下使用)客户订单号及要求送货日期在箱数一栏根据客户订单上的产品代码输入订货数量如果客户所订产品为促销产品，在促销价格一栏输入促销价格如果对应同一个客户产品代码，公司有两个产品代码(例同一种产品有促销装)，使用第二产品代码，同时清空对应的第一产品代码。输入完成后，使用箱数栏的过滤器功能，把没有订货的产品滤掉。30订单输出格式表31产品信息数据库32产品信息数据库数据库的维护当公司有新的产品代码出现时，插入空行并填入相应的产品信息。33代码转换对照表34代码转换对照表代码转换对照表的维护对应公司的产品代码，对于当前客户可以下订单的产品，在相应的客户栏输入对应的客户产品编号。客户不能下订单的产品，清空对应的客户代码单元格第二行的客户的名称一定要与客户信息数据库中所属客户栏的客户名称完全相同。(如210080客户是家乐福的一个店，所属客户为Carrefour,那么在代码转换对照表中的家乐福的名称一定也要为Carrefour。)35客户信息数据库36客户信息数据库客户信息数据库的维护新增客户时，插入空行，填入对应的客户信息。如果对应一个客户代码有多个分送地址，用相同的客户代码插入一个紧邻的新的客户信息行，但在客户名称栏填入用以区分的分送代码，送货地址栏填写新的送货地址，其它信息不变。(见下页事例)37客户信息数据库分送代码38客户系统的创建在已有的系统的基础上进行修改，可以不用再输入公式在客户信息数据库中输入相应的客户信息在产品代码对照表中创建新客户可以下订单的代码对照表。在空的订单输入表中按客户订单的代码规律输入客户产品代码。其余信息会自动跳出。用新的空的订单输入表覆盖订单输入表39系统使用中的数据更新新产品的加入。在产品信息库加入新产品信息在代码对照表插入新产品，并输入对应的客户代码在订单输入空表中合适的方插入空行，把上一行的信息全部复制到此空行，把产品代码栏的信息该为新产品代码。把订单输入空表整页拷贝到订单输入表。旧产品的删除。在代码对照表清空不再供应客户的产品对应的客户代码在订单输入空表中删除对应旧产品的信息行。把订单输入空表整页拷贝到订单输入表。40Unilever HPC重点客重点客户有关流程有关流程应收收帐款款对帐单回收回收(由由USS完成完成)方案一方案一USS将经客户确认的对帐单交给财务客户打印关于我公司的应付帐款清单，并加盖公章注意：方案一或方案二每年至少二此。客户在应收帐款对帐单上签字盖章方案二方案二USS将该清单与我公司的应收帐款对帐单核对USS找出误差原因，并在对帐单上注明USS在对帐单上签字确认有有误差差无无误差差USS将自己确认的对帐单交给财务，并附上客户提供的应付帐款清单41Unilever HPC重点客重点客户有关流程有关流程应收收帐款款对帐单回收回收(由由USS完成完成)方案三方案三USS每月整理一份当月客户已付货款清单(样张附后)USS每次将发票送至客户处让客户在发票签收清单(样张附后)上签收USS将上述二份清单与我公司的应收帐款对帐单核对有有误差差无无误差差USS找出误差原因，并在对帐单上注明USS在对帐单上签字确认USS将自己确认的对帐单交给财务，并附上述二清单及有关汇票等单据的复印件42Unilever HPC重点客重点客户发票票签收清收清单(由由USS填写填写)43Unilever HPC重点客重点客户客客户已付已付货款清款清单(由由USS填写填写)44