文件收发管理制度.docx
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文件收发管理制度 文件收发管理制度 文件收发管理制度 目的:为完善我馆的行政管理机制和文件收发管理工作,特制定该管理制度。 文件管理的内容主要包括:本单位上报下发的各种文件,资料管理。收发文管理: 一:所有发至我馆的公文(含传真公文和附有领导的批示或上级部门转我馆处理的公文),由文书统一签收,登记,编号,然后送我馆领导批示或送有关部门和个人办理。 二:接收文件负责人将“接收通知单”和接受文件分发给接收部门,部门负责人要在“接收通知单”上签字。 三:传阅的文件,交给有关人员签字传阅,传阅完毕,收回存档。四:对急办文件,有关负责人应立即将文件送交领导批阅。领导不在时,负责人应根据文件内容及时限要求,交相关部门或人事办理,事后及时与领导汇报并做好督办工作。 五:凡去区委、区政府、市局等部门开会或办事带回的各类文件及材料,一律由办公室文书人员登记存档。 六:各部门来文有限制日期要求的,办公室负责人应及时催办,发现问题,及时汇报。 七:对处理完的文件要及时整理,按照规范要求和时间顺序归档,保证应归档的文件材料齐全。 八:公司的文件由负责人起草和审核,并由上级负责人签发。九:文件签发后确认无误方能复印,盖章,发送。十:文件和原稿,由负责人进行归档,保存备查。 十一:文件由负责人统一发送,送件人应将文件内容,报送日期,部门,接收人等有关事项填写清楚,并向文件签发人报告报送结果。 1 ****集团 收发文件管理制度 一、总则 1、为提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据文书处理的有关规定,结合我企业实际情况,特制定本制度。 2、文件管理内容包括:上级政府部门函、电、来文,同级合作企业函、电、来文,本企业上报、下发的各种文件、资料。 3、本企业各类文件统一由行政部归口管理。二、发文管理 1、凡以我公司名义上报或下发的文件(报告、请示、纪要、通知、函件等),由承办部门拟稿,经部门责人、分管领导初审后,送行政部核稿,经行政部核稿后送总经理签发。 2、经总经理签发的文件由行政部统一登记、分类编号并保留一份原件存档。 3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到,对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。 4、所有由行政部发出的传真、文件等应统一登记,并标注发送单位、日期,由发件人签名。其他部门自主发送的,由发送部门自行负责。三、收文管理 1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、 业务往来文件等),由行政部统一签收、登记、编号,送领导阅示或送有关部门办理,为避免文件挤压,一般应在当天完成送阅。 2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门,行政部接收后负责转交,并由接收人签收。 3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交行政部,直接上报总经理的根据总经理指示办理,移交行政部的由行政部根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理,并由行政部保留原件或复印件存档。 4、行政部收到文件,应根据文件内容和性质全面统筹,送领导批示或交有关部门阅办。需要办理的公文,经请示领导后办理,根据文件内容、领导批示予以催办。 5、已交行政部存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围,所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续,经总经理批准后方可借阅。 6、个人或部门阅读文件应抓紧时间,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借给其他人,阅读完后应及时交还给档案管理员。四、保密文件管理 1、严格遵守保密制度,保密资料统一由档案管理员收发、传递、销毁等,并严格把关。2、制发保密文件时,经办人要根据文件、资料的内容和定密范围,标明密级、保密期限,确定发送范围、数量,报送总经理审批后印发。 3、借阅、复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续,严禁将保密资料保密文件拿到其他营业性场所复印。 4、对保密文件、保密资料要定期清查,一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对,发现欠缺要及时追查,防止丢失。五、文件的销毁 1、对于多余、重复、过期和无保存价值的文件,行政部应定期清理造册,按照公司有关规定,办理销毁手续报总经理批示。2、经审核同意销毁的文件,应在档案管理员和分管领导的共同监督下进行销毁。六、附则 1、本制度由集团公司行政部负责解释。2、本制度自发文之日起实施。 附件:档案借阅审批表档案查(借)阅审批表编号:借阅日借阅部门借阅档案●工程档案借阅人:期●文书档案●会计档案●声像档案●实物档案种类档案名称:借阅事由:部门负责人批示:公司领导批示:是否归还归还借阅人:●是●否档案管理员:日期:备注:1.如外单位人员借阅档案,须持单位介绍信,且需公司总经理签字同意。2.会计档案除市公司财务部相关人员以外,其他人员谢绝借阅。3.会计档案原则上不予借出,如需借出,需公司总经理签字同意,并在一日内归还。- 配套讲稿:
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