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国际船舶代理业务培训-国际船舶代理业务实务(协会讲稿).pdf
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1、中国船舶代理行业协会陟翔射代理Q为馅制就国际船舶代理业务实务(讲稿)SHIPAGT.COM船舶代理专业论坛目录第一章船舶代理业务关系的建立.1第一节长期代理业务关系.1一、长期代理业务关系的建立.1二、长期代理协议的格式.1三、长期代理协议的延期或终止.2第二节 航次代理业务关系.3一、航次代理业务关系的建立.3二、第二委托方代理关系.3三、监护(保护)代理关系.4四、分代理关系.4第二章船舶港口使费备用金.4第一节 船舶港口使费项目简介.5一、船舶通常会产生的港口使费项目.5二、船舶可能会产生的其他港口使费项目.11第二节船舶港口使费的管理和控制.13第三章船舶代理业务单证.14第一节提单和
2、海运单.14一、提单的种类和提单签发.14二、提单签单章的格式.15三、海运单.16第二节其他代理业务单证.17一、货物出口订舱委托书.17二、装货联单和集装箱场站收据.17三、载货清单(舱单)和运费清单.18四、集装箱设备交接单.19第四章 船舶抵港前的代理服务.20第五章船舶在港期间的代理服务.20第一节 船舶进出口岸补充申报和查验手续.20第二节船舶现场代理服务应注意的事项.22第三节船舶代理外勤业务实务.24一、船舶装卸准备就绪通知书的递接.24二、船舶装卸时间事实记录的编制.26三、船员医疗、遣返工作.31四、大副收据、提单和其他单证的现场处理(包括随船带证).32五、各种检验的安排
3、.32六、压舱水数量规定及排放.33七、船舶熏蒸和货物在船熏蒸.33八、船舶吨税的申请.33九、船舶加油、加水和伙食物料供应.34十、船方邮件和船用备件的转运和交付.34十一、船长借支.34十二、需提请船方注意的事项.35十三、出现货损、船具损坏、工伤、海损、海事等情况时的现场协调处理.36十四、期租船的交/还船和停/复租.36十五、买卖船的交接.38十六、过老铁山水道和琼州海峡报告.39十七、甚高频无线电话通讯.40第六章船舶开航后的代理服务.42第七章海事签证和海损事故处理.42一、海事签证.42二、海损事故处理.43第八章共同海损的宣布和处理.43一、共同海损的定义.43二、共同海损的宣
4、布和处理.44第九章 进口放货业务.45一进口单证的整理和核对.45二、到货通知.45三、正本提单审核.45四、签发提货单.46五、核对放货情况和催提.46六、进口放货原始资料存档.46第十章 货物查询、货物理赔和客运.47一、货物查询.47二、货物理赔.47三、客票.48国际船舶代理业务实务(讲稿)第一章船舶代理业务关系的建立第一节长期代理业务关系一、长期代理业务关系的建立对班轮(包括集装箱班轮、旅客班轮、杂货班轮等)和长期往来于某一固定航线上的 船舶,委托方一般会希望建立长期代理业务关系,这种长期代理业务关系需要通过签订代 理协议来建立。签订长期代理协议一般需要建立长期往来账户,委托方在预
5、付一笔双方商 定数额的港口使费备用金后,代理定期与委托方对账,备用金数额不足时,由委托方追加 汇付。也有把备用金当作担保金,平常不动用备用金,委托方在见到代理寄出的航次结账 单并审核通过后,即将单船航次实际发生的费用在商定期限内汇付给代理。实践中,尽管 建立了长期往来账户,绝大多数委托方都要求代理实行单船单航次结清的办法,这样既方 便船东单船成本核算,又可以避免天长日久后出现账目混乱、查对困难的问题。随着代理 业务开放后行业竞争日趋激烈,班轮委托方大多不再愿意支付担保金或预付港口使费备用 金,代理往往只能在垫付港口使费后凭账单与委托方结算。国际上有实力的集装箱班轮船东,近年来逐步趋向于在船舶主
6、要挂靠港口成立其自营 的代理公司来经营船舶代理业务(即所谓的“自船自代”)o这类船东在新设航线时,常 常会在开始阶段使用公共代理。通过一段时间的经营,如果货量充足稳定,预期能在当地 长期发展,就往往会考虑成立自己的代理公司。按照西方国家的标准,协议有效期间,班 轮代理一般不得为在同一航线上经营的作为竞争对手出现的其他船东提供代理服务。即根 据公平竞争原则,代理不能一仆伺候二主,而船东在协议规定的领域(Territory)范围内也 不得另外委托他人做代理(即Sole Agent的概念)或不打招呼自己直接开展营销活动(不 得与代理争客户的概念)。长期代理协议一般应该由双方法人代表或全权授权代表来签
7、署,协议签署前应该弄清 对方签署人的身份,是否有权代表公司来签署协议。代理公司应该准备好自己的长期代理协议范本,一旦需要签订代理协议,应尽量争取 采用自己的范本,这样有利于加速谈判进程和保护自己的利益,不会造成协议重要内容的 遗漏,可以防止今后出现争议或再签补充协议的情况。二、长期代理协议的格式各国有不同的“班轮和总代理协议”推荐范本,一般是由本国船舶代理行业协会起草 并征求各成员代理公司意见后公布,提供给协会成员参考和选择使用。多数国家在起草“班 轮和总代理协议”范本时会参照波罗的海国际海运协会(BIMCO=Baltic&International Maritime Council)和国际船
8、舶经纪和代理人协会联盟(FONASBA=The Federation of National Associations of Ship Brokers and Agents)联合推荐 的 BIMCO/FONASBA 标准班轮 和总代理协议”(Standard Liner and General Agency Agreement)。如不参照使用范本,在起草长期代理协议时,一般需要包括以下内容:第1页1.达成协议并签约的双方法人登记注册时所用公司全称和地址。2.达成协议的日期和地点(日期可以写在协议内容中,也可以在签字时加签字日期)。3.应有甲方委托乙方代理、乙方接受甲方代理委托的字样。4.总条款
9、(General Conditions),内容一般应包括:协议适用的领域和范围,代理应 尽最大努力保护委托方的利益,为委托方保密,不得同时接受委托方在同一航线 上的经营相同业务的其他竞争对手的代理委托,委托方不得在同一领域在协议有 效期内另外委托其他代理,代理有权在必要时将全部或部分业务分包给分代理来 履行协议规定的代理义务等。5.代理义务(Duties of the Agents)和工作范围(Activities of the Agents),包括委托方授权代理代办的各项业务工作内容和要求,揽货和订舱工作要求,现场服务要 求,集装箱管理要求,单据传送要求,财务结算要求,运费收取和汇付要求等。
10、这些要求往往都由委托方提出。6.委托方义务(Duties of the Principals),包括向代理通报船舶动态、及时提供完成 代理业务所必须的相关资料、文件和信息(包括船舶资料、来自港、预计抵港日 期和任务等),预付船舶港口使费备用金,保证承担和赔付代理因执行委托方的指 示而产生的针对代理的任何责任追究和经济赔偿,委托方应该支付的费用项目和 范围等。这一项目的内容往往都由代理提出,代理公司必须充分准备,防止遗漏。例如,在代理协议中规定,如委托方提出特殊要求,让代理开发或使用委托方专 用的电脑软件,代理为完成委托方要求而支出的特殊费用,包括软件开发费用、特殊硬件设备和专线的投资费用等,应
11、由委托方承担。7.双方商定的其他特殊约束条款8.报酬(Remuneration),详细规定代理应得报酬的项目和数额,一般都以附件的形 式另外签订报酬项目和费率。9.财务结算办法10.协议有效期(Duration),必须写明协议的有效期限和协议终止、续期的条件及方 式。11.所签协议正本的份数、保管和各自的效力,如有两种文字的正本,要注明以哪种 文本的正本协议为准。12.适用法律和仲裁(Governing Law and Arbitration),应该写明协议适用哪国法律和 具体的仲裁方式。13.双方加盖公司印章或由双方法人授权代表签字,没有印章或签字的协议是废纸一 张,无授权的人所签协议也可能
12、无效,加盖非公司正式印章的协议也可能无效。14.必要时,在协议每页上由双方授权代表小签或加盖骑缝印章,这样可以使整个协 议内容被完整锁定,不会出差。三、长期代理协议的延期或终止长期代理协议一般都会写明协议的有效期和协议终止、续期的条件及方式,只需根据协 议相关条款执行即可。如委托方因航线变更撤线或因经营决策停航,在协议有效期间不再 有其经营的船舶挂靠协议规定的代理辖地,协议就名存实亡了,一般不需要办理终止手续。如在协议存续期间一方发生重大经营结构体制变化,如被收购、并购、资产被抵押、转产、改名或破产等,有义务通知另外一方,另一方根据协议规定可以做出相应决策。协议存续期间,任何一方需要终止协议,
13、应按照协议规定的条件向对方以可查核验证的 方式发出书面通知。一般协议普遍规定在一方接到另一方关于终止协议的书面通知之日起 一段时间(如三个月)后,协议即告终止。这是因为双方都需要对协议终止做出相应的安 第2页排,如对账和清账、业务和人员调整等等。在欧洲国家,委托方在代理人无严重过错或违 约的情况下提出终止协议、更换代理的要求,往往需要给予代理相应的经济补偿,包括人 员遣散、专用设备的处理等,代理一般会参照其近三年的利润总额作为索赔额提起诉讼。代理协议条款中订有有效期条款的,一般也同时会订有协议自动续期的条款,即协议到 期后,双方没有任何一方提出异议,协议则自动延期X年,以后也以此类推。这是简化
14、协 议续期手续的一个常用办法。第二节航次代理业务关系一、航次代理业务关系的建立除定期班轮以外,其他船舶代理关系大多数是临时委托的航次代理关系。建立航次代 理关系的程序相对简单,一般包括三大要素,即委托方书面委托、代理报价(包括代理费 和船舶港口使费预估及索要)、委托方承诺汇款。过去,中国外轮代理公司有正式对外公布 的代理业务章程和交通部公布的代理费收项目和标准,委托方应尽的义务在代理业务章程 中已经写明,委托方书面委托就表示接受该章程中所列各项委托方义务。随着国际船舶代 理业务的全面开放,大多数新成立的代理公司可能还没有公布自己的业务章程,收费一般 都参照船舶代理行业协会制订的收费项目和建议价
15、格与委托方商议后决定(议价)。代理在接到代理委托后应该由专人对委托进行评估(合同评审),根据委托方提供的相 关资料和信息来判断本公司有无权限和能力来接受其委托。需要审核的内容包括:来港船 舶的国籍和来港任务是否受政府相关法令的限制,如敌对国或其他政府禁止入境的船籍、核动力船、军舰、科考船、载有放射性物资和大量一级危险品的船;是否系未经核准的外 籍船舶参与国内(含港、澳、台)运输;是否系本港条件和设备无法满足其来港任务需要 的船舶;委托书中委托代理的意向是否有明确的表达(Attend,Husband,Aetas Agent)等。船舶代理市场放开后,委托方选择余地大,所以还需要防止误将对方询问和询
16、价当作委托。通过合同评审后,应该及时给委托方发出接受其代理委托并索汇估算的港口使费备用金的 函电。委托方接到代理接受其委托的确认并汇付或承诺汇付船舶港口使费备用金后,航次 代理关系就正式确立。对于首次建立代理关系的委托方,代理还应将委托方应尽的重要义 务通告对方,以免委托方未及时尽到相关义务(如及时通报船舶国籍、规范、来港任务、来自港、ETA、提供卸货资料等)而给代理业务开展造成麻烦。二、第二委托方代理关系船舶代理的委托方是指实际委托代理并负责支付船舶港口使费的一方。不一定是行使 代理指定权的一方,也不一定是船东。除委托方之外,对同一艘船要求为其办理业务的另 外一方,被称作为第二委托方。第二委
17、托方可以是船方(船舶所有人、经营人或管理公司),也可以是租方或货方,还可能是其他有关方。一艘船只能有一个委托方,但同时可以有一 个或多个第二委托方。除委托方以外的任何单位,要求代理协助并办理相关业务的,应视 业务量大小来确定是否需要与其建立第二委托方代理关系。根据传统习惯做法,除委托方 以外有下列要求者,可与其建立第二委托方代理业务关系并收取报酬:1.要求提供船舶各类装货单证者2.要求按时电告船舶抵、离港及船舶在港期间所有动态者3.要求提供船舶装卸准备通知书、装卸作业时间事实记录、船长宣载证书者第3页4.要求按租约规定分别向船东、租船人或其他有关方结算船舶在港使费,除委托方 以外的其他结算对象
18、有关方提出的一些简单的要求和询问一般不应当作第二委托方来对待。委托方要求向 其总部或分支机构提供一些信息和寄送单证,一般也不作为第二委托方对待。因此,第二 委托方代理关系已呈不断减少的趋势。三、监护(保护)代理关系有时船东由于某些原因不得不使用租家指定的代理公司来代理其船舶(常常在租约条 款中事先约定),但为维护其自身利益,另外再选一家可信任的代理公司来对相关船舶的代 理业务和港口装卸作业情况进行监督,或者为船东办理租家及其代理不承担义务的业务(如 船员更换、遣返,燃物料供应,船舶备件转递和临时修理等),这另一家代理被称作为监护 代理(ProtectingAgent),也被称作为保护代理。国际
19、大型船舶经营人往往在世界范围内建 立有相对固定的船舶代理网络(包括自己设立的代理公司),当其船舶的港口代理由租家指 定时,一般都会另外委托其固有的代理来做监护代理。四、分代理关系随着船舶代理市场的逐步开放,国际上(特别是日本)比较流行的分代理(Sub-Agent)业务关系在中国也将逐步开始流行。由于船舶每挂靠一个港口都要为其选择港口代理,对 船东来讲比较费事,还要向各港代理分别预付一笔数目可观的港口使费备用金,造成资金 积压和流动资金短缺。因此,他们常常会在挂港密度大的国家或地区选择一家有一定规模 和信誉的代理公司作为该特定国家或地区的所有港口的总代理,接受委托的总代理既可以 在有其分支机构的
20、港口自己来代理,也可以将全部业务或部分现场业务转包或分包给当地 的代理公司来做,这些接受转包业务的代理公司就被称为分代理。签订代理协议时如代理 准备使用分代理,应在协议中增加代理有权使用分代理的条款。分代理向总代理负责,总 代理向委托方负责。总代理不能以分代理不履约为由来对抗委托方。分代理业务的发展可 以使代理业务分工更加细化和专业化。第二章船舶港口使费备用金从委托方的角度来看,判断、选择代理时大多会从以下几个方面来考虑:代理对船舶港 口使费的估算、控制能力;代理安排泊位和缩短船舶在港时间的能力;代理的沟通协调能 力和紧急情况处置能力;代理信息沟通的能力;代理的信誉、品牌和价格。从代理自身角
21、度来看,公司存在目的就是获取经济利益。而实现公司经济利益的关键就在于能否及时安 全收到委托方的船舶港口使费备用金。因此,无论从哪一方面来看,船舶港口使费备用金 的估算、索汇和结算都是代理服务工作中的一个重要环节。除建立有长期代理业务关系的船公司以外,代理在接到委托后,应根据提供的船舶资 料和来港任务,迅速向委托方报价并索汇合理足额的预估港口使费(Pro Forma Port Disbursement)备用金,要尽量争取在船舶离港前让委托方将足额港口使费备用金汇达代理 指定的银行账户内。同时,要严格控制开支使用,如有临时增加的服务项目或开支,应及 时向委托方追加索要备用金。作为称职的代理,必须防
22、止员工中“化别人钱心不痛”的现象出现,这就需要在船舶港 第4页口使费控制方面建立起严格科学的工作流程和有效的管理体系。相关岗位上的业务人员除 了要掌握足够的专业知识以外,还必须树立起处处为委托方精打细算来控制并节省各项港 口使费开支的意识。同时,要确保备用金相关信息在内部传递顺畅和共享,对费用开支的 审核、控制、支付等流程要进行科学设计,确定关键控制点,在维护好委托方的利益的同 时,保证公司的经济利益不受损害。目前,船舶港口使费开支中大部分收费项目都涉及到交通部公布的港口收费规则(外 贸部分),除专业人员以外,从事代理业务的其他人员也应该对其有基本的了解。第一节船舶港口使费项目简介一、船舶通常
23、会产生的港口使费项目1.代理费(AgencyFee)代理费是船舶代理人接受委托方委托后,为所委托的船舶办理相关手续并提供各类服 务而索取的相应报酬。目前可以参照的标准为中国船舶代理行业协会制订并于2004年4月 公布的航行国际航线船舶代理费收项目和建议价格。该标准中开列的代理收费项目有以 下四项,全部用人民币标价,四种费用按委托方指定服务内容兼收:(1)按被代理船舶的净吨位或千瓦(拖轮)收取的船舶代理费,每净吨(千瓦)0.60元人 民币,进出口各收取一次,最低收费2,000元。科研船、工程船(包括钻井平台)及辅助船 舶,除进出口各收一次外,进口一个月后每月加收1,000元。旅游船和不装卸货物、
24、不上下 旅客的船舶,进出口合并一次计收。船舶代理费包括了以下服务项目和内容:办理船舶进出港和水域的联检、申报手续,联系安排引航、拖轮、泊位;洽办船舶修理、检验、熏舱、洗舱、扫舱;联系安排船用燃 料、淡水、伙食、物料等供应;代缴船舶吨税,办理船员登记;向委托方及其他有关方通 报船舶动态;转送船员文件等;港口使费结算。(2)按装卸货物吨数或箱量收取的货物代理费:(A)件杂货:1-5,000吨,每吨收3元人民币,5001-10,000吨,每吨收2.80元(超过5,000吨部分),10,001吨以上(超过10,000吨部分),每吨收2.50元。(B)超大件等特殊货物(由港口认定),每计费吨收5.00元
25、。(C)干散货:1-30,000吨,每吨收1.20元,30,001-60,000吨(超过30,000吨部分)每 吨收0.80元,60,001-100,000吨(超过60,000吨部分),每吨收0.50元,100,001吨 以上(超过100,000吨部分),每吨收0.20 TUo(D)原油、成品油、食用植物油:1-30,000吨,每吨收0.70元,30,001-60,000吨(超过30,000吨部分),每吨收0.40元,60,001-100,000吨(超过60,000吨部分),每吨 收0.30元,100,001以上(超过100,000吨部分),每吨收0.10元。(E)液化气、散装液体化学品、沥青
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